7.10 - Produksjon og utskrift av vitnemål for fagskolene

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

Tilgang til å se, produsere og skrive ut vitnemål for fagskolene styres av følgende rettigheter:

• Tilgang til Emnedokumentasjon

• Tilgang til å se fagskolevitnemål

• Tilgang til å redigere fagskolevitnemål

Innhold:

• Innledning
  • Ny vitnemålsmal
  • Fagskolevitnemål støtter studiepoeng angitt som desimaltall
• Innstillinger
  • Generelle innstillinger
  • Logo på vitnemålet
• Kontroll av vitnemålet
• Om hovedprosjekt
• Manuell innlegging av ekstraemne på vitnemålet
• Utstede vitnemål
  • Fullførtkode settes manuelt
  • Utskrift
  • Ny og gammel vitnemålsmal
• Om godskriving av emner
• Vitnemål på engelsk

Innledning

Ny vitnemålsmal

Høsten 2024 er det innført en ny vitnemålsmal der endringen er at det nå kun er 1 karakterkolonne der det tidligere var 2 (emnekarakter og eksamenskarakter). Dette har konsekvenser for rutinene for registrerering av sluttvurdering i emner. Nærmere forklaring følger lenger ned.

Det er likevel fortsatt mulig å skrive ut vitnemål med den gamle malen. Framgangsmåten for dette er også beskrevet lenger ned.

Fagskolevitnemål støtter studiepoeng angitt som desimaltall

Dette ble innført fra september 2024. Feltet som benyttes er det som i Kodeverk > Emne heter Studiepoeng:

Innstillinger

Generelle innstillinger

For å kunne skrive ut vitnemål for en fagskole, må det registreres under Innstillinger hvem skal som være underskriver 1 og 2 på vitnemålet. Dette settes ved å gå til Hovedmeny > Innstillinger > Skole > Fagskoledetaljer.

Du får da følgende skjermbilde og setter navn på rektor i nedtrekksmenyen. Ønsker du at noen andre enn den som faktisk klikker på Utsted fagskolevitnemål skal stå som underskrift 2 kan du skru på glidebryteren og velge personen fra nedtrekksmenyen.

Dersom denne glidebryteren Bruk som underskrift 2 er på og du har valgt Underskrift 2 vil vedkommende være på alle fagskolevitnemål som blir utsted når denne innstillingen er på:

Dersom et eller flere vitnemål utstedes av en annen person enn den som er registrert som underskrift 2, og du ønsker at denne andre personen er den som skal underskrive på denne plassen, kan du skru av Bruk underskrift 2 under Innstillinger:

For alle fagskolevitnemål som utstedes når glidebryteren er av vil det være personen som faktisk utsteder vitnemålet som blir registrert som underskrift 2.

Det er også en viktig forutsetning for å kunne utstede riktig vitnemål for studentene at alle LUB-ene er registrert for det aktuelle studiet. Se egen artikkel om dette i kurs 7:  7.03 - Opplasting/redigering/vedlikehold av LUB-er (læringsutbyttebeskrivelser).

Til toppen

Logo på vitnemålet

Du laster opp logo på vitnemålet ved å gå til Hovedmeny > Innstillinger > Skole > Detaljer.

Klikk på den blå opplastingsknappen under skolenavnet:

Ved å foreta en prøveutskrift av vitnemålet kan du se om logoen passer i størrelse. Det er avsatt plass for logoen fra toppen av siden og ned til teksten "Vitnemål". Hvis logoen blir for stor, kan du laste den inn i et bilderedigeringsprogram. Benytt for eksempel et rektangel på 3 x 7 cm, og kopierer inn logoen på dette rektangelet, og skaler slik at den passer:

Deretter lagres dette bildet i png-format. Størrelsen på logoen kan hver skole tilpasse. Hvis du ønsker en større logo, kan du øke størrelsen på rektangelet ovenfor, eller bruke logoen slik den er.

Fremgangsmåten ovenfor vil gi en logo som ser omtrent slik ut på vitnemålet nedenfor, - selvsagt avhengig av størrelsesforholdene rundt logo i den aktuelle fylkeskommunen:

Til toppen

Kontroll av vitnemål

Det foreligger ingen automatikk for vitnemålskontroll for fagskolene. Vitnemål kontrolleres enkeltvis. Velg aktuell student i studentoversikten og gå til:

Studenter > Fagskolevitnemål

Du får da følgende skjermbilde:

Obs!

• Glidebryteren Vis kun valgte benyttes sammen med et utvalg av emner for å sikre at kun disse kommer med på vitnemålsutskriften. Når denne bryteren er påslått kan det følgelig foreligge andre emner som ikke vises fordi de ikke har blitt valgt.

Se nedenfor for hvordan du velger ut en gruppe av studenter for kontroll, eventuelt utskrift av vitnemål.

Til toppen

Om hovedprosjekt

På siden Fagskolevitnemål finner man hovedprosjekt ved å scrolle ned på bildet. Her kan du legge inn informasjon om hovedprosjektet. Du trykker på knappen Legg til hovedprosjekt:

Du får da tre felter der informasjon om hovedprosjektet kan legges inn:

• Hovedprosjekt - tittel
• Beskrivelse av hovedprosjektet
• Vurdering av hovedprosjektet

Se informasjon under bildet rundt anbefalte begrensninger.

Vi anbefaler følgende:

• Maks. 120 tegn på tittel
• Maks. 800 tegn på beskrivelse
• Maks. 300 tegn på vurdering

Ingen av feltene er obligatoriske. Hvis man legger inn tomme linjer, kan vitnemålet komme over for mange sider. Det er viktig å tilpasse tekstene til hva som er praktisk å skrive ut på vitnemålet for å beholde tiltenkt formatering.

Obs!

• Rollen Lærer har normalt ikke de nødvendige tilgangene som kreves for å kunne redigere fagskolevitnemål. Informasjon om hovedprosjekt må derfor i utgangspunktet formidles fra lærer til en annen person for innlegging.
• Den som skal legge inn informasjonen må ha tilgangene som nevnes i begynnelsen av artikkelen.

Til toppen

Manuell innlegging av ekstra emne på vitnemålet

Når man går til siden Fagskolevitnemål for den enkelte student (Studenter > Studentoversikt (velg aktuell student) > Fagskolevitnemål) vil denne siden vise alle emner studenten er tatt inn på på fagskolen. På denne siden er det også en mulighet for å legge til flere emner manuelt. Denne framgangsmåten skal i utgangspunktet ikke brukes av grunnen som nevnes under! Den anbefales kun som en nødløsning dersom et vitnemål skal utstedes raskt, og må ledsages av at emnet registreres på korrekt måte i etterkant.

Advarsel!

• Emner som legges til manuelt på siden Fagskolevitnemål vil komme med ved vitnemålsutstedelse, men disse blir ikke registrert i studentens emnehistorikk. Dermed vil de heller ikke komme ut på rapport til DBH (kurs 7 - Rapportering av data til DBH - Databasen for statistikk om høyere utdanning).

Til toppen

Utstede vitnemål

Fullførtkode settes manuelt

Det finnes ingen informasjon i kodeverket som presiserer hvilken kombinasjon av emner som kreves for at et studium skal være fullført. Derfor kan Visma InSchool ikke sette en fullførtkode automatisk. Denne må settes manuelt før utskrift av vitnemålet.

Velg aktuell student og gå så til Fagskolevitnemål > Studier, klikk på handlingknappen ved siden av ønsket studium og velg Rediger:

Huk av for (1) - Bestått og klikk Lagre:

Vitnemålet kan nå skrives ut.

Valgene (G) - Gjennomført uten avsluttende vurdering og (X) - Studenten har avbrutt studiet er av betydning for DBH rapportering, men gir ikke mulighet til utstedelse av vitnemål.

Til toppen

Utskrift

Man ønsker gjerne å skrive ut vitnemål for en gruppe av studenter samtidig. Dette gjøres ved å først velge den aktuelle gruppen studenter og deretter bla seg gjennom disse og skrive ut vitnemålene et etter et. Gå til Studenter > Studentoversikt.

Her filtrerer du oversikten etter behov for å få fram gruppen du trenger. Velg så alle ved avhuking til venstre, som vist under:

Det er også mulig å lage et utvalg bestående av en gruppe elever man velger ut én for én ved avhuking på radene for de enkelte.

