4a.33 - Eksport av data til Vigo/WIS

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

I løpet av skoleåret vil du måtte overføre data til Vigo via fylkets inntakskontor. Fylkeskommunens inntakskontor lager en sjekkliste for kontroll av data før eksport. Datafilen tas ut lokalt på hver skole. Som en del av rutinen, gir inntakskontoret beskjed til skolene om frister for å rette informasjon i Visma InSchool. Du har mulighet for å hente ut eksportfil så mange ganger du ønsker i Visma InSchool, og gjøre endringer i tekstfilen før innsending til Vigo. Ved feil bearbeides komplett fil i Vigo.

Merk! Det er samme fremgangsmåte for friskoler når de laster ned eksportfil for alle elever og sender dette videre til WIS.

I Visma InSchool er det ulike eksportfiler du kan hente ut fra systemet. Disse finner du ved å klikke på Innstillinger i hovedmenyen og deretter Eksport i undermenyen.

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport

Her finner du:

• Eksportfil med alle elever
• Elever som har sluttet
  
• Startere
• Ajourholdsfil for ajourholdsperiode
• Eksportfil til fotograf

(klikk på den eksporten du trenger mer informasjon om)

Eksportfil med alle elever

"EKSPORTFIL MED ALLE ELEVER" er den filen skolene skal benytte gjennom skoleåret fra og med oktoberrapporteringen. For å gjøre manuelle endringer på eksportfil med alle elever, må du klikke på knappen Rediger før nedlastning hvor du kan forhåndsvise og redigere elever med uklar sti, samt unnta elever, programområder eller fag ved rapportering.

Velg skoleår og klikke Fortsett. 

Det kan ta noen minutter å laste ned alle elever. 

 

Uklar sti

Når du laster inn forhåndsvisningen kommer du automatisk på "Uklar sti"-fanen. Dersom du får opp elever på denne siden, betyr det at du har elever med dobbeltregistreringer og må nå gjøre en jobb med å rette på disse elevene. 

Merk! Den kan være tom dersom det ikke er dobbeltregistreringer. 

I fanen Uklar sti vil du igjen få tre deler som viser Alle, Ikke klar og Klar. Du benytter Ikke klar sti-fanen for å fjerne elever/programområder/fag fra rapporteringsfilen. 

Uklar sti innebærer duplikater av programområder, fag og flere bytter av fag/programområde på samme dag. I den uklare stien har det blitt identifisert uregelmessigheter med eleven. Per nå sjekker systemet kun for:

Per elev ($EL)

• Mer enn ett programområdebytte per dag 
• Mer enn en startdato for et programområde
• Mer enn et unikt programområde med samme startdato
• Mer enn et aktivt programområde (programområde uten avbruddsdato)
• Mer enn en $KL (fag) linje med fagkode duplikat
• Fag som krever lokalt årstimetall og det ikke er satt
• Manuelt tillagte fag
• Alle GSGSK0VG--/GSGSK0---- programområder

I tillegg vil du også få opp de elevene med manuelt tillagte fag i elevens Fagdokumentasjon opp i Uklar sti. Alle GSGSK0VG--/GSGSK0---- programområder kommer også i uklar sti. Du kan da velge om du ønsker å ha dette med i eksporten.

Det er under Uklar sti > Ikke klar du nå skal gå i gang med å gjennomgå elevene som står listet opp. Systemet har identifisert elever med duplikatlinjer for fag, og flere programområdebytter. Ved å klikke på en elev vil du nå kunne vurdere hvilket programområde og fag som skal rapporteres til Vigo. Under hvert programområde vil du finne en dato. Dette vil du også se for hvert fag. Det står oppstartsdato og avbruddsdato, eller er blankt i feltet under avbruddsdato hvis eleven har faget aktivt. Marker bort programområder og fag som ikke skal være med i eksportfilen. Les mer om duplikater og årsaker i Brukertips: Duplikat i eksportfil.

Lagre utkast eller dra i glidebryteren Marker som klar for eksport, for å markere at den valgte elev er klar for eksport. Da flyttes eleven fra Ikke klar til Klar under fanen Uklar sti.

Sortering

Det er nå mulig å bruke sortering for de ulike kolonnene:

• FAGKODE
• NAVN
• STARTDATO (kun kolonne - kan ikke brukes for sortering)
• AVBRUDDSDATO (kun kolonne - kan ikke brukes for sortering)
• H1
• H2
• STANDPUNKT
• KARAKTER SKRIFTLIG EKSAMEN
• KARAKTER MUNTLIG EKSAMEN
• KARAKTER ANNEN EKSAMEN
• SKOLENR 2
• FAGSTATUS
• FAGMERKNAD
  

• Du kan for eksempel sortere på FAGKODE, slik at duplikater kommer over hverandre. Da blir det enklere å se duplikatene og lettere å finne hvilken som har avbruddsdato. Huk vekk den fagkoden som har avbruddsdato.
• Hvis det er to duplikate fagkoder hvor ingen har avbruddsdato og du ser at det står en skoleid under kolonnen SKOLENR 2 betyr det at eleven har sluttet på den andre skolen, og den forrige skolen har glemt å markere elev med avbruddsdato før de avsluttet skolen. Da kan du melde ifra til skolen om at dette arbeidet gjenstår og samtidig enkelt huke vekk disse fagene på din skole. Bruk sortering på kolonnen SKOLENR 2 for å samle sammen disse og enklere huke disse vekk.
• For IOP-fag som har flere linjer grunnet feiloppsett, kan du sortere etter FAGSTATUS og lettere få oversikt over den linjen hvor S (Spesialundervisning) er satt, og deretter avmarkere alle de andre hvis man har opprettet alle IOP-undergrupper som en vanlig undervisningsgruppe. 
• Duplikater som skyldes flere aktive medlemskap i undervisningsgrupper (også avviklede) kan du leser mer om i vårt brukertips her: Duplikat i eksportfil: kan skyldes flere aktive medlemskap i undervisningsgrupper (også avviklede).

Disse elevene som er rettet på, vil ikke ligge i fanen Klar sti. Du vil kun finne de under fanen Uklar sti, men nå under Klar-delen. Eventuelt kan du finne alle elever med uklar sti under Alle.

Merk! Når man lagrer utkast, vil dette lagres i det året du jobber i. Vi anbefaler at dere ikke har flere som jobber samtidig med eksportfilen. 

Du vil alltid kunne administrere deg mellom to faner for å se elever, dvs. enten befinner eleven seg under fanen "Uklar sti" eller i "Klar sti". 

Fjerne elev fra eksporten

Du har nå også muligheten til å fjerne en elev fra eksporten. Gjesteelever eller elever som hospiterer i fag som man skal fjerne helt og som man ikke har fått fjernet tidligere, kan nå fjernes fra eksportfilen. Som standard vil de elevene som ligger i "Uklar sti" være markert med at glidebryteren står på "Ja" under 'Inkluder denne eleven i eksportfilen'. 

Dra i glidebryteren for hvis du ikke ønsker å inkludere eleven i eksporten. Den vil nå vise "Nei" under 'Inkluder denne eleven i eksportfilen'. 

Du vil nå finne alle de som er ekskludert ved å filtrere. Klikk Ekskludert.

Eksporter

Når du er ferdig med alle endringer, kan du klikke på knappen Eksporter. Dette vil nå eksportere alle elevene og kan ta noe tid.

På siden vil du få se en oversikt over hva som er blitt eksportert. Når eksporten er fullført vil du få en nedlastet tekstfil som oversendes inntakskontoret for videre eksport til Vigo. Dette er også den samme filen som friskolene kan sende videre til WIS. Rapporten sendes i henhold til skoleeiers rutiner. 

Klikk Lukk for å avslutte og komme tilbake til eksportsiden. Her kan du laste ned andre rapporter for øvrig rapportering. Du kan også lese mer om hvordan du henter ut data for endringer i ajourholdsperioden som skal rapporteres til Vigo eller WIS i kurs 2b - Laste ned ajourholdsfil som skal eksporteres til Vigo eller WIS.

Sjekkliste når du jobber med eksportfilen:

 

Hovedskole

Hovedskolen rapporterer nå alle fag fra hovedskole og sekundærskoler.

Det er viktig å kontrollsjekke at alle elever er markert med en hovedskole. Dette gjelder spesielt de elever som tilhører flere skoler. Skolene må få beskjed om at det er viktig at de setter hovedskole på de elevene som har fag på to skoler, samt at det står oppført “Skole 2” på de andre sekundærskolene eleven tar fag på. Eventuelt at man fjerner markeringen “Skole 2” via Fjern som skole 2-knappen. Les mer om hvordan du registrerer elever som går på to skoler i kurs 2b - Registrere en elev som går på to skoler.

Privatistfag blir rapportert fra Eksamenskontoret i hvert fylke. 

Spesialundervisning: Angi omfang/årstimetall i IOP-fagkode for hver enkelt elev

Elever skal bare ha en IOP-fagkode per år. Disse vil bli markert i eksportfilen med $KL#18 = A (spesialundervisning).

Omfanget bestemmes i enkeltvedtaket. Enkeltvedtaket effektueres gjennom å danne undervisningsgrupper for elevens fag der årstimetallet må settes tilsvarende det som er fastsatt i enkeltvedtaket. Altså i undervisningsgruppen.

Merk! Du må endre elevtimetallet på hver elev slik at den blir riktig per elev. Dette skal gjøres per elev i modergruppen.

Når du er inne i undervisningsgruppen, klikk på redigeringsblyanten under 'Handlinger'.

Endre tallet under 'Årstimer' til det som enkeltvedtaket har bestemt. Klikk Lagre-ikonet.

Eventuelt kan dette også gjøre direkte i elevens Fagdokumentasjon. Klikk på handlingsknappen og velg Rediger fag. 

Nå kan du redigere IOP-faget til eleven og skrive omfanget fra enkeltvedtaket. Endre tallet under 'Omfang' og trykk Rediger for å lagre.

Fagstatus settes i Fagdokumentasjon. Søk opp elev og klikk på elevens undermeny Fagdokumentasjon. Under kolonnen 'Handlinger' klikker du på ikonet med tre prikker og velger Rediger fag. 

Du kommer nå til siden hvor du kan endre fagstatus under feltet 'Status'. Velg fagstatus fra nedtrekksmenyen og klikk Rediger for å lagre. 

Ved feil oppsett eller behov for hjelp til timeplanlegging av IOP-fagkoder, kan dere lese mer om dette i brukertipset vårt her: [IOP] Forslag til timeplanlegging av IOP-fagkoder. Her vil du finne ulike caser med forslag til hvordan man setter opp i Skoleårsplanlegging.

Voksen i utdanningstilbud tilpasset voksne

Dersom skolen har elever som har opplæring etter opplæringsloven §4-3 (voksne), så er det viktig at dette er registrert på eleven under Personalia > Skoleinformasjon. Dette er nødvendig for at riktig informasjon skal komme med på eksporten. Rapporteres med J i $EK#18 dersom dette er avhuket.

Dersom eleven mangler dette feltet, kan det redigeres ved å klikke på Rediger skoleinformasjon. Huk av for "Voksen i utdanningstilbud tilpasset voksne" og klikk Lagre. I tillegg må det settes riktig fagstatus for det som skal rapporteres.

Du kan lese mer om hvordan man håndterer voksne deltakere i kurs 8 - Voksenopplæring.

