1.13 - Administrere tilganger for kontaktpersoner

Relevant for:

• Skoleeier
• Skole

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til Innstillinger-Tilgangsgrupper

De som registreres som kontaktpersoner for elever får automatisk tildelt rollen “Kontaktperson”. Tilgangene en kontaktperson har vil gjelde inntil eleven fyller 18 år. Etter dette tidspunktet har eleven selv mulighet til å styre hvorvidt kontaktpersonen(e) skal fortsette å ha disse tilgangene som er aktivert fra skoleier eller ikke. 

Merk! Hvis kontaktpersonen(e) er lagt inn manuelt, vil de fortsatt være i systemet. Manuelt opprettede kontaktpersoner vil aldri bli slettet basert på informasjon fra FREG. Hvis kontaktpersonen(e) kommer via FREG integrasjon, vil det ikke lenger hentes inn foresatte gjennom FREG integrasjon for elever som er over 18 år. Disse foresatte vil bli slettet. Dermed må du være obs på hvordan du  eventuelt kan beholde registrerte foresatte når elev blir 18 år. Les mer om hvordan under avsnitter "Elever over 18 år" i kurs 4a - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon. Eventuelt kan du legge disse tilbake som kontaktperson på elev over 18 år ved å opprette disse kontaktpersonene på nytt via manuell registrering. Les mer om hvordan i kurs 4a - Manuell registrering av kontaktpersoner. 

Det er fylkene/skolene selv som avgjør hvilke tilganger kontaktpersoner skal gis, men Visma har laget en veiledning som kan være til støtte. Se artikkelen Anbefaling: Foreldreinnsyn i Visma InSchool. 

Kontaktpersoners tilganger reguleres i to trinn:

1. Ved å tilpasse Rolle: Kontaktperson definerer skoleeier det maksimale settet med tilganger en kontaktperson i dette fylket kan ha.
   
   
2. Gjennom innstillinger for kontaktpersontilgang velger skoleeier deretter hvilke områder/hovedmenyer i Visma InSchool kontaktpersoner skal ha tilgang til. Dette defineres for fylket, men kan også tilpasses for den enkelte skole.
   Merk! Dette må per dags dato bestilles via support, som beskrevet nedenfor.
   

1) Tilpasse rollen Kontaktperson

Hovedmeny > Innstillinger > Tilganger

Rollen “Kontaktperson” har et sett med tilganger som i praksis er det største settet med tilganger en kontaktperson kan ha ved skolene i fylket. Skoleeier kan tilpasse tilgangene som ligger i denne rollen ved å følge fremgangsmåten beskrevet i kurs 1 - Tilpasse tilgangene i en rolle.

Tilgangene som legges i rollen dikterer hvilke handlinger en kontaktperson i utgangspunktet kan gjøre i systemet. De kan imidlertid begrenses ytterligere gjennom å sette noen innstillinger for kontaktpersontilgang, som beskrevet under.

2) Innstillinger for kontaktpersontilgang

Merk! Funksjonaliteten med å styre kontaktpersoners tilgang som er beskrevet nedenfor, - er pr. april 2020 blokkert for alle brukere unntatt supportbrukere av sikkerhetsmessige årsaker. Hvis noen ønsker kontaktpersontilgang aktivert eller få gjort noen endringer her, vennligst ta kontakt med Visma InSchool brukerstøtte. Det blir gitt beskjed når funksjonaliteten er på plass igjen.

Hovedmeny > Innstillinger > Systeminnstillinger > Kontaktpersontilgang

For å sette opp innstillinger for kontaktpersontilgangen, må du på skolenivå velge hvilke menyer som skal være påslått. 

Dette finner du under hovedmenyen Innstillinger > Systeminnstillinger > Kontaktpersontilgang. På skolenivå vil du kunne definere hvilke menyer som skal være synlig under “Kontaktpersontilgang”.

Merk! Per dags dato er det kun support som kan bistå fylket eller den enkelte skole i å aktivere de ulike tilgangene man ønsker å gi kontaktpersoner. Du vil foreløpig ikke kunne se dette menypunktet Systeminnstillinger eller Kontaktpersontilgang eller kunne gjøre noe av det som står beskrevet om i dette avsnittet. Dette er kun til informasjon slik at du har oversikt over de tilgjengelige tilgangene du kan aktivere.

De ulike tilgangene som kan aktiveres er:

• Gi kontaktpersoner tilgang til Personalia
• Gi kontaktpersoner tilgang til Orden og atferd
• Gi kontaktpersoner tilgang til Fravær
• Gi kontaktpersoner tilgang til Timeplan
• Gi kontaktpersoner tilgang til Elevsøknader
• Gi kontaktpersoner tilgang til Klasser og grupper
• Gi kontaktpersoner tilgang til Vurderinger
• Gi kontaktpersoner tilgang til Eksamen
• Gi kontaktpersoner tilgang til Kontaktopplysninger
• Gi kontaktpersoner tilgang til Historikk
• Gi kontaktpersoner tilgang til Læreplan
• Gi kontaktpersoner tilgang til Samtaler

Huk av for det dere ønsker skolen skal gi kontaktpersoner tilgang til, og trykk Lagre. Dette vil nå automatisk være de tilgangene som kontaktpersoner for elever under 18 år har.

En elev under 18 år kan ikke definere tilganger under “Kontaktpersontilgang”. Det er skolene som definerer standard via innstillinger. Standard er at kontaktpersoner ikke ser noe, dermed må skolen definere hvilke innstillinger de ønsker skal være tilgjengelig for kontaktpersoner. De valg man aktiverer vil da gis som standardvisning for kontaktpersoner for alle elever under 18 år. Alle kontaktpersoner for elever under 18 år vil da ha de samme menyene som alle andre på skolen.

Tilganger for kontaktpersoner til elever over 18 år

Etter at elever er fylt 18 år, kan de redigere hvilke funksjoner kontaktpersoner kan ha i fanen "Kontaktpersontilgang". Denne ligger i undermenyen Elever > Kontaktpersontilgang. De kan definere ulike tilganger til de ulike kontaktpersoner/kontaktpersoner som er knyttet til vedkommende. De vil se hver av sine kontaktpersoner listet opp i hver sin fane med alle kontaktpersontilgangene skolen har aktivert, og de kan huke av for en og en ved å markere boksen. Eventuelt kan de klikke på Tillat alt for å gi full tilgang til alt, eller Blokker alt for å fjerne alle tilgangene.

Kontaktpersoner for elever over 18 år vil derfor kunne ha noe ulike menyer ettersom det er basert på hva skoleeier har forhåndsvalgt for mulige kontaktpersontilganger og hvor elevens valg i tillegg på hvilke av disse kontaktpersontilgangene man ønsker å tillate for hver enkel kontaktperson blir styrende.