8.07 - Portal for søkere til voksenopplæring (NB! Krever aktivering av voksenportal)

Relevant for rollene:

• Søker til videregående opplæring for voksne og/eller realkompetansevurdering
• Skoleleder
• Administrator for voksenopplæring
• Skoleadministrasjon
• Voksne søkere

Funksjonalitet utføres her:

• Vigo (https://www.vigo.no)
• Visma InSchools voksenportal (https://voksen.inschool.visma.no/login)

Visma InSchool jobber med å få full funksjonalitet for inntak og saksbehandling av voksne søkere. Voksne som ønsker videregående opplæring for voksne, eventuelt realkompetansevurdering, vil søke gjennom en egen portal for dette. Denne portalen vil avløse gjeldende portal for søking til videregående opplæring for voksne og er aktuell for alle fylker som nytter Visma InSchool, uavhengig av om denne portalen ble brukt tidligere. 

Merk! Funksjonaliteten knyttet til Visma InSchool voksenportal krever aktivering.
Dette er nå fra 01.08.2024 aktivert for alle fylkene i Norge.

Administratorbruker for voksenportal

Det kan settes opp en egen "admin-bruker" i hvert fylke som kan simulere andre brukere i voksenportalen for voksne søkere. Det kan være aktuelt å simulere en bruker hvis søkeren ikke er i stand til å søke selv eller til selv å oppdatere informasjon.

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til VO søknadsportal som admin

  • Gir bruker tilgang til å simulere alle elever i voksenportalen uten begrensninger. Gir tilgang til å simulere elever fra andre fylker.

• Tilgang til VO søknadsportal som saksbehandler

  • Gir bruker tilgang til å simulere alle elever i voksenportalen som er fra samme fylke som brukeren.

Merk! Det er ingen endringslogg som er synlig i voksenportalen, men det loggføres nå under den voksnes søknad når du med tilgang til å se i endringsloggen trykker på forstørrelsesglasset. Se mer info om dette i Kurs 8 - Brukertips! Redigering av åpne søknader for saksbehandlere med tilgang. 

Hvis en administrator for videregående opplæring for voksne gis denne tilgangen, vil den gjelde innenfor aktuelt fylke med det oppsettet dette fylket har for inntakskontor og opplæringsenheter for voksne deltakere. Administratorbrukeren logger seg inn i portalen lik en ordinær voksen søker, - se fremgangsmåte nedenfor under avsnittet "Søknadsportal for voksne søkere til videregående opplæring". Vedkommende vil møte følgende bilde etter innloggingen:

Administratorbruker skriver inn fødselsnummeret til den voksne søkeren som skal etterlignes. Deretter kan du legge inn informasjon, dokumenter og sende søknad på vegne av den voksne.

Du avslutter etterligningsmodus av den voksne søkeren ved å trykke Avslutt bruker i øverste høyre hjørne.

Ved å trykke på symbolet for sin egen bruker (administratorbrukeren), kan du logge ut eller eventuelt skifte språk (Norsk (bokmål)/Norsk (nynorsk)/Engelsk):

Søknadsportal for voksne søkere til videregående opplæring

I Vigo sin nettside (https://www.vigo.no) velger du Logg inn eller les mer under "Voksne som søker videregående opplæring eller realkompetansevurdering".

Her rutes du videre til Visma InSchools påloggingsside (https://voksen.inschool.visma.no/login). Dette er Visma InSchools påloggingsside for voksenportalen. Klikk Logg inn med ID-porten. 

Deretter ledes du til å logge inn med ID-porten:

Til info

• Som en bruker med etterligningsmodus, vil du komme til den samme oversikten som den voksne hadde fått. Den eneste forskjellen er topplinjen som skiller seg ut. Der vil du se at du er i etterligningsmodus og se navnet på den voksne du etterligner. Her vil du også se Avslutt bruker-knappen som gjør at du kan avslutte etterligningen.

Du vil da komme til en oversikt før en søknad kan påbegynnes. Trykk på Rediger profil. Merk! Profilen (CV) må gjøres ferdig før du kan opprette en søknad.

Det første søkeren må gjøre, er å registrere mest mulig relevant informasjon om seg selv i hvert av punktene på lista. Når søkeren er ferdig med et av punktene i lista, må vedkommende merke at du har registrert all relevant informasjon med Merk som ferdig. Det er kun under Personalia at du ser knappen Bekreft for å lagre endringer og markere dette punktet som fullført.

• Personalia
• Utdanning
• Fag- og svennebrev
• Arbeidserfaring
• Kurs, sertifikater, norskprøve og andre språkprøver
• Oppholdstillatelse
• Fullmakt
• Andre opplysninger

Dette gjelder selv om du ikke har noen informasjon om det aktuelle punktet. Hvis søkeren for eksempel ikke har arbeidserfaring, må vedkommende likevel merke punktet som ferdig. Dette er fordi søkeren skal kvittere ut at informasjonen er riktig.

