4a.28 - Bruk av forsendelseslogg for SvarUt

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Arkivansvarlige

Funksjonalitet forutsetter følgende tilganger på skolenivå:

• Tilgang til forsendelseslogg for SvarUt
  
• Tilgang til å re-sende og oppdatere status på dokumenter fra SvarUt

Viktig informasjon:

Det er viktig at du fortsatt følger overgangsrutiner for arkivering av varselbrev inntil avviksrutiner og -funksjonalitet er på plass.
Merk! Dette gjelder arkiveringen og ikke forsendelsen.

Kommunikasjon > SvarUt forsendelseslogg

Til informasjon

• Per nå sender vi varselbrev og fritak med SvarUt og begge vil være i forsendelsesloggen.

Forsendelseslogg vil bli gjort tilgjengelig under hovedmenyen Kommunikasjon og deretter undermenyen SvarUt forsendelseslogg. Det er to faner i dette menypunktet:

1. Sendingslogg = Vil gi deg en oversikt over alle forsendelser og vise deg status knyttet til utsending via SvarUt. Dette vil ikke lenger vise informasjon knyttet til arkivering og konvertering.
2. Arkiveringsfeil = Betyr dokumentet har feilet i stegene før utsendelse med SvarUt, og at det aldri er gjort et forsøk fra Visma InSchool sin side å sende brevet med SvarUt.
   

Merk!

• Til nytt skoleår høsten 2024/2025, vil fanen Arkiveringsfeil fjernes. Den vil være borte fra kommende akademiske år, med start fra 2024/2025. Du vil kunne finne Arkiveringsfeil-fanen i skoleår før 2024/2025.
  

Tidligere var det slik at forsendelsene i .PDF ble arkivert først, og deretter konvertert til .PDF/A. Når det var gjort, ville den .PDF/A-filen da sendes ut via SvarUt.

Nå arkiverer vi samtidig som vi sender med SvarUt. Det vil si at prosessen er splittet i to prosesser:

1. .PDF filen arkiveres og deretter konverteres til .PDF/A.
2. .PDF filen sendes til SvarUt.

Det er ingen synlige endringer, men det vil være mulig å søke i arkivsøk, arkivuttrekk eller journalføring i rapporter.

Merk! Hvis det skjer en feil i arkiveringen, så vil dokumentet likevel sendes ut med SvarUt. Fra neste skoleår vil fanen “Arkiveringsfeil” fjernes, da denne ikke lenger vil være relevant. Hvis feil oppdages, kan det sendes inn til support.

 

• OBS! Overgangsrutiner med arkivering til eksisterende system gjelder fortsatt. I tillegg må varselbrevet eller svarbrevet for fritak sendes ut manuelt da det ikke vil bli sendt med SvarUt pga at det feilet ved arkivering og eventuelt ved sending eller om SvarUt har vært nede. Dette innebærer at i begge tilfeller av status "Feilet" eller "Ikke sendt" må du håndtere hele forsendelsen manuelt med både arkivering og utsending til mottakerne. 

Filter

Oversikten gir deg en standardvisning. Du vil likevel ha muligheten til å bruke et filtersøk ved å klikke på filter-ikonet. 

Trykk på Filtre-ikon og få opp disse valgene:

• Opprettet dato: Du får opp en nedtrekksmeny hvor du kan velge en dato eller en datointervall. Kolonnen ved siden av gir deg en kalender du kan trykke på for å velge enten en dato eller en datointervall.
• Intern status: Nedtrekksmeny hvor du kan velge blant de ulike statusene som eksisterer fra Visma InSchool (Sendt, Ikke sendt, Feilet, Håndtert manuelt, Arkivering feilet, Feilet ved sending, Send på nytt, Eksporter).
• SvarUt status: Nedtrekksmeny hvor du kan velge blant de ulike statusene som eksisterer fra SvarUt (Mottatt, Akseptert, Avvist, Varslet, Lest, Sendt til print, Printet, Håndtert manuelt, Sendt digitalt, Sendt til SDP, Levert til SDP, Klar for mottak, Ikke levert).
• Tittel: Skrive inn titteltekst for å filtrere frem ønsket brev.
• Avsender: Skriv inn navn på de ulike avsenderne som ligger i systemet.
• Mottaker: Skriv inn navn på de ulike mottakerne som ligger i systemet.
• ID: Skriv inn et ID-nummer.
• Dokument: Skriv inn en dokument ID.

Du kan velge å fjerne filter med å bruke Fjern filter for å fjerne filtervalg eller trykk Bruk filtre for å få opp alternativer som passer med filtervalget ditt.

Når du trykker Bruk filter vil du nå se et treff med dette filteret eller eventuelt få en standard melding om at det ikke er noen treff med dette filtersøket.

