4a.06 - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Nå har Visma InSchool en integrasjon mot Modernisert Folkeregister, som vi heretter omtaler i artikkelen som FREG. Hensikten med en integrasjon med FREG er å lette det manuelle arbeidet som er forbundet med å ajourholde kontaktinformasjon om elever og foresatte, som igjen legger til rette for et godt hjem-skole samarbeid.

Merk! FREG integrasjonen er forbeholdt de som allerede har en avtale med Tieto Evry. Fylker kan ta kontakt med support for å starte en prosess med å få dette. Alle friskoler har kun mulighet til å registrere foresatte manuelt. Friskoler har ikke fått hjemmel til å hente ut informasjon fra FREG. Dermed er ikke FREG integrasjon noe vi kan tilby friskolene.

Integrasjonen med FREG er basert på SFTP-filoverføring og henter datafelt fra følgende filer:

• RPF, GRUI – Grunninformasjon fra FREG
• RPF, ADRT – Adressetillegget fra FREG
• RPF, FOR4 – Fortroligopplysninger, recordtype 4. Opplysninger om familierelasjoner.
• RPF, FOR2 – Tilleggsopplysninger, recordtype 2. Opplysninger om sivilstand og ektefelle.

Integrasjonen følger noen prinsipper som alltid er gjeldende:

• Dersom integrasjon mot FREG er på, anses FREG for å være master på all data.
  • Dette gjelder også hemmelig adresse. Hvis den ikke er hemmelig i FREG vil eventuelle innstillinger av skole overskrives.
• Elevinformasjon overskrives dersom det er forskjell mellom FREG og Visma InSchool.
• Foreldrekoder i FREG er førende for hvilke foreldre som registreres.
• Manuelt opprettede kontaktpersoner vil aldri bli slettet basert på informasjon fra FREG.
  
  
• Hemmelige elever er unntatt oppdatering mot FREG.
• Det vil si elever registrert med fiktiv personalia ulik reell personalia.
  Dette innebærer at elevens personalia (fornavn, etternavn og fødselsdato) er ulik det reelle ved at fiktive data er lagt til. Les mer om hvordan man registrerer elever med hemmelig info i Kurs 4a - Ajourhold av elever med konfidensielle data.
  
  
• Om elev er aktiv ved flere skoler i samme skoleår, er det hovedskole som kontrollerer hvorvidt oppdatering mot FREG er på/av.
  
  
• Det er alltid standard påslått for oppdatering mot FREG med mindre eleven er registrert som hemmelig i løsningen. Dermed når en elev registreres på en skole, så er oppdatering mot FREG på. Merk! Dette gjelder ikke hemmelige elever.

Filene blir ikke lagret av Visma i sin helhet, kun endringer på navn, adresse og foreldreansvar beholdes i Visma InSchool. Informasjonen blir vasket en gang i døgnet tirsdag til lørdag.

Merk! Det vil ikke bli kjørt vask/oppdateringer søndag og mandag.

Integrasjonen mot FREG følger 6 steg:

1. Det lastes opp en fil med alle fødselsnummer Visma InSchool ønsker data om.
2. FREG behandler opplastet fil og returnerer en ny fil med fødselsnumrene samt informasjon tilknyttet fødselsnumrene, inkludert foreldres fødselsnummer og kode for hvem som har foreldrerett. Merk! Alle personer registrert med foreldreansvar skal importeres fra FREG til Visma InSchool. Så om adoptivforelder står med foreldrerett/ansvar hos FREG skal disse også importeres.
3. Visma InSchool går gjennom returnert fil fra FREG og gjør datavask på elevens navn og folkeregistrert adresse, samt sletter relasjoner til foreldre dersom foreldreretten har endret seg eller elev har blitt 18 år.
4. Visma InSchool laster opp en ny fil med fødselsnummer, filtrert på foreldreansvarskode.
5. FREG returnerer fil med foreldre og deres tilknyttede informasjon.
6. Visma InSchool vasker data på foreldre mot det som står i FREG.

Unntak for oppdatering av elev mot FREG

Elever som er registrert som hemmelige i løsningen vil aldri oppdateres mot FREG. I disse tilfellene må skolen manuelt legge inn eventuell foresatt som skal inn. Les mer om hvordan man manuelt registrerer foresatte i Kurs 4a - Manuell registrering av foresatte.

Det er også mulig å manuelt unnlate en elev fra integrasjonen mot FREG. Dette vil være relevant når:

• skole sitter med bedre informasjon enn det som er registrert i FREG
• skole ønsker å være varsom med en elev av diverse årsaker

Dette gjøres ved å søke opp elev og utvide hovedmenyen Elever og deretter velge undermenyen Konto, hvor det finnes en glidebryter som kan trykkes på for å skru av/på integrasjonen mot Modernisert Folkeregisteret.

Hovedmeny > Elever > Konto > Aktiver oppdatering gjennom DSF/FREG

Klikk på glidebryteren Aktiver oppdatering gjennom DSF/FREG. I det første skjermbildet under ser du at den er på. Den er blå, aktiv og har teksten "På". Ved å klikke på glidebryteren vil den bli deaktivert og svart, og vise teksten "Av" ved siden av.

 

To tilganger styrer hvordan man som bruker får se denne glidebryteren. Det er en skrivetilgang og en lesetilgang. For å benytte skrivetilgangen må man ha begge tilganger. 

Merk! Glidebryteren for å skru av/på oppdatering mot FREG er kontrollert av hovedskolen på elever som er aktiv ved flere skoler i samme skoleår. 

Unntak for oppdatering av foresatte mot FREG

Man kan også gjøre unntak for vask av data mot FREG for registrerte foresatte. Da benytter man glidebryteren Deaktiver oppdatering gjennom DSF/FREG som ligger på kontaktpersonen.

Merk! Her ser du den aktivert ved at den er blå med teksten "Deaktiver oppdatering gjennom DSF/FREG". Når du har deaktivert oppdateringen vil den bli inaktiv og svart med teksten "Aktiver oppdatering gjennom DSF/FREG". Teksten beskriver handlingen du utfører når du klikker på glidebryteren.

Den andre glidebryteren Deaktiver kontaktpersonens tilgang gjør at kontaktperson ikke kan logge seg inn i løsningen.

FREG oppdatering av elevinformasjon

Elever blir initielt importert eller lagt inn manuelt ved dataimport, Vigo inntak eller manuelt inntak. Det er disse data som er grunnlaget for hva som sendes til vask hos FREG.

Basert på det fødselsnummeret som er registrert på en elev i Visma InSchool, hentes det navn og adresseinformasjon på eleven.

• Dersom det lastes inn et fiktivt fødselsnummer via inntak eller dataimport, bør man sikre at fødselsnummeret ikke er registrert på annen person i Folkeregisteret, eller slå av FREG oppdatering for eleven. Se hvordan ovenfor under avsnitt om "Unntak for oppdatering av elev mot FREG".
• Dersom det har blitt satt fiktivt navn eller adresse manuelt via handlingen Hemmelig info i elevens personalia i løsningen, vil disse automatisk unnlates fra oppdateringer med FREG. Vi anbefaler at fiktiv informasjon koordineres med andre instanser der elevinformasjon importeres/eksporteres til for eksempel inntak, rapportering,  sak-/arkivsystem m.m..
• Dersom elev blir oppdatert med informasjon fra FREG og har adresse i kategori 6 eller 7 (strengt fortrolig, fortrolig), vil de også bli registrert med konfidensiell adresse i Visma InSchool.

FREG - foreldre (far/mor)

Foreldre (far/mor) med registrert foreldreansvar i Modernisert Folkeregister importeres med fødselsnummer, navn og adresse til Visma InSchool og vil automatisk ha tilgang samt være markert på "Foresatt"-feltet. Merk! Disse vil da automatisk være påkoblet SvarUt når funksjonaliteten er aktiv for elever under 18 år.

Tilgang kan alltid slås av eller på for kontaktpersoner, og kontaktpersoner kan også slettes fra løsningen. En slettet kontaktperson vil komme tilbake dersom informasjon i FREG tilsier at kontaktpersonen skal være der ved at det ikke foreligger foreldreansvarskode som sier noe annet, eller at elev er under 18 år.

Unntak:

• Dersom den foresatte har adresse som er i kategori 6 eller 7 (strengt fortrolig, fortrolig), vil den foresatte ikke ha mulighet til å logge inn uten at rektor (eller person med tilgang) aktiverer tilgangen for den foresatte.
• Dersom mor eller far ikke har registrert foreldreansvar i FREG, vil de ikke bli lastet inn.
• Dersom mor eller far med foreldreansvar mister foreldreansvaret, vil forelderen fjernes fra Visma InSchool ett døgn (tirsdag-lørdag) etter at dette er registrert i FREG.
  
  Merk! Dette avhenger av at disse opplysningene er oppdatert i FREG.

Til info:

Den mildeste kalles "fortrolig adresse" (kode 7) og innebærer at adressen ikke skal utleveres til private, men er tilgjengelig for den delen av det offentlige som har hjemmel til opplysninger fra Folkeregisteret. Den andre er "strengt personlig adresse" (kode 6) og innebærer at opplysninger om adressen ikke skal gis ut til noen.

 

FREG - andre kontaktpersoner 

Nåværende integrasjon henter kun informasjon om foreldre med foreldreansvar. Dersom det oppstår et behov der andre personer er kontaktperson for eleven, må dette legges inn manuelt i elevens kontaktopplysninger. Det kreves fødselsnummer for å legge til en kontaktperson.

Når kontaktpersoner blir lagt til manuelt, vil standarden være at de ikke blir vasket med FREG. Dette kan slås på for den enkelte.

Elever over 18 år

For elever som er over 18 år vil ikke foresatte hentes inn gjennom FREG integrasjonen. Likevel vil det utføres vasking mot data, slik at man har oppdatert navn og adresse i Visma InSchool. For elever som blir 18 år, vil foresatte slettes noen dager etter at vedkommende har fylt 18, avhengig av hvor fort FREG oppdaterer sin kode på foreldreansvar. Om foresatte er registrert manuelt, vil ikke disse slettes.

Kort sagt:

• Foresatte blir ikke hentet for elever som er 18 år eller mer.
• Når en elev blir over 18 slettes foresatte hentet inn gjennom FREG.
• Foresatte registrert manuelt vil ikke slettes.

 

Ofte stilte spørsmål

Hvordan beholde registrert foresatt når eleven blir 18?

Dersom det er ønskelig å beholde de foresatte som står registrert på eleven, burde man gjøre følgende:

1. Skru av FREG integrasjonen før eleven blir 18.
2. Innhente nødvendige samtykker for å beholde dataene (man har ikke hjemmel til dette etter at eleven fyller 18).
3. Registrere den foresatte manuelt med en kopi av det som stod fra før og skru på FREG integrasjonen igjen.

Hvordan sletter jeg en foresatt fra en elev under 18?

Det kan være ulike grunner til at man ønsker å fjerne en kontaktperson fra en elev. Eksempelvis kan det være at skolen sitter med bedre informasjon om foreldreansvar og lignende forhold enn det som står i FREG. Isåfall må man gjøre følgende operasjon for å fjerne den foresatte:

1. Skru av FREG integrasjonen.
   Dette gjør vi sånn at ikke den foresatte blir laget på nytt gjennom integrasjonen. Dette vil skje dersom foreldreansvarskoden fra FREG ikke tilsier noe annet.
   
   
2. Slette den foresatte.
   
   

Merk! Når koden er oppdatert i FREG er det trygt å skru på integrasjonen igjen. Hvor lang tid det tar varierer fra sak til sak. Visma har ikke lykkes i å få en definitiv tid hvor FREG vil være oppdatert.

Hvorfor blir ikke eleven sin folkeregistrerte adresse hentet / hvorfor er adressen i elevoversikten tom?

Det er folkeregistrert adresse som vises i elevoversikten. I Visma InSchool kan man ha flere typer adresser, deriblant bostedsadresse og folkeregistrert adresse. Gjennom integrasjonen vil det bare utføres datavask på adresser. Dette betyr at:

• dersom en elev bare har en folkeregistrert adresse, vil bare folkeregistrert adresse oppdateres.
• dersom en elev bare har en bostedsadresse, vil bare bostedsadressen oppdateres.

For å hente inn folkeregistrert adresse gjennom integrasjonen er det tilstrekkelig å registrere en ny folkeregistrert adresse. Denne trenger ikke inneholde reell informasjon, da den vil overskrives av informasjonen som finnes i FREG.

Merk! Integrasjonen med FREG må være påslått på elev for at dette skal fungere. 

Kontaktpersontilgang

Du kan nå administrere hvilke tilganger foresatte skal ha i Visma InSchool. Dette finner du mer om i Kurs 1 - Administrere tilganger for kontaktpersoner.