Deltidselever

Dersom skolen har elever som er deltidselever, kan du registrere dette på eleven under Personalia i feltet om "Skoleinformasjon". Dersom eleven mangler avhuking på dette feltet, kan det redigeres ved å klikke på Rediger skoleinformasjon.

Huk av for "Deltidselev" og klikk deretter Lagre. Eleven rapporteres som deltidselev i $EK#10.

Merk! Dette er ikke nødvendig for at riktig informasjon skal komme med på eksporten. Skolene trenger ikke å merke elevene som deltidselev. Vigo regner ut om eleven er deltid basert på hvor mange fag som blir rapportert.

Fagstatus

Fagstatus skal rapporteres og de ulike fagstatusene som finnes er: Udir Registreringshåndbok - Fagstatus. 

I sammenheng med dette har vi et felt "Elevstatus" under elevens Personalia hvor du får opp et nedtrekksmeny med disse elevstatusene:

• Ingen - Ingen fagstatus
• Lærekandidat i programområdet - Ingen fagstatus
• Fagopplæring i skole - Fagstatus "(M) Fagopplæring i skole"
• Lærling i programområdet - Ingen fagstatus
• Oppdragsundervisning - Fagstatus "(O) Oppdragsundervisning"
• Privatist - Fagstatus "(P) Privatist"
• Avbrutt hele programområdet - Fagstatus "(S) Avbrutt opplæring i faget"
• Utenlandsk utvekslingselev i Norge - Fagstatus "(U) Utenlandsk utvekslingselev i Norge"
• Voksen - Fagstatus "(V) Voksen"
• Spesialundervisning - Fagstatus "(A) Spesialundervisning"
• Elev - Fagstatus "(E) Elev"
• Deltidselev - Ingen fagstatus (Merk! IKKE BRUK! Dette jobbes med å fjernes som mulighet fordi den gir feil fagstatus.)
• Norsk utvekslingselev i utland - Ingen fagstatus

Masseoppdatere blanke fagstatus på aktive fag

• Hvis du bruker feltet "Elevstatus", vil du endre fagstatus på alle fagene til en elev. Dette kan være nyttig for masseoppdatering, men vær oppmerksom på at alle aktive fag i det aktuelle skoleåret får denne fagstatusen.
• Fagstatus som er satt manuelt fra før vil ikke påvirkes av denne endringen via Elevstatus i elevens Personalia.

Merk! Blankt felt i Elevstatus betyr at elevstatus og fagstatus i fag med blank fagstatus er lik  "Elev (E)". 

Endre fagstatus på ett fag

• Fagstatusen kan også endres på for ett enkelt fag ved å gå inn på elevens menypunkt Klasser og grupper. Trykk på handlingsknappen og velg Fagstatus.  Nå kan du redigere og velge fagstatus fra nedtrekksmenyen til det du ønsker og trykk Lagre.

• Fagstatus i nedtrekksmenyen når du redigerer et fag:
  • Spesialundervisning
  • Elev
  • Fritatt
  • Godkjent fag fra tidligere
  • Fagopplæring i skole
  • Privatist
  • Nettundervisning
  • Oppdragsundervisning
  • Utenlandsk utvekslingselev i Norge
  • Realkompetansevurdert
  • Voksen

NUS (Ny/Utsatt/Særskilt eksamen)

NUS-elever kommer ikke ut i filen. Disse må rapporteres inn manuelt.  Les mer om hvordan i dette midlertidige brukertipset: [Brukertips] Eksport av data for NUS-eksamen til VIGO.

Hvis NUS-elever ligger i undervisningsgrupper, blir det rapportert på de. Dette må da eventuelt fjernes. Se mer informasjon om hvordan man fjerner enkeltelever fra eksportfilen i avsnittet ovenfor (Fjerne elev fra eksporten).

Privatister

Eksportfil fra alle privatistkontorene hentes ut ved fylkene. For å få satt fullførtkode må en med Rolle: Privatistadministrasjon først utføre handlingen Kalkuler programområde. Se mer informasjon om hvordan i kurs 5a - Kompetansebevis for privatister.

Friskoler - fritekstfelt

Friskoler har et behov for å legge inn et fritekstfelt om elevkurs. Dette vil de kunne gjøre direkte i elevens personalia under feltet "Skoleinformasjon". Trykk på Redigere skoleinformasjon.

Friskoler har et eget felt som heter "Elevinformasjon". Dette er et fritekstfelt for rapportering ($EK#21) som kobler informasjonen i tekstfeltet til eksportfilen "Eksportfil med alle elever" for friskoler.

Sitat hentet fra Grensesnitt VIGO - SAS (skoleåret 2021/2022): "Feltet benyttes av WIS/Udir for å
hente inn nødvendig informasjon fra de private videregående skolene. WIS/Udir gir nærmere regler om bruk av feltet. Data sendes ikke videre fra WIS til Vigo.".

Fyll inn teksten du ønsker skal være med i rapporteringen i fritekstfeltet og trykk Lagre. 

Elever som har sluttet

Som skoleeier, rektor eller skoleleder med tilgang kan du nå eksportere ut en rapport for å hente ut en fil med elever som har avbrudd i skoleåret. Dette kan da sendes videre til Vigo slik at de vil få oppdatert informasjon om elever. 

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "ELEVER SOM HAR SLUTTET"

Brukere med tilgang til å hente ut eksportfil gjør dette under hovedmenyen Innstillinger og velger da undermenyen Eksport. Her finner du “Elever som har sluttet” som en av de ulike filene du kan eksportere. Dette er tilgjengelig både på skoleeier- og skolenivå. Dette betyr at hvis du henter ut en fil med elever som har sluttet på skoleeiernivå, vil du få en fil med alle elever på alle skoler som tilhører her.

For å hente ut en fil med alle elever som har sluttet, klikker du på Eksporter.

Du får da opp et vindu hvor du må velge datointervall for din rapport. Trykk i feltet “Datointervall” og velg fra og til dato i kalendervisningen. Eventuelt kan du trykke Forkast eller x hvis du vil lukke vinduet. Når du har valgt datointervall for din rapport, trykker du på Eksporter og en fil med elever som har sluttet innenfor datointervallen du valgte, vil lastes ned til din pc. 

Denne filen vil da være i semikolonseparert format som inneholder en linje for $SL, fødselsnummer, skoleår, skolenummer, programområdekode, type for elever som har sluttet, avbruddsdato og avbruddsårsak. 

Hvis du trenger å lese mer om om hvordan man avslutter et fag på en elev for å få korrekt rapportering til Vigo/WIS kan du lese vårt brukertips: Den korrekte måten å avslutte et fag på for å få korrekt rapportering til Vigo/WIS.

Startere

Som skoleeier ønsker man å kunne ta ut en eksport av data fra Visma InSchool som en rapport for hele skoleeiernivået. Denne eksporten kan filtreres på et datointervall for når elever har startet. Dette betyr at  valget du legger inn for start- og sluttdato når man henter ut en rapport vil eksportere en rapport for alle elever som har startet på et eller flere programområder i den gitte perioden.

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "STARTERE"

Dette er en fil du kan hente ut både på skoleeier- og skolenivå. Velger du å hente ut en fil fra skoleeiernivå, hentes det ut for alle underliggende skoler som tilhører denne. 

For å hente ut en fil med alle elever som har startet, klikker du på Eksporter. Du får da opp et vindu hvor du må velge datointervall for din rapport.

Trykk i feltet “Datointervall” og velg fra og til dato i kalendervisningen. Eventuelt kan du trykke Forkast eller x hvis du vil lukke vinduet. Når du har valgt datointervall for din rapport, trykker du på Eksporter og en fil med elever med startdato på programområde i denne perioden vil lastes ned til din pc. 