Personalia

Du kan se over alle feltene for personalia. For- og etternavn, fødselsnummer, adresse, nasjonalitet og fylke hentes automatisk fra Folkeregisteret basert på fødselsnummer du har logget deg inn med.

Merk!

• Administratorer med simuleringstilgang kan legge til eller redigere gateadresse og postnummer, men dette er ikke mulig for den voksne søker.

Morsmål, e-post og telefonnummer er felter du kan redigere før du lagrer endringene. Trykk på Bekreft og se at status "Under behandling" endrer seg til "Fullført". 

Du kan fortsatt redigere dette steget, men trykker da på Lagre endringer-knappen.

Utdanning

Under Utdanning kan du legge inn all relevant utdanning til din profil.

1. Legg til utdanning: Legg til fag manuelt.
2. Hent inn data fra VIGO: Hent tidligere utdanning fra grunnskole og videregående skole fra VIGO. Her hentes all historikk fra Vigo nasjonal database fra før 2006
3. Merk som ferdig: Knapp for å fullføre denne delen som ferdig.

Her vil du automatisk få opp tidligere beståtte fag fra VIGO. Hvis du ser noe mangler, kan du forsøke å trykke Hent inn data fra VIGO (2) for å se om det er flere fag som kan hentes opp. Fra VIGO henter vi tidligere utdanning (grunnskole og videregående skole).

Her ser du et eksempel på hva du kunne ha fått opp ved å trykke på Hent inn data fra VIGO:

Disse vil da ha et symbol i blå ring med teksten VIGO. 

Hvis du derimot må legge til annen utdanning som ikke ligger i den nasjonale databasen til VIGO, kan du legge dette til manuelt. Trykk da Legg til utdanning (1). 

Du får nå et sidevindu hvor du må fylle ut disse feltene:

• Type utdanning: Skrive inn fritekst for hva slags type utdanning du legger ved, eller eventuelt velge et programområde fra nedtrekksmenyen. 
• Skole/Universitet: Skriv inn navn på skole/universitet.
• Startdato: Angi dato for start.
• Sluttdato: Angi dato for slutt.
• Vedlegg: Last opp dokumentasjon som vedlegg.

Feltet for Type utdanning er tiltenkt å være et fritekstfelt hvor du kan skrive hvilken type utdanning det gjelder, eller eventuelt å velge et programområde fra nedtrekksmeny, hvis du ønsker å bruke det. Dette vil da se slik ut:

Eventuelt kan det være at du ikke har noe utdanning å vise til. Du vil fortsatt måtte ta en aktiv stilling til dette og markere feltet med å trykke Merk som ferdig (3). Dette gjør du når du er ferdig med å legge til utdanning, før du går til neste felt.

Fag- og svennebrev

Under Fag- og svennebrev kan du legge til fag- eller svennebrev med å trykke på Legg til Fag- og svennebrev (1). Hvis du ikke har noen eller er ferdig å legge til, trykk Merk som ferdig (2). 

Når du legger til fag- eller svennebrev må du legge til programområde, karakter (Meget godt bestått/Bestått/Ikke bestått), dato for avlagt fag- og svenneprøve og eventuelt laste opp vedlegg av dokumentasjon på fag- eller svennebrev. Trykk Lagre for å legge til. 

Arbeidserfaring

Under Arbeidserfaring kan du legge til relevant arbeidserfaring med å trykke på Legg til arbeidserfaring (1) eller Merk som ferdig (2) hvis du er ferdig å legge til eller har ingenting å legge ved.

Når du legger til, får du et sidevindu du må utfylle. Fyll deretter ut hvem arbeidsgiver er, startdato og eventuell sluttdato, tittel, stillingsprosent og fritekstfelt for å beskrive timer/beskrivelse av arbeidsoppgaver. Last opp vedlegg ved å trykke Last opp. Trykk Lagre for å legge til eller Avbryt for å gå tilbake til oversikten.

Kurs, sertifikater, norskprøve og andre språkprøver

Under Kurs, sertifikater, norskprøve og andre språkprøver kan du legge til relevant dokumentasjon hvis du har. Dette kan være alt fra norskkursbevis, til førerkort eller til og med ulike kursbevis du har gjennomført. I dette feltet har du også to valg: Legg til ny (1) og Merk som ferdig (2), hvis du er ferdig eller har ingen ekstra dokumentasjon du kan legge ved.

Når du legger til noe nytt, får du opp et sidevindu hvor du må skrive inn navn på kurs, sertifikat eller språkprøve. Velg dato for start- og eventuell sluttdato, kurstilbyder, en beskrivelse og vedlegg hvis du har. Obligatoriske felter vil være stjernemerket. Merk! Sluttdato er ikke obligatorisk felt, grunnet den voksne kan være i arbeid.

