Relevant for:
- Skoleeiere
- Prosjektansvarlige på fylkesnivå
- Skoleledere
- Administratorer av videregående opplæring for voksne
Bakgrunn
Visma InSchool skal inneholde følgende funksjonalitet:
- Søknadsportal for voksne søkere til videregående opplæring for voksne
- Saksbehandling av rettigheter for voksne etter Forskrift til opplæringslova §4A-3
- Inntak av voksne til videregående opplæring for voksne etter Forskrift til opplæringslova §4A-3
- Realkompetansevurdering av voksne deltakere der dette er aktuelt
- Administrasjon av voksne deltakere
- Arkivering i Visma InSchools innebygde arkiv av arkivverdige dokumenter i de ulike prosessene ved saksbehandling av rettigheter, veiledning, realkompetansevurdering, inntak, vurdering og fagdokumentasjon
Bruk av begreper
Det er blitt anbefalt at Visma InSchool nytter begrepet "Videregående opplæring for voksne" for å være i samsvar med Forskrift til opplæringslova §4A-3. Begrepet "Voksenopplæring" nyttes gjerne om grunnskoleopplæring for voksne. I opplæringsmaterialet og i løsningen er begrepene sidestilte og brukes noe om hverandre., altså "Voksenopplæring" = "Videregående opplæring for voksne".
Tidslinje
Følgende tidslinje kan illustrere fasene ved ferdigstilling av funksjonalitet for saksbehandling og administrasjon av videregående opplæring for voksne i Visma InSchool.
Tidslinjen er oppdatert pr. 01.09.2023:
Rutene som er farget mørkeblå, følger den opprinnelige planen/tidslinjen. De som er lyseblå, har fått en utvidet utviklingstid. De grå er flyttet/falt ut av plan. De grønne betyr at det piloteres.
Forøvrig:
- Egenvurdering før RKV er ferdig utviklet og det er nå tilgjengelig for voksne søkere å gjøre en egenvurdering av fag de har bedt om å få realkompetansevurdert direkte fra søknadsportalen.
- På grunn av en utvidet bestilling som innebærer flere maler og flere flettefelt, vil det nå jobbes med å få på plass de ulike nasjonale brevmalene en etter en. Det jobbes med å ferdigstille nasjonal brevmal for RKV innen utgangen av august 2023. Deretter vil vedtak om rettstype og opplæring utarbeides i Q3. Utviklingen knyttet SvarUt med arkivstøtte av disse utsendte brevene vil skje i etterkant, Q1-Q2 neste år.
- Utviklingsarbeid knyttet karriereveiledning er under arbeid og det jobbes fortsatt med å utarbeide full funksjonalitet.
- Endringsønske om flere aktive programormåder per elev krever store tekniske endringer i systemet, og en stor del av tiden har gått med til forberedelser. Vi kommer tilbake med ny ETA når omfanget har blitt fullstendig kartlagt.
- Flere skoler i utdanningsplan er tiltenkt å utvikles i sommer.
- Arkivfunksjonalitet knyttet til VO vil ikke bli prioritert i 2023. Planlegges å utarbeides i Q1 etter at nasjonale brevmaler er på plass.
- Det vil være pilotering av RKV brev fremover.
- Det vil utvikles en rapport over finansiering av voksne deltakere til rapportering i desember.
Utdanningsplanen er tilgjengelig i søknadsportal. Det vil være en leseversjon for søker og den voksne søker kan nå godkjenne/avslå utdanningsplanen. Søkerens handling vil nå være synlig for saksbehandler inne i Visma InSchool.
Funksjonalitet utvikles og testes, og blir skjult bak et "flagg" inntil avtalt tidspunkt for produksjon. Det innebærer at funksjonaliteten ligger ferdig i programvarekoden og kan iverksettes kun ved å sette flagg for tilgjengeliggjøring. Tunge prosesser rundt iverksetting av ny programvarekode blir dermed unngått.
Arkivfunksjonaliteten vil komme i tillegg når Visma InSchools innebygde arkivsystem godkjennes hos arkivverket og funksjonalitet for arkiv og SvarUt settes i produksjon for videregående opplæring av voksne.
