4a.23 - Kommunikasjon: Send SMS til kontaktpersoner

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer

For å sende ut SMS til kontaktpersoner, er det flere ting du må passe på er lagt inn riktig på elev:

1) Elev må ha kontaktpersoner knyttet til Kontaktopplysninger.

2) Disse kontaktpersonene som er lagt til som kontaktpersoner må ha et gyldig mobilnummer lagt inn inne i Visma InSchool. Se mer informasjon om hvordan du oppretter kontaktpersoner i kurs 4a - Manuell registrering av kontaktpersoner og eventuelt hvordan man håndterer foresatte som kommer automatisk via FREG integrasjon i kurs 4a - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon.

3) Hver kontaktperson må være avhuket for Inkluder mobilnummer i SMS-meldinger.

Hvis kontaktpersoner er avhuket, slik som bildet ovenfor, så vil kontaktperson ha "Inkluder i SMS" synlig i elevens oversikt over kontaktpersoner. Bildet nedenfor viser deg en kontaktperson som vil bli inkludert (i grønn boks) og en kontaktperson som ikke vil bli inkludert i SMS (i rød boks). 

Merk! Dette henger sammen med funksjonalitet for å forenkle utsending til kontaktpersoner ved å velge en elev, klasse eller undervisningsgruppe istedenfor å søke hver enkel kontaktperson. Du kan fortsatt sende sms direkte til kontaktperson ved å ha tilgangen for å sende sms til kontaktperson og velge de som direkte mottakere.

4) I tillegg trenger du tilgangen "Tilgang til å sende SMS til kontaktpersoner av elever ved bruk av avhukingsboks". Denne tilgangen vil gi deg en avhukingsboks for å sende til kun kontaktpersoner når du sendes ut SMS til mottakere. Du kan velge å sende SMS som kan besvares eller ikke, forutsatt av at du har tilgangen "Tilgang til å opprette SMS-meldinger som ikke skal besvares". Les mer om hvordan man sender melding som ikke kan besvares i kurs 4a - Kommunikasjon: Send melding som ikke kan besvares.

Hvordan sende SMS kun til kontaktpersoner

Det er to måter å sende ut SMS til kontaktpersoner:

1) Hvis du har tilgang til å sende ut SMS til kontaktpersoner, vil du alltid kunne sende SMS ved å legge kontaktpersonens navn inn direkte som mottaker. Her søker du da opp hver kontaktperson ved navn under Mottaker. Dette vil ikke være avhengig av funksjonaliteten bak avhukingsboksen Send kun til kontaktpersoner.

2) Du kan via avhukingsboksen Send kun til kontaktpersoner sende ut til kontaktpersoner knyttet elev ved å velge elev enkeltvis eller gruppevis via klasser, undervisningsgrupper og programområder.  Denne funksjonaliteten forenkler utsending ved at du ikke trenger å vite navnet på hver enkel kontaktperson men heller søker opp hver elev, klasse, undervisningsgruppe eller programområde, og deretter huker for Send kun til kontaktpersoner. Hvis kontaktpersonen er markert for å inkluderes i SMS, vil systemet automatisk sende ut til disse kontaktpersonene. 

Send SMS til kontaktpersoner via funksjonaliteten Send kun til kontaktpersoner

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å sende SMS til kontaktpersoner av elever ved bruk av avhukingsboks

Når alle punktene ovenfor er på plass, kan brukere som har tilgang til å sende SMS gå til Kommunikasjon og velge undermenyen SMS. For å lese nærmere beskrivelse av dette kan du også se i kurs 4b - Kommunikasjon: SMS.

Merk! Hvis du ønsker å sende ut SMS til både elever og kontaktpersoner, må dette gjøres i to omganger. En for elev og en for kontaktperson via Send kun til kontaktpersoner.

Trykk Skriv ny for å skrive en ny SMS-melding. Nå kan du søke etter grupper eller enkeltpersoner ved å klikke på "Mottakere"-feltet. Her kan du velge å avmarkere standard grupper som Ansatte, Elev, Foresatte, Programområde, Klasse, Statisk gruppe, Undervisningsgruppe og Eksamensparti eller skrive inn navn på enkeltpersoner.

Velg ved å trykke på det du har søkt opp, så legger den seg i mottakerfeltet.

Husk å markere Send kun til kontaktpersoner når du har valgt elev, klasse, undervisningsgruppe eller programområde for å få sendt ut SMS til kontaktpersoner markert for å inkluderes i SMS.

Merk! Du kan fortsatt sende SMS direkte til foresatte ved å søke opp kontaktpersonens navn uavhengig av denne funksjonaliteten. 

Skriv inn meldingsteksten din inn i ruten. Bruk gjerne flettefelter tilgjengelig som du finner til høyre (Brukerens e-postadresse, Etternavn, Fornavn, Mobilnummer eller Skolenavn) hvis du ønsker å hente disse automatiske fra løsningen. 

Trykk deretter på Send for å sende ut SMS. 

Merk! SMS som sendes fra mottakere tilbake til deg, vil komme tilbake inn i din innboks for dine SMS-meldinger inne i Visma InSchool. Du må derfor logge inn i løsningen for å kunne se svar. Det sendes ikke svar tilbake til avsenders mobil.

Det er også mulighet for å opprette SMS-maler hvis det er ønskelig å ha standard SMS tilgjengelig for skolen. Les mer om dette i kurs 4a - Kommunikasjon: Opprette maler.