Oppholdstillatelse

Under Oppholdstillatelse kan du legge ved informasjon om din oppholdstillatelse ved å trykke på Legg til oppholdstillatelse (1). Eventuelt kan du trykke Merk som ferdig (2), hvis du ikke har noe eller er ferdig med denne delen.

Når du legger til noe her, vil du få opp et sidevindu hvor du må skrive inn start- og sluttdato. Skriv inn hva slags type oppholdstillatelse dette gjelder og velg nasjonalitet. Du kan også laste opp et vedlegg ved å trykke på Last opp.

Fullmakt

Under Fullmakt vil du kunne legge til nye med å klikke Legg til fullmakt (1) eller merke den delen som ferdig ved å trykke Merk som ferdig (2).

Når du legger til en fullmakt må du i sidevinduet som dukker opp, velge å skrive en tekst for hva slags type fullmakt det er med en kort beskrivelse. Last opp vedlegg hvis du har. Trykk Lagre for å legg til fullmakten.

Andre opplysninger

Under Andre opplysninger vil du kunne legge til andre diverse opplysninger du mener er relevant å legge til i din profil. Legg til med å trykke på Legg til andre opplysninger (1) eller trykk Merk som ferdig (2) når du har lagt ferdig flere opplysninger eller ikke har noe å legge til. 

For å legge til andre opplysninger vil du få opp et sidevindu hvor du må skrive inn tekst for hva slags type opplysning du legger ved, samt en beskrivelse. Her kan du også legge ved et vedlegg, om du har behov for det. Trykk Lagre for å legge til.

Fullført

Du kan se at du ikke har fullført det du trenger for å sende inn en søknad hvis du klikker på menypunktet Søke om og velger nedtrekksmenyen Opplæring/Realkompetansevurdering. Du vil nå se teksten "Vennligst gjør ferdig profilen først".

Gå tilbake til CV og se etter "Under behandling". Hvis noen felter har dette, betyr det at du ikke har markert det feltet som ferdig. 

Se gjerne over alle felter hvor du fortsatt ser at det ikke er "Fullført" og trykk Merk som ferdig hvis det er klart.

Når alle punktene på lista er markert som ferdig, vil du under Profil se at alle punkter er "Fullført", og du kan lage en søknad:

Her kan du også velge å eksportere profilen din til en PDF ved å klikke på Eksporter til PDF. Du får ta en ny fane med pdf filen åpnet:

Nå kan du enten gå til Oversikt, som da har en aktiv knapp Start ny søknad for å opprette ny søknad. 

Ellers så kan du trykke på Søke om og deretter Opplæring/Realkompetansevurdering for å komme til samme sted.

Start ny søknad

Nå kan du opprette en ny søknad. Fyll ut alt i søknaden:

• Fylke
  Her vil du som standard få opp det fylket du har folkeregistrert adresse. Hvis andre fylker tillater voksne søkere fra andre fylker enn ditt eget, vil du få en nedtrekksmeny med alle fylker som har åpnet opp for ditt fylke i sine innstillingene for voksenportal. Les mer om disse innstillingene i kurs 8 - Innstilling for å kontrollere hvilke fylker som kan søke videregående opplæring for voksne til ditt fylke. Fylket du har folkeregistrert adresse vil være standard.
  
  
• Voksenopplæringssenter
  Du vil få en nedtrekksmeny med alle voksenopplæringssentre som er valgt som innstilling for fylket du har under Fylke. Søkeren velger hvilket voksenopplæringssenteret vedkommende vil søke til. Dette settes opp av skoleeier under Skoleinformasjon, som "Inntakskontor". Se mer informasjon om hvordan i denne artikkelen: kurs 8 - Introduksjon til videregående opplæring for voksne - innstillinger på skoleeiernivå. Merk! Skoleeier kan opprette så mange eller så få sentre (Inntakskontor) for søknadsbehandling som ønskelig, men det må i alle fall være minst ett.
  
  
• Ønsket opplæringsted
  Deretter kan søkeren velge Ønsket opplæringsted. Skolene som blir listet ned, er de som skoleeier har avhuket for "Voksenopplæring" under Skoleinformasjon på skoleeier.
  
  
• Ønsket sluttkompetanse nr. 1
  Du kan velge første ønsket sluttkompetanse.
  
  
• Ønsket sluttkompetanse nr. 2
  Du kan velge andre ønsket sluttkompetanse.
  
  
• Ønsket sluttkompetanse nr. 3
  Du kan velge tredje ønsket sluttkompetanse.

