1.05 - Roller og tilganger - Tilgangsstyring i Visma InSchool

Relevant for:

• Skoleeier
• Skole

Visma InSchool brukes av skoleeiere, skoleledere, lærere, elever og foresatte, og hver av gruppene har sine spesifikke behov. Dessuten kan det være behov for å gi et medlem av en av disse gruppene, f.eks. en lærer, utvidet tilgang til noe i systemet fordi vedkommende har fått delegert en spesifikk arbeidsoppgave som krever det. Samtidig må tilganger styres på en ryddig måte for å overholde retningslinjene i GDPR (General Data Protection Regulation).

Tilganger, roller og tilgangsgrupper

Tilgangsstyring for brukere i Visma InSchool baserer seg på tilgangspunkter (heretter kalt tilganger) som gir brukeren tilgang til spesifikk funksjonalitet eller spesifikke sider, menypunkter eller skjemaer i systemet. Hver tilgang har normalt et veldig presist og avgrenset virkeområde.

For å effektivisere tildelingen av tilganger er disse organisert i roller og tilgangsgrupper.

Enhver bruker får tildelt en rolle i systemet. Rollen består av et forhåndsdefinert sett med tilganger som er nødvendige for å kunne utføre oppgavene som hører til rollen. De forhåndsdefinerte rollene er:

• Lærer
• Skoleleder
• Admin
• Standardrolle
• Sensor
• Vakt
• Privatistadministrasjon
• Elev
• Kontaktperson

Rollene ser man ved å gå til Innstillinger > Tilganger og klikke på knappen Roller på høyre side av skjermen for å filtrere kun rollene i oversikten.

Hvordan tildeles rollene?

Skoleeier: Nye skoleeierbrukere må bestilles av Visma InSchool brukerstøtte. Det er ingen automatikk i at nye tilsatte hos skoleeier får brukerkonto i Visma InSchool, og dette kan heller ikke opprettes av en skoleeieransatt.

Privatistadministrasjon: Når skoleeierbrukere blir opprettet kan de også bli lest inn med rollen Privatistkontoradministrasjon på de aktuelle privatistkontorene som er koblet til fylket. Det er deretter mulig å endre personens rolle på det enkelte privatistkontoret fra Privatistkontoradministrasjon til Skoleleder eller Admin, eventuelt opprette en av disse som ekstra rolle, ved behov.

Lærer: Nytilsatte ved skolene legges først inn i skolens HR system og får da automatisk denne rollen når tilsettingen synkroniseres inn i Visma InSchool, uavhengig av vedkommendes faktiske stillingstype. Dette må derfor endres manuelt i Visma InSchool i de tilfeller hvor personen skal ha en annen rolle enn "Lærer".

Skoleleder: Tildeles manuelt ved behov.

Admin: Tildeles manuelt ved behov.

Standardrolle: Tildeles manuelt ved behov.

Sensor: Rollen tildeles automatisk når to forhold er oppfylt: 

1. Den aktuelle brukeren må registreres som sensor under Ansatte > Kompetanse > fanen Sensorkompetanse. 
2. Brukeren må få tildelt et aktivt sensoroppdrag.

Vakt: Rollen tildeles automatisk når den aktuelle brukeren blir registrert som vakt under Ansatte > Kompetanse > fanen Eksamensvaktkompetanse.

Elev: Elever og studenter får automatisk rollen "Elev" ved inntak.

Kontaktperson: Personer som registreres som kontaktpersoner for en elev/student via siden Elever > Personalia får automatisk rollen "Kontaktperson".

Bestille ny skoleeierbruker

Når skoleeier skal gi en ny person tilgang til Visma InSchool som skoleeierbruker må dette bestilles av Visma InSchool brukerstøtte. Det må klargjøres en fil med informasjon om den nye brukeren. Filen må inneholde fornavn, etternavn, e-post, fødselsnummer, Feidenavn og kjønn (fylles ut med M eller K). Ta kontakt med brukerstøtte så vil de svare med opplysning om hvordan denne filen skal sendes til Visma med sikker sending.

En skoleeierbruker vil få rollen Skoleeier, som bare kan benyttes på skoleeiers egen enhet i Visma InSchool. En skoleeierbruker kan også få tilgang til privatistenhet(ene) og noen, eller alle, skoleenhetene ved behov. På de to sistnevnte kan brukeren få en av flere mulige roller.

Når den nye skoleeierbrukeren først er opprettet kan skoleeier selv sette opp vedkommendes ønskede tilgang på øvrige enheter som beskrevet i artikkel 1.11 - Administrere tilganger for skoleeierbrukere.

Det er imidlertid også mulig å bestille dette av Visma samtidig med opprettelse av brukeren. Hvis Visma skal gjøre dette må bestillingen også inneholde informasjon om øvrige enheter den nye skoleeierbrukeren skal ha tilgang til, samt hvilken rolle (for eksempel Privatistkontoradministrasjon, Skoleleder, eller Admin) vedkommende skal ha på disse.

Ved senere behov for justeringer kan skoleeier følge beskrivelsen i artikkelen som nevnes over for å justere eller deaktivere en skoleeierbrukers tilganger på en eller flere andre enheter.

