8.18 - Inntakskontoret oppretter utdanningsplan for voksne deltakere

Relevant for rollene:

• Skoleleder
• Administrator for voksenopplæring
• Skoleadministrasjon

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se utdanningsplan

• Tilgang til å lage og endre utdanningsplan for voksne

Innhold

• Inntakskontoret oppretter utdanningsplan
  • Velg sluttkompetanse
  • Fyll informasjon om den voksne
  • Velg programområder og fag
  • Tidligere fullførte fag
    • Legg til tidligere fullførte fag
  • Fjern programområder og fag
• Tilgjengeliggjøre utdanningsplanen for deltakeren i voksenportalen
• Eksporter utdanningsplan til PDF
• Standpunktkarakter i fag for voksne
• Eksamenskarakter fra Visma InSchool
• Lage og endre utdanningsplan for voksne som ikke kommer via voksenportalen
  • Opprett utdanningsplan fra deltakers menypunkt Utdanningsplan
    • Elevstatus er ikke voksen
  • Opprett utdanningsplan fra Elevinntak
• Utdanningsplan synlig for voksen deltaker

En utdanningsplan er en oversikt over den planlagte utdanningen for den voksne deltakeren. Begrepet "utdanningsplan" er valgt for å skille dette fra andre typer opplæringsplaner. Utdanningsplanen kan opprettes og redigeres både av inntakskontoret og på VO-skolen.

En VO-skole kan ikke ta inn en deltaker til opplæring uten at det er et programområde i utdanningsplanen. Denne artikkelen beskriver hvordan du oppretter og redigerer en utdanningsplan for voksne deltakere som følger spesielt tilpasset opplæring for voksne.

Utdanningsplanen er et nødvendig vedlegg når VO-skolen sender en voksen søker et tilbud om utdanning. Planen vil inngå i saksbehandlingsfunksjonaliteten rundt voksenopplæring som er under utvikling.

Det understrekes at "en plan er en plan". Hensikten med planen er å være et dynamisk planleggingsverktøy.

Etter at retten til den voksne er satt, kan arbeidet med å opprette utdanningsplan for deltakeren startes. Dette kan gjøres både av inntakskontoret og av skolen den voksne er tatt inn på. Dette avhenger av rutinene i ditt fylke. Det vanligste vil være at inntakskontoret oppretter utdanningsplanen til den voksne, og når deltakeren delegeres til en skole, kan ansatte på skolen fortsette med utarbeidelsen/redigeringen av denne. 

Stegene for inntakskontoret er beskrevet i 2 deler:

1. Inntakskontoret oppretter utdanningsplan
2. Tilgjengeliggjøre utdanningsplanen for deltakeren i voksenportalen

1) Inntakskontoret oppretter utdanningsplan

Etter at en søker har fått rettstypen avklart, vil det være mulig å opprette utdanningsplan. Les mer om søknadsbehandling og hvordan du setter rett på voksne i artikkel: Kurs 8 - Saksbehandling av voksne søkere og generering av rettsbrev.

Tips!

• Du kan nå søke etter voksne med et globalt søk. Skriv inn navn, fødselsnummer, e-post eller telefonnummer. For hver linje hvor du ser navnet til den voksne, vil du også se en parentes over hvilken fane den voksen befinner seg i selve prosessen.  Merk! Hvis den voksne ligger i flere faner, vil du se en linje per fane med navn på den voksne og hvilken fane. Velg å klikke på den brukeren som tilhører den fanen du ønsker å bli videresendt til. Les mer om dette i artikkelen: Brukertips! Søkefunksjonalitet for voksne.
  

Gå til hovedmenyen Voksenopplæring, velg Voksne søkere og klikk på fanen Rettighet bestemt. Søk opp deltakeren du ønsker å jobbe med, klikk på handlingsknappen og velg Lag utdanningsplan.

Velg sluttkompetanse

Her får du oversikt over deltakerens ønsket sluttkompetanse og datoen deltakeren søkte om voksenopplæring.

Dersom du har behov for å endre sluttkompetanse, kan det gjøres her, ved å velge ny programområde fra nedtrekksmenyen og klikke Lagre.

Fyll informasjon om den voksne

Videre har du oversikt over ytterligere informasjon fra søknaden til den voksne og kan fylle inn de ulike feltene etter behov. Feltet Finansiering vil som standard ha valget "Fylkeskommunal". Hvis finansieringen kommer fra noe annet, kan du endre i dette nedtrekksfeltet. Dette vil da også være synlig i finansieringsrapport for voksne deltakere. Les mer om dette i kurs 8 - Rapport: Finansiering av voksne deltakere. 