Denne eksportfilen vil da være i semikolonseparert format (.TXT-fil) som inneholder linjene $EL, $EK og $KL med felter jf. Vigos grensesnitt: https://www.vigoiks.no/content/download/223/862/version/21/file/Grensesnitt_SAS.pdf 

Merk! Det er kun mulig å eksportere fra både skoleeier- og skolenivå for elever som har sluttet og startere. De andre gjøres kun på skolenivå.

Ajourholdsfil for ajourholdsperiode (kun relevant for offentlige skoler)

Som skoleeier, rektor eller skoleleder med tilgang kan du nå eksportere ut en rapport for å hente ut en ajourholdsfil for ajourholdsperiode. Dette kan da sendes videre til Vigo slik at de vil få oppdatert informasjon om elever for ajourholdsperioden. 

Merk! Dette kan kun hentes ut per skole, dvs. du må inn og eksportere ut ajourholdsfilen på skolenivå. 

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "AJOURHOLDSFIL FOR AJOURHOLDSPERIODE"

Brukere med tilgang til å hente ut eksportfil gjør dette under hovedmenyen Innstillinger og velger da undermenyen Eksport. Her finner du “Ajourholdsfil for ajourholdsperiode” som en av de ulike filene du kan eksportere. Dette er tilgjengelig både på skoleeier- og skolenivå. Dette betyr at hvis du henter ut en fil med elever som har sluttet på skoleeiernivå, vil du få en fil med alle elever på alle skoler som tilhører her.

For å hente ut en ajourholdsfil for ajourholdsperiode, klikker du på Eksporter.

Trykk i feltet “Datointervall” og velg fra og til dato i kalendervisningen. Datoen må være innenfor ajourholdsperioden, f. eks i år vil du kunne velge en datointervall mellom 2020-06-24 og 2020-08-31. Eventuelt kan du trykke Forkast eller x hvis du vil lukke vinduet. Når du har valgt datointervall for din rapport, trykker du på Eksporter og en fil med elever med startdato på programområde i denne perioden vil lastes ned til din pc. 

Du kan lese mer og se en video om hvordan man laster ned ajourholdsfil som skal eksporteres til Vigo i kurs 2b - Laste ned ajourholdsfil som skal eksporteres til VIGO.

Eksportfil til fotograf

For å kunne eksportere og importere filer til og fra en fotograf, trenger du å lenke bildene til riktig bruker. Denne eksportfilen har en unik bildekode for hver bruker og er ikke det samme som VIS ID i brukernes personalia. For å laste opp en zip-fil som inneholder mange bilder, må alle bildefilene være lagret med et spesifikt filnavn som automatisk genereres i Visma InSchool for alle i systemet, slik at bildene skal knyttes til riktig person. Et alternativ for å hente ut en fil med filnavn for å knytte bilder til riktig person, kan man gjøre via hovedmenyen Innstillinger under Eksport. Det er dette du laster ned via “Eksportfil til fotograf”.

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport > "EKSPORTFIL TIL FOTOGRAF"

Merk! Dette er også den eneste måten å hente bildekoden til ansatte på.

Trykk Eksporter for å laste ned en CSV-fil med informasjon om ansatte og elevers unike bildekode. Filen inneholder standard informasjon som ikke kan tilpasses. Denne eksportfilen vil da være i semikolonseparert format som inneholder en linje for skole med navn på skole, skolens adresse og telefonnummer, en linje for ansatte med ansattes bildekode, etternavn og fornavn, og en linje for elev med elevens bildekode, fødselsdato, elevens etternavn og fornavn, elevens adresse, elevers telefonnummer, elevers e-postadresse, elevers klasse, elevers Feide brukernavn, foresattes telefonnummer og e-postadresse (hvis det er registrert). 

Du kan lese mer om hvordan man importerer bilder av elever og ansatte fra start til slutt i kurs 2b - Importere bilder av elever og ansatte.

Neste artikkel