4a.30 - Offentlig journal i Visma InSchool (NB! IKKE I PRODUKSJON ENDA)

Merk! Denne funksjonaliteten er ikke ute i produksjon enda. Dette er kun dokumentasjon for det som er i vente, samt for skoler som skal pilotere funksjonaliteten. Funksjonaliteten blir gjort tilgjengelig for skoler som skal pilotere funksjonaliteten når piloteringen iverksettes.

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Administrativt personell med ansvar for arkiv

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til rapport for offentlig journal

I sammenheng med Visma InSchools innebygde arkiv har vi nå fått på plass en rapporttype som heter “Rapport for offentlig journal”. Denne kan tildeles på skoleeier- og/eller skolenivå. Her kan du nå hente et Excel dokument for innsyn av arkiv. Den kan benyttes hvis eksterne ber om å få offentlig journal for en periode. Den inneholder til enhver tid det som er journalført i det innebygde arkivet. Per nå er det kun varselbrev for de fylker og skoler som er med i pilot. Rapporten ivartar krav til skjerming av opplysninger unntatt offentlighet som navn på elev og kontaktpersoner.

Merk! Hvis rapporten skal tas ut basert på forespørsel fra presse eller publikum, så må den tas ut av en som har rettigheter til alle elever på skolen/fylket da rapporten kun gir innhold iht. de elever du har tilgang til slik at den blir komplett.

Hovedmeny > Rapporter > Rapport for offentlig journal

Du må gå til hovedmenyen Rapporter og velge Rapport for offentlig journal. 

Merk! Dette er basert på at du har tilgangen knyttet til skoleeier- eller skolerollen eller er medlem av en tilgangsgruppe som gir denne tilgangen.

1. Fylke: Under “Fylke” vil du alltid se fylkesnavnet.
2. Underarkiv: Deretter kan du velge hvilken skole du ønsker å se rapport over under “Underarkiv”. Hvis du er på skolenivå, får du kun opp den skolen under dette feltet. Hvis du er på skoleeiernivå kan du velge mellom alle skoler som tilhører fylket. 
   Merk! Hvis du ønsker å se en rapport for offentlig journal over alle skoler, lar du være å velge en skole. Dette innebærer at alle skoler automatisk er valgt i rapporten hvis du lar feltet stå tomt.
3. Arkivdel: Foreløpig har vi kun et valg under “Arkivdel”, og dette er “ELEV”. ELEV er det som brukes i innebygget arkiv om arkivdelen for elever/studenter.
4. Periode: Deretter må du velge en periode du ønsker å hente en rapport ut i fra. Her har du en nedtrekksmeny hvor du kan velge "Velg en dato" eller "Datointervall". Deretter velger du datoen(e) for det du ønsker å ha en rapport over.

Skoleeier-visning

Skole-visning

Trykk Last ned rapport så vil du få en nedlastet Excel fil med den offentlige journalen for det valget du har foretatt deg.

Offentlig journal vil fortløpende inneholde informasjon om alle journalførte dokumenter i det innebygde arkivet.

(Det er ingen video i denne artikkelen.)