Endring av rolle og tildeling av ekstra roller

I denne artikkel vil det beskrives reglene rundt roller og ekstra roller. Også hvordan man tildeler/endrer disse, og litt om vedlikehold og feilsøking.

Rollene ansatte har defineres av administratorer på Ansatte > Konto. Ved skolestart 2021 har vi også lagt ut funksjonalitet for legge til ekstra roller på ansatte. Disse ekstra rollene er tiltenkt for å støtte en hovedrolle ved å la brukeren ha forskjellige nivåer av adgang, avhengige av hvilken rolle man er logget inn på. Sluttbrukeren kan skifte mellom disse rollene i bruksgrensesnittet etter å ha logget inn.

Innhold:

1. Generelle regler

2. Ekstra roller og relasjonen til tilgangspunkter

3. Hvordan endre rolle

4. Hvordan tildele ekstra roller

5. Hvordan fjerne ekstra roller

6. Hvordan sjekke hvilken roller en person har

7. Hvordan rette en situasjon der man er timeplanlagt undervisning på en ikke-lærer rolle

1. Generelle regler:

• For å eksistere i systemet må en person alltid ha minst en rolle knyttet til kontoen.
• Det er ikke mulig å ha flere roller av samme typen. Feks. ikke to Lærer roller på samme person.
• For hver rolle som en ansatt tildeles opprettes det en ny konto med den nye rollen. Disse kontoene vil ha unike VIS-ID nummere. De kontoene vil dele samme navn, arbeidsforhold, personnummer og Feidenavn. Når du først logger inn så har du tilgang til alle kontoene/rollene som er tildelt deg ved å skifte mellom dem i nedtrekksmenyen øverst på skjermen. 
• I grunn, så er det kun en av disse kontoene som burde være timeplanlagt. Vanligvis burde det være kontoen som har Lærer rolle som er timeplanlagt. Lærer rollen vil ha de korrekte tilgangene for å støtte funksjonaliteten en lærer trenger. Dvs. fraværsføring og andre ting som er basert på faglærer og kontaktlærer relasjoner. Derfor burde en timeplanlagt konto med Lærer rollen vanligvis ikke endres til feks. Admin rolle. Det er mulig å heller legge på et ekstra konto med Admin rolle, om det trengs. 
• Når en ny rolle opprettes er den automatiske satt til å ikke være inkludert i timeplan. Dette kan redigeres på Personalia siden til kontoen til den rolle.

• Ansatte med flere roller vil få flere oppføringer i det globale søket. Dette fordi hver rolle er en unikt konto. De vises kun en gang i ansatteoversikten.

2. Ekstra roller og relasjonen til tilgangspunkter:

• Tilgangsnivået til hver rolle er bestemt av en standard tilgangsgruppe. Hver rolle har en standard tilgangsgruppe og disse standardgruppene er synlig under Instillinger > Tilganger > velg Standard som filter.
• Hver av disse rollene kan støttes med en tilpasset tilgangsgruppe som er lagt til rollen på toppen av tilgangene i standardgruppen for rollen. Disse tilpasset gruppene er synlig under Instillinger > Tilganger > velg Tilpasset som filter.
• Når en tilpasset gruppe knyttes til en ansatt med flere roller kan det enten knyttes til kun en av rollene personen har eller alle rollene. I bildet nedenfor (fra train miljøet) redigerer vi medlemskap i en tilpasset tilgangsgruppe i Tilgangsmodulen. Martin har flere oppføringer siden han har flere roller og vi kan inkludere alle eller et utvalg. Ved å kun velge Admin vil tilpasset gruppen kun gi effekt når Martin har valgt Admin rollen i bruksgrensesnittet.

3. Hvordan endre rolle:

1. Ansatte > Konto > Endre rolle
2. Velg en rolle i nedtrekksmenyen under Rolle.
3. Lagre

NB!: Avmerkningsboksene skal ikke brukes når man kun endrer rolle på ansatte.

4. Hvordan tildele ekstra roller:

1. Ansatte > Konto > Endre rolle
2. Huk av ved en eller flere  av de avmerkningsboksene under Additional Accounts
3. Lagre

5. Hvordan fjerne ekstra roller:

1. Ansatte > Konto > Endre rolle
2. Huk av ved de rollene som skal fjernes
3. Lagre

Dette må gjøres på Konto siden til den rollen som skal beholdes.

6. Hvordan sjekke hvilken roller en person har:

1. Ansatte > Konto > Endre rolle
2. Merk hvilken av de avmerkningsboksene er allerede huket av fra før.

Eksempel: I bildet nedenfor har personen tre roller. Under Rolle står det Lærer fordi vi er inn på konto siden til Lærer rollen nå. I tillegg ser vi at Standardrolle og Skoleleder var huket av fra før. Det fins en "Go to account" lenk som kan brukes for å gå til konto siden til de andre rollene. Da vet vi fra bildet at personen har Lærer, Standard og Skoleleder rolle.

Man kan også søke etter navn i tilgangsmodulen (Innstillinger > Tilganger) for se alle rollene/tilgangsgruppene en person har. 

Det er også mulig å filtrere etter navn i Rapporter > Rapport over rolle- og tilgangsgruppemedlemskap som i bildet nedenfor:

Merk at i disse oppføringer står det om rollen er aktivert eller deaktivert:

I bildet ovenfor har Martin en deaktivert Admin rolle. Dvs. at han var tildelt en Admin rolle men den var fjernet i bruksgrensesnittet. Når roller fjernes blir de ikke slettet fullstendige, de deaktiveres bare, noe som gjør at brukeren ikke kan velge å gå inn på den, og den er heller ikke synlig i det globale søket. De gjenopprettes ved å tildele samme rolle på nytt.

7. Hvordan rette en situasjon der man er timeplanlagt undervisning på en ikke-lærer rolle:

Symptomene her kan være at man ser ikke timeplan på Lærer rollen og/eller mister muligheten til å føre fravær osv. Årsakene er ofte at personen fikk rollen endret i bruksgrensesnittet. Vi har nylig forbedret bruksgrensesnittet for dette, etter den første releaset, for å hindre feilføring. Vi har også rettet en bug nylig etter releaset som kan ha ført til slike hendelser.

• Hvis personen har kun en rolle er det bare å endre den rollen til Lærer.
• Hvis personen har flere roller og ingen av dem er Lærer: da må den timeplanlagte konto finnes og endres til Lærer rollen. Den timeplanlagte kontoen burde være den som har Inkludert i timeplan = Ja på Ansatte > Personalia om ikke dette var senere redigert. Den timeplanlagte kontoen vil også ha øktene fra Skoleårsplanlegging synlige i Timeplan.
• Hvis personen har flere roller og en av dem er Lærer men Lærerrollen er ikke timeplanlagt: Her må vi først bytte den Lærer rollen til en annen tilfeldige rolle for å frigjøre Lærerrollen. Deretter kan den timeplanlagte kontoen endres til Lærer rollen. Til slutt kan den uønskede rollen fjernes.

Vi har nå et sperre på plass for å blokkere deaktivering av en konto/rolle som har timeplanlagte økter i timeplan. Kontoen kan ikke deaktiveres men det er fortsatt mulig er endre rolle på den. Rollen en timeplanlagt konto burde ha er nesten alltid Lærer rollen for å støtte funksjonaliteten den trenger.

Artikkelen beskriver dagens funksjonalitet. Noe av dette kan bli endret i fremtiden og artikkelen skal oppdateres med de endringene.