4a.27 - Tilganger og sammenhenger knyttet til SvarUt

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Arkivansvarlige

Denne artikkelen er en introduksjon til SvarUt forsendelseslogg og inneholder informasjon om tilganger og sammenhenger knyttet til SvarUt. Du kan lese denne artikkelen som en innføring for hva som må opprettes med tanke på tilgangsstyring, men også for å få sammenhengen med hva som er knyttet med funksjonaliteten før den kommer i SvarUt forsendelsesloggen.

Funksjonalitet forutsetter følgende tilganger på skolenivå:

• Tilgang til forsendelseslogg for SvarUt
  
• Tilgang til å re-sende og oppdatere status på dokumenter fra SvarUt

Hvis det er administrativt personell ved skolen som ellers ikke har tilgang til elevinformasjon, og som skal ha ansvar for oppfølging av SvarUt forsendelseslogg, trenger vedkommende i tillegg til tilgangene ovenfor, også følgende tilganger:

• Tilgang til å få fram alle skolens elever i elevoversikten
• Tilgang til å slå opp i elevoversikt (detaljert visning)
• Tilgang til å se kontaktopplysninger om elev

Hvis en forsendelse gir en feil, og denne forsendelsen må tas manuelt, trenger arkivansvarlig tilgang til å kunne redigere kontaktpersoner, og da gjelder følgende tilganger:

• Tilgang til å slå av/på FREG-synk glidebryter på elevens konto og kontaktpersoner
• Tilgang til å redigere kontaktperson på elev
• Tilgang til å legge til ny kontaktperson på elev

Hvis en elev har hemmelig adresse, vil forsendelsen gå ut i en feil, og ikke bli sendt med SvarUt. Den må da håndteres manuelt. Da gjelder følgende tilganger:

• Tilgang til elevers kontaktinformasjon
• Tilgang til brukeres hemmelige adresseopplysninger
• Tilgang til å registrere elev som hemmelig med fiktivt navn

Hvis den ansatte trenger å ha tilgang til varselbrevoversikten for å se en oversikt over alle varselbrevene som er sendt ut, må de også ha følgende tilganger:

• Tilgang til å lese varselbrev
• Tilgang til å lese varselbrev sendt til alle elever ved skolen
  

Tips!

• Forslag til standardoppsett av tilgangsgrupper på skoleeiernivå og skolenivå:

På skoleeiernivå kan dere legge tilgangen Tilgang til forsendelseslogg for SvarUt til Rolle: Skoleeier hvis alle som har skoleeierrollen skal kunne se forsendelsesloggen for alle skolene på skoleeiernivå. Dette vil automatisk være koblet til standardoppsettet som allerede inneholder tilgangene:

1. Tilgang til å se elevoversikten (Elever - Elevoversikt)

2. Tilgang til å få fram alle skolens elever i elevoversikten

Hvis du ønsker å kunne delegere denne funksjonaliteten til enkelte, må det opprettes en tilgangsgruppe som har de to tilgangene og inkludere:

3. Tilgang til forsendelseslogg for SvarUt

Denne tilgangsgruppen må markeres å være for skoleeier og f. eks navngi den "Skoleeier - Arkiv".

På skolenivå er det behov for en egen tilgangsgruppe som gjelder for skolenivå. Dette opprettes på skoleeier, men markeres som en tilgangsgruppe for skole. I eksempelet under har vi laget et eksempel på en tilgangsgruppe for skole som vi har navngitt "Admin - Arkiv" og har disse tre tilgangene:

1. Tilgang til forsendelseslogg for SvarUt

2. Tilgang til å re-sende og oppdatere status på dokumenter fra SvarUt

Merk! Tilgang til å re-sende og oppdatere status på dokumenter fra SvarUt vil ikke være nødvendig på skoleeiernivå, ettersom det er ønskelig at selve arbeidet med å sende på nytt eller oppdatere status på dokumenter for SvarUt gjøres på skole og ikke på skoleeier.

Om funksjonaliteten og SvarUt:

Visma InSchool har en innebygd arkivfunksjonalitet med mulighet for å sende ut brev gjennom SvarUt-tjenesten til KS (Kommunesektorens organisasjon). SvarUt benyttes for utgående post, og i denne artikkelen vil vi snakke om å sende varselbrev fra Visma InSchool til elever og kontaktpersoner på en sikker måte. For mer informasjon om dette se her: SvarUt-tjenesten - KS. 

Tilleggsinformasjon:

Det ligger to vedlegg i denne artikkelen som er kun for administratorer av KS SvarUt.
Den ene er en veiledning for oppsett av SvarUt for fylkene i forbindelse med Visma InSchool. Den andre er et dokument med eksempler fra Viken  fylkeskommune angående tekster i forbindelse med utsendelse via SvarUt.

• Veiledning for oppsett av SvarUt for fylkene i forbindelse med Visma InSchool
• Eksempler fra Viken fk ang tekster ifm utsendelse vis SvarUt

Vi får en egen sendt-logg som viser de ulike forsendelsene som er sendt med SvarUt og status på disse. Hvis mottakeren har en digital postkasse, kan de motta digital post fra det offentlige. Da blir brevet sendt med en leverandør av digital post til den digitale postkassen til mottaker. Hvis mottaker ikke har en digital postkasse, kan de ikke motta digital post fra det offentlige. Da vil brevet automatisk bli sendt med ordinær post. Alt dette vil automatisk bli håndtert direkte i Visma InSchool.

Tips!

• Det er viktig å informere elever og foresatte om at de nå får viktig informasjon fra skolen digitalt.
• Hvis du som elev/student eller kontaktperson ikke allerede har opprettet digital postkasse, kan du lese mer om dette her: Norge.no - Veiviser til offentlige tjenester på nett informasjon om å velge digital postkasse.