Dette innebærer blant annet utarbeiding av maler for enkeltvedtak for vedtak om rettighet og inntak til opplæring og arkivering av arkivverdig dokumentasjon rundt følgende prosesser:
- Vedtaksbrev
- Inntaksbrev
- Realkompetansevurdering
- Karriereveiledning
- Utdanningsplanen og søkerens godkjenning av denne
- Fagdokumentasjon
- Klagebehandling
Viktige milepæler
En viktig milepæl blir produksjonsstart av ny portal for søknad om videregående opplæring for voksne. Tidspunktet ble avtalt til 5. september 2022, men er utsatt og nærmere beskjed blir gitt om startdato. Når portalen settes i drift, vil alle som søker videregående opplæring for voksne blir rutet til den nye portalen for registrering av søknad og informasjon rundt denne. Portalen er beskrevet i artikkelen Kurs 8 - Portal for søkere til voksenopplæring (NB! I pilot.).
Det vil bli gitt tilbud om kurs etter hvert som funksjonalitet blir ferdigstilt i produksjonsmiljøet.
Realkompetansevurdering
Funksjonalitet for realkompetansevurdering er ferdig utviklet pr. august 2022. Systemet krever imidlertid at søkere saksbehandles etter at de er registrert med den nye portalen for voksne søkere. Dermed kan funksjonalitet for realkompetansevurdering ikke tas i bruk før portalen iverksettes. Det vurderes om funksjonaliteten kan knyttes til allerede inntatte voksne deltakere, altså være uavhengig av søknadsportalen.
Klargjøring på fylkes- og skolenivå
Visma anbefaler at fylkene klargjør følgende, som beskrives nærmere i følgende artikkel: kurs 8 - Introduksjon til videregående opplæring for voksne - innstillinger på skoleeiernivå
- Organisering av "Inntakskontor", - det vil si bestemme hvilke(n) enhet(er) skal motta søknader fra søknadsportalen. Se mer om dette nedenfor.
- Sette innstillinger for "Inntakskontor" og skoler for "Voksenopplæring" under Skoleinformasjon på skoleeiers tenant for Visma InSchool
- Eventuelt opprette ny tenant for "Inntakskontor"
- Lage tilgangsgrupper for videregående opplæring for voksne som kan benyttes av skolene. Se neste artikkel om detaljer rundt dette.
- Skolene må gi riktige tilganger til ansatte som arbeider med videregående opplæring for voksne (voksenopplæring) ved å nytte aktuelle tilgangsgrupper som er opprettet på skoleeiernivå.
Inntakskontor som en egen enhet eller som inntakskontor lokalisert ved en eller flere skoler?
Det er viktig at fylkeskommunene tar stilling til strukturen for mottak av søknader om videregående opplæring for voksne. Her må søkeren angi hvilket Inntakskontor som skal motta og saksbehandle søknaden. Her er noen momenter rundt dette:
- Når ny søknadsportal for voksne settes i drift, vil søknader bli overført til de enhetene/karrieresentrene/skolene som er definert som "VO-inntakskontor".
- Hvis fylkeskommunen her flere Inntakskontor for voksne søkere, vil søkeren måtte velge hvilket kontor søknaden sendes til. Ved en veiledning av søkeren kan man for eksempel tilrå at søkeren velger sitt nærmeste kontor.
- Hvis fylkeskommunen bare har ett Inntakskontor for voksne søkere, vil søkeren ha dette som eneste alternativ for innsending av søknad.
-
Inntakskontor for mottak og saksbehandling av søkere til videregående opplæring for voksne kan være en eller flere egne enheter for dette, eller det kan være lokalisert til en eller flere skoler.
- Hvis fylkeskommunen bestemmer at Inntakskontoret skal lokaliseres til en skole som allerede har en tenant (nettsted) i Visma InSchool, gjøres innstilling for denne under Skoleinformasjon på skoleeiers nettsted, se neste artikkel om detaljer rundt dette.
- Det kan være en, to eller flere skoler som får denne funksjonaliteten.
- Det kan også være en eller flere egne enheter, - se neste kulepunkt.
- Hvis fylkeskommunen bestemmer at Inntakskontoret skal være en eller flere egne enheter som skal ha nye tenanter (nettsteder), må disse etableres og settes i drift før søknadsportal for voksne settes i drift.
- Det er mulig å sette i drift Inntakskontor etter dette tidspunktet, men minst en skole eller enhet som har en tenant i Visma InSchool må være registrert som Inntakskontor, - når den nye portalen settes i drift.
- Merk! Hvis det skal settes i drift en eller flere nye enheter, må det opprettes næringskoder, organisasjonsnummer og skolenummer for disse. Visma kan deretter opprette tenanter (nettsteder) for disse.
- Merk! Det er viktig at enheten gis et skolenummer, da det kan foretas realkompetansevurdering ved enheten, og hvis søkeren ikke fortsetter i et utdanningsløp, vil enheten måtte rapportere realkompetansevurderingene til Vigo.