Eksempel:

Filtrer Tittel og skriv inn "fritak", så vil du se alle forsendelser som inneholder "fritak" i tittelen. Her ser du et bilde av at vi filtrerer for "fritak" i tittelen og får opp et treff i oversikten under fanen Sendingslogg:

Status

Under kolonnen “STATUS“ er det ulike statuser som er helt spesifikke fra Visma InSchool:

• Sendt = Sendt ut en forsendelse til SvarUt (både vellykkede og mislykkede)
• Ikke sendt = Ikke sendt ut en forsendelse til SvarUt
• Feilet = Tidligere status for forsendelser som feilet
• Håndtert manuelt = Status etter man har satt til printet

Du kan filtrere på statusene:

Sendingslogg

Du vil automatisk komme til fanen Sendingslogg. Her vil du se en oversikt over alle forsendelser som er sendt til SvarUt. Det vil være en linje per utsending til hver bruker. Elev og kontaktperson får håndtert hvert sitt brev og du vil se dem separat i oversikten. Feilede statuser vil alltid stå øverst. Nyeste forsendelser vil være først. Dette vil føre til en forbedret, raskere visning med oversikt over alle dokumenter hvor forsendelse ikke har blitt opprettet til SvarUt pga feil i arkiv.

I denne oversikten vil du alltid se disse kolonnene:

• Opprettet dato: Dato for når forsendelse ble opprettet.
• Opprettet tid: Tidspunkt for når forsendelsen ble opprettet.
• Status: Status på forsendelsen i gjeldende fane.
• Elevnavn: Elevens navn.
• Fødselsdato: Elevens fødselsdato.
• Mottaker: Navn på mottaker (elev/foresatt).
• Dokument: Navn på dokumentet.
• Tittel: Tittel på utsendt forsendelse.
• Handlinger: Handlingsknapp for ulike valg knyttet til forsendelsen. Det vil variere ut ifra hvilken status forsendelsen har.
  • Vis historikk: for å se på historikken til gjeldende varselbrev.
  • Sett status til Printet: Handlingsknapp for å markere at du har sendt forsendelsen manuelt. Dette vil endre status til "Håndtert manuelt".
  • Administrer status: Ved å klikke på denne handlingsknappen får du en pop-up melding som ber deg verifisere all informasjon før du forsøker å sende på nytt og gir informasjon om vanlige feiler, samt gjøre deg oppmerksom på at du kan eksportere, printe dokumentet og håndtere det manuelt.

Status: Ikke sendt

Forsendelser som har status "Ikke sendt" vil ha to handlingsknapper Vis historikk og Sett status til Printet. 

Historikk

Du vil alltid kunne se en historikk over forsendelsen med tydelig informasjon om hva utsendingen gjelder, hvem som er avsender og mottaker, hvilket format, dokument og ID detaljer den har. Du kan se dato og tidspunkter for de ulike handlingene som har skjedd under hele prosessen. All data vil bli loggført som informasjon

Trykk på Vis historikk.

Hvis du velger Vis historikk vil du se forsendelsesinfo og ha to nye knapper:

1. Sett status til Printet
2. Eksporter PDF

Du får nå opp informasjon om forsendelsen under "Historikk" i forsendelsesinfoen. Her vil du kunne se informasjon om avsender, mottaker, format, dokument og ID, i tillegg til en historikk med dato og tidspunkt og tekst på hva som har skjedd. Det vil si når du eksporterer til PDF, sender på nytt eller en status blir oppdatert, så vil du kunne innhente informasjon om forsendelsen til enhver tid.

Direkte fra oversikten over historikken kan du også eksportere til PDF ved å trykke på Eksportert PDF eller forsøke å sende på nytt ved å trykke på Send på nytt. 

Eksempelet nedenfor viser hvordan det ser ut når brukeren har konfidensiell adresse. Dette vil da kun være mulig å håndtere manuelt, derfor ser du kun knappene Sett status til Printet og Eksporter PDF. Merk! Det vil være en Send på nytt-knapp som er synlig hvis det gjelder brukere som ikke har konfidensiell adresse.

Trykk Lukk eller x for å gå tilbake til oversikten over alle forsendelser.

Status: Feilet

I oversikten vil du finne det som har vært mislykket ved utsending og avvist av SvarUt. I tillegg vil du ha en handlingsknapp for å vise historikken og eventuelt sette status til printet for manuelle handlinger. 

Mislykkede forsendelser vil stort sett få status “Feilet”, men kan også få "Ikke sendt". Forsendelser som ikke er sendt til SvarUt enten pga. konfidensiell adresse, feil i registrert adresse, eller dublettforsendelse får status "Feilet". De to statusene vil du ha behov for å kontrollsjekke om stemmer. Når feilene er rettet, kan du forsøke å sende på nytt. Alternativt kan du alltid eksportere disse ut til PDF og skrive ut dokumentet for å behandle det manuelt selv. 

