4a.18 - Behandle søknad om godkjenning av tidligere beståtte fag

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Viktig informasjon

• Godkjenning av et fag gjelder for faget, ikke for skoleåret.

Søknadsprosess (elev):

Elever kan søke om godkjenning av fag de tidligere har bestått, som de ellers ville hatt i det inneværende skoleåret. Det gjøres fra elevens søknadsside. Dette finner du under elevens hovedmeny Elever i undermenyen Mine søknader.  

Hovedmeny > Elever > Mine søknader

I fanen “Godkjenning av tidligere beståtte fag” oppretter eleven søknaden. Du som skoleleder kan også gjøre dette på vegne av en elev. Klikk på Opprett søknad for å starte søknadsprosessen. Som standard vil nedtrekksmenyen for hvilke fag eleven kan søke godkjenning om være de faggruppene som eleven er registrert i for det inneværende skoleåret. Disse finner de i nedtrekksmenyen under “Fag”. De kan velge ett eller flere fag som en del av søknaden. 

Dersom eleven skal søke om godkjenning av tidligere beståtte fag for sidemål eller/og muntlig fagkoder må du skru på glidebryteren for Inkluder alle fagkoder for å velge muntlig eller sidemål fagkoden.

1. Fag (velg en eller flere fag)
2. Inkluder alle fagkoder (Av/På - standard avslått)
   • Merk! Du må skru på denne for å velge muntlig eller sidemål fagkoder.
3. Legg til merknad (skriv inn kommentarer)
4. Velg filer (last opp vedlegg)

Ved å klikke på glidebryteren for Inkluder alle fagkoder vil nedtrekksmenyen inneholde alle fag som ligger som aktive i kodeverket, og som har eksamener fremover i tid. 

Eleven fyller ut kommentarboksen for å gi utfyllende informasjon under “Legg til merknad”. Husk å ikke skrive sensitiv informasjon. Du kan også laste opp dokumenter. Klikk så på Lagre.

Søknadsprosess (skoleleder):

Alle søknader vil du finne i hovedmenyen Elevsøknader. Klikk på fanen “Godkjenning av tidligere beståtte fag”. 

Hovedmeny > Elevsøknader > fanen "Godkjenning av tidligere beståtte fag"

I oversikten over alle søknader, kan du se navnet på eleven som søker, resultat og status for søknaden, og hvilke fag søknaden gjelder.

Klikk på handlingsknappen til høyre på den aktuelle linjen, og deretter Detaljer.  

Du vil nå se elevens søknadsdetaljer. Her kan du lese merknader og laste ned vedlegg for å se hva slags dokumentasjon eleven har for å få godkjenning og behandle søknaden.

Send søknaden i retur

Dersom søknaden er mangelfull og trenger flere dokumenter, kan du sende søknaden tilbake med et notat om hva som kreves for godkjenning. Dette gjør du ved å klikke på Send søknaden i retur. Søkeren får da søknaden sin åpnet igjen, og kan laste opp ny eller ekstra dokumentasjon. 

Eleven får varsel om at søknaden er sendt i retur og ser merknaden fra søknadsbehandleren når eleven åpner søknaden.

Eleven kan legge til mer dokumentasjon og lagre søknaden.

Godkjenn eller avslå fag

For å godkjenne eller avslå fag, klikker du enten på ikonet for å godkjenne (blå hake) eller avslå (rødt kryss) for hvert av fagene i søknaden. Alle endringer loggføres og merknader og informasjon om stegene i prosessen vil være synlig under “Logg endringer”.

Merk! Du må kontrollere at det er riktig fagkode før du godkjenner. 

Dersom eleven har søkt om flere fag i den samme søknaden og du godkjenner noen av fagene, vil søknaden få status som “Delvis godkjent”. Blir alle fagene godkjent, vil søknaden få statusen “Godkjent”. Er søknaden avslått har den status "Avslått".

Når søknaden er behandlet, vil eleven få en systemmelding og se om søknaden er godkjent eller ikke, og hvilke fag som eventuelt er godkjent. Eleven kan fra meldingen klikke seg på lenken (som fører dem videre til Mine søknader og fanen “Godkjenning av tidligere bestått fag”. Dette er også synlig på elevens søknadsside. 

Slett søknad

Du kan også slette søknaden, og den vil da få status "Slettet" i listen over søknader. Dette gjør du ved å klikke på handlingsknappen ved gjeldende søknad i oversikten du ser under Elevsøknader og klikke Slett.

Merk! Du har ikke muligheten til å slette søknader som er ferdigbehandlet med resultatene "Godkjent", "Delvis godkjent" og "Avslått", dvs. de med status "Lukket". Heller ikke de som allerede har status som "Slettet" kan slettes vekk fra systemet.

