4b.12 - Redigere fraværskode på elevers fremtidige fravær (kontaktlærer)

Relevant for rollen:

• Lærer
• Elev
• Foresatt

Forutsetter følgende tilganger:

• Se elevers fremtidige fravær
• Endre elevers fremtidige fravær

Artikkelen inneholder informasjon om:

• Systemmelding og varsling for kontaktlærere
• Redigere fraværskode på fremtidige fravær
• Fremtidig fravær for faglærer
• Fremtidig fravær-ikon synlig på elevens timeplan

For skoler som har aktivert innstillingen for at elever skal kunne sende melding om sitt fremtidige fravær, vil lærere kunne få opp systemmeldinger som varsler om at eleven melder om å være borte fra undervisningen frem i tid. Se egne videoer for hvordan man aktiverer innstillingen for fremtidig fravær under kurs 1 - Fraværsinnstillinger (skoleeier) og hvordan man oppretter fremtidig fravær for elever i kurs 1 - Fraværsinnstillinger (skoleeier).

Hovedmeny > Elever > Fravær > Fremtidig fravær-fanen > Opprett fremtidig fravær

Til informasjon

• Vi anbefaler at elevene selv oppretter disse fremtidige fraværene, men påpeker at det er mulig for deg som kontaktlærer med tilgang å opprette dette på vegne av dine kontaktelever.

Den enkleste måten for deg å opprette fremtidig fravær på vegne av en elev, er ved å finne en elevs timeplan i deres undermeny Timeplan. Klikk på gjeldende økt frem i tid og velg det tidspunktet som eleven ønsker fremtidig fravær på. Klikk deretter på Opprett fremtidig fravær.

Eventuelt kan du gjøre det samme med å gå på elevens undermeny Fravær og velge fanen Fremtidig fravær. Klikk deretter på Opprett fremtidig fravær.

Nå kommer du til et sidevindu hvor du kan fylle ut disse punkter:

1. Startdato og tid + Sluttdato og tid: Automatisk blir start- og sluttdato og tid for økten hentet hvis du velger en økt fra timeplanen. Velg å endre ved behov. Hvis det derimot er opprettet fra Fremtidig fravær-fanen vil det ikke være dato eller tid satt. Velg da å legge til når start- og sluttdato og tid er.
2. Velg fraværskode: Automatisk blir alle fremtidig fravær som opprettes satt med fraværskode M - Udokumentert fravær - melding gitt. Velg i nedtrekksmenyen hvis det er en annen fraværskode som skal være gjeldende.
3. Beskrivelse: Skriv inn beskrivelse på vegne av elev.
4. Dokumentasjon: Legg ved eventuelle dokumentasjoner eleven har frembrakt, som du skal legge ved som dokumentasjon på vegne av elev.
5. Avbryt/Lagre: Klikk Lagre for å opprette det fremtidige fraværet. Eventuelt klikk Avbryt hvis du ikke ønsker å opprette det fremtidige fraværet

Foreløpig kan du la fraværskoden være det som er standard og trykke Lagre.

Du vil nå få en bekreftelsesmelding om at det fremtidige fraværet er opprettet og komme tilbake til timeplanen.

Oppdater siden og klikk på økten igjen. Nå vil du se teksten "Har fremtidig fravær" på de øktene som er rammet.

Systemmelding og varsling for kontaktlærere

Dette fremtidige fraværet som er blitt opprettet, enten av deg som kontaktlærer på vegne av elev eller av eleven selv, vil gi deg et varsel i dine systemmeldinger. Du vil se den i "bjella" på topplinjen. Utvid varslingen og se informasjonen om det fremtidige fraværet. 

Merk! Faglærere har ikke tilgang til denne lenken. 

Redigere fraværskode på fremtidige fravær

Ved å klikke på lenken “Klikk her for å se på detaljene rundt fraværet.” vil du bli videreført til elevens fane for Fremtidig fravær. Du kommer nå til elevens oversikt over fremtidig fravær. Her vil du som kontaktlærer se en oversikt over elevens fremtidige fravær. Det vil stå navn på elev, opprettelsesdato, fra og til tidspunkt for det fremtidige fraværet og hvor mange antall totalt timer og aktiviteter som er rammet.