- Merk! Fremgangsmåten for innmelding av eventuelle nye tenanter er gitt nedenfor under avsnittet: Fremgangsmåte for oppretting av egen tenant for inntak av deltakere til videregående opplæring for voksne.
- Ansatte ved disse nye enhetene kan være registrert i HR-systemet som ansatte med stilling ved enhetene, eller de kan "scriptes" inn, lik ansatte som skal ha tilgang til skoleeiers side. Det er altså ikke nødvendig at enhetene blir nye enheter med ansatte i HR-systemet.
- I første runde vil vi "scripte inn" ansatte, og det er viktig at vi får beskjed om tilgangen som disse skal ha, altså om de bare skal ha tilgang til tenanten for inntak av deltakere til voksenopplæring.
- Det meldes inn til support på Zendesk at man trenger en slik tenant sammen med nødvendig informasjon. Se nedenfor om dette under avsnittet: Fremgangsmåte for oppretting av egen tenant for inntak av deltakere til videregående opplæring for voksne
- Hvis Inntakskontoret for mottak og saksbehandling av søkere til videregående opplæring for voksne er lokalisert til en eller flere skoler, kan søknaden etter saksbehandling delegeres til enhver skole i fylkeskommunen som er satt opp med Voksenopplæring under Skoleinformasjon på skoleeiers nettsted. Dermed kan man også eventuelt delegere søknaden til egen skole. Det er først etter delegering at man foretar inntak av den voksne til et utdanningsløp.
Fremgangsmåte for oppretting av egen tenant for inntak av deltakere til videregående opplæring for voksne
- Skolenummer
- Organisasjonsnummer
- Beliggenhetsadresse
- Kommune
- Postadresse
- Næringskode(r)
Kommentarer
11 kommentarer
13.06.22: Artikkel 8.00 om tidslinje for funksjonalitet rundt videregående opplæring for voksne er oppdatert med ny informasjon knyttet til realkompetansevurdering og karriereveiledning. Funksjonalitet rundt realkompetansevurdering blir ferdig til skolestart høsten 2022, mens karriereveiledning kommer på plass i løpet av høsten.
14.06.22: Artikkel 8.00 om tidslinje for funksjonalitet rundt videregående opplæring for voksne er oppdatert med ny informasjon knyttet til realkompetansevurdering og karriereveiledning. Funksjonalitet rundt realkompetansevurdering blir ferdig til skolestart høsten 2022, mens karriereveiledning kommer på plass i løpet av høsten.
20.06.22: Artikkel 8.00 om tidslinje for funksjonalitet rundt videregående opplæring for voksne er oppdatert med ny informasjon knyttet til den praktiske fremgangsmåten for fylker som ønsker en egen tenant for inntak av deltakere til videregående opplæring for voksne. Det er viktig at informasjonen om dette sendes til support via Zendesk.
25.08.2022: Artikkel 8.00 om tidslinje for funksjonalitet rundt videregående opplæring for voksne er oppdatert med ny tidslinje og informasjon om tilgangsgrupper. Se artikkel 8.01 om detaljer.
02.09.2022: Artikkel 8.00 om tidslinje for funksjonalitet rundt videregående opplæring for voksne er oppdatert med ny tidslinje for utrulling av maler for de ulike vedtaksbrevene. Tidslinja blir oppdatert når vi har fått estimat for ferdigstilling av arkiv og SvarUt.
28.09.2022: Artikkel 8.00 om tidslinje for funksjonalitet rundt videregående opplæring for voksne er oppdatert med ny tidslinje og informasjon om det å bruke funksjonalitet for realkompetansevurdering.
05.12.2022: Artikkel 8.00 om tidslinje for funksjonalitet rundt videregående opplæring for voksne er oppdatert med ny tidslinje for systemutviklingen.
05.12.2022: Artikkel 8.00 er oppdatert med informasjon om utvikling av utdanningsplanen og visning av denne i søknadsportalen.
Oppdatering: 31.03.2023 - Artikkelen er oppdatert med ny tidslinje pr. 31.03.2023. Det står noen punkter om siste status på dette.
Oppdatering: 30.06.2023 - Ny tidslinje per 30.06.2023. Det er punkter knyttet til siste status av tidslinjen.
Oppdatering: 01.09.2023 - Tidslinjen er oppdatert pr. 01.09.2023. Nytt skjermbilde og forklaring på at det er lagt inn grønne ruter, som betyr at det piloteres.
Artikkelen er stengt for kommentarer.