Klikk deretter på navnet til den første studenten i utvalget og velg Fagskolevitnemål i venstremenyen.

Utsted vitnemål med (1) Handlinger > Utsted vitnemål

og bla så videre til neste (2)

Merk at det også er mulig å bare forhåndsvise vitnemålet ved å velge Handlinger > Forhåndsvis vitnemål. Forhåndsvisningen kommer også i pdf format, men dette registreres ikke som en formell utstedelse av vitnemålet.

Til toppen

Ny og gammel vitnemålsmal

Ny vitnemålsmal er basert på gjeldende regelverk

I henhold til § 19 i Lov om høyere yrkesfaglig utdanning er det NOKUT, som gir retningslinjer for utstedelse av fagskolevitnemål, er tidligere praksis med emnekarakter + eksamenskarakter i samme emne nå avviklet. Det skal nå kun gis én karakter i et emne. Se nærmere detaljer i retningslinjene fra NOKUT.

Utskrift med ny vitnemålsmal

Fra og med studieåret 2024-2025 vil systemet automatisk skrive ut fagskolevitnemål på ny mal som inneholder kun én karakterkolonne. Karakteren i denne kolonnen hentes alltid fra feltet "karakter" på emnet.

Eksempel: 

Forside:

Side 2 viser oversikten over læringsutbyttebeskrivelser.

Side 3 viser karakteroversikten for emnene som inngår i studiet:

Merk!

• Eksemplet over er ikke komplett, men illustrerer samtidig hva som skjer dersom det er registrert en eksamenskarakter på et manuelt opprettet eksamensparti i et emne, uten at denne karakteren føres inn i feltet "karakter" på emnet, altså i emnekarakterfeltet. Dette vil føre til manglende karakter i karakterkolonnen på vitnemålet, som vist for de nederste emnene i eksemplet.

Side 4 viser eventuelt hovedprosjekt og formelle opplysninger om karakterskala m.m.

Utskrift med gammel mal

Det er fortsatt mulig å produsere fagskolevitnemål med gammel mal som har separate kolonner for emnekarakter og eksamenskarakter, men dette må da gjøres i et tidligere studieår (2023-2024 eller tidligere).

Dersom studenten har fullført et emne, eventuelt med en eksamen, etter studieåret 2023-2024 så vil dette også komme med på vitnemålsutskriften selv om man står i det tidligere studieåret når utskriften utstedes. Se også omtale av eksamen i kurs 7  - Eksamen.

Til toppen

Om godskriving av emner

Emner som godskrives på bakgrunn av tidligere utdanning, skal ikke ha noen karakter i karakterfeltet, heller ikke "Godkjent" etter "Fritatt". Feltet skal være blankt, og det skal skrives en merknad i merknadsfeltet. Denne vil framkomme i merknadskolonnen til høyre på side 3 i vitnemålet.

Til toppen

Vitnemål på engelsk

Det kan skrives ut engelsk språkkopi av vitnemål. Dette forutsetter at læringsutbyttebeskrivelsene har blitt lagt inn med engelsk oversettelse. Se mer informasjon her: Kurs 7 - Læringsutbyttebeskrivelser.

For å utstede engelsk språkkopi av et fagskolevitnemål må vitnemålet først være utstedt på norsk.

Deretter går du til oversikten over utstedte dokumenter for den aktuelle studenten (Student > Fagskolevitnemål > Utstedte dokumenter) og velger handlingsknapp (på raden for fagskolevitnemålet) > Utsted språkkopi. I dialogboksen som kommer opp klikk på Engelsk og bekreft med Utsted duplikat.

Deretter vil språkkopien være synlig som en lenke i kolonnen Språk. Klikk på denne lenken for å få opp et pdf dokument med vitnemålet i engelsk utgave.

 Obs!

• Vitnemål for maritime utdanninger skal være på engelsk ettersom det er et krav at disse skal være på dette språket. Dette har tidligere vært løst på den måten at LUB-ene kun ble registrert i engelskspråklig versjon. Konsekvensen er at for å få en fullstendig engelskspråklig versjon av vitnemålet må den engelske versjonen av LUB-ene nå kopieres over til feltet for engelsk versjon av LUB før utstedelse med metoden over kan finne sted.

Til toppen

Neste artikkel