1.46 - Opprette og redigere undervisningsgrupper

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

Personer som skal utføre arbeid på fag- og undervisningsgrupper må ha følgende tilganger:

• Tilgang til menypunktet Undervisning
• Tilgang til å opprette og redigere faggrupper
• Tilgang til å se alle undervisningsgrupper
• Tilgang til å opprette, redigere og slette undervisningsgrupper

Personer som skal kunne se og endre kontering for undervisningsgrupper må ha disse tilgangene:

• Tilgang til å se kontering for undervisningsgrupper
• Tilgang til å redigere kontering for undervisningsgrupper

Undervisningsgrupper kan ikke eksistere uavhengig av faggrupper. Den logiske rekkefølgen er derfor å opprette en faggruppe først og deretter en (eller flere) undervisningsgruppe(r) knyttet til denne. 

I denne artikkelen kan du lese om:

• Opprette ny (eventuelt flere) undervisningsgruppe(r)
• Sammenslått gruppe
• Elevenes årstimetall i faget
• Når årsramme avhenger av elevtall i gruppa
• Redigere en undervisningsgruppe
• Oversikt over undervisningsgrupper
• Slette eller avvikle en undervisningsgruppe
  • Avvikle en undervisningsgruppe
  • Slett undervisningsgrupper

Opprette ny (eventuelt flere) undervisningsgruppe(r)

Gå til

Undervisning → Faggrupper

Søk opp faggruppen(e) du ønsker å opprette undervisningsgrupper i, og klikk på handlingsknappen til høyre for faggruppen og Rediger eller klikk på Handlinger og Rediger valgte strukturer.

Du vil da se strukturen til faggruppen. For å opprette en ny undervisningsgruppe kan du klikke Lag undervisningsgruppe eller Opprett undervisningsgruppe. Dersom det allerede foreligger en undervisningsgruppe, må du huske å endre på årstimetallet slik at summen av årstimene i de ulike gruppene knyttet til faggruppen tilsvarer det totale timetallet elevene skal få i faget.

Når du klikker på Opprett undervisningsgruppe må du velge faggruppen i feltet Faggrupper øverst i redigeringsvinduet.

Når faggruppa velges vil de resterende feltene bli forhåndsutfylt med foreslåtte verdier basert på denne faggruppa. Gjør endringer om ønskelig. Som standard vil valget "Legg inn elever automatisk?" være satt til JA. Det betyr at elevene vil komme automatisk inn i undervisningsgruppen i det øyeblikket de legges inn i faggruppen.

Merk! Dersom du har flere undervisningsgrupper i den samme faggruppen må du huske å sjekke at årstimetallet til de ulike gruppene er riktig.

Du kan også gjøre endringer på navnet til undervisningsgruppen. Som standard vil elevene og lærerne se navnet på faget i deres timeplan, ikke undervisningsgruppenavnet. Har du behov for å endre dette kan du huke av for Bruk undervisningsgruppenavnet i timeplanen. Dette vil for eksempel være aktuelt for undervisningsgrupper med IOP fagkode for at elevene kan se de ulike fag/temaene det undervises i sin timeplan og ikke at det står Individuell opplæringsplan på alle økter i timeplanen.

Når du er fornøyd klikker du på knappen Opprett. Undervisningsgruppa vil da dukke opp i bildet til venstre. Merk at undervisningsgruppa på dette stadiet ikke er lagret ennå!

Klikk så knappen Lagre nederst til høyre når du er ferdig.

Det er mulig å lage mange undervisningsgrupper i samme operasjon ved å angi ønsket antall i feltet Antall nederst. I slike tilfeller kan det også være hensiktsmessig å legge til et pre- eller suffiks som vil bli del av navnet på undervisningsgruppa. Benevingen av de enkelte gruppene kan også endres i etterkant, både før og etter lagring. Når du lager flere undervisningsgrupper knyttet til den samme faggruppen er det viktig å være oppmerksom på innstillingen Legg inn elever automatisk. Dersom du skal dele elevene opp i mindre grupper skal denne innstillingen settes til nei ettersom du skal selv fordele elevene. Dette kan enkelt gjøres etter at elevene har kommet inn i faggruppen.

Sammenslått gruppe

Å slå sammen grupper betyr å knytte flere faggrupper til samme undervisningsgruppe. Det er en forutsetning at hver enkelt elev kun deltar i undervisningsgruppa med én fagkode, altså at hver enkelt elev i undervisningsgruppa kun ligger i én av de tilknyttede faggruppene.

Start som beskrevet over for å opprette en undervisningsgruppe knyttet til en av de ønskede faggruppene. (Du kan også starte med en allerede eksisterende undervisningsgruppe knyttet til denne faggruppa.)

