2a.27c - Periodebeskjeftigelse: Hvordan få riktig beskjeftigelse for langtidsvikarer som ikke er ansatt hele skoleåret

Relevant for

• Skoleleder

Dersom en vikar skal tilsettes for en lengre periode, dog kortere enn et helt skoleår, må skolen ta stilling til om vikariatet skal bli en del av lærerens faste beskjeftigelse i angitt periode, istedenfor å legges inn som tilfeldige vikartimer gjennom vikarmodulen. Ofte velges denne løsningen når vikariatet overstiger en måned i varighet. I slike tilfeller gjøres det en beregning for å gi vikaren hele avlønningen for vikariatet i løpet av den samme perioden. Vi kaller dette for periodebeskjeftigelse.

Vikaren skal da overta en eller flere undervisningsgrupper fra læreren som har dem til vanlig, og du må regne ut periodebeskjeftigelse for at beskjeftigelsen til vikaren skal bli riktig. Arbeidsflyten vil bli som følger:

Når vikarperioden begynner:

1. Tilpass komponentene og gi periodebeskjeftigelse til vikaren
2. Publiser timeplanen
   
   På slutten av vikarperioden:
   
   
3. Null ut/fjern periodebeskjeftigelsen for vikaren 
   (for at beskjeftigelsen ikke skal vedvare etter perioden)
4. Publiser timeplanen
   Periodebeskjeftigelsen for aktuelle undervisningsgrupper vil kun være synlig i beskjefigelseshistorikken etter dette

MERK: Vikariatet vil være synlig i vikarens Oversikt over beskjeftigelse i perioden etter første publisering og før ny publisering ved vikarperiodens slutt. Datoene for synlighet overføres imidlertid ikke til HR-systemet og har dermed ikke innvirkning på vikarens lønn, og vikaren kan heller ikke se start- og sluttdato i sin Oversikt over beskjeftigelse. I stedet må start- og sluttdato for vikariatet angis i henhold til retningslinjene for Ny generering av fastlønn ved endringer gjennom skoleåret.

For å regne ut periodebeskjeftigelse brukes Kalkulator-funksjonen som du finner når du klikker inn på aktuell undervisningsgruppe i Fag og Funksjoner under fanen Undervisningsgruppe - Lærer.

Skoleårsplanlegging > Velg timeplanfil > Fag og funksjoner > Undervisningsgruppe - lærer > klikk på aktuell gruppe

Vi demonstrerer bruken av kalkulatoren på følgende scenario:

• Faglærer i geografi i klasse 1STA skal ha permisjon med lønn fra dette faget fra nyttår og ut uke 17. Lærerens Oversikt over beskjeftigelse skal ikke endre seg, men timeplanen skal gjenspeile at faget ikke undervises i permisjonsperioden.
• En vikar skal overta faget i perioden og få oppjustert sin beskjeftigelse i den angitte perioden tilsvarende timetallet hun skal undervise. Etter perioden skal vikarens beskjeftigelse justeres ned til det den var før. Vikarens Oversikt over beskjeftigelse skal gjennom perioden gjenspeile korrekt stillingsprosent for faget, og timeplanen skal gjenspeile at det er vikaren som har faget. Etter perioden skal faget ikke lenger vises i vikarens Oversikt over beskjeftigelse.
• Etter perioden kommer opprinnelig lærer tilbake og har faget ut skoleåret.

Før vikariatet:

Trinn 1 - Tilpass komponentene og gi periodebeskjeftigelse til vikaren

Start med å splitte komponent, slik beskrevet i foregående artikkel 2a.25b og vist nedenfor. Du oppretter på denne måten en ny komponent som inneholder undervisningen til vikaren og den opprinnelige komponenten blir automatisk nedjustert ved at vikarens andel blir trukket ut av den.

Når du har splittet komponenten, redigerer du allokert lærer og bytter ut hovedlæreren med vikaren under Handlinger > Rediger allokert lærer > Tildel til undervisningskomponent. (Dette er også beskrevet i foregående artikkel.)

Vi ser nå at stillingsprosenten i de to komponentene har blitt beregnet automatisk ved splitting, slik at de til sammen tilsvarer årstimetallet i faget. 

MERK: Slik prosenten framstår nå, er den beregnet på helårsbasis, og med utgangspunkt i komponentens andel av totalen. Vi må derfor gjøre om begge disse tallene, slik at de skal stemme for de respektive lærerne til slutt.

Hovedlæreren: For å sikre at dennes beskjeftigelse ikke endrer seg fram til vikaren overtar, må komponentens stillingsprosent tilbakestilles til det den var før splitting. Ved unnlatelse vil det oppstå undertid på den opprinnelige læreren.

