8.07 - Hvordan legge voksne inn i klasser og grupper etter inntaket

Relevant for rollene:

• Skoleleder
• Administrator for voksenopplæring
• Skoleadministrasjon

Denne artikkelen beskriver hvordan du legger voksne inn i klasser og fag- og undervisningsgrupper etter du har tatt dem inn i det nye skoleåret.

Vi anbefaler at alle voksne tas inn fra den nye voksenportalen når den er satt i drift. Da får du dokumentert søknadsprosessen og du får riktig dataflyt i saksbehandlingen.

1. Fordeling av voksne i klasser

Når du har foretatt inntaket, vil du finne de tilgjengelige voksne deltakerne for klassetildeling her:

Hovedmeny > Elevinntak > Klasser > Tilgjengelige elever

I dette bildet kan du filtrere ut voksne ved å velge “V” under Elevstatus. Du kan også filtrere på de andre kolonnene, f.eks. Programområde.

Marker en eller flere voksne du ønsker å flytte til den samme klasse og klikk på Handlinger, og deretter Legg i/bytt klasser:

Du får opp klasser som er knyttet til det aktuelle programområdet. Velg den klassen som den voksne skal legges inn i.

Ved å klikke på Masseoppdatering vil de valgte voksne bli lagt til i den aktuelle klassen.

Merk! Dersom du har klassebaserte faggrupper der innstillingen “Legg inn elever automatisk?” er satt til "Ja" vil de voksne automatisk bli medlem av aktuelle faggrupper og tilhørende undervisningsgrupper (basert på innstillingen: Legg inn elever automatisk). Når de er medlem av undervisningsgruppen, vil de også se tilhørende undervisningstimer i timeplanen, hvis timeplanen er publisert.  

2. Fordeling av voksne i faggrupper

Når du har opprettet fag- og undervisningsgrupper (se denne artikkelen om hvordan du oppretter eller endrer fag- og undervisningsgrupper Kurs 1 - Nytt skoleåret 2023/2024: Undervisningsgrupper 2.0 - Oversikt) og de voksne er tatt inn i det nye skoleåret med avhukning "Videregående opplæring for voksne, § 4A-3", samt lagt til i klasse, kan du starte arbeidet med å legge de inn i faggrupper.

Hovedmeny > Elevinntak > Undervisning > fanen Voksne

Dette gjøres i hovedmenyen Elevinntak > Undervisning > fanen Voksne.

Husk! Dersom du har klassebaserte faggrupper der innstillingen sier "Ja" til at elever legges inn automatisk i  klassens koblede faggrupper, vil de voksne automatisk bli medlem av slike faggrupper. Dersom denne innstillingen er satt til "Nei" skal du legge voksne inn i faggrupper manuelt. Dette gjelder også blokkbaserte faggrupper. Les mer om oppbygging av faggrupper i Kurs 1 Nytt skoleåret 2023/2024: Opprette og redigere faggrupper.

Under kolonnen Fag som ikke er tilordnet ser du fagene som den voksne skal ha, og der den voksne fortsatt ikke er lagt til i en faggruppe. Disse fagene "flyttes" over til neste kolonne Tildelte faggrupper etter hvert som den voksne blir tilordnet en faggruppe med aktuelt fag.

Dersom du ikke enda har tildelt noen faggrupper til voksne manuelt, men ser at det ligger faggrupper i kolonnen Tildelte faggrupper, betyr dette at disse faggruppene har innstillingen “Legg inn elever automatisk?” satt til “Ja”. 

Tips!

• For å hente inn mer informasjon fra utdanningsplanen, kan du klikke på tannhjulet og velge kolonnene du ønsker å vise.
• Du kan også endre på rekkefølgen av kolonnene ved holde inne og dra de ulike kolonnene i denne sidemenyen.

Legg til flere voksne i samme faggruppe(r)

For å legge voksne til i faggrupper, kan du få et utvalg med aktuelle voksne ved å filtrere på f. eks. Programområde og/eller Fag som ikke er tilordnet. Hvis du skal legge til flere voksne i den samme faggruppen, kan du velge alle, og deretter klikke på Tildele faggrupper.

I popup-vinduet vil du få en nedtrekksmeny hvor du velger du faggruppe. Merk! Velger du flere faggrupper vil alle de valgte voksne bli lagt til i alle faggruppene du velger fra nedtrekksmenyen.

Klikk deretter på Tilordne.

De voksne er nå lagt til i faggruppen. Dersom de også er medlem av faggruppens undervisningsgruppe(r), vil de få opp timer i timeplanen, hvis timeplanen er publisert. Les mer om hvordan tildele elever og voksne fra faggrupper til undervisningsgrupper i kurs 2b - Nytt skoleåret 2023/2024: Tildeling av elever i Fag- og undervisningsgrupper.

Merk! Når du er ferdig med å tildele fag til et utvalg voksne, må du huske å fjerne avhuking for disse, før du velger neste gruppe voksne du ønsker å jobbe med.

Når du jobber med en enkelt deltaker får du oversikt over fag som ikke er tilordnet i poppup-vinduet:

Faggruppene som er tildelt vil vises i kolonnen Tildelte faggrupper.

Her har ENG1007 blitt "flyttet" fra kolonnen Fag som ikke er tilordnet til kolonnen Tildelte faggrupper, hvor du ser navnet på faggruppen som er knyttet til faget du har valgt at den voksne skal være medlem av.

For videre administrasjon av de voksne, kan følgende kurs være aktuelle:

• Skoleledelsens administrasjon av elever.
• Lærers oppgaver overfor elevene.
• Fagdokumentasjon.

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)

Neste artikkel