Duplikat i eksportfil: kan skyldes flere aktive medlemskap i undervisningsgrupper (også avviklede)

Får du følgende beskjed i Innstillinger > Eksport > Rediger før nedlasting, og du har flere elever som har duplikat med fag?

Inne i redigeringen av eksportfilen har du ingen mulighet til å se hvilke undervisningsgrupper duplikatlinjene hører til, og dermed ikke alltid mulighet til å finne årsaken bak duplikatene.

Hvis det kommer opp to linjer med samme fag, og begge står som Pågående betyr dette at eleven har to medlemskap i grupper tilknyttet aktuell fagkode.

Medlemskap omfatter medlemskap i både aktive og avviklede undervisningsgrupper. Framgangsmåten for å finne ut av hva som skyldes duplikaten og eventuelt rette opp i dette, vil være den samme, uavhengig om gruppa er avviklet eller ikke.

Duplikatlinje skyldes avviklede undervisningsgrupper

Potensielt har alle elever med medlemsskap i avviklede grupper duplikat i eksportfilen. For å finne avviklede grupper, er det letteste å gå til Undervisningsgrupper, sette på kolonnen Utgått (vil snart bli omdøpt Avviklet) og filtrere på Utgått = Ja.

Per i dag kan medlemsskapene i avviklede grupper kun behandles enkeltvis.

Duplikatlinje skyldes aktive undervisningsgrupper

Dersom mange elever ligger i flere aktive grupper (= grupper som ikke har blitt avviklet) og følgelig har duplikat, kan medlemskapene masseoppdateres ved å markere aktuelle elever, klikke Handlinger og Endre valgte medlemsskap.

Framgangsmåte for å fjerne duplikat

Her er et eksempel på en elev som har to aktive medlemskap i KRO1017:

Dersom du går på elevens historikk (Elever > Historikk > Fag), vil du se alle medlemskap i alle fag. Filtrer på aktuelt fag.

Her ser vi at eleven ligger i to grupper (den nederste har eleven allerede fått avsluttet medlemskap i som vi ser i kolonnen Avbruddsdato).

Vi går til Undervisningsgrupper og søker opp disse gruppene. Der finner vi ut at den ene av disse er en avviklet gruppe (Sett på kolonnen Utgått (snart omdøpt Avviklet) i tannhjulet).

Vi finner eleven i denne gruppen, og redigerer medlemsskapet (klikk på blyant og så på fjern-ikonet)

Velg den riktige gruppa i lista som kommer opp (gjør dette selv om eleven allerede ligger i den riktige gruppa). Merk! Ikke huk av for å fjerne eleven permanent fra faget.

Klikk Legg elev til i valgte gruppe.

Du vil da se at eleven har fått medlemskap = nei i den avviklede gruppa

I elevens historikk vil dette medlemsskapet nå ha fått en sluttdato:

Og i eksportfila vil det ikke lenger være duplikat på denne eleven: