4a.06 - Automatisk registrering av foresatte via DSF integrasjon

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Nå har Visma InSchool en integrasjon mot Det Sentrale Folkeregister, som vi heretter omtaler i artikkelen som DSF. Hensikten med en integrasjon med DSF er å lette det manuelle arbeidet som er forbundet med å ajourholde kontaktinformasjon om elever og foresatte, som igjen legger til rette for et godt hjem-skole samarbeid.

Merk! DSF integrasjonen er forbeholdt de som allerede har en avtale med Tieto Evry. Fylker kan ta kontakt med support for å starte en prosess med å få dette. Alle friskoler har kun mulighet til å registrere foresatte manuelt. Friskoler har ikke fått hjemmel til å hente ut informasjon fra DSF. Dermed er ikke DSF integrasjon noe vi kan tilby friskolene.

Integrasjonen med DSF er basert på SFTP-filoverføring og henter datafelt fra følgende filer:

• RPF, GRUI – Grunninformasjon fra DSF
• RPF, ADRT – Adressetillegget fra DSF
• RPF, FOR4 – Fortroligopplysninger, recordtype 4. Opplysninger om familierelasjoner.
• RPF, FOR2 – Tilleggsopplysninger, recordtype 2. Opplysninger om sivilstand og ektefelle.

Integrasjonen følger noen prinsipper som alltid er gjeldende:

• Dersom integrasjon mot DSF er på, anses DSF for å være master på all data.
  • Elevinformasjon overskrives dersom det er forskjell mellom DSF og Visma InSchool.
    • Dette gjelder også hemmelig adresse. Hvis den ikke er hemmelig i DSF vil eventuelle innstillinger av skole overskrives.
  • Foreldrekoder i DSF er førende for hvilke foreldre som registreres.

• Manuelt opprettede kontaktpersoner vil aldri bli slettet basert på informasjon fra DSF.
  
  
• Hemmelige elever er unntatt oppdatering mot DSF.
  • Det vil si elever registrert med fiktiv personalia ulik reell personalia.
    Dette innebærer at elevens personalia (fornavn, etternavn og fødselsdato) er ulik det reelle ved at fiktive data er lagt til. Les mer om hvordan man registrerer elever med hemmelig info i Kurs 4a - Ajourhold av elever med konfidensielle data.

Filene blir ikke lagret av Visma i sin helhet, kun endringer på navn, adresse og foreldreansvar beholdes i Visma InSchool. Informasjonen blir vasket en gang i døgnet tirsdag til lørdag.

Merk! Det vil ikke bli kjørt vask/oppdateringer søndag og mandag.

Integrasjonen mot DSF følger 6 steg:

1. Det lastes opp en fil med alle fødselsnummer Visma InSchool ønsker data om.
2. DSF behandler opplastet fil og returnerer en ny fil med fødselsnumrene samt informasjon tilknyttet fødselsnumrene, inkludert biologiske foreldres fødselsnummer og kode for hvem som har foreldrerett.
3. Visma InSchool går gjennom returnert fil fra DSF og gjør datavask på elevens navn og folkeregistrert adresse, samt sletter relasjoner til foreldre dersom foreldreretten har endret seg eller elev har blitt 18 år.
4. Visma InSchool laster opp en ny fil med biologiske foreldres fødselsnummer, filtrert på foreldreansvarskode.
5. DSF returnerer fil med foreldre og deres tilknyttede informasjon.
6. Visma InSchool vasker data på foreldre mot det som står i DSF.

Unntak for oppdatering av elev mot DSF

Elever som er registrert som hemmelige i løsningen vil aldri oppdateres mot DSF. I disse tilfellene må skolen manuelt legge inn eventuell foresatt som skal inn. Les mer om hvordan man manuelt registrerer foresatte i Kurs 4a - Manuell registrering av foresatte.

Det er også mulig å manuelt unnlate en elev fra integrasjonen mot DSF. Dette vil være relevant når:

• skole sitter med bedre informasjon enn det som er registrert i DSF
• skole ønsker å være varsom med en elev av diverse årsaker

Dette gjøres ved å søke opp elev og utvide hovedmenyen Elever og deretter velge undermenyen Konto, hvor det finnes en glidebryter som kan trykkes på for å skru av/på integrasjonen mot Folkeregisteret.

Elever > Konto > Aktiver oppdatering gjennom DSF

Klikk på glidebryteren Aktiver oppdatering gjennom DSF. I det første skjermbildet under ser du at den er på. Den er blå, aktiv og har teksten "På". Ved å klikke på glidebryteren vil den bli deaktivert og svart, og vise teksten "Av" ved siden av.

 

To tilganger styrer hvordan man som bruker får se denne glidebryteren. Det er en skrivetilgang og en lesetilgang. For å benytte skrivetilgangen må man ha begge tilganger. 

Unntak for oppdatering av foresatte mot DSF

Man kan også gjøre unntak for vask av data mot DSF for registrerte foresatte. Da benytter man glidebryteren Deaktiver oppdatering gjennom DSF som ligger på kontaktpersonen.

Merk! Her ser du den aktivert ved at den er blå med teksten "Deaktiver oppdatering gjennom DSF". Når du har deaktivert oppdateringen vil den bli inaktiv og svart med teksten "Aktiver oppdatering gjennom DSF". Teksten beskriver handlingen du utfører når du klikker på glidebryteren.

Den andre glidebryteren Deaktiver kontaktpersonens tilgang gjør at kontaktperson ikke kan logge seg inn i løsningen.

DSF oppdatering av elevinformasjon

Elever blir initielt importert eller lagt inn manuelt ved dataimport, Vigo inntak eller manuelt inntak. Det er disse data som er grunnlaget for hva som sendes til vask hos DSF.

Basert på det fødselsnummeret som er registrert på en elev i Visma InSchool, hentes det navn og adresseinformasjon på eleven.

• Dersom det lastes inn et fiktivt fødselsnummer via inntak eller dataimport, bør man sikre at fødselsnummeret ikke er registrert på annen person i Folkeregisteret, eller slå av DSF oppdatering for eleven. Se hvordan ovenfor under avsnitt om "Unntak for oppdatering av elev mot DSF".
• Dersom det har blitt satt fiktivt navn eller adresse manuelt via handlingen Hemmelig info i elevens personalia i løsningen, vil disse automatisk unnlates fra oppdateringer med DSF. Vi anbefaler at fiktiv informasjon koordineres med andre instanser der elevinformasjon importeres/eksporteres til for eksempel inntak, rapportering,  sak-/arkivsystem m.m..
• Dersom elev blir oppdatert med informasjon fra DSF og har adresse i kategori 6 eller 7 (strengt fortrolig, fortrolig), vil de også bli registrert med konfidensiell adresse i Visma InSchool.

DSF - foreldre (far/mor)

Foreldre (far/mor) med registrert foreldreansvar i Det Sentrale Folkeregister importeres med fødselsnummer, navn og adresse til Visma InSchool og vil automatisk ha tilgang. Tilgang kan alltid slås av eller på for kontaktpersoner, og kontaktpersoner kan også slettes fra løsningen. En slettet kontaktperson vil komme tilbake dersom informasjon i DSF tilsier at kontaktpersonen skal være der ved at det ikke foreligger foreldreansvarskode som sier noe annet, eller at elev er under 18 år.

Unntak:

• Dersom den foresatte har adresse som er i kategori 6 eller 7 (strengt fortrolig, fortrolig), vil den foresatte ikke ha mulighet til å logge inn uten at rektor (eller person med tilgang) aktiverer tilgangen for den foresatte.
• Dersom mor eller far ikke har registrert foreldreansvar i DSF, vil de ikke bli lastet inn.
• Dersom mor eller far med foreldreansvar mister foreldreansvaret, vil forelderen fjernes fra Visma InSchool ett døgn (tirsdag-lørdag) etter at dette er registrert i DSF.
  
  Merk! Dette avhenger av at disse opplysningene er oppdatert i DSF.

Til info:

Den mildeste kalles "fortrolig adresse" (kode 7) og innebærer at adressen ikke skal utleveres til private, men er tilgjengelig for den delen av det offentlige som har hjemmel til opplysninger fra Folkeregisteret. Den andre er "strengt personlig adresse" (kode 6) og innebærer at opplysninger om adressen ikke skal gis ut til noen.

 

DSF - andre kontaktpersoner 

Nåværende integrasjon henter kun informasjon om biologiske foreldre med foreldreansvar. Dersom det oppstår et behov der andre personer er kontaktperson for eleven, må dette legges inn manuelt i elevens kontaktopplysninger. Det kreves fødselsnummer for å legge til en kontaktperson.

Når kontaktpersoner blir lagt til manuelt, vil standarden være at de ikke blirt vasket med DSF. Dette kan slås på for den enkelte.

Elever over 18 år

For elever som er over 18 år vil ikke foresatte hentes inn gjennom DSF integrasjonen. Likevel vil det utføres vasking mot data, slik at man har oppdatert navn og adresse i Visma InSchool. For elever som blir 18 år, vil foresatte slettes noen dager etter at vedkommende har fylt 18, avhengig av hvor fort DSF oppdaterer sin kode på foreldreansvar. Om foresatte er registrert manuelt, vil ikke disse slettes.

Kort sagt:

• Foresatte blir ikke hentet for elever som er 18 år eller mer.
• Når en elev blir over 18 slettes foresatte hentet inn gjennom DSF.
• Foresatte registrert manuelt vil ikke slettes.

 

Ofte stilte spørsmål

Hvordan beholde registrert foresatt når eleven blir 18?

Dersom det er ønskelig å beholde de foresatte som står registrert på eleven, burde man gjøre følgende:

1. Skru av DSF integrasjonen før eleven blir 18.
2. Innhente nødvendige samtykker for å beholde dataen (man har ikke hjemmel til dette etter at eleven fyller 18).
3. Registrere den foresatte manuelt med en kopi av det som stod fra før og skru på DSF integrasjonen igjen.
   

Hvordan sletter jeg en foresatt fra en elev under 18?

Det kan være ulike grunner til at man ønsker å fjerne en kontaktperson fra en elev. Eksempelvis kan det være at skolen sitter med bedre informasjon om foreldreansvar og lignende forhold enn det som står i DSF. Isåfall må man gjøre følgende operasjon for å fjerne den foresatte:

1. Skru av DSF integrasjonen.
• Dette gjør vi sånn at ikke den foresatte blir laget på nytt gjennom integrasjonen. Dette vil skje dersom foreldreansvarskoden fra DSF ikke tilsier noe annet.
2. Slette den foresatte.

Merk! Når koden er oppdatert i DSF er det trygt å skru på integrasjonen igjen. Hvor lang tid det tar varierer fra sak til sak. Visma har ikke lykkes i å få en definitiv tid hvor DSF vil være oppdatert.

Hvorfor blir ikke eleven sin folkeregistrerte adresse hentet / hvorfor er adressen i elevoversikten tom?

Det er folkeregistrert adresse som vises i elevoversikten. I Visma InSchool kan man ha flere typer adresser, deriblant bostedadresse og folkeregistrert adresse. Gjennom integrasjonen vil det bare utføres datavask på adresser. Dette betyr at:

• dersom en elev bare har en folkeregistrert adresse, vil bare folkeregistrert adresse oppdateres.
• dersom en elev bare har en bostedsadresse, vil bare bostedsadressen oppdateres.

For å hente inn folkeregistrert adresse gjennom integrasjonen er det tilstrekkelig å registrere en ny folkeregistrert adresse. Denne trenger ikke inneholde reell informasjon, da den vil overskrives av informasjonen som finnes i DSF.

Merk! Integrasjonen med DSF må være påslått på elev for at dette skal fungere. 

Foresattilgang

Du kan nå administrere hvilke tilganger foresatte skal ha i Visma InSchool. Dette finner du mer om i Kurs 1 - Innstillinger for foresattilgang.