Du kan da verifisere all informasjon før du forsøker å sende på nytt. Alternativt kan du eksportere, printe dokumentet og håndtere det manuelt, når forsendelsen må behandles manuelt og det sendes per post eller leveres direkte.

1. Sett status til Printet
2. Eksporter PDF
3. Send på nytt

Velger du å trykke på handlingsknappen Administrer status får du opp et pop-up vindu med to av de samme handlingsmulighetene, hvor du kan også velge å Eksporter PDF eller Send på nytt.

Vanlige feil er: manglende adresseopplysninger eller ugyldig postnummer.

Andre årsaker til mislykkede forsendelser og hvordan de behandles:

• Dublettforsendelse: der én er mislykket (x har forsøkt å sende forsendelsen, men forsendelsen feilet og ble avvist av SvarUT) og én er sendt – sette status til Printet.
• Konfidensiell adresse – må behandles manuelt ved å skrive ut varselet og sette status til Printet.
  Ved feil i adresse som er lagt inn manuelt (altså ikke koblet opp mot FREG), må du sjekke at alle detaljer i adressen stemmer.
  Merk! Hvis en elev eller kontaktperson ikke lenger har konfidensiell adresse, må man huske å ta bort avhukingen "Gjør adressen konfidensiell" under Kontaktopplysninger på enten elevens adresse eller kontaktpersonens adresse. Les mer om dette i kurs 4a - Ajourhold av elever med konfidensielle data.

• Husk! Forsendelser som lastes ned i PDF-fil, skal slettes i det nedlastede området i PC-en etter utskrift.

Status: Sendt

Alle utsendinger som har vært vellykket og fullført via SvarUt vil få status “Sendt ”. Du vil kunne følge med om forsendelsen har blitt sendt, mottatt, lest og hvordan den eventuelt har blitt printet ut. Alle disse detaljene vil du se i forsendelsesinfo via handlingsknappen Vis historikk. 

Når du trykker på handlingsknappen vil du nå kun se Vis historikk. Trykker du på dette, ser du historikken over forsendelsesinfoen.

Forsendelser som er sendt til Altinn har status "Varslet". Dersom mottaker leser brevet i Altinn innen 40 timer, vil statusen endres til "Lest". Dersom mottaker ikke har lest brevet i Altinn innen 40 timer, vil den få status "Print”. Det samme vil gjelde dersom du ikke har digital postkasse og ikke har reservert deg mot digital post. Hvis man har reservert seg, går forsendelsen direkte til print. Merk! Denne informasjonen vil du kun se når du trykker på Vis historikk og leser under "Historikk".

Status: Håndtert manuelt

Hvis du har valgt handlingen "Sett status til Printet" vil status endre seg til "Håndtert manuelt". 

Velger du Vis historikk vil du nå se forsendelsesinfo og har muligheten til å eksportere til PDF.

Arkiveringsfeil

I fanen Arkiveringsfeil vil du se en oversikt over de som har feilet i stegene før utsendelse med SvarUt. Dette betyr at det ikke er arkivert eller konvertert og dermed aldri forsøkt å sendes ut via SvarUt fra Visma InSchool. 

Det er mulig å behandle mislykkede forsendelser som ligger under fanen Arkiveringsfeil. Klikk på handlingsknappen "Sett status til Printet". 

Dette vil da endre statusen til "Håndtert manuelt" for alle de forsendelsene som er knyttet til hverandre. 

Adresse brukt for forsendelser

1. Eleven er koblet mot FREG, har folkeregistrert adresse og er manuelt registrert med bostedsadresse: SvarUt bruker folkeregistrert adresse som postadresse på konvolutt ved status Printet.
   
   
2. Eleven er koblet mot FREG, mangler tekst/tegn under folkeregistrert adresse og er manuelt registrert med bostedsadresse: SvarUt avviser forsendelsen pga. manglende adresseopplysninger. Dette betyr at så lenge det er noen verdier under folkeregistrert adresse, er det denne SvarUt vil prøve å bruke. Forsendelse blir da avvist. 
   
   
3. Eleven er koblet mot FREG, mangler tekst/tegn under folkeregistrert adresse og mangler registrert bostedsadresse: SvarUt avviser forsendelsen pga. manglende adresseopplysninger.
   
   
4. Eleven er ikke koblet mot FREG, men har reelt fødselsnummer, og er manuelt registrert med bostedsadresse: SvarUt bruker bostedsadresse som postadresse på konvolutt ved status Printet.
   
   
5. Eleven er ikke koblet mot FREG, men har reelt fødselsnummer, og mangler registrert bostedsadresse: SvarUt avviser forsendelsen pga. manglende adresseopplysninger.