Generer svarbrev

Etter dette kan du generere et svarbrev til eleven om vedtaket. Dette gjør du ved å klikke på Generer svarbrev etter at du har godkjent en søknad.

Ved å klikke på denne knappen vil du bli videresendt til oversikten over dokumentmaler og kan velge hvilken mal du ønsker å bruke for å genere svarbrevet. Klikk da på handlingsknappen og velg Utskrift, Send, Send versjon med sidemål eller Rediger før send/print. 

Når søknaden er ferdigbehandlet og du har sendt ut et svarbrev, vil eleven få et varsel med en melding hvor de kan laste ned dokumentet du har sendt.

Konsekvenser av å godkjenne fag

Eleven skal få:

• Fagstatus G (Godkjent fag fra tidligere)
• Karakter GK (Godkjent)
• FAM52 (Godkjent etter søknad)

  Obs!

• FAM-koden må aktiveres. Dette gjøres ved å klikke inn på elevens undermeny Fagdokumentasjon. Når dette er gjort vil FAM-koden være registrert og tilgjengelig i rapporteringsfilen. Eleven får GK når sluttvurdering i aktuell faggruppe er publisert.
  
  

Når du går tilbake til faggruppen vil du se at eleven står markert med "Tidligere bestått"i kolonnen for Fritak/Tidligere bestått. Eleven tas automatisk ut av tilhørende undervisningsgrupper slik at elevene ikke lenger har undervisningstimer i dette faget i timeplanen og vises heller ikke når læreren tar oppmøte.

Eleven er heller ikke synlig når faglærer skal registrere halvårs- og standpunktkarakter.

Merk! Det er viktig å ikke fjerne eleven fra faggruppen, selv om de ikke skal ha undervisning i faget.  Eleven skal få standpunktkarakter GK (Godkjent) i faggruppen, og fagmerknad FAM52 (Godkjent etter søknad) i fagdokumentasjonen.

Har en elev fått godkjent sidemål eller muntlige fagkoder?

Dersom eleven har fått godkjent sidemål og/eller muntlig fagkoder og er medlem av en faggruppe med de samme fagkodene, vil eleven automatisk få Fagstatus G (Godkjent fag fra tidligere) og FAM52 (Godkjent etter søknad) i fagdokumentasjonen. Når standpunkt eller H2 karakterer for faggruppen blir publisert, vil eleven også få Karakter GK (Godkjent) i fagdokumentasjonen.

Eleven eller skoleleder som søker på vegne av eleven må velge sidemål eller muntlig koden fra nedtrekksmenyen bland alle fagkoder fra kodeverket. Dette gjøres ved å skru på glidebryteren Inkluder alle fagkoder:

Hvis saksbehandler godkjenner søknaden:

Dersom eleven er medlem av en faggruppe i denne fagkoden. Må du aktivere fagstatus og famkode ved å gå inn i elevens fagdokumentasjon. Når du klikker inn på elevens fagdokumentasjon vil du se at FAM52 Godkjent etter søknad og Fagstatus (G) Godkjent fag fra tidligere er automatisk lagt inn på aktuell fagkode:

Selv om eleven er fremdeles medlem av faggruppen vises ikke eleven i H1, H2 eller standpunkt vurderingen når læreren skal føre karakterer. Det er likevel mulig å filtrere frem eleven i faggruppen ved å velge Tidligere bestått i kolonnen for Fritak/tidligere bestått:

Det er viktig at eleven ikke tas ut av faggruppen. Når standpunkt eller H2 for denne faggruppen publiseres vil eleven få GK i fagdokumentasjonen:

Opphev ferdigbehandlede søknader om godkjenning av tidligere beståtte fag

Tilgangen du trenger for å kunne oppheve vedtakene heter:

• Tilgang til å oppheve søknader om godkjenning av tidligere beståtte fag

Har du behov for å oppheve et vedtak om godkjenning av tidligere beståtte fag kan du gjøre det dersom du har tilgangen Tilgang til å oppheve søknader om godkjenning av tidligere beståtte fag. Finn aktuell elev og klikk på handlingsknappen deretter Opphev.

Du får nå opp en pop-up boks hvor du må skrive inn en merknad for hvorfor du opphever søknaden.

Trykk deretter igjen på Opphev for å oppheve.

Når du har opphevet en søknad vil fagmerknaden knyttet til eleven tas bort fra fagdokumentasjon og eleven er igjen synlig i vurderingene til faggruppen. Husk å legg eleven tilbake i undervisningsgruppen slik at eleven får undervisningstimer i timeplanen og er synlig i oppmøte registreringen til læreren. 

(Video er utdatert - ny kommer fortløpende)

Neste artikkel