4a.18 - Behandle søknad om godkjenning av tidligere beståtte fag

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Søknadsprosess (elev):

Elever kan søke om godkjenning av fag de tidligere har bestått, som de ellers ville hatt i det inneværende skoleåret. Det gjøres fra elevens søknadsside. Denne finner du under elevens hovedmeny Elever i undermenyen Mine søknader.  

Hovedmeny > Elever > Mine søknader

I fanen “Godkjenning av tidligere beståtte fag” oppretter eleven søknaden. Du som skoleleder kan også gjøre dette på vegne av elev. Klikk på Opprett søknad for å starte søknadsprosessen. Som standard, vil nedtrekksmenyen for hvilke fag eleven kan søke godkjenning om være de undervisningsgruppene som eleven er registrert i for det inneværende skoleår. Disse finner de i nedtrekksmenyen under “Fag”. De kan velge ett eller flere fag som en del av søknaden. 

1. Fag (velg en eller flere fag)
2. Inkluder alle fagkoder (Av/På - standard avslått)
3. Legg til merknad (skriv inn kommentarer)
4. Velg filer (last opp vedlegg)

Dersom eleven ønsker å søke om godkjenning av fag der de ikke er aktive elever, kan de klikke på glidebryteren for Inkluder alle fagkoder. Da vil nedtrekksmenyen inneholde alle fag som ligger som aktive i kodeverket, og som har eksamener fremover i tid. 

Eleven fyller ut kommentarboksen for å gi utfyllende informasjon under “Legg til merknad”. Husk å ikke skrive sensitiv informasjon. Du kan også laste opp dokumenter. Klikk så på Lagre.

Søknadsprosess (skoleleder):

Alle søknader vil du finne i hovedmenyen Elevsøknader. Klikk på fanen “Godkjenning av tidligere beståtte fag”. 

Hovedmeny > Elevsøknader > fanen "Godkjenning av tidligere beståtte fag"

I oversikten over alle søknader, kan du se navnet på eleven som søker, resultat og status for søknaden, og hvilke fag søknaden gjelder.

Klikk på handlingsknappen til høyre på den aktuelle linjen, og deretter Detaljer.  

Den vanlige rutinen er at du som skoleleder får en varsling i bjella på at en elev har søkt om godkjenning av tidligere beståtte fag. Dette ser du i dine systemmeldinger. Ved å åpne meldingen vil du kunne klikke på lenken for å videreføres direkte til elevens søknad som du også vil finne under hovedmenyen Elevsøknader.

Du vil nå se elevens søknadsdetaljer. Her kan du lese merknader og laste ned vedlegg for å se hva slags dokumentasjon eleven har for å få godkjenning og behandle søknaden.

Send søknaden i retur

Dersom søknaden er mangelfull og trenger flere dokumenter, kan du sende søknaden tilbake med et notat om hva som kreves for godkjenning. Dette gjør du ved å klikke på Send søknaden i retur. Søkeren får da søknaden sin åpnet igjen, og kan laste opp ny eller ekstra dokumentasjon. 

Eleven får da status "Tilbakemelding kreves" og ser merknaden fra rektor. 

Godkjenn eller avslå fag

For å godkjenne eller avslå fag, klikker du enten på ikonet for å godkjenne (blå hake) eller avslå (rødt kryss) for hvert av fagene i søknaden. Alle endringer loggføres og merknader og informasjon om stegene i prosessen vil være synlig under “Logg endringer”.

Dersom du bare godkjenner noen av fagene, vil søknaden få status som “Delvis godkjent”. Blir alle fagene godkjent, vil søknaden få statusen “Godkjent”. Er søknaden avslått for den statusen "Avslått".

Når søknaden er behandlet, vil eleven få en systemmelding hver gang det har skjedd en ny handling der de kan se om søknaden er godkjent eller ikke, og hvilke fag som eventuelt er godkjent. Eleven kan fra meldingen klikke seg på lenken (View Subject Approval Requests) som fører dem videre til Mine søknader og fanen “Approval of subjects”. Dette er også synlig på elevens søknadsside. 