Bruker kan ha mer enn én rolle

Brukere kan i spesielle tilfeller tildeles mer enn én rolle, og vil da kunne veksle mellom disse, for eksempel rollen "Lærer" og rollen "Skoleleder", avhengig av hvilke oppgaver vedkommende jobber med på det aktuelle tidspunktet. I slike tilfeller skal rollen "Lærer" være den som timeplanlegges.

Når tilgangene i rollen ikke strekker til:

Tilgangene som ligger i rollene dekker ikke alltid behovet til den aktuelle brukeren. Skoleeier kan tilpasse de forhåndsdefinerte rollene ved å legge til eller trekke fra tilganger i disse, men har ikke mulighet til å opprette nye roller. Endringer på tilgangene i en rolle vil automatisk gjøre seg gjeldende for alle brukere i fylket som har denne rollen. Denne framgangsmåten tillater med andre ord ikke en differensiering mellom forskjellige brukere som har samme rolle.

Når det er behov for mindre justeringer på tilganger for enkeltbrukere gjøres det derfor på en annen måte, ved hjelp av såkalte tilgangsgrupper. Tilgangsgrupper benyttes til å gi ekstra tilganger for å løse spesifikke oppgaver.

Tilgangsgrupper

En tilgangsgruppe inneholder på samme måte som rollene et sett med tilganger som typisk er rettet mot en viss, eller noen få, spesifikke arbeidsoppgaver. Skoleeier oppretter selv og tilpasser nye tilgangsgrupper etter behov. 

Ved å legge en bruker i en slik tilgangsgruppe blir vedkommendes tilganger utvidet med tilgangene som ligger i tilgangsgruppen, slik at brukeren derved får mulighet til å gjøre noe som rollen i utgangspunktet ikke muliggjorde.

Det finnes tilgangsgrupper som er tiltenkt bruk på skolenivå og andre som er tiltenkt bruk på skoleeiernivå.

Tilgangsgruppene ser man ved å gå til Innstillinger > Tilganger og klikke på knappen Tilgangsgrupper på høyre side av skjermen for å filtrere kun tilgangsgruppene i oversikten.

Tilgang til funksjonalitet og tilgang til data (lese- og skrivetilgang)

I Visma InSchool skilles det mellom tilgang til funksjonalitet og tilgang til data. Funksjonalitet vil si at man har mulighet til å se et gitt menypunkt, en spesifikk side, tabell eller skjema i systemet, eller til å utføre en spesifikk operasjon på data i systemet. Tilgang til data vil si at man i de aktuelle sidene, skjemaene osv. faktisk får opp de data man trenger å jobbe med.

Videre er et stort antall tilganger delt i en lesetilgang og en skrivetilgang. Skrivetilgangen har normalt ikke lesetilgangen innebygget i seg, slik at begge tilganger må tildeles dersom brukeren skal kunne endre på aktuelle data.

Faglærer- og kontaktlærerrelasjonen gir tilgang til elevdata

Tilgang til elevdata er innebygget i to spesifikke relasjoner i Visma InSchool:

1. faglærerrelasjonen
2. kontaktlærerrelasjonen

Når en lærer tildeles en undervisningsgruppe i modulen for skoleårsplanlegging skapes det en faglærerrelasjon mellom denne læreren og elevene som er medlem av denne gruppen. Denne relasjonen gjør at læreren får tilgang til de data læreren skal ha innsyn i og eventuelt mulighet til å endre, men kun for elevene i denne gruppen.

På tilsvarende måte skapes det en annen relasjon når en lærer settes som kontaktlærer for en gruppe elever. Kontaktlærerrelasjonen gir tilgang til å se Sentrale elevdata, tilgang til å sette heldagsfravær via Registrer dagsfravær i hovedmenyen, og tilgang til å sette ordens- og atferdskarakter for de aktuelle elevene.

Tilgang til elevdata på andre måter

Når skolen trenger å gi andre enn faglærere og kontaktlærere tilgang til elevdata gjøres dette på følgende måte:

Tilgangen til elevdata gis gjennom persongrupper for tilgang. Det kan opprettes persongruppe for en gruppe elever, eller for alle elever ved skolen. Brukere som legges i en slik persongruppe vil da få tilgang til elevdata om elevene som ligger i persongruppa. Hvilke elevdata vedkommende får se styres imidlertid av tilgangene som ligger i vedkommendes rolle og eventuelle tilgangsgrupper.

Dette betyr at ansatte med forskjellig rolle og/eller tilgangsgrupper som legges i den samme persongruppa for tilgang vil få tilgang til informasjon om de samme elevene, men informasjonen de har lov til å se kan være forskjellig.

Les mer om dette i kurs 1 - Gi tilgang til elevdata gjennom persongrupper.

Merk: Det foreligger også et eget tilgangspunkt med navnet Tilgang til å få fram alle skolens elever i elevoversikten. Dette tilgangspunktet gir ikke tilgang til selve dataene om elevene, men åpner for at man får se alle skolens elever i elevoversikten.