Til informasjon

I sammenheng med ny opplæringslov (§ 13-3.Søknad om inntak til vidaregåande opplæring for vaksne), kan den voksne søkeren føre opp 3 alternative valg for ønsket sluttkompetanse innefor det fylkeskommunen tilbyr, i prioritert rekkefølge. Dette er en endring i funksjonalitet som ble utviklet for å støtte disse kravene. Søkeren kan derfor nå velge tre ulike ønsker for sluttkompetanse og rangere de i 1., 2. og 3. valg. Søkeren velger aktuell sluttkompetanse fra en nedtrekksmeny med programområder som er knyttet enten generell studiekompetanse eller yrkesfaglig kompetanse. 

Merk! Hvis søkeren har sendt inn en søknad før denne endringen, kan de legge til ønsker sluttkompetanse for 2. og 3. ved å redigere en åpen søknad. Eventuelt må de ta kontakt med inntakskontoret og etterspørre muligheten for å endre ved å be om å få søknaden låst opp. Etter 1. september 2024 vil valgene baseres seg på hvilke programområder fylket tilbyr for videregående opplæring for voksne. Les mer om dette i kurs 8 - Innstillinger for “Tilbudt VO”.

Under Generell studiekompetanse vil du kunne finne tre ulike valg:

• • • Fag for studiekompetanse (PBPBY4YK--)
      • Påbygging til generell studiekompetanse etter yrkeskompetanse
    • Fag for studiekompetanse (PBPBY4VO--)
      • Påbygging til generell studiekompetanse for voksne
    • Realfag (STREA3----)
      • Realfag vg3

Under Yrkesfaglig kompetanse får du opp alle sluttkompetanser du knyttes yrkeskompetanse. 

• Søker du om videregående opplæring for voksne?
  Deretter er det et spørsmål om du vil søke videregående utdanning. Her kan du velge mellom alternativene Ja eller Nei.
  Merk! Per dags dato er det ikke mulig å søke om bare realkompetansevurdering. Du vil få en feilmelding "Søker du om videregående opplæring for voksne feltet kan ikke settes til nei", hvis du velger "Nei" og forsøker å klikke deg videre med å sende inn søknad.
  
  
• Ønsker du vurdering av din realkompetanse?
  Deretter er det et spørsmål om du ønsker realkompetansevurdering. Her kan du velge mellom alternativene Ja eller Nei.
  
  
• Ønsker du veiledning?
  Deretter er det et spørsmål om du ønsker veiledning. Her kan du velge mellom alternativene Ja eller Nei.
  
  
• Ønsket kurstype
  Her kan søkeren velge mellom ett eller flere ønskede kurstyper: Dag, Nett og/eller Kveld.
  Merk! Dette er standardisert valg for alle fylker, og er uavhengig av hva fylkene tilbyr.
  
  
• Ytterligere kommentarer
  Her kan søkeren legge til ytterligere kommentarer om ønskelig.
  
  
• Vilkår for samtykke
  Søker må krysse av for å akseptere vilkår for bruk, før det trykkes på "Send inn søknad". 
  Trykk på lenken for å lese vilkårene som gjelder.

Hvis det er noen felter som er obligatoriske og du mangler å ha foretatt et valg, vil du få opp rød tekst med hva du trenger å utfylle i de påkrevde feltene når du trykker på Send inn søknad. Obligatoriske felter skal være stjernemerket.

Når sending av søknad er vellykket, vil du få en bekreftelsesmelding "Søknaden ble opprettet", samtidig som du videresendes tilbake til Oversikt hvor du kan se status på den sendte søknaden. Du vil se at status nå er "Søknad sendt" og har to aktive knapper; Trekk søknad for å trekke tilbake søknaden, og Rediger for å redigere på innsendt søknad.

Når en saksbehandler har startet behandlingen av søknaden, kan søkeren ikke endre denne. Rediger-knappen vil kun være mulig å benytte før saksbehandlingen er i gang. Søkeren kan eventuelt "trekke" søknaden tilbake ved å trykke på Trekk søknad, hvis vedkommende ønsker å lage en ny søknad. 

Søkeren kan oppdatere sin egen personlige informasjon uavhengig av status til søknaden. Dette betyr at CV'en kan oppdateres uavhengig av behandling av søknaden. Saksbehandler kan spørre søker om mer informasjon som kan legges inn. Når det da legges inn noe nytt i CV'en eller i søknaden av den voksne søker, vil det umiddelbart bli oppdatert også for saksbehandler. Merk! Endringer gjort av en admin med simuleringstilgang, vil ikke endre status fra "Mangler info" til "Oppdatert". Dette betyr at det må være den voksne som faktisk oppdaterer CV eller profil med manglende info etterspurt, for at endring av status som skal være synlig for saksbehandler skal skje i Visma InSchool. Les mer om dette i kurs 8 - Saksbehandling av voksne søkere og generering av rettsbrev.

Se neste artikkel om hvordan du kan saksbehandle søknaden etter at voksenportalen er satt i produksjon.

(Denne artikkelen har foreløpig ingen video)

Neste artikkel