4a.20 - Generering av rapporter for oversikt over elevdata

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Når du ønsker å generere rapporter for å ha oversikt over elevdata, har Visma InSchool flere ulike typer rapporter du kan generere. Dette er en funksjonalitet utviklet for skolelederrollen.

Hovedmeny > Rapporter

Du kan generere disse ulike rapportene:

(Klikk på lenken for å komme til avsnittet om den rapporttypen - disse ligger i alfabetisk rekkefølge)

• Aktivitetsrapport (NB! Ikke tilgjengelig.)
• Fraværsrapport
• Karaktermatrise
• Ordens- og atferdsrapport
• Rapport med ansattes eksamens- og vaktoppdrag
• Rapport over dag- og timefravær
• Rapport over dagsfravær (NB! Ikke bruk)
• Rapport over eksamensoppdrag
• Rapport over eksamenspartier
• Rapport over eksamensregistreringer
• Rapport over elevers midlertidige læresteder
• Rapport over læremidler
• Rapport over rolle- og tilgangsgruppemedlemskap
• Rapport over sendte varselbrev
• Rapport over tilganger i roller/tilgangsgrupper
• Rapport over årstimer
• Vurderingsrapport

 

Generer rapport

Du må gå fra hovedmenyen og velge Rapporter. Øverst kan du filtrere maler med å skrive inn tekst på ønsket mal i feltet "Filtrer maler".

Velg hvilken type rapport du vil generere og trykk Generer rapport lengst til høyre for den type rapport du velger. Du vil nå komme til en side med standardvisning av alt som omhandler den rapporttypen. Her kan du velge handlinger som å laste ned rapport som PDF eller Excel, eller eventuelt lage en rapportmal for spesifikke filter du ønsker å få en oversikt over. Rapportmalen kan du da bruke for å lettere kunne innhente en oversikt med spesifikke ønsker innenfor hver rapporttype.

Lag rapportmal

For å lage en rapportmal trykker du på Lag rapportmal. Nå vil du først måtte skrive inn navn på rapportmal, deretter velge hvilke filtre du ønsker ha med i rapporten. Dette finner du til venstre i egen kolonne og kan bla i hver filters rullegardin eller skrive inn i feltet. For hvert valg du gjør, får du øyeblikkelig se en forhåndsvisning av hvordan rapporten ser ut i høyre kolonne med et antall på hvor mange totalt treff det eksisterer. Du kan også velge hvilke kolonner du ønsker å se i selve rapportoversikten ved å klikke på knappen Velg kolonner lengst til høyre. Når du er fornøyd med oversikten, trykker du på Lag rapportmal for å lagre denne som en mal du enkelt kan klikke deg på ved en senere anledning fra Rapporter. 

Knappen Lagre rapportmal brukes også når du endrer noe i malen som allerede er opprettet.

Last ned / utskrift av rapporter

I listen over rapporter vil du nå enkelt kunne finne igjen rapportene dine og lett klikke deg inn på disse for å hente ut det du trenger av opplysninger. 

Rapportfunksjonaliteten viser en forhåndsvisning med et lite utdrag av resultatet.

Merk! Resultater er begrenset til 100. For å oppnå ønsket resultat, prøv å forandre søket eller last ned rapport som Excel.

For å kunne sortere, filtrere eller gjøre de endringen til resultatet slik du ønsker er du nødt til å laste ned rapporten til Excel for videre behandling. Alle rapportene vil du alltid kunne laste ned i Excel eller PDF. Dette gjør du ved å klikke på Last ned rapport, deretter velger du mellom Last ned som Excel eller Last ned som PDF. 

Knappen Lagre rapportmal brukes når du endrer noe i malen som allerede er opprettet.

Legg merke til at du også har en handlingsknapp direkte på hver rapportmal du har opprettet, hvor du kan slette, redigere og laste ned som Excel/PDF under listen over rapporter oversikten.

 

 

Aktivitetsrapport (NB! Ikke tilgjengelig.)

Merk! Ikke ferdigutviklet enda!