Slett søknad

Du kan også slette søknaden, og den vil da få status "Slettet" i listen over søknader. Dette gjør du ved å klikke på handlingsknappen ved gjeldende søknad i oversikten du ser under Elevsøknader og klikke Slett.

Merk! Du har ikke muligheten for å slette søknader som er ferdigbehandlet med resultat "Godkjent", "Delvis godkjent" og "Avslått", dvs. de med status "Lukket". Heller ikke de som allerede har status som "Slettet" kan slettes vekk fra systemet.

Generer svarbrev

Etter dette kan du generere et svarbrev til eleven om vedtaket. Dette gjør du ved å klikke på Generer svarbrev etter at du har godkjent en søknad.

Ved å klikke på denne knappen vil du bli videresendt til oversikten over dokumentmaler og kan velge hvilken mal du ønsker å bruke for å genere svarbrevet. Klikk da på handlingsknappen og velg Utskrift, Send, Send versjon med sidemål eller Rediger før send/print. 

Når søknaden er ferdigbehandlet og du har sendt ut et svarbrev, vil eleven få et varsel med en melding hvor de kan laste ned dokumentet du har sendt.

Opphev ferdigbehandlede søknader om godkjenning av tidligere beståtte fag

Tilgangen du trenger for å kunne oppheve disse søknadene heter:

• Tilgang til å oppheve søknader om godkjenning av tidligere beståtte fag

Har du behov for å oppheve en ferdigbehandlet søknad om godkjenning av tidligere beståtte fag kan du gjøre det dersom du har tilgangen Tilgang til å oppheve søknader om godkjenning av tidligere beståtte fag. 

Når du har denne tilgangen kan du oppheve en søknad om godkjenning av tidligere beståtte fag ved å gå inn på hovedmenyen Elevsøknader og velge fanen Godkjenning av tidligere beståtte fag. Finn den aktuelle søknaden og klikk på handlingsknappen og Detaljer.

Du kommer nå i den ferdigbehandlede søknaden med status “Lukket” og vil se en Opphev-knapp. Klikk Opphev for å oppheve søknaden.

Du får nå opp en pop-up boks hvor du må skrive inn en merknad for hvorfor du opphever søknaden.

Trykk deretter igjen på Opphev for å oppheve.

Når du har opphevet en søknad vil alle handlinger som er blitt gjort reverseres. Det vil si du vil igjen se eleven når du registrerer oppmøte og fravær i faget, fagmerknadene knyttet elev vil tas bort fra fagdokumentasjon og vurderinger. I tillegg vil du kunne se en logg på dette med merknader lagt til når du går inn i selve elevsøknaden. Denne søknaden vil bli arkivert når arkivløsningen er på plass i Visma InSchool. 

Eleven og brukere med tilgang til å opprette søknader på vegne av elev vil også ha muligheten til å opprette en ny søknad for godkjenning av tidligere beståtte fag.

Konsekvenser av å godkjenne fag:

Når du går tilbake til undervisningsgruppen vil du se at eleven står markert med en hake under kolonnen "Tidligere bestått". Som standard vil du se eleven og må filtrere på "Nei" hvis du ikke ønsker å se eleven i oversikten av elever i den gjeldende undervisningsgruppen.

Eleven blir værende i undervisningsgruppen, men vil ikke kunne få fravær i det inneværende skoleåret. Eleven vil heller ikke dukke opp i fraværsoversikten. Eleven er heller ikke synlig når faglærer skal registrere halvårs- og standpunktkarakter.

Merk! Det er viktig å ikke fjerne eleven fra undervisningsgruppen, selv om de ikke skal ha undervisning i faget.  Eleven skal få standpunktskarakter GK (Godkjent) i undervisningsgruppen, og fagmerknad FAM52 (Godkjent etter søknad) i fagdokumentasjonen.