Dette er under elevens menypunkt Fravær i fanen Fremtidig fravær. Her ser du oversikt over det fremtidige fraværet som er opprettet. Standard vil vise deg at fraværskoden vil være M - Udokumentert fravær, melding gitt. 

Du kan klikke på blyant-ikonet for å se dokumentasjon hvis vedlegg er lagt ved og teksten for beskrivelse, samt redigere fraværskoden til det som skal være gjeldende. 

Se over dokumentasjon og endre fraværskode i nedtrekksmenyen Velg fraværskode til det som skal være korrekt i henhold til dokumentasjonen. 

Her ser du at jeg skal endre til D - Dokumentert fravær. Klikk Lagre.

• Merk! Det er også kommet en advarsel som skal gjøre deg oppmerksom på start- og sluttdato som er mer enn fem dager. Du har muligheten til å endre på disse datoene, så lenge timen ikke har vært avholdt, dvs. dersom den er i morgen eller senere. 
  

Du vil nå få en bekreftelsesmelding om at fremtidig fravær er endret, og du vil se at kolonnen for fraværskode viser nå D istedenfor M.

I denne oversikten vil eleven og du som oppretter på vegne av eleven, kunne redigere og slette frem til startdato/tidsrom for undervisningstimen/aktiviteten hvor det fremtidige fraværet er meldt om. 

 Merk!

• Du kan ikke slette feilført fremtidig fravær som allerede er påbegynt. Feil som må slettes, sendes inn til support.
• Denne vil ikke ha påvirkning på fagfravær eller totaloversikten for fravær før faglæreren har registrert oppmøte.

Fremtidig fravær for faglærer

Systemmelding og varsling for faglærere

Involverte faglærere på angitt tidspunkt får en systemmelding som varsler om at eleven har registrert nytt fremtidig fravær. Ved å utvide informasjonen i meldingen, vil du som faglærer kunne se informasjon om dato og tidspunkt for det fremtidige fraværet.

Systemmeldingen du får som faglærer ser slik ut:

Merk! Det vil ikke være detaljer fra beskrivelsen eller en lenke for å komme til det fremtidige fraværet. Du ser kun hvem som har opprettet det fremtidige fraværet, hvilken elev det gjelder og start- og sluttdato og tid.

Hvordan faglærere ser fremtidig fravær i oppmøteregistreringen

Når du som faglærer skal registrere oppmøte og kommer til den økten hvor det fremtidige fraværet er meldt, vil du se at fraværskoden på den undervisningstimen eller aktiviteten automatisk viser fraværskoden "M - Udokumentert fravær, melding gitt". Fraværet er meldt, men ikke registrert som tellende fravær før du registrerer oppmøte. 

Faglæreren vil se at oppmøteregistreringen ikke er blitt registrert foreløpig (se pil som peker på rød tekstboble med informasjon "Oppmøte ikke registrert"). Hvis kontaktlæreren har endret på fraværskoden, vil du se en annen fraværskode enn "M" (se eksempelet ovenfor med en elev som har fått fraværskode "D") på undervisningstimen eller aktiviteten som du ikke enda har registrert oppmøte på. Dersom eleven likevel er tilstede i timen, kan faglærer endre til Til stede når faglærer registrerer oppmøte.

Fremtidig fravær-ikon synlig på elevens timeplan

Både du som kontaktlærer og faglærer vil kunne se et ikon for fremtidig fravær hvis du klikker på den økten som har fremtidig fravær. Merk! Ikon er synlig i timeplanen for elev som har meldt det fremtidige fraværet når man ser på elevens timeplan og klikker inn på angitt økt. Dette ikonet vil også være synlig for alle brukere som har tilgang til elevens undermeny Timeplan. Dette vil ikke være synlig i timeplanen fra din startside og lærerens egen timeplan.

(Denne artikkelen har foreløpig ingen video.)

Neste artikkel