1.07 - Endring av rolle og tildeling av ekstrarolle

Relevant for:

• Skoleeier
• Skole

Operasjonene som beskrives i denne artikkelen krever tilgangene:

• Tilgang til Innstillinger-Tilgangsgrupper
• Tilgang til å endre rolle for ansatt
• Tilgang til å opprette ekstra rolle for bruker

Merk!

• Tilgangen for å kunne opprette ekstrarolle bør kun gis til brukere med god innsikt i hvordan dette fungerer. Vi anbefaler at denne tilgangen gis kun ved behov for å sette opp ansattes ekstraroller riktig i systemet. 

Det er mulig å endre rollen til en ansatt i Visma InSchool, eller opprette en eller flere ekstra roller. Dette gjelder kun ansatte. Den samme muligheten foreligger ikke for elever eller kontaktpersoner.

Generelle regler:

• For å eksistere i systemet må en person alltid ha minst én rolle knyttet til kontoen.
• Det er ikke mulig å ha flere roller av samme typen. Det er f. eks. ikke mulig å ha to lærerroller på samme person.
• For hver rolle som en ansatt tildeles, opprettes det en ny konto i Visma InSchool med den nye rollen. Disse kontoene vil ha unike VIS-ID numre, men de vil dele samme navn, arbeidsforhold, personnummer og Feide-navn. Når du først logger inn har du tilgang til alle kontoene/rollene som er tildelt deg og kan skifte mellom dem i nedtrekksmenyen under navnet ditt øverst på skjermen. 
• Kun en av disse kontoene bør være timeplanlagt. Vi anbefaler at det er kontoen som har lærerrolle som brukes til timeplanlegging. Lærerrollen vil ha de korrekte tilgangene for å støtte funksjonalitetene en lærer trenger, dvs. oppmøteregistrering/fraværsføring og andre ting som er basert på faglærer/kontaktlærer-relasjoner. Derfor burde en timeplanlagt konto med Rolle: Lærer vanligvis ikke endres til f. eks. Rolle: Admin. Her anbefaler vi at man heller legger til en ekstra konto med adminrolle, om det trengs. 
• Standard når en ny rolle opprettes er at den automatisk er satt til å ikke være inkludert i timeplan. Dette kan redigeres på Personalia-siden.
• Ansatte med flere roller vil få flere oppføringer i det globale søket. Hver rolle er en unik konto, til tross for at den ansatte kun vises én gang i ansattoversikten.

Endre rolle

Før en rolle endres bør det undersøkes hvilke tilgangsgrupper den ansatte fra før har blitt lagt i, da disse vil følge med ved endring av rollen. Redigering av tilgangsgruppemedlemskap kan skje enten før eller etter en eventuell endring av rolle.

For å endre rollen den ansatte har i systemet uten å opprette en ny konto, søk opp den ansatte og gå til:

Hovedmeny > Ansatte > Konto

Klikk på Endre rolle og velg ny rolle blant alternativene i nedtrekksmenyen. Klikk Lagre.

Ved neste pålogging vil den ansatte få denne nye rollen.

Merk! Autorisasjoner for attestering og anvisning følger den ansattes konto

For ansatte som skal ha autorisasjoner til attestering og anvisning av lønn skal disse settes i HR-systemet. De vil da bli overført til Visma InSchool knyttet til brukerens opprinnelige konto i systemet. Disse autorisasjonene virker kun sammen med rollene "Skoleleder" eller "Admin" og det er følgelig den opprinnelige, HR-registrerte kontoen som må få en av disse rollene. 

Tildele ekstrarolle

Advarsel

• Konseptet "ekstrarolle" i InSchool misforstås ofte og skaper derfor utfordringer, særlig for skoler som har integrasjon mellom et HR-system og InSchool. Dette er fordi opprettelsen av en ekstrarolle i InSchool i realiteten innebærer opprettelse av en separat, intern brukerkonto i InSchool som er løsrevet fra HR-systemet. Alle funksjoner en ansatt skal utføre som innebærer en synkronisering mot et HR-system (f.eks. når en lærer registrerer sitt fravær, eller en skoleleder attesterer lønn for en ansatt ) MÅ gjøres fra den opprinnelige brukerkontoen/rollen som har blitt opprettet automatisk via en synkronisering fra HR-systemet. En ekstrarolle, altså en separat brukerkonto med forskjellig rolle fra den opprinnelige brukerkontoen/rollen, kommuniserer ikke med HR-systemet.