Velg programområder og fag

Deretter skal programområder og tilknyttede fag registreres. Det er dette som blir planen for deltakerens utdanning. Merk! Det er lik fremgangsmåte for å legge til programområder og fag på voksne som allerede ligger i systemet og de som kommer fra voksenportalen.

Søk opp programområdene som inngår i ønsket sluttkompetanse for den voksne. Det neste steget er å legge til fag.

Klikk Legg til fag. Du får da opp en nedtrekksliste med alle fag som er knyttet til programområdet.

Til informasjon

• Merk! Hvis programområdet ikke har fag knyttet til seg i Kodeverk, så vil du ikke få opp noen fag. Eksempler på dette er PBPBY4VO-- (se skjermbilde nedenfor). Da må du huke for Vis alle fagkoder for å få opp alle fag og velge fra nedtrekkslisten.
  

Deretter kan du angi planlagt starttermin, varighet, kurstype og skole. Denne informasjonen vil vises for skolene, når de skal tildele faggrupper til deltakerne.

For å legge til flere fag, klikk på Legg til fag igjen.

Gjenta gjerne prosessen for alle programområder. Utdanningsplanen kan når som helst endres og redigeres.

Tidligere fullførte fag

Dersom den voksne allerede har fullført noen fag, kan du få oversikt over dette ved å legge til tidligere fullførte fag.  Bla til toppen av utdanningsplanen, klikk på Handlinger og velg Hent tidligere fullførte fag.

Her får du oversikt over alle tidligere fullførte fag som finnes i Visma InSchool.

Dersom den voksne har blitt realkompetansevurdert i Visma InSchool og fått enkeltvedtak for realkompetansevurdering, vil realkompetansevurderte fag også vises i denne oversikten.

Merk! 

• Fag som er lagt til manuelt i fagdokumentasjonen, vil ikke være synlig under Andre fullførte fag, og derfor ikke mulig å legge til i utdanningsplanen.

Legg til tidligere fullførte fag

Ønsker du å legge til tidligere beståtte fag i utdanningsplanen til den voksne, må du først legge til programområder i utdanningsplanen.

Dersom du har lagt til programområder som inngår i ønsket sluttkompetanse, kan du få oversikt over tidligere beståtte fag som har en relasjon til valgte programområder under feltet for Anbefalte fag.  For å få en komplett utdanningsplan, kan tidligere fullførte fag legges til i tilhørende programområde i utdanningsplanen.

Her får du oversikt over programområdene du har lagt inn, samt hvilke fag deltakeren har fullført.

• Anbefalte fag: Anbefalte fag viser fag deltakeren har fullført som inngår i programområdet. 
• Andre fullførte fag: Under Andre fullførte fag ser du andre fag som allerede er fullført, men ikke er knyttet til programområdet. Det er også mulig å velge disse.

Til informasjon

• Funksjonaliteten for å hente tidligere fullførte fag, henter fag fra databasen til Visma InSchool. Tabellen viser anbefalte fag etter relasjon mellom programområdet og fag. Saksbehandler skal senere kunne gjøre oppslag i databasen til Vigo.

Dersom den voksne har blitt realkompetansevurdert i Visma InSchool og fått enkeltvedtak for realkompetansevurdering, vil realkompetansevurderte fag også vises i denne oversikten og kan legges inn i utdanningsplanen.

Velg tidligere fullførte fag du ønsker å vise i utdanningsplanen ved å huke av for de aktuelle fagkodene. Klikk deretter Hent fag.

Fagkodene du valgte blir nå lagt til som tidligere fullførte fag i tilhørende programområde med karakterer. Denne vil være grået ut, ettersom den ikke er aktiv.

Fjern programområder og fag

For å fjerne programområder, kan det ikke være knyttet til noen fag. Det er obligatorisk å ha et programområde når det ligger minst et fag for gjeldende nivå. Forsøker du å fjerne et programområde hvor det foreligger fag, vil du få en feilmelding "Feil! Rett opp ugyldige felt før lagring" og at det programområdet er obligatorisk.

Hvis det kun ligger et programområde uten tilkoblede fag, så er det bare å velge det samme programområdet, slik at det forsvinner fra visningen og klikke Lagre.

Har du behov for å fjerne fag du har lagt til, kan du klikke på handlingsknappen til venstre for faget og velg Fjern.

Du kan fjerne både fag som er hentet inn via handlingsknappen Hent tidligere fullførte fag, slik som skjermbildet over. Eventuelt kan du også fjerne fag du har lagt til i utdanningsplanen på tilsvarende måte:

Når du er ferdig med utdanningsplanen, klikk Lagre i toppen eller bunnen av siden.

