4a.26 - Om Visma InSchool's innebygde arkiv

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Administrativt personell med ansvar for arkiv
• Lærer

Om arkivet

Visma InSchool har en innebygd arkivfunksjonalitet med mulighet for å sende ut brev gjennom SvarUt-tjenesten til KS (Kommunesektorens organisasjon).  Tjenesten SvarUt ble realisert i Visma InSchool for varselbrev i vårhalvåret 2022.

KS har "SvartUt" som en sentralisert løsning som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. SvarUt benyttes for utgående post, mens SvarInn benyttes for innkommet post. Nærmere informasjon rundt SvarUt/SvarInn finnes ved å klikke her.

Arkivverket sier følgende om systemer som har en innebygd arkivfunksjonalitet:

"Innebygd arkivering er en tilnærming til hvordan forvaltningen skal ta vare på digitale data på nye måter. 

Det betyr at man allerede i utformingen av nye arbeidsprosesser, systemer og løsninger tar hensyn til tilgangen til data i et langtidsperspektiv."

Dette er ivaretatt i Visma InSchool.

Målet med innebygd arkivering er at den riktige informasjonen blir tatt vare på helt av seg selv når arkivverdig informasjon behandles og blir skapt. Saksbehandlere (lærere, skoleledere, administrativt personell) trenger da ikke bruke tid til arkivering når alle aktuelle prosesser i Visma InSchool har automatisk arkivering. 

Dette gjelder data både for elever, ansatte og skolen selv. Fagdata som har verdi for ettertiden blir da tatt vare på. Eksempler på dette er det å dokumentere utdanningen en elev har fått, eller utdanningstilbudet ved en skole gjennom hvert skoleår.

Et eksempel som gjelder de ansatte, er at endringer i informasjon om undervisningskompetansen til en lærer automatisk arkiveres på personalmappen til den ansatte den første i hver måned. Dermed blir alle endringer i undervisningskompetansen tatt vare på.

Skoleledere og saksbehandlere på skolen og i fylkeskommunen kan jobbe mer effektivt når de ikke trenger bruke tid på arkivering. Arkiveringen blir riktig når den er basert på automatikk og faste regler.

Rektor er ansvarlig for skolens arkiv, men kan delegere vedlikeholdet av arkivet til en arkivansvarlig ved skolen.

Om arkivsøk for skoleledere og merkantilt personell med tilgang til dette

Funksjonaliteten knyttet til arkivsøk ble tilgjengelig våren 2022. Automatikk knyttet til arkivering er allerede i løsningen. Det vil være en stegvis prosess av det som utvikles og hver prosess blir lagt inn i arkivsøket når det ferdigstilles. Les mer informasjon om hva som er tilgjengelige arkivfunksjonaliteter i artikkelen Arkivfunksjoner tilgjengelig i Visma InSchool. 

Her ser du et enkelt arkivsøk under Enkelt-fanen, hvor du kan søke enten etter en elev eller et dokument:

Utvidet søk med flere søkemuligheter ved å søke fra Avansert-fanen:

Søkeresultater vil listes opp og du kan trykke Mer info for å se alt som ligger under den eleven:

Når du ser på informasjonen om eleven du har søkt opp, får du all saksbehandling knyttet til eleven, - her med varselbrev som et eksempel:

Hvis du søker opp dokumenter knyttet til elev, fås følgende visning:

Søkeresultat for en karakteroversikt i arkivsøk, vil gi følgende bilde (Merk! Dette er et skjermbilde - ikke ute i produksjon foreløpig):

Du kan lese mer om hva som er tilgjengelig i arkivsøk i kurs 4a - Arkivsøk. 

Om arkivsøk for lærere

Funksjonaliteten knyttet til arkivsøk for lærere vil gjelde aktuelle elever som læreren underviser i det aktuelle skoleåret. Skjermbildet for arkivsøk for lærere er planlagt å være slik:

Hva er "SvarUt"?

SvarUt benyttes for å sende brev fra Visma InSchool til elever og kontaktpersoner på en sikker måte. Vi får en egen sendt-logg som viser de ulike forsendelsene som er sendt med SvarUt og status på disse. Hvis mottakeren har en digital postkasse, kan de motta digital post fra det offentlige. Da blir brevet sendt med en leverandør av digital post til den digitale postkassen til mottaker. Hvis mottaker ikke har en digital postkasse, kan de ikke motta digital post fra det offentlige. Da vil brevet automatisk bli sendt med ordinær post. 

SvarUt kan også benyttes til å sende brev til virksomheter som PPT, Statsforvalteren og andre private og offentlige instanser.

Forsendelseslogg vil bli gjort tilgjengelig under menypunktet Kommunikasjon > SvarUt forsendelseslogg.
Se full opplæringsmateriale om SvarUt i kurs 4a - Bruk av forsendelseslogg for SvarUt. 

I skjermbildet nedenfor ser du forsendelsene med de ulike status fra SvarUt og Visma InSchool sine interne i en visning:

På sikt vil dette ha to ulike faner for å få oversikt over det som er logg over "Sendt" og en annen fane for logg over "Ikke sendt".

Om sletting i arkivet

Det vil ikke være automatisk sletting av noe som er arkivert. Det er lagt inn regler for når det enkelte dokument som er arkivert i en saksbehandlingsprosess skal kunne slettes, når slettefrist er passert. Skoleeier eller skole kan endre regler for en eller flere saker og/eller dokumenter etter at frist for sletting er passert.

Følgende regler gjelder som standard:

• Inntak av elever - bevaringstid: 4 år
• Vedtak om spesialundervisning: Bevares
• Individuelle opplæringsplaner: Bevares
• Særskilt tilrettelegging av eksamen: Bevares
• Fritakssøknader: Bevares
• Informasjon rundt fravær og fraværsregistreringer: Kan slettes etter at elever er fylt 25 år
• Varselbrev - bevaringstid: 4 år
• Fagsamtaler (halvårsvurdering i faget uten karakter), elevsamtaler (halvårsvurdering uten karakter i orden og atferd og utviklingssamtaler): Bevares
• Halvårsvurdering med karakter, standpunkt- og eksamenskarakterer: Bevares
• Vitnemål og kompetansebevis: Bevares
• Oppmelding av privatister - bevaringstid: 4 år
• Registrering av læreres kompetanse: Bevares

Arkivansvarlig ved skolen vil kunne få melding om når noe kan slettes. Slettereglene kan overstyres, det vil si at du kan ta vare på informasjon hvis det er nødvendig for å dokumentere opplæringen i de tilfellene da for eksempel en elev har et opplæringsløp med ulike avbrudd.

Les mer detaljert om dette i disse to artiklene for kassasjonsregler:

• Kassasjonsregler for saksbehandlingsprosesser i Visma InSchool
• Kassasjonsregler for fagdata i Visma InSchool

Om systemutviklingen

Visma InSchool's innebygde arkiv vil være godkjent av arkivverket. Vedtak om midlertidig godkjenning av innebygget arkiv i VIS ble mottatt fra Arkivverket 20.12.2022. Funksjonalitet knyttet til arkiv og utsending av varselbrev er testet i løpet av skoleåret 2022/2023. 

Opplæringsmateriell vil bli utarbeidet etter hvert som funksjonalitet blir tilgjengelig.

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)

Neste artikkel