Informasjon dersom mottaker ikke har satt opp en digital postkasse:

• Dersom mottaker har digital postkasse som for eksempel DigiPost/e-Boks sendes varselbrevet der.
• Dersom mottaker ikke har digital postkasse, men heller ikke reservert seg mot å motta digital post/elektronisk post, går varselbrevet først til Altinn.
• Dersom varselbrevet ikke åpnes i Altinn i løpet av 40 timer innenfor virkedager (altså ikke lørdag og søndag), får mottakeren dette ettersendt som brevpost.
• Dersom mottaker har reservert seg, går varselbrevet direkte til brevpost. 

Les mer detaljert beskrivelse over hvordan SvarUt-tjenesten formidler post gjennom e-Boks, Digipost og Altinn her: Mottak av post - KS SvarUt-tjeneste.

SvarUt knyttet til varselbrev

Kommunikasjon > Varselbrev

Når du har sendt ut et varselbrev via manuell opprettelse under hovedmenyen Kommunikasjon og undermenyen Varselbrev, så vil den nå automatisk ved utsending være koblet til SvarUt-funksjonaliteten innebygget i Visma InSchool. Dette vil det også gjøre hvis du har sendt ut varselbrev direkte fra en undervisningsgruppe du har valgt, under fanen Fravær. Den eneste forskjellen vil være at knappen du trykker heter Send med SvarUt. Dette vil nå lagres automatisk i Visma InSchools innebygde arkiv og vil ikke lenger være nødvendig å laste ned hvis du ikke har behov for manuell håndtering av varselbrevet. Les mer om hvordan du oppretter varselbrev i kurs 4b - Opprette og sende varsel. 

I begge disse tilfellene vil denne utsendingen av varselbrevet nå være knyttet til SvarUt-funksjonaliteten. Dette innebærer også at utsendingen vil være per bruker, så for elever under 18 år vil den sendes ut via SvarUt til elev og kontaktpersoner som er koblet til dette. For elever over 18 år, vil det kun bli sendt ut til elev. 

Merk! Andre mottakere enn elev og kontaktperson, vil aldri få utsendt varselbrevet via SvarUt.

Mottakere av SvarUt

Det er kun elever og kontaktpersoner som er avhuket i Foresatt-boksen som får utsendt varselbrev via SvarUt. For manuelt tillagte kontaktpersoner, huker du for dette feltet når de opprettes hvis de skal anses som "foresatt" i systemet og motta SvarUt forsendelser. For FREG integrasjons opprettede kontaktpersoner, vil de automatisk være avhuket i Foresatt-boksen. 

Viktig informasjon

• Vedtaksbrev på elevsøknader blir ikke lenger sendt til foresatte etter elev har fylt 15 år. Endringen skyldes at vi nå tar hensyn til § 24-5. "Sjølvråderett for dei som har fylt 15 år" i opplæringsloven, og § 32. "Utdanning, medlemskap i foreiningar" i barneloven.
• For å deaktivere SvarUt forsendelser må Foresatt-feltet hukes vekk. Dette gjør du ved å redigere kontaktpersonen under elevens menypunkt Kontaktpersoner og velger den kontaktpersonen som ikke skal ha SvarUt forsendelse, klikke på Handlinger og Rediger. Helt i bunn under "Kontaktinfo” finner du feltet “Foresatt”.
  Merk! Her må du passe på å avhuke, hvis du ikke ønsker at kontaktpersoner skal få varselbrev via SvarUt. Glidebryteren Deaktiver kontaktpersonens tilgang / Aktiver kontaktpersonens tilgang vil ikke påvirke koblingen til SvarUt forsendelser.

Det vil alltid sendes ut til den enkelte elev, men for kontaktpersoner vil det være avhengig av om eleven er under eller over 18 år for varselbrev, og om eleven er under eller over 15 år når det gjelder vedtaksbrev for enkeltvedtak slik som fritak.

• For elever over 18 år vil det aldri sendes ut varselbrev til noen av kontaktpersonene som er koblet til.
  
  
• For elever over 15 år vil det aldri sendes ut svarbrev knyttet enkeltvedtak, slik som fritak til noen av kontaktpersonene som er koblet til.
  
  
• For elever under 18 år vil kontaktpersoner fra FREG integrasjon og manuelt lagt til med aktiv konto og Foresatt-boksen avhuket, få tilsendt varselbrev via SvarUt.

Merk! Det vil aldri bli sendt til SvarUt for mottakere med sperrede adresser.

Kontaktpersoner som er slettet vil heller ikke få varselbrev sendt ut via SvarUt. Se mer informasjon i kurs 4a - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon om hvordan du sletter en kontaktperson fra en elev.

Det er samme funksjonalitet bak SvarUt forsendelseslogg som funksjonaliteten bak Varselbrev. Dette innebærer at andre mottakere du ser oppført når du sender ut et varselbrev vil få en kopi tilsendt som en systemmelding.

Andre mottakere enn elev og kontaktpersoner, som f. eks. lærere, vil aldri få utsendt varselbrevet via SvarUt. Dette vil de kun se inne i Visma InSchool under Systemmeldinger.

(Det er ingen video i denne artikkelen.)

Neste artikkel

Nedenfor vil dere se to vedlegg. Den ene er eksempler fra Viken angående tekster ifm utsendelse via SvarUt, mens det andre vedlegget er en veiledning for oppsett av SvarUt for fylkene i forbindelse med Visma InSchool. Den sistnevnte er oppdatert 27.04.22. Merk! Denne fremgangsmåten er den samme for privatskoler.

Se vedlegg her: