Relevant for rollen:
- Skoleeier
- Skoleleder
Nå har Visma InSchool en integrasjon mot Modernisert Folkeregister, som vi heretter omtaler i artikkelen som FREG. Hensikten med en integrasjon med FREG er å lette det manuelle arbeidet som er forbundet med å ajourholde kontaktinformasjon om elever og foresatte, som igjen legger til rette for et godt hjem-skole samarbeid.
Merk! FREG integrasjonen er forbeholdt de som allerede har en avtale med Tieto Evry. Fylker kan ta kontakt med support for å starte en prosess med å få dette. Alle friskoler har kun mulighet til å registrere foresatte manuelt. Friskoler har ikke fått hjemmel til å hente ut informasjon fra FREG. Dermed er ikke FREG integrasjon noe vi kan tilby friskolene.
Integrasjonen med FREG er basert på SFTP-filoverføring og henter datafelt fra følgende filer:
- RPF, GRUI – Grunninformasjon fra FREG
- RPF, ADRT – Adressetillegget fra FREG
- RPF, FOR4 – Fortroligopplysninger, recordtype 4. Opplysninger om familierelasjoner.
- RPF, FOR2 – Tilleggsopplysninger, recordtype 2. Opplysninger om sivilstand og ektefelle.
Integrasjonen følger noen prinsipper som alltid er gjeldende:
-
Dersom integrasjon mot FREG er på, anses FREG for å være master på all data.
- Dette gjelder også hemmelig adresse. Hvis den ikke er hemmelig i FREG vil eventuelle innstillinger av skole overskrives.
- Elevinformasjon overskrives dersom det er forskjell mellom FREG og Visma InSchool.
- Foreldrekoder i FREG er førende for hvilke foreldre som registreres.
-
Manuelt opprettede kontaktpersoner vil aldri bli slettet basert på informasjon fra FREG.
- Om elev er aktiv ved flere skoler i samme skoleår, er det hovedskole som kontrollerer hvorvidt oppdatering mot FREG er på/av.
- Det er alltid standard påslått for oppdatering mot FREG med mindre eleven er registrert som hemmelig i løsningen. Dermed når en elev registreres på en skole, så er oppdatering mot FREG på. Merk! Dette gjelder ikke hemmelige elever.
Filene blir ikke lagret av Visma i sin helhet, kun endringer på navn, adresse og foreldreansvar beholdes i Visma InSchool. Informasjonen blir vasket en gang i døgnet.
Integrasjonen mot FREG følger 6 steg:
- Det lastes opp en fil med alle fødselsnummer Visma InSchool ønsker data om.
- FREG behandler opplastet fil og returnerer en ny fil med fødselsnumrene samt informasjon tilknyttet fødselsnumrene, inkludert foreldres fødselsnummer og kode for hvem som har foreldrerett. Merk! Alle personer registrert med foreldreansvar skal importeres fra FREG til Visma InSchool. Så om adoptivforelder står med foreldrerett/ansvar hos FREG skal disse også importeres.
- Visma InSchool går gjennom returnert fil fra FREG og gjør datavask på elevens navn og folkeregistrert adresse, samt sletter relasjoner til foreldre dersom foreldreretten har endret seg eller elev har blitt 18 år.
- Visma InSchool laster opp en ny fil med fødselsnummer, filtrert på foreldreansvarskode.
- FREG returnerer fil med foreldre og deres tilknyttede informasjon.
- Visma InSchool vasker data på foreldre mot det som står i FREG.
Unntak for oppdatering av elev mot FREG
Elever som er registrert som hemmelige i løsningen vil aldri oppdateres mot FREG. I disse tilfellene må skolen manuelt legge inn eventuell foresatt som skal inn. Les mer om hvordan man manuelt registrerer foresatte i Kurs 4a - Manuell registrering av foresatte.
Det er også mulig å manuelt unnlate en elev fra integrasjonen mot FREG. Dette vil være relevant når:
- skole sitter med bedre informasjon enn det som er registrert i FREG
- skole ønsker å være varsom med en elev av diverse årsaker
Dette gjøres ved å søke opp elev og utvide hovedmenyen Elever og deretter velge undermenyen Konto, hvor det finnes en glidebryter som kan trykkes på for å skru av/på integrasjonen mot Modernisert Folkeregisteret.
Hovedmeny > Elever > Konto > Aktiver oppdatering gjennom FREG
Klikk på glidebryteren Aktiver oppdatering gjennom FREG. I det første skjermbildet under ser du at den er på. Den er blå, aktiv og har teksten "På". Ved å klikke på glidebryteren vil den bli deaktivert og svart, og vise teksten "Av" ved siden av.
To tilganger styrer hvordan man som bruker får se denne glidebryteren. Det er en skrivetilgang og en lesetilgang. For å benytte skrivetilgangen må man ha begge tilganger.
Merk! Glidebryteren for å skru av/på oppdatering mot FREG er kontrollert av hovedskolen på elever som er aktiv ved flere skoler i samme skoleår.
Unntak for oppdatering av foresatte mot FREG
Du kan også gjøre unntak for vask av data mot FREG for registrerte foresatte. Da benytter man glidebryteren Deaktiver oppdatering gjennom FREG som ligger på kontaktpersonen.
Merk! Her ser du den aktivert ved at den er blå med teksten "Deaktiver oppdatering gjennom FREG". Når du har deaktivert oppdateringen, vil den bli inaktiv med svart farge og glidebryteren dratt til venstre med teksten "Aktiver oppdatering gjennom FREG". Teksten beskriver handlingen du utfører når du klikker på glidebryteren.
Den andre glidebryteren Deaktiver kontaktpersonens tilgang gjør at kontaktperson ikke kan logge seg inn i løsningen.
Merk! Kontaktpersonen vil stå oppført under Kontaktopplysninger på elevens profil markert med "FREG", og vil kunne logge seg på ved hjelp av ID-porten.
FREG oppdatering av elevinformasjon
Elever blir initielt importert eller lagt inn manuelt ved dataimport, Vigo inntak eller manuelt inntak. Det er disse data som er grunnlaget for hva som sendes til vask hos FREG.
Basert på det fødselsnummeret som er registrert på en elev i Visma InSchool, hentes det navn og adresseinformasjon på eleven.
- Dersom det lastes inn et fiktivt fødselsnummer via inntak eller dataimport, bør man sikre at fødselsnummeret ikke er registrert på annen person i Folkeregisteret, eller slå av FREG oppdatering for eleven. Se hvordan ovenfor under avsnitt om "Unntak for oppdatering av elev mot FREG".
- Dersom elev blir oppdatert med informasjon fra FREG og har adresse i kategori 6 eller 7 (strengt fortrolig, fortrolig), vil de også bli registrert med konfidensiell adresse i Visma InSchool.
FREG - foreldre (far/mor)
Foreldre (far/mor) med registrert foreldreansvar i Modernisert Folkeregister importeres med fødselsnummer, navn og adresse til Visma InSchool og vil automatisk ha tilgang samt være markert på "Foreldreansvar (Mottaker SvarUt)"-feltet. Merk! Disse vil da automatisk være påkoblet SvarUt når funksjonaliteten er aktiv for elever under 18 år.
E-post og telefonnummer hentes eventuelt inn med KRR integrasjonen (Kontakt- og reservasjonsregisteret). Denne informasjonen blir også oppdatert én gang i døgnet.
Tilgang kan alltid slås av eller på for kontaktpersoner, og kontaktpersoner kan også slettes fra løsningen. En slettet kontaktperson vil komme tilbake dersom informasjon i FREG tilsier at kontaktpersonen skal være der ved at det ikke foreligger foreldreansvarskode som sier noe annet, eller at elev er under 18 år.
Om kontaktperson tidligere har stått med deaktivert tilgang når kontaktperson ble slettet, vil tilgangen til kontaktperson forbli deaktivert om vedkommende blir hentet inn på nytt ved senere anledning (FREG aktiverer kun tilgangen om det er en ny foresatt).
Unntak:
- Sperret adresse (kode 7)
- Sperret adresse, strengt fortrolig (kode 6)
- Klientadresse (kode 4)
Til informasjon
-
Dersom eleven har adresse som er i kategori "sperret adresse" (kode 7) eller "sperret adresse, strengt fortrolig" (kode 6), vil ikke lenger foresatte bli hentet fra FREG inn til Visma InSchool.
