1.10 - Gi tilgang til elevdata gjennom persongrupper

Relevant for:

• Skole

Operasjonene som beskrives i denne artikkelen krever tilgangene:

• Tilgang til å se Persongrupper
• Tilgang til å opprette/endre/slette persongrupper basert på filter
• Tilgang å lese/se persongrupper basert på filter
• Tilgang til å opprette/endre/slette persongrupper basert på et utvalg av elever
• Tilgang til å lese/se persongrupper basert på et utvalg av elever
• Tilgang til å gi rettighet til å opprette/redigere persongrupper for tilgang
• Tilgang til å se hvilke ansatte som har tilgang til elever i persongrupper som gir tilgang til elever

Det er mulig å tildele ansatte tilgang til data om navngitte elever eller grupper av elever via Persongrupper. Hvilke elever en ansatt har tilgang til data om kan styres av flere ting:

• Skoleeier med tilgang: kan gi alle med en bestemt rolle, for eksempel "Skoleleder", tilgang til å se data om alle elever på skolen.
• Faglærer- eller kontaktlærerrelasjon: En lærer som er faglærer for en bestemt undervisningsgruppe, eller kontaktlærer for navngitte elever, får tilgang til data om de aktuelle elevene. 
• Tilgangsgruppe: Skoleeier kan legge tilgangen til data om alle skolens elever i en eller flere tilgangsgrupper, som skolen i neste omgang kan legge ansatte i.

Skolen kan dessuten ha behov for å gi bestemte personer tilgang til data om bestemte elever eller elevgrupper. Til dette benyttes persongrupper for tilgang.

Hovedmeny > Persongrupper

Gå til til hovedmenyen Persongrupper og klikk Opprett gruppe.

1 Definer detaljer

I det første steget definerer du detaljer ved å legge til navn og beskrivelse for denne elevtilgangen. Vi anbefaler at du bruker tid på å finne navn og beskrivelser som tydeliggjør hvilken tilgang dette gir. Under “Medlemmer” har du to valg på lik linje som du gjør når du oppretter persongrupper. 

1. Velger du“Velg personer” er det kun de personene som er valgt som det gis tilgang til.  
2. Velger du “Velg personer med filter” vil medlemmene i persongruppen(e) oppdatere seg i samsvar med det filteret du har valgt. Se gjerne mer beskrivelse av dette i kurs 4a - Persongrupper.

For å kunne bruke persongruppen til tilgangsstyring må du huke av “Gi tilgang til å se informasjon om medlemmer” under “Tilgang”. Klikk deretter på Neste.

2 Velg medlemmer

I steg 2 Velg medlemmer velger du hvilke elever denne persongruppen skal gi tilgang til data om. Figuren nedenfor viser Aktive filtre vil automatisk vise “Felles” og “Elev”, samtidig som filterknappen "Alle" er aktiv, som betyr at oversikten viser alle elever, både valgte og ikke valgte. Dersom ingenting røres vil disse innstillingene gjøre at alle skolens elever blir med i denne persongruppa.

Du kan klikke på filterikonet og gjøre visse filtervalg for å snevre inn utvalget:

• Flagg: Mulig å velge Sluttet eller Bor alene
• Kjønn: Du kan filtrere mellom mann eller kvinne
• Skoleår: Velg mellom vg1, vg2 eller vg3 elever
• Fødselsdato: Sett inn dato fra og til for ønsket utvalg.
• Alder: Skriv inn nummer med ønsket alder fra og til. 

Du kan også bruke søkefeltet og søke etter fornavn og etternavn. For å ta disse i bruk må du skrive noe inn i søkefeltet og deretter klikke på f. eks; Fornavn, så vil du se at søket viser alle med fornavn + tekst du har skrevet inn i søkefeltet. 

Eksempelet nedenfor viser et søk på "adland" og klikket på filter Etternavn:

Andre filtre som du kan bruke er:

• Programområde
• Klasse
• Undervisningsgrupper
• Nasjonalitet
• Morsmål
• Kontaktlærer

Ved å klikke på en av disse, deaktiverer du disse fra søket. Du vil også se filterverdier nedenfor som samsvarer med det du har markert eller fjernet markering for. Trykk gjerne “Last inn mer” om du ønsker å se mer enn de fem første i utvalget. Klikk på filterverdiene du ønsker å ha med, så ser du de som aktive filtre ovenfor søket og elevlisten justeres automatisk etter. Du er nødt til å velge minst en elev før du kan gå videre til neste steg. Trykk Neste for å komme til tredje steg.