Velg Handlinger > Rediger komponentallokering > Varighet. Angi det fulle årstimetallet i faget og Lagre.

Vikaren: For at dennes beskjeftigelse skal bli korrekt i angjeldende periode må den beregnes på nytt med utgangspunkt i periodens varighet (og ikke hele skoleåret).

I en annen nettleserfane, åpne Planlegging og søk opp undervisningsgruppekomponenten vikaren skal ha. Notér hvor mange timer som har blitt timeplanlagt for komponenten i kolonnen Timeplanlagte timer (her 22t 30 min).

Gå tilbake til nettleserfanen med undervisningsgruppesiden og klikk  Handlinger > Rediger komponentallokering > Varighet. Legg til antall timeplanlagte timer her. Dette gjøres for at vikarens beskjeftigelse skal bli tilsvarende det som er timeplanlagt i perioden. Klikk Lagre.

For å regne ut periodebeskjeftigelsen, benytter du nå kalkulatoren for periodebeskjeftigelse: Klikk på Handlinger > Rediger komponentallokering > Kalkulator.

Her kan du legge inn start- og sluttdato for vikarperioden. Som standard vil start- og sluttdato være første og siste dato i ukelisten, altså ukene du skilte ut fra den opprinnelige komponenten. Disse datoene kan justeres. MERK! Det er viktig at start- og sluttdatoen for vikarperioden er riktig med tanke på at beregningen skal blir korrekt. 

Klikk Beregn. Du vil da se periodebeskjeftigelsen i feltet “stillingsprosent”, samt grunnlaget for regnestykket i “Workdays ratio” / “Andel av skoleåret. Klikk Lagre.

I bildet over er ukelistene utvidet for klarhets skyld.

Nå er periodebeskjeftigelsen på vikarens komponent justert slik at vikaren skal få riktig beskjeftigelse i henhold til det tidsrommet vikaren er ansatt for. 

Du vil merke at Allokerte timer-tallet også vil endre seg slik at det ikke lenger stemmer med timetallet vikaren skal undervise. Dette er normalt og kan overses da den utregnede periodebeskjeftigelsen (i prosent) nå er korrekt, og det er denne som tas inn i lærerens Oversikt over beskjeftigelse og blir styrende med tanke på lønnsutbetaling. 

I Fag og funksjoner > Lærer - Undervisningsgruppe vil du nå se periodebeskjeftigelsen til vikaren.

MERK! Det vil være et avvik mellom allokert og timeplanlagt prosent her

Trinn 2 - Publiser timeplanen

Når alt er ferdig registrert publiseres timeplanen.

Merk!

Fastlønn for vikaren må genereres og attesteres som beskrevet i artikkel 3.19 - Ny generering av fastlønn ved endringer gjennom året. Kontrollér og eventuelt korrigér start- og sluttdato, samt kontering, før anvisning. Fraværende lærers fraværsårsak kan tilsi en annen kontering enn den faste læreren har hatt og dette kommer ikke automatisk.

Når vikariatet er ferdig:

Trinn 3 - Null ut/fjern periodebeskjeftigelsen for vikaren 

Fordi perioden er ferdig, skal periodebeskjeftigelsen nullstilles. Gå til Fag og funksjoner > Undervisningsgruppe - Lærer > klikk på aktuell gruppe

På komponenten til vikaren legger du inn 0 i stillingsprosent og lagrer. 

Trinn 4 - Publisér timeplanen på nytt

Publiser timeplanen på nytt når perioden avsluttes. Dette vil gjøre at vikaren etter vikarperiodens utløp ikke lenger vil se periodebeskjeftigelsen i sin Oversikt over beskjeftigelse, men historikken i systemet er bevart og dette får ingen konsekvenser med tanke på vedkommendes lønn.

• Dersom vikaren skal ta over flere undervisningsgrupper i forbindelse med samme sykemelding eller permisjon, må metoden beskrevet i denne artikkelen gjentas for alle gruppene.
• Dersom undervisningen i en gruppe er periodisert ved bruk av flere komponenter, f.eks. i A- og B-uker eller fagdag, må samtlige komponenter splittes og tildeles vikaren såfremt ukene knyttet til disse komponentene inngår i vikarperioden. Framgangsmåten blir lik som beskrevet i denne artikkelen.

Tips

Slik beregnes periodebeskjeftigelsen:

• Brukertips: Permisjon forlenges slik at vikar får utvidet perioden (flere perioder)
• Brukertips: Periodebeskjeftigelse når kun én av flere lærere i en komponent skal erstattes

Neste artikkel