I sidemodalen til høyre søker du deretter opp og velger den andre ønskede faggruppa som skal slås sammen i denne undervisningsgruppa. Når du har valgt faggruppa vil bildet i venstre del av skjermen oppdatere seg og feltet Fag i sidemodalen tømmes. I dette feltet må du nå angi hvilket av de inngående fagene som skal være styrende for undervisningskompetansen læreren må ha for å kunne tildeles denne undervisningsgruppa, samt for årsrammen læreren vil få for undervisning i denne undervisningsgruppa.

I eksemplet her, der to yrkesfagklasser slås sammen i kroppsøving, handler det om samme fagkode. Derfor forblir feltet Fag forhåndsutfylt.

Etter valg av den andre faggruppa oppdateres skjermbildet og sammenslåingen kan lagres med den blå knappen Lagre nederst (ikke vist):

Det er også mulig å velge flere enn 2 inngående faggrupper i en sammenslåing.

Viktig! Når 2 eller flere forskjellige faggrupper er knyttet til samme undervisningsgruppe må skolen forsikre seg om at hver enkelt elev kun ligger i 1 av faggruppene.

Elevenes årstimetall i faget

Elever kan være medlem av flere undervisningsgrupper i en fagkode. Årstimene den enkelte elev får i faget vil da være summen av årstimene som er timeplanlagt i de gruppene vedkommende er medlem av. Disse må alltid tilhøre den samme faggruppa i den aktuelle fagkoden.

Merk! Dersom en elev legges i flere faggrupper med den samme fagkoden, vil det oppstå feil i elevens fagdokumentasjon!

Eleven får sitt årstimetall i et fag gjennom undervisningen som er timeplanlagt i de undervisningsgruppene eleven er medlem av. I eksemplet nedenfor vil derfor enhver elev i klassen være medlem av den største naturfaggruppa og en av de to mindre lab-gruppene nederst. På den måten får de alle 140 årstimer i dette faget. Dersom skolen glemmer å legge en elev i en av de mindre gruppene, vil eleven kun få 112 timer i sin timeplan. Hvis eleven legges i begge de mindre gruppene, vil hen få 168 timer i faget, eller få kollisjon i sin timeplan, avhengig av hvordan timene i disse gruppene legges.

Når årsramme avhenger av elevtall i gruppa

I henhold til avtaleverket er det noen fag som har forskjellig årsramme avhengig av antall elever i undervisningsgruppa. Visma InSchool vil alltid foreslå den entydige årsrammen som ligger i kodeverket. Dette er årsrammen som står i vedlegg 1 til SFS 2213 Undervisningspersonalet i kommunal og fylkeskommunal grunnopplæring for den aktuelle fagkoden. Vedlegget presiserer i fotnoter at for noen fagkoder skal denne årsrammen økes med 52,5 timer når elevtallet i gruppa er fra 1-15. Dette må i slike tilfeller endres manuelt.

Siden det er undervisningsgruppene som synkroniseres inn i modulen Skoleårsplanlegging der lærernes allokering/beskjeftigelse angis, er det på den enkelte undervisningsgruppa at årsrammen må stemme for at læreren skal få beregnet korrekt beskjeftigelse.

Konsekvensen av dette er at det er fullt mulig at undervisningen for elevene i en og samme faggruppe utløser forskjellig årsramme for læreren i forskjellige deler av undervisningen. Dette vil for eksempel gjelde faget naturfag, dersom deler av undervisningen foregår med gruppestørrelse på inntil 15 elever (typisk på grunn av lavere elevkapasitet på laboratoriet), mens andre deler foregår med større elevgruppe. Det vil da være nødvendig å endre årsrammen i undervisningsgruppene med lavere elevtall for å sikre at avtaleverket følges.

Årsrammen på faggruppa skal ikke røres.

Redigere en undervisningsgruppe

Gå til

Undervisning > Undervisningsgrupper

Søk opp aktuell undervisningsgruppe og benytt handlingsknappen til høyre på dennes rad for å velge Rediger:

Du tas til siden Lag nye faggrupper/undervisningsgrupper:

Gjør de ønskede endringene i sidemodalen til høyre og klikk deretter Lagre.

Oversikt over undervisningsgrupper

Før elevene blir lagt til i klasser og faggrupper er det lurt å se over alle undervisningsgrupper og innstillingen for autoinnmelding og visningsnavn for øktene i timeplanen til lærere og elever. Gå til undervisningsgruppe oversikten, klikk på tannhjulet og velg kolonnene Autoinnmelding og Bruk undervisningsgruppenavn i timeplanen.