For å opprette en ekstrarolle for en bruker, søk opp brukeren, gå til:

Hovedmeny > Ansatte > Konto 

og klikk på fanen Ekstraroller.

Du blir presentert for en liste over tilgjengelige roller som kan tildeles. En bruker kan ikke tildeles en rolle to ganger. Derfor vil brukerens opprinnelige rolle ikke vises i denne listen.

Til informasjon

• Alle ansatte som kommer fra HR-systemet kommer inn i løsningen med rollen "Lærer". Hvis den ansatte har autorisasjoner, må denne rollen endres til rollen "Skoleleder" for at autorisasjonene skal kunne benyttes. Det fungerer ikke å opprette en ekstrarolle som skoleleder, da autorisasjonene alltid vil være forbundet med den rollen som ble opprettet opprinnelig via HR-systemet. (Skoleledere som også har undervisning, trenger ikke nødvendigvis å ha to roller. Skoleleder-rollen kan også timeplanlegges.)
• Når en lærer skal tildeles vikartimer som i neste omgang skal overføres til HR-systemet for utbetaling av variabel lønn eller overtid er det viktig å være klar over at det kun er den opprinnelige rollen (opprettet gjennom HR) som "snakker med" HR-systemet. Eventuelle ekstraroller må derfor ikke få tildelt vikartimer, ettersom disse ikke vil bli overført til HR-systemet.

Huk av for ønsket rolle og klikk på Lagre.

Den nye rollen er nå tildelt og vil være tilgjengelig neste gang brukeren logger på.

Bytte mellom roller

Du som er ansvarlig for tildeling/endring av roller kan nå bytte til den andre rollen ved å klikke på Bytt til rolle ved siden av rollenavnet. Dette tar deg til fanen Detaljer, hvor du ser at det nå er den ansattes nye rolle du i fortsettelsen håndterer i systemet. 

På samme måte kan du bytte tilbake til å jobbe med den opprinnelige rollen ved å gå til fanen Ekstraroller og klikke på Bytt til rolle ved siden av det opprinnelige rollenavnet.

Dersom en ansatt har flere roller i systemet vil dette umiddelbart bli synlig når vedkommende søkes opp ved å skrive inn navnet i søkefeltet øverst i skjermbildet. Navnet vil i så fall dukke opp mer enn én gang med rollenavnene angitt i parenteser bak navnet.

Fjerne ekstrarolle

For å fjerne en ekstrarolle du har gitt en bruker, gå til:

Hovedmeny > Ansatte > Konto

og velg fanen Ekstraroller. Huk av for rollen som skal fjernes og trykk Lagre.

Når du fjerner en ekstrarolle vil ikke rollen bli slettet fullstendig. Den bare deaktiveres slik at brukeren ikke lenger kan benytte den. Den vil heller ikke være synlig i det globale søket. Den kan imidlertid fortsatt reaktiveres ved å tildele brukeren den samme rollen på nytt.

Dersom du ved et uhell har tildelt som ekstrarolle den rollen du ønsker skal være på brukerens opprinnelige brukerkonto (opprettet via synkronisering fra HR-systemet), må du først endre ekstrarollen til en rolle du ikke skal bruke. Dette frigjør denne rollen slik at du kan tildele den til den opprinnelige brukerkontoen. 

Eksempel:

Opprinnelig brukerkonto har rolle Lærer. Du har gitt brukeren en ekstrarolle/brukerkonto som Skoleleder. Målet er at den opprinnelige brukerkontoen skal endre rolle til Skoleleder. Framgangsmåte:

1. Endre ekstrarollen fra Skoleleder til noe annet, f.eks. Standardrolle.
2. Bytte til den opprinnelige brukerkontoen/rollen, dvs. Lærer.
3. Endre opprinnelig rolle fra Lærer til Skoleleder.
4. Eventuelt deaktivere ekstrarollen, om ønskelig.

Merk! Vær veldig oppmerksom på hvilken konto du er i. Den opprinnelige HR-registrerte brukerkontoen må ikke fjernes! Se også avsnittet om Autorisasjoner for attestering og anvisning følger den ansattes konto lenger opp i denne artikkelen.

Neste artikkel