Forsendelse til brukere med konfidensiell adresse

Det er alltid den folkeregistrerte adressen som vil bli brukt i forsendelser via SvarUt (se ovenfor om hvilken adresse som blir brukt for forsendelser i avsnittet "Adresse brukt for forsendelser". Derimot for de brukerne som er registrert med konfidensiell adresse vil det aldri bli sendt ut via SvarUt. Disse må administreres manuelt ved at de printes og leveres direkte til eleven eller sendes som ordinær papirpost.

Merk! Det forutsetter at eleven har avhuking i "Gjør adressen konfidensiell" under Kontaktopplysninger, for at den ikke kan sendes på nytt og kun behandles manuelt. Dersom en elev ikke har lenger en konfidensiell adresse og skolen har glemt å ta bort avhukingen, vil forsendelsen kun behandles manuelt.

Hvis en elev eller kontaktperson ikke lenger har konfidensiell adresse, må man huske å ta bort avhukingen "Gjør adressen konfidensiell" under Kontaktopplysninger på enten elevens adresse eller kontaktpersonens adresse. Les mer om dette i kurs 4a - Ajourhold av elever med konfidensielle data.

Eksempel: Bruker med konfidensiell adresse eller med vanlig feil som manglende adresseopplysninger eller ugyldig postnummer. Når varselbrev sendes elev med konfidensiell adresse blir forsendelsen automatisk avvist av SvarUt. Status vil da stå som "Feilet".

Trykk på handlingsknappen Administrer status. Du vil nå se et pop-up vindu hvor du kan velge å Eksportere PDF for å håndtere manuelt eller Send på nytt for å forsøke å sende forsendelsen på nytt hvis du har korrigert adresseopplysninger eller ugyldige postnummer. 

Flyt for manuell håndtering av forsendelser til brukere med konfidensiell adresse

1) SvarUt forsendelseslogg kontrollsjekk

Du vil alltid kunne trykke på handlingsknappen og se detaljer ved å trykke Vis historikk. Her vil du se den samme standard melding som i de andre mislykkede forsendelsene. Trykk Administrer status hvis du ønsker å forsøke å sende på nytt eller eksportere som PDF. Merk! Forskjellen i disse tilfellene er at du ikke vil ha knappen Send på nytt. Du vil kun ha muligheten til å laste ned varselbrevet ved å trykke på Eksporter PDF. 

Her ser du ulike knapper:

1. Sett status til Printet
2. Eksporter PDF
3. Send på nytt

2) Last ned dokument som skal håndteres manuelt

I Visma InSchool er det foreløpig kun varselbrev og fritak som sendes ut via SvarUt.

• Last ned varselbrev
  • For mer informasjon og detaljert forklaring kan du lese mer om dette i kurs 4b - Opprette og sende varsel. 

For å håndtere utsending av varselbrev manuelt, må du hente dokumentet. Varselbrevene kan du finne for nedlasting under menypunktet Kommunikasjon og deretter undermenypunktet Varselbrev. Når dette er lastet ned på din pc kan du skrive det ut og sende varselbrevet manuelt i henhold til fylkets rutiner for håndtering av elever og kontaktpersoner med konfidensielle data. 

1. Last ned varselbrev manuelt
2. Varselbrev som er nedlastet på din pc kan nå sendes ut med eksisterende rutiner for manuell håndtering for utsending og arkivering.

• Last ned svarbrev for fritak
  • For mer informasjon og detaljert forklaring kan du lese mer om dette i kurs 4a - Behandle søknad om fritak (NB! Uten SvarUt/nasjonal mal funksjonalitet påslått) eller kurs 4a - Behandle søknad om fritak (med nasjonale maler).

For å håndtere utsending av svarbrev for fritak manuelt, må du hente dokumentet. Svarbrevene for fritak kan du finne for nedlasting under menypunktet Elevsøknader under fanen Fritak. Her må du finne den eller de elevene du skal sende svarbrev manuelt. Når dette er lastet ned på din pc kan du skrive det ut og sende svarbrevet manuelt i henhold til fylkets rutiner for håndtering av elever og kontaktpersoner med konfidensielle data. 

1. Last ned svarbrev for fritak manuelt
2. Svarbrevet for fritak som er nedlastet på din pc kan nå sendes ut med eksisterende rutiner for manuell håndtering for utsending og arkivering.

3) Sett status til Printet

Når du har håndtert dette ferdig manuelt, kan du nå gå tilbake til menypunktet SvarUt forsendelseslogg og markere denne som ferdig ved å klikke på handlingsknappen og deretter Sett status til Printet:

Dette vil da automatisk endre status til “Håndtert manuelt”:

Ved å klikke på handlingsknappen etter at den har endret status til "Håndtert manuelt" vil du kun se 'Vis historikk'.

(Denne artikkelen har ingen video.)

Neste artikkel