1.11 - Administrere tilganger for skoleeierbrukere

Relevant for rollen:

• Skoleeier

Arbeidsoppgavene som beskrives i denne artikkelen krever følgende tilganger:

• Tilgang til Innstillinger-Tilgangsgrupper
• Tilgang til å endre rolle for ansatt
• Tilgang til å masseoppdatere tilgangsgrupper for skoleeierbrukere

Skoleeiere jobber med ulike arbeidsoppgaver på skoleeiernivå, men kan også gå fra skoleeiernivå til skolenivå for å jobbe inne på den enkelte skole. Dette vil kreve to ulike sett med tilganger, en for skoleeier og en for skole.

Rollen "Skoleeier" fungerer kun på skoleeiernivå. Tilganger som knyttes til denne rollen vil derfor kun være gjeldende på skoleeiernivå.

Når du som skoleeier logger deg videre inn til en skole, vil du få den rollen som ble bestilt for bruk på skoleenheter da din skoleeierbruker ble bestilt og opprettet. Se nærmere informasjon under avsnittet om hvordan bestille ny skoleeierbruker i kurs 1 - Roller og tilganger: Tilgangsstyring i Visma InSchool. 

Skoleeiernivå - Rolle: Skoleeier                             Skolenivå - Rolle: Skoleleder

Eksemplet over viser en skoleeierbruker som har rolle Skoleeier på skoleeierenheten og rolle Skoleleder på skolenivå.

Masseoppdatere tilganger for skoleeierbrukere på skolenivå

Skoleeier kan selv masseoppdatere tilganger for skoleeiere på skolenivå. Masseoppdateringsprosessen overskriver alle tidligere innlagte tilganger på skolenivå for den (de) aktuell(e) skoleeierbrukeren (-brukerne). Det er imidlertid mulig å ytterligere finjustere tilganger for en skoleeeierbruker på hver enkelt skole etter først å ha masseoppdatert.

Som en følge av dette vil den mest arbeidsbesparende fremgangsmåten være å finne ut hvilken rolle og tilgangsgrupper en skoleeierbruker (eller gruppe med skoleeierbrukere) ønskes tildelt og hvilke skoler de skal få dette ved, for dernest å identifisere hvor stor del av dette oppsettet som er felles på tvers av de aktuelle skolene. Dette felles oppsettet kan så tildeles ved masseoppdatering.

Ytterligere tilpassing av tilganger på skolenivå gjøres deretter ved å legge til brukeren i tilgangsgrupper på aktuelle skoler som beskrevet lenger ned i denne artikkelen, under Administrere tilganger for skoleeierbrukere på skolenivå.

Innstillinger > Tilganger

 Velg Tildele tilgangsgrupper til skoleeierbrukere

Prosessen har fire trinn:

1) Bruker og roller

I første trinn velges den rollen den/de aktuelle skoleeierbrukerne skal tildeles ved de valgte skolene. (Alternativt er det her mulig å velge å deaktivere en tidligere tildelt rolle.) Angi i neste felt hvilken/hvilke skoleeierbrukere det skal arbeides med.

2) Velg skoler

I trinn 2 velges skolene det skal gis tilganger ved.

3) Tilgangsgrupper

I trinn 3 kan spesifikke tilgangsgrupper tildeles.

4) Se over og lagre

Trinn 4 gir en oversikt over oppsettet med mulighet for å lagre eller gå tilbake.

Administrere tilganger for skoleeierbruker på skoleeiernivå

Det er mulig for skoleeier å tilpasse rollen "Skoleeier" ved å redigere tilgangene som ligger i denne. Dette må imidlertid gjøres med stor varsomhet, da endringene automatisk vil gjøre seg gjeldende for alle brukere på skoleeiernivået. Følg fremgangsmåten i kurs 1 - Tilpasse tilgangene i en rolle og merk spesielt omtalen av skoleeierrollen på slutten av artikkelen.

Dersom skoleeier velger å redusere antall tilganger i rollen "Skoleeier" må det også opprettes tilgangsgrupper på skoleeiernivå som kan benyttes til å utvide tilgangene for utvalgte personer hos skoleeier. Følg fremgangsmåten i kurs 1 - Opprette og tilpasse tilgangsgrupper.

Administrere tilganger for skoleeierbruker på skolenivå

På skolenivå kan du tildele medlemskap i flere tilgangsgrupper for hver skoleeier individuelt. 

En skoleeierbruker som logger inn på skolenivå gjør dette med den rollen som har blitt bestilt av Visma ved opprettelse av brukeren, alternativt rollen skoleeier selv har tildelt gjennom masseoppdateringsmetoden som er beskrevet lenger opp i denne artikkelen. Dersom den aktuelle rollen ønskes endret på en bestemt skole gjøres dette ved å følge fremgangsmåten i kurs 1 - Endring av rolle og tildeling av ekstra rolle. Endringen vil kun være gjeldende på den aktuelle skolen.

Det er også mulig å legge inn skoleeierbrukeren i aktuelle tilgangsgrupper som gir de ekstra tilgangene man har behov for på skolenivå. Følg fremgangsmåten som er beskrevet i kurs 1 - Hvordan legge til medlemmer i tilgangsgrupper.

Brukeren vil få de nye tilgangene ved neste innlogging i systemet.

Merk! Det kan være lurt å ha opprettet tilgangsgrupper for dette på forhånd og markere navn på tilgangsgruppe med “skoleeier” og ha en beskrivende informasjonstekst om hva tilgangsgruppen gir tilgang til, slik at man lettere vet hvilken man har behov for å legge skoleeieren på.