4a.39 - Eksport av data til Vigo/WIS

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

I løpet av skoleåret vil du måtte overføre data til Vigo via fylkets inntakskontor. Fylkeskommunens inntakskontor lager en sjekkliste for kontroll av data før eksport. Datafilen tas ut lokalt på hver skole. Som en del av rutinen, gir inntakskontoret beskjed til skolene om frister for å rette informasjon i Visma InSchool. Du har mulighet for å hente ut eksportfil så mange ganger du ønsker i Visma InSchool, og gjøre endringer i tekstfilen før innsending til Vigo. Ved feil bearbeides komplett fil i Vigo.

Merk! Det er samme fremgangsmåte for privatskoler når de laster ned eksportfil for alle elever og sender dette videre til WIS.

I Visma InSchool er det ulike eksportfiler du kan hente ut fra systemet. Disse finner du ved å klikke på Innstillinger i hovedmenyen og deretter Eksport i undermenyen.

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport

Innhold

• Eksportfil med alle elever
• Elever som har sluttet
  
• Startere
• Ajourholdsfil for ajourholdsperiode
• Eksportfil til fotograf

(klikk på den eksporten du trenger mer informasjon om)

Eksportfil med alle elever

"EKSPORTFIL MED ALLE ELEVER" er den filen skolene skal benytte gjennom skoleåret fra og med oktoberrapporteringen. Les mer utdypende om hvordan du går gjennom elever i uklar og klar sti, samt hvordan du eksporterer dette ut til en ekportfil i en egen artikkel her: Eksport: Uklar og klar sti.

Til informasjon

Det er nå krav fra myndighetene om å rapportere det totale fraværet per elev i VIGO-eksporten. Det er derfor kommet to nye felter som inneholder:

• Totalt antall hele dager fravær før eventuelle fratrekk som ikke skal ut på dokumentasjon.
• Totalt antall hele timer fravær (i tillegg til dager) før evt. fratrekk som ikke skal ut på dokumentasjon.

Dette betyr at du allerede i eksportfilen har to felter som viser fravær i dager og timer, slik som i fagdokumentasjonen (kompetansebevis/vitnemål). I de to nye feltene så er totalomfanget av fravær samlet inn i dager og klokketimer. Fravær med fraværskode “§” inkluderes, mens fravær med fraværkoden "!" unntas.

• EK.13: Antall dager fravær
• EK.14: Antall timer fravær
• EK.22: Antall dager fravær totalt
• EK.23: Dette feltet inneholder "Vedtak om særskilt språkopplæring (J/N)".
• EK.24: Antall timer fravær totalt

Se mer informasjon om hva de ulike feltene betyr i "Grensesnitt mellom VIGO/SAS". Du finner lenke til siste oppdaterte versjon på Novari IKS og IST sine nettsider.

Hvis du har hentet ut en eksportfil og ser at noe virker være feil mtp en elevs fravær, så kan du med tilgangen "Tilgang til å eksportere elevdata" trykke på Oppdater for VIGO eksport-knappen på elevens undermeny Fravær. Når du trykker på knappen, vil dette utløse en omberegning av den ene elevens fraværstelling.

Hovedmeny > Elever > velg elev > Fravær > Oppdater for VIGO eksport

Merk! Det er også kommet en endring i hastigheten når du henter opp en eksportfil.

Sjekkliste når du jobber med eksportfilen:

(Klikk på lenken for å enklere navigere deg til riktig avsnitt for det du ønsker å lese om.)

• Hovedskole
• Individuelt tilrettelagt opplæring: Angi omfang/årstimetall (elevtimer) i IOP-fagkode for hver enkelt elev
• Videregående opplæring for voksne, § 18-3
• Deltidselever
• Vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5
• NUS (Ny/Utsatt/Særskilt eksamen)
• Privatister
• Privatskoler - fritekstfelt for WIS rapportering
• Rapportering etter Sommerskolen

Hovedskole

Hovedskolen rapporterer nå alle fag fra hovedskole og sekundærskoler.

Det er viktig å kontrollsjekke at alle elever er markert med en hovedskole. Dette gjelder spesielt de elever som tilhører flere skoler. Skolene må få beskjed om at det er viktig at de setter hovedskole på de elevene som har fag på to skoler, samt at det står oppført “Sekundærskole” på de andre sekundærskolene eleven tar fag på. Eventuelt at du fjerner markeringen “Sekundærskole” via Fjern som sekundærskole-knappen. Les mer om hvordan du registrerer elever som går på to skoler i kurs 2b - Registrere en elev som går på to skoler.

Privatistfag blir rapportert fra Eksamenskontoret i hvert fylke. Les mer om hva du skal ha på plass og hvordan du skal gjøre det i vår samleartikkel: Rapportering: Innhenting (registrering) av eksamenskaraterer for privatister.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Individuelt tilrettelagt opplæring: Angi omfang/årstimetall (elevtimer) i IOP-fagkode for hver enkelt elev

Elever skal bare ha en IOP-fagkode per år. Disse vil bli markert i eksportfilen med $KL#18 = A (spesialundervisning). Les mer om hvordan du skal håndtere dette i artikkelen: Eksport: Hvordan du setter årstimer i fagkoder der det skal registreres elevtimer.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Videregående opplæring for voksne, § 18-3

Dersom skolen har elever som har opplæring etter opplæringsloven §4-3 (voksne), så er det viktig at dette er registrert på eleven under Personalia > Skoleinformasjon. Dette er nødvendig for at riktig informasjon skal komme med på eksporten. Rapporteres med J i $EK#18 dersom dette er avhuket.

Dersom du ser at den voksne deltakeren mangler dette, kan du redigere det ved å klikke på redigeringsblyant-ikonet ved "Skoleinformasjon". 

Huk av for "Videregående opplæring for voksne, § 18-3". 

Klikk Lagre.

Du vil få en bekreftelsesmelding og se at det står "Ja" ved "Videregående opplæring for voksne, § 18-3".

I tillegg må det sjekkes at det er satt riktig fagstatus for det som skal rapporteres.

Du kan lese mer om hvordan du håndterer voksne deltakere i kurs 8 - Voksenopplæring.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Deltidselever

Dersom skolen har elever som er deltidselever, kan du registrere dette på eleven under menypunktet Personalia i feltet om "Skoleinformasjon". Dersom eleven mangler avhuking på dette feltet, kan det redigeres ved å klikke på redigeringsblyanten.

Du får da et sidevindu hvor du kan huke av for "Deltidselev" og klikk deretter Lagre.

Du vil få en bekreftelsesmelding og se at det står "Ja" ved "Deltidselev". Eleven rapporteres som deltidselev i $EK#10.

Merk! Dette er ikke nødvendig for at riktig informasjon skal komme med på eksporten. Skolene trenger ikke å merke elevene som deltidselev. Vigo regner ut om eleven er deltid basert på hvor mange fag som blir rapportert. Dette gjelder kun for de offentlige videregående skolene.

Obs!

• De private videregående skolene må markere om en elev er deltidselev. 
• Fylkeskommunale videregående skoler kan velge selv om de ønsker å registrere at en elev er deltidselev. Her kan rutinene variere mellom fylkene.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5

Dersom skolen har elever som har vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5, så er det viktig at dette registreres på eleven under menypunktet Personalia under feltet for Skoleinformasjon. Du må klikke på redigeringsblyanten og huke av for "Vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5" i sidevinduet. 

Klikk Lagre.

Du får en bekreftelsesmelding på at dette er oppdatert når du lagrer endringer. Hvis du huker for dette feltet, vil du se at det står “Ja” under dette feltet. Hvis du huker vekk for dette feltet, vil du se “Nei”. Dette er nødvendig for at riktig informasjon skal komme med på eksporten. Rapporteres med J eller N i felt $EK#23.

Merk! Dette feltet er ikke koblet mot Elevoversikt som en egen kolonne. Det er kun utviklet for eksportfilen.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

NUS (Ny/Utsatt/Særskilt eksamen)

NUS-elever kommer ikke ut i filen. Disse må rapporteres inn manuelt.  Les mer om hvordan i dette midlertidige brukertipset: [Brukertips] Eksport av data for NUS-eksamen til VIGO.

Hvis NUS-elever ligger i faggrupper, blir det rapportert på de. Dette må da eventuelt fjernes. Se mer informasjon om hvordan du fjerner enkeltelever fra eksportfilen i artikkel: Eksport: Uklar og klar sti.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Privatister

Eksportfil fra alle privatistkontorene hentes ut på de individuelle eksamenskontorene. Før eksport av data til VIGO, må programområdet kalkuleres. Dette gjøres på eksamenskontoret under hovedmenyen Elever > Elevoversikt > Handlinger > Kalkulere programområde. I denne jobben settes det også fullførtkode automatisk. Se riktig fullførtkoder i UDIRS Registreringshåndbok:

• Fullførtkode

Det er viktig at privatistkontoret kontrollerer at alle privatister har fått karakter IM og FAM29
eller FAM39 dersom de ikke møter til eksamen. Alle resultater fra privatisteksamen skal overføres til VIGO fra privatistenheten.

Se mer informasjon om hvordan i kurs 5a - Kompetansebevis for privatister.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Privatskoler - fritekstfelt for WIS rapportering

Privatskoler har et behov for å legge inn tekst i et fritekstfelt om elevkurs. Dette vil de kunne gjøre direkte i elevens personalia under feltet "Skoleinformasjon". Privatskoler har dermed et eget felt som heter "Fritekstfelt for WIS rapportering".

Trykk på redigeringsblyanten for å legge inn tekst.

I sidevinduet vil du nå se feltet "Fritekstfelt for WIS rapportering" og kan skrive inn det du har behov for å ha inn i dette feltet for rapporteringen:

Klikk Lagre.

Nå vil du se en bekreftelsesmelding om at det er lagret og se det i personalia-siden til eleven.

Dette er et fritekstfelt for rapportering ($EK#21) som kobler informasjonen i tekstfeltet til eksportfilen "Eksportfil med alle elever" for privatskoler.

Sitat hentet fra Grensesnitt VIGO - SAS (Versjon 1.3.8.0 – 2. februar 2023):
"Feltet benyttes av WIS/Udir for å hente inn nødvendig informasjon fra de private videregående skolene. WIS/Udir gir nærmere regler om bruk av feltet. Data sendes ikke videre fra WIS til Vigo.".

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Rapportering etter Sommerskolen

Eksamensresultater for elever/privatister som deltar på opplegg via Sommerskolen må pr nå
overføres til VIGO på manuelle lister. Fylkene må derfor finne rutiner for å registrere disse
manuelt i VIGO.

Se info på udir.no om hvilke fag det kan tilbys Sommerskole på.

Tilbake til sjekkliste når du jobber med eksportfilen

Elever som har sluttet

Som skoleeier, rektor eller skoleleder med tilgang kan du nå eksportere ut en rapport for å hente ut en fil med elever som har avbrudd i skoleåret. Dette kan da sendes videre til Vigo slik at de vil få oppdatert informasjon om elever. 

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "ELEVER SOM HAR SLUTTET"

Brukere med tilgang til å hente ut eksportfil gjør dette under hovedmenyen Innstillinger og velger da undermenyen Eksport. Her finner du “Elever som har sluttet” som en av de ulike filene du kan eksportere. Dette er tilgjengelig både på skoleeier- og skolenivå. Dette betyr at hvis du henter ut en fil med elever som har sluttet på skoleeiernivå, vil du få en fil med alle elever på alle skoler som tilhører her.

For å hente ut en fil med alle elever som har sluttet, klikker du på Eksporter.

Du får da opp et vindu hvor du må velge datointervall for din rapport. Trykk i feltet “Datointervall” og velg fra og til dato i kalendervisningen. Eventuelt kan du trykke Forkast eller x hvis du vil lukke vinduet. Når du har valgt datointervall for din rapport, trykker du på Eksporter og en fil med elever som har sluttet innenfor datointervallet du valgte, vil lastes ned til din pc.

Denne filen vil da være i semikolonseparert format som inneholder en linje for $SL, fødselsnummer, skoleår, skolenummer, programområdekode, type for elever som har sluttet, avbruddsdato og avbruddsårsak. 

Hvis du trenger å lese mer om om hvordan du avslutter et fag på en elev for å få korrekt rapportering til Vigo/WIS kan du lese vårt brukertips: Den korrekte måten å avslutte et fag på for å få korrekt rapportering til Vigo/WIS. 

Tilbake til toppen

Startere

Som skoleeier ønsker du å kunne ta ut en eksport av data fra Visma InSchool som en rapport for hele skoleeiernivået. Denne eksporten kan filtreres på et datointervall for når elever har startet. Dette betyr at  valget du legger inn for start- og sluttdato når du henter ut en rapport vil eksportere en rapport for alle elever som har startet på et eller flere programområder i den gitte perioden.

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "STARTERE"

Dette er en fil du kan hente ut både på skoleeier- og skolenivå. Velger du å hente ut en fil fra skoleeiernivå, hentes det ut for alle underliggende skoler som tilhører denne. 

For å hente ut en fil med alle elever som har startet, klikker du på Eksporter. Du får da opp et vindu hvor du må velge datointervall for din rapport.

Trykk i feltet “Datointervall” og velg fra og til dato i kalendervisningen. Eventuelt kan du trykke Forkast eller x hvis du vil lukke vinduet. Når du har valgt datointervall for din rapport, trykker du på Eksporter og en fil med elever med startdato på programområde i denne perioden vil lastes ned til din pc. 