Masseoppdatere autoinnmelding

Dersom du må endre innstillingen for autoinnmelding kan dette masseoppdateres. Huk av for undervisningsgruppene du vil endre, klikk på handlinger og velg Legg til/fjern autoinnmelding.

Du vil få opp et vindu og kan endre innstillingen for autoinnmelding for valgte grupper.

Dersom du velger Ja vil elevene automatisk komme inn i undervisningsgruppen når de legges inn i faggruppen.

Masseoppdatering av innstillingen 'Bruk undervisningsgruppenavn i timeplanen'

Dersom du må endre på innstillingen for hva elevene og læreren skal se i timeplanen på undervisningsøktene kan dette masseoppdateres. Som standard vil elevene se navnet på faget, men dersom du ønsker at elevene og lærerne skal heller se navnet på undervisningsgruppen kan du velge å bruke undervisningsgruppenavn i timeplanen. 

Har du behov for å endre på denne innstillingen kan du huke av for undervisningsgruppene, klikk på handlinger og velg Bruk undervisningsgruppenavn i timeplanen.

Du vil da få opp et vindu og kan velge å endre innstillingen for å bruke undervisningsgruppenavn i timeplanen.

 

Slette eller avvikle en undervisningsgruppe

Muligheten for å slette en undervisningsgruppe vil kun være tilgjengelig før første timeplan er publisert. Etter første publisering er det kun mulig å avvikle en undervisningsgruppe. 

Advarsel!

• Ved avvikling av en undervisningsgruppe vil lærers beskjeftigelse knyttet til denne undervisningsgruppen blir borte.
• Vi anbefaler derfor at grupper som som har vært i bruk, men ikke lenger skal benyttes, håndteres på følgende måte:
  
  1. Tøm gruppen for elever.
  2. Endre navnet på undervisningsgruppen slik at du lett kan se at den er avviklet. Vi anbefaler å navngi den på følgende måte: eks: AVVIKLET-2DEA/SAK1001.
  3. Splitt alle timeplanlagte komponenter i gruppen slik at alle framtidige timer blir skilt ut i nye komponenter.
  4. Korriger lærers allokering i historiske komponenter slik at den samsvarer med avholdte timer i disse.
  5. Slett alle komponenter med framtidige timer.
• Denne framgangsmåten sikrer at avholdt undervisning reflekteres i lærers oversikt over beskjeftigelse.

Avvikle en undervisningsgruppe

Når du skal avvikle en undervisningsgruppe må du først fjerne elevene fra undervisningsgruppen. Dersom du forsøker å avvikle en undervisningsgruppe uten å fjerne elevene vil du få beskjed om å første fjerne elevene.

For å fjerne elevene gå til faggruppen, klikk på handlingsknappen og velg Elevadministrasjon i undervisningsgrupper.

Fjern alle elever ved å huke av for alle elever og klikk Fjern valgte fra undervisningsgruppen du ønsker å avvikle. Klikk deretter Neste og Lagre.

Du får nå beskjed om at "Oppdatering av elevlisten var vellykket" og kan klikke på fanen Undervisningsgrupper for å avvikle undervisningsgruppen.

Du ser at undervisningsgruppen du ønsker å avvikle har 0 elever og du kan nå klikke på handlingsknappen og velg Avvikle.

Dersom undervisningsgruppen har fordeling i en eller flere timeplanfiler vil du få beskjed om det. For å avvikle undervisningsgruppen klikk Bekreft.

Du får nå beskjed om at undervisningsgruppen ble avviklet.

Som standard vil filteret for å ikke vise avviklede undervisningsgrupper være på.

Ønsker du å få oversikt over alle undervisningsgruppene du har avviklet kan du klikke på filteret og velg Avviklet Ja.

Du vil nå se alle dine avviklede undervisningsgrupper.

Slett undervisningsgrupper

Dette valget vil være tilgjengelig fram til første publisering av timeplanen i det aktuelle skoleåret. Deretter vil det bli erstattet av valget Avvikle som er det eneste som er mulig etter dette tidspunktet ettersom gruppen er en del av en publisert timeplan og således av historikken det skoleåret. 

For å slette en undervisningsgruppe:

Søk opp aktuell undervisningsgruppe og benytt handlingsknappen til høyre på dennes rad for å velge Slett.

Har du flere undervisningsgrupper du skal slette kan du filtrere frem et utvalg huk av for gruppene du ønsker å slette og klikk på handlingsknappen og velg Slett.

Du blir spurt om å bekrefte slettingen. Klikk Bekreft.

Du får nå beskjed om at gruppen er slettet og den forsvinner fra oversikten over undervisningsgrupper.

Neste artikkel