- Vi stopper også relasjoner som sendes av FREG for “klientadresse” (kode 4). Skolene må legge inn disse kontaktpersoner for disse elevene manuelt.
- Dersom mor eller far ikke har registrert foreldreansvar i FREG, vil de ikke bli lastet inn.
-
Dersom mor eller far med foreldreansvar mister foreldreansvaret, vil forelderen fjernes fra Visma InSchool ett døgn etter at dette er registrert i FREG.
Merk! Dette avhenger av at disse opplysningene er oppdatert i FREG.
FREG - andre kontaktpersoner
Nåværende integrasjon henter kun informasjon om foreldre med foreldreansvar. Dersom det oppstår et behov der andre personer er kontaktperson for eleven, må dette legges inn manuelt i elevens kontaktopplysninger. Det kreves fødselsnummer for å legge til en kontaktperson.
Elever over 18 år
For elever som er over 18 år vil ikke foresatte hentes inn gjennom FREG integrasjonen. Likevel vil det utføres vasking mot data, slik at man har oppdatert navn og adresse i Visma InSchool. For elever som blir 18 år, vil foresatte slettes noen dager etter at vedkommende har fylt 18, avhengig av hvor fort FREG oppdaterer sin kode på foreldreansvar. Om foresatte er registrert manuelt, vil ikke disse slettes.
Kort sagt:
- Foresatte blir ikke hentet for elever som er 18 år eller mer.
- Når en elev blir over 18 slettes foresatte hentet inn gjennom FREG.
- Foresatte registrert manuelt vil ikke slettes.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan beholde registrert foresatt når eleven blir 18?
Dersom det er ønskelig å beholde de foresatte som står registrert på eleven, burde man gjøre følgende:
- Skru av FREG integrasjonen før eleven blir 18.
- Innhente nødvendige samtykker for å beholde dataene (man har ikke hjemmel til dette etter at eleven fyller 18).
- Registrere den foresatte manuelt med en kopi av det som stod fra før og skru på FREG integrasjonen igjen.
Hvordan sletter jeg en foresatt fra en elev under 18?
Det kan være ulike grunner til at man ønsker å fjerne en kontaktperson fra en elev. Eksempelvis kan det være at skolen sitter med bedre informasjon om foreldreansvar og lignende forhold enn det som står i FREG. Isåfall må man gjøre følgende operasjon for å fjerne den foresatte:
-
Skru av FREG integrasjonen.
Dette gjør vi sånn at ikke den foresatte blir laget på nytt gjennom integrasjonen. Dette vil skje dersom foreldreansvarskoden fra FREG ikke tilsier noe annet.
- Slette kontaktpersonen. Trykk på Handlinger og deretter Slett.
Merk! Når koden er oppdatert i FREG er det trygt å skru på integrasjonen igjen. Hvor lang tid det tar varierer fra sak til sak. Visma har ikke lykkes i å få en definitiv tid hvor FREG vil være oppdatert.
Hvorfor blir ikke eleven sin folkeregistrerte adresse hentet inn?
- Elev er ikke registrert i Visma InSchool med samme fødselsnummer som står hos FREG.
- Elev har bare postadresse registrert hos FREG. Det er bostedsadresse vi henter inn.
- Elev har en type adresse hos FREG som vi ikke har støtte for å hente inn (som f. eks. matrikkeladresser).
Kontaktpersontilgang
Du kan nå administrere hvilke tilganger foresatte skal ha i Visma InSchool. Dette finner du mer om i Kurs 1 - Administrere tilganger for kontaktpersoner.
Kommentarer
13 kommentarer
Oppdatering: 06.04.2021 - Tydeliggjøring på hvordan glidebrytere er aktive og inaktive, samt kort informasjon om at support bes kontaktes om fylker ønsker å få i gang DSF integrasjonen for sitt fylke i Visma InSchool.
Oppdatering: 01.06.2021 - Alle friskoler har kun mulighet til å registrere foresatte manuelt. Friskoler har ikke fått hjemmel til å hente ut informasjon fra DSF. Dermed er ikke DSF integrasjon noe vi kan tilby friskolene foreløpig.
Oppdatering: 31.01.2022 - Det er endret fra DSF = Det sentrale folkeregisteret til FREG = Modernisert folkeregister.
Oppdatering: 28.04.2022 - To nye punkter er lagt til "Integrasjonen følger noen prinsipper som alltid er gjeldende":
Det er i tillegg lagt til en merknad under "Unntak for oppdatering av elev mot FREG" for å tydeliggjøre og repetere det som er nevnt ovenfor med at glidebryteren for å skru av/på oppdatering mot FREG er kontrollert av hovedskolen på elever som er aktiv ved flere skoler i samme skoleår.
Oppdatering: 02.06.2022 - En presisering på hva som kommer som standard når kontaktpersoner hentes inn via FREG integrasjon.
Foreldre (far/mor) med registrert foreldreansvar i Modernisert Folkeregister importeres med fødselsnummer, navn og adresse til Visma InSchool og vil automatisk ha tilgang samt være markert på "Foresatt"-feltet. Merk! Disse vil da automatisk være påkoblet SvarUt når funksjonaliteten er aktiv for elever under 18 år.
Tilgang kan alltid slås av eller på for kontaktpersoner, og kontaktpersoner kan også slettes fra løsningen.
Oppdatering: 02.08.2022 - Lagt inn en merknad om at det ikke bare er biologiske foreldre, men kan også være adoptivforeldre. Begrepet "foreldre" er beholdt og "biologiske" tatt bort. Det presiseres at dette gjelder alle personer som er registrert med foreldreansvar.
Merk! Alle personer registrert med foreldreansvar skal importeres fra FREG til Visma InSchool. Så om adoptivforelder står med foreldrerett/ansvar hos FREG skal disse også importeres.
Oppdatering: 26.09.2022 - Glidebryterknappene for å aktivere eller deaktivere integrasjon mot FREG har nå blitt oversatt til å ikke inneholde det tidligere begrepet "DSF". Det er nå kun FREG som gjelder. Skjermbilder med navneendring på knapper vil komme så fort det er ute i produksjon.
Oppdatering: 26.09.2022 - Skjermbilder oppdatert med knapper uten DSF-begrepet, men erstattet med FREG. "Slett" er nå også en handling som ligger under Handlinger og deretter Slett, for å kunne slette en kontaktperson. Tidligere var Slett-knappen synlig direkte på visningen av kontaktpersonens kontaktopplysninger.
Oppdatering: 09.06.2023 - Fjernet avsnitt og punkter om Hemmelig info-funksjonalitet fordi dette er fjernet som funksjonalitet for alle offentlige skoler. Den automatiske FREG er knyttet mot de offentlige skolene og ikke privatskoler. Mer info om Hemmelig info-funksjonaliteten vil du fortsatt finne under artikkelen 4a.03 - Ajourhold av elever med konfidensielle data.
I tillegg har vi oppdatert punktet under unntak under "FREG - Foreldre (far/mor)" til å forklare vesentlig endring:
Merk! Endringen vil ikke påvirke de som allerede har fått sine kontakter med foreldreansvar lastet inn. Skolene med slike elever må gjøre de nødvendige handlinger som trengs. Se mer informasjon i denne artikkelen: Relasjoner knyttet til elever med kode 6 og 7 - Endring i håndtering av data fra FREG
Oppdatering: 27.11.2023 - Foresatt-feltet heter nå "Foreldreansvar (Mottaker SvarUt)".
Oppdatering: 02.02.2024 - Ny "merkelapp" for å synliggjøre når en kontaktperson kommer fra FREG. Du vil nå se at det står "FREG" på kontaktpersoner som er automatisk opprettet og kommer fra FREG.
Oppdatering: 26.02.2024 - Oppdatert avsnitt om "Hvorfor blir ikke eleven sin folkeregistrerte adresse hentet / hvorfor er adressen i elevoversikten tom?" med disse punktene:
Oppdatering: 21.08.2024 - Vi stopper relasjoner som sendes av FREG for “klientadresse” (kode 4). Skolene må legge inn disse kontaktpersoner for disse elevene manuelt. Nå vil unntak av foresatte som importeres via FREG gjelde:
Artikkelen er stengt for kommentarer.