4a.33 - Arkivrapport: Offentlig journal i Visma InSchool

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Administrativt personell med ansvar for arkiv

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til offentlig journal

I sammenheng med Visma InSchools innebygde arkiv har vi nå fått på plass Offentlig journal. Denne kan tildeles på skoleeier- og/eller skolenivå. Her kan du nå hente et Excel dokument for innsyn av arkiv. Den kan benyttes hvis eksterne ber om å få offentlig journal for en periode. Den inneholder til enhver tid det som er journalført i det innebygde arkivet. Rapporten ivartar krav til skjerming av opplysninger unntatt offentlighet som navn på elev og kontaktpersoner.

Merk! Hvis rapporten skal tas ut basert på forespørsel fra presse eller publikum, så må den tas ut av en som har rettigheter til alle elever på skolen/fylket da rapporten kun gir innhold iht. de elever du har tilgang til slik at den blir komplett.

Hovedmeny > Arkiv > Offentlig journal

Du må gå til hovedmenyen Arkiv og velge menypunktet Offentlig journal. Trykk på Ny rapport for å hente ut en ny rapport over offentlig journal. 

Merk! Dette er basert på at du har tilgangen knyttet til skoleeier- eller skolerollen eller er medlem av en tilgangsgruppe som gir denne tilgangen.

1. Fylke: Under “Fylke” vil du alltid se fylkesnavnet.
2. Underarkiv: Deretter kan du velge hvilken skole du ønsker å se rapport over under “Underarkiv”. Hvis du er på skolenivå, får du kun opp den skolen under dette feltet. Hvis du er på skoleeiernivå kan du velge mellom alle skoler som tilhører fylket. 
   Merk! Hvis du ønsker å se en rapport for offentlig journal over alle skoler, lar du være å velge en skole. Dette innebærer at alle skoler automatisk er valgt i rapporten hvis du lar feltet stå tomt.
3. Arkivdel: Foreløpig har vi kun et valg under “Arkivdel”, og dette er “ELEV”. ELEV er det som brukes i innebygget arkiv om arkivdelen for elever/studenter.
4. Periode: Deretter må du velge en periode du ønsker å hente en rapport ut i fra. Her har du tre valg hvor du kan velge mellom "Velg en dato", "Datointervall" eller "Full historikk". Deretter velger du datoen(e) for det du ønsker å ha en rapport over.
   
   - Velg en dato: Mulig å velge kun en dato.
   - Datointervall: Her velger du en fra og til dato for ønsket periode du ønsker å ha en rapport over. 
   - Full historikk: Henter full historikk og datovelger blir da ikke lenger mulig å velge. 
   
   
5. Velg dato: Hvis du velger "Velg en dato" eller "Datointervall" får du opp dette feltet for å velge ønsket dato. Hvis du velger "Full historikk" i punkt 4, så vil dette feltet forsvinne.
6. Generer rapport: Knappen vil genererer en rapport med de valgene du har foretatt deg på punkt 1-5.

Skoleeier-visning

Skole-visning

Trykk Generer rapport etter at du har foretatt deg valgene for hva du ønsker å hente ut i den nye rapporten. 

Du vil nå se en bekreftelsesmelding som sier at forespørselen din om å generere offentlig journal er vellykket. Status er nå "Pågår" og systemet jobber med å opprette et dokument med informasjon. 

Når det står "Fullført" under status vil det være en Nedlasting-knapp. 

1. Trykk Nedlasting ved den rapporten for offentlig journal som du har generert.
2. Du får den nedlastede Excel-filen med den offentlige journalen for det valget du har foretatt deg. Trykk på selve Excel-filen for å se informasjonen.

Offentlig journal vil fortløpende inneholde informasjon om alle journalførte dokumenter i det innebygde arkivet.

Til informasjon

• Alle Excel-filer tilbys i .XLSX-format.

(Det er ingen video i denne artikkelen.)

Neste artikkel