Denne eksportfilen vil da være i semikolonseparert format (.TXT-fil) som inneholder linjene $EL, $EK og $KL med felter jf. ISTS Grensesnitt VIGO / SAS: https://ist.guidecloud.se/media/20230214/2136/Grensesnitt_SAS.pdf 

Du kan finne dette i Vigo sine side for "Kvalitetssikring av elevdata":  https://www.vigoiks.no/utdanning/kvalitetssikring/ under "Brukerhåndbøker for de skoleadministrative systemene" > grensesnitt for overføring av data mellom de skoleadministrative systemene og VIGO > Grensesnitt_SAS.pdf 

Merk! Det er kun mulig å eksportere fra både skoleeier- og skolenivå for elever som har sluttet og startere. De andre gjøres kun på skolenivå.

Tilbake til toppen

Ajourholdsfil for ajourholdsperiode (kun relevant for offentlige skoler)

Som skoleeier, rektor eller skoleleder med tilgang kan du nå eksportere ut en rapport for å hente ut en ajourholdsfil for ajourholdsperiode. Dette kan da sendes videre til Vigo slik at de vil få oppdatert informasjon om elever for ajourholdsperioden. 

Merk! Dette kan kun hentes ut per skole, dvs. du må inn og eksportere ut ajourholdsfilen på skolenivå. 

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "AJOURHOLDSFIL FOR AJOURHOLDSPERIODE"

Brukere med tilgang til å hente ut eksportfil gjør dette under hovedmenyen Innstillinger og velger da undermenyen Eksport. Her finner du “Ajourholdsfil for ajourholdsperiode” som en av de ulike filene du kan eksportere. 

For å hente ut en ajourholdsfil for ajourholdsperiode, klikker du på Eksporter.

Trykk i feltet “Datointervall” og velg fra og til dato i kalendervisningen. Datoen må være innenfor ajourholdsperioden. Merk! At dette nå tar stilling til hvilken sluttdato du har valgt for ajourholdet på skoleeier i hovedmenyen Innstillinger > Ajourholdsperiode. Les mer om hvordan du setter en annen ajourholdsperiode enn det som er standard i kurs 1 - Skoleeier: Registrere ajourholdsperiode.

Som standard vil du kunne velge en datointervall mellom ÅÅÅÅ-06-24 og ÅÅÅÅ-08-31. Hvis du har endret sluttdatoen til ajourholdet med å forlenge til en dato i september, vil du ha muligheten til å hente ut en ajourholdsfil med datointervall frem til og med den datoen du har valgt som sluttdato.

Eventuelt kan du trykke Forkast eller x hvis du vil lukke vinduet. Når du har valgt datointervall for din rapport, trykker du på Eksporter og en fil med elever med startdato på programområde i denne perioden vil lastes ned til din pc. 

Du kan lese mer og se en video om hvordan du laster ned ajourholdsfil som skal eksporteres til Vigo i kurs 2b - Laste ned ajourholdsfil som skal eksporteres til VIGO.

Tilbake til toppen

Eksportfil til fotograf

For å kunne eksportere og importere filer til og fra en fotograf, trenger du å lenke bildene til riktig bruker. Denne eksportfilen har en unik bildekode for hver bruker og er ikke det samme som VIS ID i brukernes personalia. For å laste opp en zip-fil som inneholder mange bilder, må alle bildefilene være lagret med et spesifikt filnavn som automatisk genereres i Visma InSchool for alle i systemet, slik at bildene skal knyttes til riktig person. Et alternativ for å hente ut en fil med filnavn for å knytte bilder til riktig person, kan du gjøre via hovedmenyen Innstillinger under Eksport. Det er dette du laster ned via “Eksportfil til fotograf”.

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "EKSPORTFIL TIL FOTOGRAF"

Merk! Dette er også den eneste måten å hente bildekoden til ansatte på.

Trykk Eksporter for å laste ned en CSV-fil med informasjon om ansatte og elevers unike bildekode. Filen inneholder standard informasjon som ikke kan tilpasses. Denne eksportfilen vil da være i semikolonseparert format som inneholder en linje for skole med navn på skole, skolens adresse og telefonnummer, en linje for ansatte med ansattes bildekode, etternavn og fornavn, og en linje for elev med elevens bildekode, fødselsdato, elevens etternavn og fornavn, elevens adresse, elevers telefonnummer, elevers e-postadresse, elevers klasse, elevers Feide brukernavn, foresattes telefonnummer og e-postadresse (hvis det er registrert). 

Du kan lese mer om hvordan du importerer bilder av elever og ansatte fra start til slutt i kurs 2b - Importere bilder av elever og ansatte.

Tilbake til toppen

Neste artikkel