Merk! Har du valgt medlemmer etter enkeltpersoner, vil du kunne huke av eller på de elevene du ønsker i forhold til utvalgt filter og søk. Her kan du velge blant alle elevene i filteret og inkludere/ekskludere enkeltelever. Har du valgt medlemmer etter personer med filter, så vil det automatisk være avhuket på alle elever i ditt utvalg. Du vil da heller ikke kunne gjøre endringer på enkeltpersoner..

3 Gi tilgang

Dette handler om å gi tilgang til ansatte. Aktive filtre vil automatisk vise “Felles” og “Ansatt”. Her kan du velge å bruke filterikonet og justere etter:

• Flagg: Velg mellom Sluttet, Eksamensvakt, Sensor, Inkludert i timeplan
• Fødselsdato: Sett inn dato fra og til. 
• Alder: Skriv inn nummer på alder fra og til. 

I tillegg kan du her også bruke søkefeltet og søke etter fornavn, etternavn, tittel og avdeling. For å ta disse i bruk må du skrive noe inn i søkefeltet og deretter klikke på “Fornavn”, “Etternavn”, “Tittel” eller “Avdeling”, så vil du se at søket viser alle med søkevalget og tekst du har skrevet inn i søkefeltet som en del av det aktive filteret. 

Merk! Du kan kun bruke hver av disse én gang med tekst du skriver inn i søkefeltet. Velger du å skrive inn ny tekst i søkefeltet og klikker på et allerede aktivt filter, vil det oppdateres til å vise det du valgte sist. 

Huk av for de ansatte som nå skal få ekstra tilgang til data om alle elever du har valgt i det forrige steget. Klikk Neste når du har valgt personer eller ønsker å hoppe over.

4 Oversikt

Du får nå i siste steg en oversikt over alle valgene du har gjort med en liste over elever som er valgt som medlemmer i denne persongruppen til venstre, mens til høyre står det en liste over hvem ansatte tilgangen er gitt til. Kontroller at utvalget er rett og klikk Fullført når du er ferdig. 

Deretter Close (Lukk) for å lukke siden og komme tilbake til alle persongrupper.

Du kommer nå tilbake til alle dine persongrupper og kan se antall personer med tilgang og hvor mange medlemmer det er knyttet til hver persongruppe. 

For å kunne redigere eller slette trykker du på handlingsknappen ved hver persongruppe, deretter Rediger eller Slett. Dette gjør du hvis du ønsker å legge til eller fjerne elever fra steg 2 eller ansatte i steg 3. 

Neste gang den ansatte logger seg inn i systemet, vil denne ha lesetilgang til de valgte elevene eller elevgruppene. Tilknytning via persongrupper gir den ansatte mulighet til å søke opp aktuelle elever for å se informasjon om disse. Hvilken rolle og tilgangsgruppe(r) den ansatte er medlem av, og hvilke tilganger den ansatte har, avgjør hva den ansatte faktisk kan se og gjøre med disse elevene. Husk at ansatte med rollen "Lærer" fra før har et stort antall tilganger som gjør det mulig å se nøkkelinformasjon om elever, men begrenser seg til elevene i lærerens egne undervisningsgrupper.

• Brukertips! Hvordan opprette en persongruppe som gir ansatte tilgang til alle elever

Det er mange som har behov for å opprette en persongruppe for rådgivere eller andre brukere som skal ha tilgang til alle elever. I det første steget for opprettelsen av en persongruppe er det viktig å skrive et godt navn og forklarende tekst i beskrivelsen. Velg deretter Velg personer med filter under "Medlemmer". I tillegg må man huke av for Gi tilgang til å se informasjon om medlemmer for at dette skal være gjeldende tilgangstyring og gi ansatte tilgang til elever. Trykk Neste for å gå videre.

I det neste steget for å velge hvilke elever det gjelder, vil dere allerede se at alle elever er automatisk valgt. Her trenger du ikke gjøre noe. Trykk Neste for å gå videre.

I det tredje steget vil du måtte huke for de ansatte som skal ha tilgang til alle elever. Denne kan du redigere underveis når du skal ta bort eller legge til nye ansatte, som f. eks. skal være rådgivere og ha tilgang til alle elever. Trykk Neste for å gå videre.

Nå vil du få en oversikt over hvilke valg som gjelder, hvor det til venstre viser et filtersøk "Elev" som da betyr og gjelder alle elever, og hvor det til høyre er en oversikt over hvilke ansatte denne tilgangen er gitt til. Merk! Filtersøket "Elev" vil hente opp de elevene som eksisterer i det skoleåret du er i. Dette kan variere fra år til år.

Klikk Fullført for å lagre.