1.12 - Administrere tilganger for skolebrukere

Relevant for:

• Skole

Tilgangsadministrasjon på skole består av flere forskjellige operasjoner. Den som er ansvarlig for tilgangsadministrasjon må sørge for at:

1. Enhver ansatt har den rollen som best egner seg til arbeidsoppgavene vedkommende skal utføre i Visma InSchool.
2. Aktuelle ansatte får mer enn én rolle når omstendighetene tilsier det.
3. En ansatt får utvidede tilganger når en arbeidsoppgave ikke muliggjøres gjennom tilgangene som ligger i rollen.
4. Aktuelle ansatte får tilgang til de elevdataene de trenger for å utføre jobben.

Tildele riktig rolle

Nytilsatte som ikke skal ha rollen “Lærer” må få rollen endret som beskrevet i kurs 1 - Endring av rolle og tildeling av ekstra rolle.

Tildele nødvendige tilganger

Avhengig av den ansattes ansvarsoppgaver kan det være arbeidsoppgaver som ikke dekkes av tilgangene i rollen. I slike tilfeller gis det flere tilganger gjennom tilgangsgrupper, som beskrevet i kurs 1 - Hvordan legge til medlemmer i grupper. 

Gi tilgang til data om elever

Utover det som er nevnt kan det også være behov for å gi tilgang til data om bestemte elever/elevgrupper eller alle elever ved skolen. Sistnevnte kan gjøres ved å sørge for at den ansatte legges i en tilgangsgruppe som har tilgangen PERMISSION_VIEW_ALL_STUDENTS (Tilgang til å se alle aktive elever). For å finne ut hvilke tilgangsgrupper som gir denne tilgangen, kan du benytte rapporten Rapport over tilganger i roller/tilgangsgrupper, som beskrevet i kurs 1 - Bruk av rapportene over tilganger og tilgangsgruppemedlemskap.

Dersom det ikke skal gis tilgang til alle elevene, men i stedet en begrenset gruppe, husk i første omgang at enhver lærer har tilgang til data om “sine” elever slik det er forklart i kurs 1 - Roller og tilganger - Tilgangsstyring i Visma. Hvis en lærer har behov for tilgang til data om andre enn disse elevene for eksempel fordi vedkommende også er rådgiver, eller dersom andre ansatte som ikke har rollen Lærer skal gis tilgang til elevdata, kan dette gjøres som beskrevet i kurs 1 - Gi tilgang til elevdata gjennom persongrupper.

En person - flere roller

I noen tilfeller er det ønskelig å gi en ansatt mer enn én rolle. Et typisk eksempel er en avdelingsleder som også har fast undervisning. I avdelingslederjobben vil vedkommende enten trenge rollen “Skoleleder” eller “Admin” (dersom skolen ønsker å begrense tilgangene noe mer) i kombinasjon med aktuelle tilgangsgrupper og eventuelt persongrupper. Denne personen bør av sikkerhetshensyn ikke være pålogget i denne rollen når vedkommende er i klasserommet med elever. Derfor bør det opprettes en ekstra rolle som beskrevet i kurs 1- Endring av rolle og tildeling av ekstra rolle.

Noen generelle anbefalinger:

• Rollen “Lærer” vil dekke behovet for de fleste av skolens undervisningspersonale.
• Lærere som skal være kontaktlærer kan ha behov for noen ekstra tilganger som vanligvis tildeles via en egen tilgangsgruppe som er laget til dette formålet.
• Ikke-pedagogisk ansatte kan få sine tilgangsbehov dekket gjennom rollen “Standardrolle”, eller rollen “Admin”, i kombinasjon med utvalgte tilgangsgrupper for spesifikke arbeidsoppgaver.
• Skolens rektor gis rollen “Skoleleder” og det må påses at vedkommendes opprinnelige brukerkonto i Visma InSchool er den som gis denne rollen, fordi det er denne som har autorisasjoner for attestering og anvisning knyttet til seg.

Skoleledere, inkludert rektor, kan ha behov for en ekstra rolle som “Lærer” i tilfelle de underviser. Det er i så fall bare denne lærerrollen som skal tas med i Skoleårsplanlegging og timeplanlegges. Dette gjøres ved å kun definere undervisningskompetanse på lærerkontoen, ikke på skolelederkontoen.