Du får nå beskjed om at utdanningsplanen er lagret og statusen på utdanningsplanen endres fra Ny til Under behandling.

Du kan også laste ned utdanningsplanen som PDF. Klikk på Handlinger utdanning og Eksporter til PDF.

Du kan når som helst gå tilbake og ferdigstille/fortsette med utdanningsplanen til den voksne ved å søke opp den voksne ved å klikke på handlingsknappen til høyre og velg Rediger utdanningsplan.

Tilbake til toppen

2) Tilgjengeliggjøre utdanningsplanen for deltakeren i voksenportalen

Det neste steget er å tilgjengeliggjøre utdanningsplanen for deltakeren i voksenportalen. Den voksne deltakeren kan få oversikt over sin utdanningsplan og bekrefte den, dersom du har tilgjengeliggjort den for deltakeren. Det gjøres ved å endre status på utdanningsplanen.

Søk opp aktuell deltaker, klikk på handlingsknappen til venstre og velg Rediger utdanningsplan.

Klikk deretter på Handlinger utdanning og velg Endre status for utdanningsplan.

Velg deretter status Til gjennomgang av søker.

De andre statusene du ser på listen kan brukes når du ønsker å gjøre endring på vegne av den voksne deltakeren ved at du har fått informasjon om at de enten har akseptert eller avvist utdanningsplanen, eller om de har avbrutt. 

Når du har valgt status Til gjennomgang av søker, klikk Lagre.

Utdanningsplanen blir nå tilgjengeliggjort i voksenportalen og den voksne kan se over og bekrefte eller avvise planen. Den voksne har nå fått menypunktet Utdanningsplan i voksenportalen. Les mer om hvordan voksne kan akseptere eller avslå utdanningsplanen i artikkel: Kurs 8 - Utdanningsplan aksepteres eller avslås av den voksne.

Uavhengig av status, kan den voksne også eksportere utdanningsplanen til PDF. Da må den voksne klikke Eksporter til PDF:

Da får den voksne mulighet til å skrive ut eller lagre på egen pc. 

• Merk! Det er ingen automatisk varsling i voksenportalen for den voksne, når du som saksbehandler gjør endringer med status for utdanningsplan. Du må selv kontakte den voksne og gi beskjed om at dette er tilgjengeliggjort. Du kan bruke SMS-tjenesten i Visma InSchool hvis du har denne tilleggstjenesten, ellers kan du ta kontakt via telefon, e-post eller andre SMS-tjenester utenfor Visma InSchool.  Les mer om hvordan du sender SMS inne i Visma InSchool i artikkelen: Brukertips! Send SMS til voksne søkere.

Den voksne blir ikke automatisk varslet om at utdanningsplanen er tilgjengelig for dem. Send derfor en SMS til den voksne med informasjon om at de må logge inn i voksenportalen for å se over og svare på utdanningsplanen. 

Alternativt kan du se etter den voksnes kontaktopplysninger og velge å sende en e-post eller ta kontakt på telefon. Dette gjør du da utenfor Visma InSchool. 

Tilbake til toppen

Eksporter utdanningsplan til PDF

Utdanningsplanen kan skrives ut ved å klikke på Handlinger utdanning når du er inne i utdanningsplanen. Du kan trykke Eksporter til PDF hvis du vil skrive ut eller sende utdanningsplanen med eksisterende rutiner.

Merk! Denne handlingsknappen er nå plassert både øverst og nederst i menypunktet Utdanningsplan.

Du vil da få en forhåndsvisning av utdanningsplanen som kan lastes ned og sendes videre til den voksne søker, eller legges ved i tilbudsbrevet, om dette skal håndteres manuelt utenfor Visma InSchool. Merk! Det er ingen funksjonalitet for å be om bekreftelse, slik at deltakeren kan godkjenne eller avslå utdanningsplan, slik som det gjør for de med voksenportalen aktivert. Det er heller ikke mulig å sende dette dokumentet til den voksne deltaker inne i Visma InSchool. 

Tilbake til toppen

Standpunktkarakter i fag for voksne

Når den voksne tas inn på en skole, blir de lagt til i faggrupper. Faglærer vil etter hvert sette standpunktkarakter for den voksne i disse fagene. Når standpunktkarakteren publiseres, vil den vises både i vurderingsoversikten og i utdanningsplanen til den voksne. Nedenfor beskrives denne prosessen.