Fraværsrapport

Fraværsrapport er et verktøy for å få tilgang til fravær og få en effektiv oversikt over det registrerte fraværet. Det er nå forbedret med ny oversikt som viser totalfraværet adskilt i prosent og timer for første halvår og for hele året (H1 + H2) totalt. Du vil også kunne se hva som er udokumentert (X og M) og hva som er dokumentert fravær (D). I tillegg kan du se om det er fraværskode R eller !. Fraværet for en elev gruppert etter undervisningsgrupper vil vise:

• fravær totalt per undervisningsgruppe 1. halvår og hele året (H1 + H2)
• dokumentert (D), udokumentert (X og M), fraværskoder (R og !)
• kontaktlærer
• faglærer
• fraværende timer
• årstimer
• planlagte timer
• om eleven har sluttet på skolen

Fraværsrapport kan filtreres etter: Elev (utvalgte elever), Undervisningsgruppe, Klasse, Programområde, Kontaktlærer, Avbrudd i skoleåret, Lærer, H1 % udok. fravær (X,M) fra og til, H1+H2 % udok. fravær (X, M) fra og til.

Merk! Vi har ikke filtre for å hente opp fraværskodene R og !.

Du kan i tillegg velge å huke av eller på hvilke av disse kolonnene du ønsker å se i oversikten:

Elev, Klasse, Fagnavn, Programområde, Hovedskole, Kontaktlærer, Lærer, Undervisningsgruppe, Årstimer, Planlagte timer H1, H1 % udok. fravær (X, M), H1 timer udok. fravær (X,M), H1+H2 % udok. fravær (X, M), H1+H2 timer udok. fravær (X,M), H1 timer dok.fravær (D), H1+H2 timer dok. fravær (D), H1 timer fravær (R), H1+H2 timer fravær (R), H1 timer fravær (!), H1+H2 timer fravær (!) og Avbrudd i skoleåret.

Karaktermatrise

Her kan du generere karaktermatrise per klasse. Du kan å få ut ulike typer matriser; en karaktermatrise med halvårskarakterene, standpunktkarakterene eller karakterene for underveisvurderingene. Når lærere har lagret karakterer vil de være synlige i karaktermatrisen for skoleleder. Dersom andre ansatte skal ha tilgang til å se karakterer før de publiseres trenger de tilgangen: Tilgang til å se upubliserte karakterer i karaktermatrisen.

Til venstre filtrer du på Klasse og Vurderingstyper (Halvårsvurdering 1, Halvårsvurdering 2, standpunkt og Underveisvurdering).

Denne rapporten gir en komplett oversikt over fagutviklingen i en klasse og kan gi en avdelingsleder en rask oversikt over karakternivået i en klasse og sjekke ut om noen elever trenger ekstra oppfølging. Dette kan brukes i møter med rådgiver, PPT, spes.ped.koordinator og andre om elevoppfølging. Den vil vise karakterer i vurderingstypene halvårs-, underveis- og standpunktvurderinger. Du kan se tydelig hvem som trenger ekstra hjelp, eller hvem man bør være oppmerksom på i forhold til det å komme gjennom og bestå utdanningen.

Ordens- og atferdsrapport

Ordens- og atferdsrapport gir deg en oversikt over elevenes ordens- og atferdskarakter. Her kan du hente ut rapporter for ulike skoleår og halvår.

Merk! Som standard vil den automatisk hente opp data for inneværende skoleår. Du vil likevel måtte velge halvår i filteret for å se karakterene som er satt i kolonnene "Ordenskarakter" og "Atferdskarakter".

Ordens- og atferdsrapport kan filtreres etter: Elev, Skoleår, Halvår, Klasse, Kontaktlærer, Ordenskarakter og Atferdskarakter. 

Rapport med ansattes eksamens- og vaktoppdrag

Rapport med ansattes eksamens- og vaktoppdrag kan filtreres etter: Halvår, Dato fra, Dato til, Avdeling.

Kolonner du kan velge i denne rapporten er: ANSATT FORNAVN, ANSATT ETTERNAVN, ANSATTNUMMER, ARBEIDSSTED, DATO, OPPMØTETID, STARTTIDSPUNKT, SLUTTID, AVDELING, ROLLE, EKSAMENSTYPE, FAGKODE, EKSAMENSFORM, ANTALL KANDIDATER, ANTALL KANDIDATER MED OPPMØTE, ANTALL KANDIDATER UTEN OPPMØTE, EKSAMENSPARTI ogHALVÅR.

Rapport over dags- og timefravær

Rapport over dags- og timefravær er en rapport for å få en oversikt over dagsfravær, samt timefravær. Det er adskilte kolonner per halvår (halvår 1, halvår 2 og halvår 1 + 2), og det er adskilt mellom dokumentert (fraværskoden D) og udokumentert (fraværskoden X, M), i tillegg til å vise kolonner med totalen. Rapporten inkluderer alle elever, også de som ikke har fravær. Denne rapporten er utviklet med tanke på privatskolenes behov for å hente ut en rapport når revisor kommer, men er også ment å gi de offentlige skolene en rapport over dags- og timefravær.

Merk! Standardvisningen viser alle elever for inneværende skoleår.

Du kan foreløpig kun filtrere med programområde eller klasse. 

Kolonner du kan velge mellom: Elev, Programområde, Klasse, H1 dager dok (D), H1 timer dok (D), H1 dager udok (X,M), H1 timer udok (X,M), H1 dager dok+udok (X,M,D), H1 timer dok+udok (X,M,D), H2 dager dok (D), H2 timer dok (D), H2 dager udok (X,M), H2 timer udok (X,M), H2 dager dok+udok (X,M,D), H2 timer dok+udok (X,M,D), H1+H2 dager dok (D), H1+H2 timer dok (D), H1+H2 dager udok (X,M), H1+H2 timer udok (X,M), H1+H2 dager dok+udok (X,M,D) og H1+H2 timer dok+udok (X,M,D).

Rapport over dagsfravær (NB! Ikke bruk.)

Rapport over dagsfravær gir deg en oversikt over elevenes dagsfravær og har nå muligheten til å skille mellom fraværskoder. Standardvisning viser deg elever med dagsfravær med fraværskoden X (udokumentert fravær).

• Kolonnen “Dagsfravær” viser deg totalt antall dagsfravær.
• Kolonnen “Fraværsføringer” viser deg totalt antall registrert oppmøte.
• Kolonnen “Fraværsprosent” viser deg totalt fraværsprosent.

Rapport over dagsfravær kan filtreres etter: Elev, Programområde, Klasse, Dagsfravær fra og til, Fraværsføringer fra og til, Fraværsprosent fra og til, samt Fraværskoder.

Rapport over eksamensoppdrag

Rapport over eksamensoppdrag er en rapport over hvilke ansatte som er ute på oppdrag. Dette gjelder da sensorer som er ansatt på skolen du ønsker rapport fra.

Standard kolonner viser inneværende skoleår. For å filtrere halvår må du velge høst eller vår i filteret til venstre. Du vil også se hvilken lærer det er snakk om, hvilket fag de er utnevnt til sensor i, hvilken skole oppdraget utføres på, om de er sensor 1, sensor 2 eller forberedelse under assignment type (oppdragstype) og til slutt, datoen for sensoroppdraget.

I forhåndsvisningen ser du kolonner for halvår, lærer, e-post, telefonnummer, fag, eksamensskole, oppdragstype og dato. Kolonnene kan justeres slik at du bare får enkelte eller alle de ovennevnte kolonnene. Du kan også velge å vise fra ett, eller begge halvår i det inneværende skoleåret ved å bruke filteret.

Rapport over eksamensoppdrag kan filtreres etter: Halvår (Høst / Vår).

Rapport over eksamenspartier

Rapport over eksamenspartier gir en oversikt over hvilke eksamenspartier som er opprettet. Du får en rapport som viser antall kandidater, eksamensdatoer og eksamensform for partiene, samt annen relevant informasjon for eksamensplanlegging.

Rapport over eksamenspartier kan filtreres etter: Eksamenspartinavn, Kandidattyper, Eksamensplanleggingstatus, Sensor 1, Sensor 2, Størrelse, Klasse, Halvår, Fagnavn, Eksamenstype, Publiseringsdato elev, Fagkode, Eksamensform, Startdato, Starttidspunkt, Varighet, Kapasitet, Sentral/lokal, Publiseringsdato sensor og Publiseringsdato privatist.

Rapport over eksamenspartier kan filtreres etter: Fagkode, Eksamensform, Halvår, Sentral/lokal, Kandidattyper og Eksamensplanleggingstatus.

Rapport over eksamensregistreringer

Rapport over eksamensregistreringer er en ny rapport man kan laste ned som gir oversikt over alle eksamensregistreringer til alle elevene ved skolen. Her kan man også se hvilke elever som skal ha privatisteksamen, enten ved egen skole, eller ved en annen skole. 

Rapporten inneholder informasjon om eksamensregistreringer for elevene ved den valgte skole, og man kan derfor ikke se elever ved andre skoler som skal avholde en privatistskole ved denne skolen. Rapporten inneholder blant annet kandidatnavn, navn på eksamensparti, skole hvor eksamen skal avholdes, dato for eksamen, kandidattype, PAS-kandidatnummer og romnavn.

Man kan laste ned rapporten som en PDF eller Excel-fil, slik at man kan ha en backup av eksamensregistreringer ved behov.

Det er totalt 13 kolonner som utgjør den fullstendige rapporten:

• Kandidatnavn: navn på elev
• Halvår: høst eller vår i det inneværende skoleåret
• Fagkode: viser hvilken fagkode eleven har eksamen i
• Fagnavn: en mer utdypende forklaring på hvilket fag det gjelder
• Eksamenspartinavn: hvilket parti eleven er registrert i
• Skole: hvilken skole som avholder eksamen
• Startdato: dato for eksamen
• Starttidspunkt: klokkeslettet eksamen begynner
• Eksamensform: muntlig, skriftlig, praktisk eller muntlig/praktisk eksamen
• Kandidattype: om dette er en eleveksamen eller om det er en privatisteksamen
• PAS-kandidatnummer: dersom det er et skriftlig parti, og kandidatene i partiet har blitt oversendt til PAS, vil kandidatnummer vises
• Rom: hvor eksamen avholdes
• Klasse: hvilken klasse denne eleven eventuelt tilhører

Du kan også sortere utvalget etter halvår, hvilken klasse du ønsker å se, kandidattype, eller eksamenspartinavn. Kolonnene kan også skjules eller vises etter ønske.

Rapport over eksamensregistreringer kan filtreres etter: Halvår (Høst/Vår), Klasse, Kandidattyper (Privatist/Elev) og Eksamenspartinavn.

Rapport over elevers midlertidige læresteder

Rapport over elevers midlertidige læresteder gir deg mulighet til å hente ut en rapport med oversikt over alle elevers midlertidige læresteder med organisasjonsnummer og navn på organisasjon. Dette er hvor du kan se en rapport med historisk oversikt over midlertidige læresteder, som du ikke lenger vil se i elevens personalia ettersom den ikke er gjeldende nå.

Rapport over elevers midlertidige læresteder kan filtreres etter: Elev, Klasse, Organisasjonsnummer, Navn på organisasjon, Startdato fra og til og Sluttdato fra og til. 

Kolonnene du kan velge mellom er Elev, Klasse, Organisasjonsnummer, Navn på organisasjon, Startdato, Sluttdato, Postnummer, Adresse, REPORTING_FILTER_MUNICIPALITY, Kommunenummer, Postnummer, Postadresse, Postkommune, Postkommunenummer, Kontaktperson, Telefonnummer kontaktperson, E-post kontaktperson og Notat.

Rapport over læremidler

Rapport over læremidler gir deg en mulighet for å kunne lage rapporter om undervisningsmateriale for å få en oversikt over mengden materiale som er nødvendig på din skole. Dette kan være til hjelp for at biblioteket skal få en oversikt over aktuelle læremidler (bøker) med ISBN nummer. ISBN er nøkkelen til at vi ikke får dubletter av samme bok i rapporten. For eksempel hvis forskjellige lærere legger til samme bok, vil boken bli identifisert ved hjelp av felles ISBN i rapporten. 

Kolonner som vises i rapporten er navn på lærebok, beskrivelse av lærebok, om det er obligatorisk eller om det er tilleggsmateriell, maks antall studenter og skoleår. 

Rapport over læremidler kan filtreres etter: Obligatorisk læremiddel, Programområde og Skoleår. 

Kolonnene du kan velge mellom er Tittel, Beskrivelse, Obligatorisk læremiddel, Maks antall elever og Skoleår.

Rapport over rolle- og tilgangsgruppemedlemskap

Rapport over rolle- og tilgangsgruppemedlemskap er en rapport som skal gi deg muligheten til å finne ut hvem som har en gitt tilgang, eller sett med tilganger. Du vil kunne se hvilke roller og tilgangsgrupper som er tildelt til hvem.

Kolonner viser navn på bruker, VIS-ID, rolle, tilgangsgruppe, skole, brukertypen skole/skoleeier og om de er aktive brukere.

Rapport kan filtreres etter: Navn, Rolle, Tilgangsgruppe og Aktiv.

Merk! Det er to rapporter som handler om tilganger. Disse krever at du som bruker har tilgangen "Tilgang til å se og laste ned rapporter med tilgangsoversikter" i tillegg til "Tilgang til å hente ut rapporter". Disse gir tilgangene som gir deg muligheten til å se en rapport over roller/tilganger. Den kan legges til rollen skoleeier, som kan da opprette en rapport på enten skole- eller fylkesnivå. Den kan også legges til en skoles rolle/tilgangsgrupper, slikt at brukere kan opprette rapporter på skolenivå. Det er to ulike rapporter om tilganger som er tilgjengelig:

• Rapport over rolle- og tilgangsgruppemedlemskap
• Rapport over tilganger i roller/tilgangsgrupper

Rapport over sendte varselbrev

Rapport over sendte varselbrev gir deg en oversikt over hvor mange varselbrev som er sendt ut av de fire ulike typer varselbrev. Det vil si du skal kunne se antall varselbrev sendt ut for orden og atferd, karakter, fravær og en for totale varselbrev en elev har fått.

Rapport over sendte varselbrev kan filtreres etter: Elev, Klasse, Kontaktlærer og Har varselbrev.

Rapport over tilganger i roller/tilgangsgrupper

Rapport over tilganger i rolle- og tilgangsgruppemedlemskap gir deg oversikt over hvilke tilganger som ligger i en gitt rolle eller tilgangsgruppe, evt. hvilke tilgangsgrupper som inneholder en spesifikk tilgang.

Kolonner viser navn på rolle/tilgangsgruppe, beskrivelse, navn på tilgang, kategori, beskrivelse og nivå.

Rapport kan filtreres etter: Roller/Tilgangsgruppe og Navn på tilganger.

Merk! Denne rapporten forutsetter tilgangen "Tilgang til å se og laste ned rapporter med tilgangsoversikter". Den andre rapporten om tilganger tilgjengelig kan du enkelt trykke på lenken under for å lese mer om:

• Rapport over rolle- og tilgangsgruppemedlemskap

Rapport over årstimer

Rapport over årstimer viser årstimetallet for elev og fag. Denne gir deg en oversikt over om en elev har fått oppfylt årstimetall i et gitt fag. 

Merk! Rapporten vil bli oppdatert med endringer som legges inn i systemet jevnlig hvert 60. minutt. I praksis vil det si at en fraværsføring på en elev vil kun være synlig i rapporten i gjennomsnitt 30 minutter etter fraværsføringen. 

Du vil ha disse 11 kolonnene: 

• Elev: Navn på elever
• Klasse: Navn på klasser
• Undervisningsgruppe: Navn på undervisningsgrupper
• Fagkode: Fagkoden knyttet undervisningsgruppen
• Fagnavn: Kortnavnet på fagkoden
• Årstimetall: Årstimetallet knyttet til fagkoden
• Timeplanlagte t., H1: Timeplanlagte timer for 1. halvår
• Timeplanlagte t., H1 + H2: Timeplanlagte timer totalt for hele skoleåret
• Gjennomførte timer: Timer det er registrert oppmøte i.
  Merk! Dette skjer når du trykker 'Registrer oppmøte'på en undervisningstime/aktivitet og timen vil bli tellende som gjennomført både for elever med tilstedeværelse og fravær.
• Timer med !: Timer med fraværskoden !
• Gjenstående timer: Dette er de timene har gjenstående for å oppnå det elevene har krav på. Her er utregningen satt opp med Årstimetall minus Gjennomførte timer pluss Timer med !.

Merk! Elever som er sluttet skal ikke vises i rapporten. 

Rapport over årstimer kan filtreres på Elev og Klasse.

Les mer om rapport over årstimer i egen artikkel her: Kurs 4a - Rapport over årstimer.

Vurderingsrapport

Vurderingsrapport er et analyseverktøy for de offisielle registrerte karakterer hvor den offisielle karakterskala "V" er brukt.

Merk! Det er ikke vurderingsrapport for IB (karakterskala "I"). Fagskoler derimot vil se vurderingsrapport med karakterskala "T".

Dette gjelder vurderingstypen halvårs- og standpunkt, eksamen og PAS eksamen. Dette skal gi skoleadministrasjon en samling registrerte vurderinger, slik at du kan gjøre en analyse av skolens elevvurderinger. Dette skal bistå prosessen med å få elever til å gjennomføre utdanningen og vise behovet for tilrettelegginger for å følge opp elever og undervisning.

Merk! Det anbefales å velge skoleår i vurderingsrapporten. Som standard vil du se en oversikt med elever uten avbrudd i historikken. Ønsker du å se alle elever, må du velge riktig skoleår.

Vurderingsrapport kan filtreres etter: Elev (utvalgte elever), Eksamensparti, Undervisningsgruppe, Kontaktlærer, Vurderingstype, Vurderingsnavn (Assessment name) (Merk! Dette er et fritekstfelt ettersom den inneholder både standpunkt, halvårsbegrepene H1 og H2, samt navn på eksamenspartier for eksamen og PAS eksamen. Skriv inn det du ønsker å filtrere etter.), Fagkode, Karakter, Skoleår, Halvår, Dato fra og til, Klassekode og Programområde.

Neste artikkel