Den voksne har en utdanningsplan med fag som er planlagt. Skolen(e) den voksne er tatt inn på er ansvarlig for å tilordne faggrupper basert på starttermin satt i utdanningsplanen.

Her ser du fag som er lagt til i utdanningsplan:

Når den voksne har blitt lagt inn i faggrupper med de fagkodene som er nevnt i utdanningsplanen for inneværende skoleår, vil du se faggruppene under Klasser og grupper:

Når en faglærer setter standpunktkarakter og karakterene publiseres, vil dette vises i menypunktet Elever under Vurderinger:

Når standpunktkarakteren er publisert og vises her, vil den også vises i utdanningsplanen dersom faget er lagt til.

Den voksne vil også se dette i voksenportalen dersom utdanningsplanen er tilgjengeliggjort for den voksne:

Tilbake til toppen

Eksamenskarakter fra Visma InSchool

Voksne som tar eksamen i Visma InSchool, vil få eksamenskarakteren synlig flere steder når dette publiseres.

Etter at eksamenskarakteren er blitt publisert, vil dette vises under den voksnes menypunkt Elever under Vurderinger i fanen Eksamen:

Den voksne vil se publiserte eksamenskarakterer slik:

I tillegg vil den automatisk vises i utdanningsplanen til den voksne i aktuell fagkode:

Den voksne vil også se dette i voksenportalen, hvis det er blitt tilgjengeliggjort:

Tilbake til toppen

Lage og endre utdanningsplan for voksne som ikke kommer via voksenportalen

Du har to måter i tillegg hvor du kan opprette utdanningsplan for den voksne deltaker:

1. Opprett utdanningsplan fra deltakers menypunkt Utdanningsplan
2. Opprett utdanningsplan fra Elevinntak

Opprett utdanningsplan fra deltakers menypunkt Utdanningsplan

Du må søke opp deltakeren, enten ved å søke opp i globalt søk eller ved å finne en i Elevoversikt. Klikk deretter på menypunktet Utdanningsplan i venstremenyen.

Elever > Elevoversikt > Velg elev > Utdanningsplan

Du får da følgende bilde:

Ved å trykke på Generer utdanningsplan vil du få opp utdanningsplanen med alle felter tomme. Elevstatus vil automatisk være "Voksen" når du har tatt inn en voksen manuelt. Velg sluttkompetanse og fyll inn søknadsdato. Disse to feltene er obligatoriske når du oppretter en utdanningsplan. Du kan også velge riktig rettstype.  Klikk deretter Opprett.

Når du oppretter, vil du få en bekreftelsesmelding om at utdanningsplanen er lagret. Du kan fortsette å bearbeide utdanningsplanen. 

Elevstatus er ikke voksen

Når en bruker ikke er markert med "Ja" for Videregående opplæring for voksne, § 18-3, betyr det at det er en elev. Det hjelper ikke å kun ha Elevstatus: Voksen. Dette gjør at du vil se informasjonsteksten "Elevstatus er ikke voksen, og utdanningsplan er derfor ikke tilgjengelig" når du klikker på undermenyen Utdanningsplan, slik som dette:

Du må derfor huke for Videregående opplæring for voksne, § 18-3 i elevens personalia for at det skal være en voksen.

Da vil du automatisk når du klikker på undermenyen Utdanningsplan, se en ny utdanningsplan som du kan redigere og fylle ut:

Opprett utdanningsplan fra Elevinntak

Hovedmeny Elevinntak > Voksne-fanen > Tatt inn

Eller gå til hovedmenyen Elevinntak, klikk på Voksne-fanen og se etter deltakeren under fanen Tatt inn. Klikk da på handlingsknappen og velg Endre utdanningsplan.

Da kommer du direkte inn i den voksne deltakers nye utdanningsplan og kan fylle ut alle felter nedenfor eller trykke Lagre. 

Merk! Har du ikke trykket på Opprett, vil Lagre-knappen hete Opprett (slik som i skjermbilder under):

Tilbake til toppen

Utdanningsplan synlig for voksen deltaker

Hvis den voksne er tatt inn allerede, vil deltaker kunne finne den samme oversikten av utdanningsplanen sin under Faginformasjon og undermenyen Utdanningsplan. 

Deltakeren vil se utdanningsplanen og endringer som gjøres underveis, men vil ikke få noen varslinger. Dermed er det viktig å gi informasjon i form av melding, sms, e-post eller telefon til den voksne deltaker, hvis dere ønsker at de skal bli gjort oppmerksom på eventuelle endringer underveis. 

Tilbake til toppen

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)

Neste artikkel