4a.20 - Generering av rapporter for oversikt over elevdata

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Når du ønsker å generere rapporter for å ha oversikt over elevdata, har Visma InSchool flere ulike typer rapporter du kan generere. Du kan generere disse rapportene: endringsrapport, fraværsrapport, karaktermatrise, orden og adferdsrapport, rapport over dagsfravær, rapport over eksamenspartier, rapport over elevers midlertidige læresteder, rapport over sendte varselbrevrapport, timetallsrapport og vurderingsrapport. Dette er en funksjonalitet som rektor-rollen har og gir full tilgang til alle på skolen.

Hovedmeny > Rapporter

 

Generer rapport

Du må gå fra hovedmenyen og velge Rapporter. Øverst kan du filtrere maler med å skrive inn tekst på ønsket mal i feltet "Filtrer maler".

Velg hvilken type rapport du vil generere og trykk lengst til høyre for den type rapport du velger. Du vil nå komme til en side med alt som omhandler den rapporttypen og kan velge handlinger som å laste ned som PDF eller Excel, eller eventuelt lage en rapportmal for spesifikke filter du ønsker å få en oversikt over.

Lag rapportmal

For å lage en rapportmal trykker du på Lag rapportmal. Nå vil du først måtte skrive inn navn på rapportmal, deretter velge hvilke filtre du ønsker ha med i rapporten. Dette finner du til venstre i egen kolonne og kan bla i hver filters rullegardin eller skrive inn i feltet. For hvert valg du gjør, får du øyeblikkelig se en forhåndsvisning av hvordan rapporten ser ut i høyre kolonne. Du kan også velge hvilke kolonner du ønsker å se i selve rapportoversikten ved å klikke på knappen Velg kolonner lengst til høyre. Når du er fornøyd med oversikten, trykker du på Lag rapportmal for å lagre denne som en mal du enkelt kan klikke deg på ved en senere anledning fra Rapporter.

Last ned / utskrift av rapporter

I listen over rapporter vil du nå enkelt kunne finne igjen rapportene dine og lett klikke deg inn på disse for å hente ut det du trenger av opplysninger. 

Rapportfunksjonaliteten viser en forhåndsvisning med et lite utdrag av resultatet. For å kunne sortere, filtrere eller gjøre de endringen til resultatet slik du ønsker er du nødt til å laste ned rapporten til Excel for videre behandling. Alle rapportene vil du alltid kunne laste ned i Excel eller PDF. Dette gjør du ved å klikke på Last ned rapport, deretter velger du mellom Last ned som Excel eller Last ned som PDF. 

Knappen Lagre rapportmal brukes når du endrer noe i malen som allerede er opprettet.

Legg merke til at du også har en handlingsknapp direkte på hver rapportmal du har opprettet, hvor du kan slette, redigere og laste ned som Excel/PDF under listen over rapporter oversikten.

De ulike rapportene du finner listet i oversikten:

(Klikk på lenken for å komme til avsnittet om den rapporttypen)

• Rapport over sensoroppdrag (Exam Assignment Report)
• Rapport over eksamensregistreringer (Exam Registration Report)
• Fraværsrapport
• Karaktermatrise
• Orden og atferdsrapport
• Rapport over dagsfravær
• Rapport over eksamenspartier
• Rapport over elevers midlertidige læresteder
• Rapport over læremidler
• Rapport over sendte varselbrev
• Timetallsrapport
• Vurderingsrapport

 

Rapport over sensoroppdrag (Exam Assignment report)

Rapport over sensoroppdrag (Exam Assignment report) er en rapport over hvilke ansatte som er ute på oppdrag. Dette gjelder da sensorer som er ansatt på skolen du ønsker rapport fra.

Kolonnene viser hvilket halvår det er snakk om. Det vil stå høst eller vår i dette skoleåret. Du vil også se hvilken lærer det er snakk om, hvilket fag de er utnevnt til sensor i, hvilken skole oppdraget utføres på, om de er sensor 1 eller sensor 2 under assignment type (oppdragstype) og til slutt, datoen for sensoroppdraget.

Kolonnene kan justeres slik at du bare får enkelte, eller alle de ovennevnte kolonnene. Du kan også velge å vise fra ett, eller begge halvår i det inneværende skoleåret med å bruke filteret.

Rapport over sensoroppdrag (Exam Assignment report) kan filtreres etter: Halvår (Høst / Vår).

Rapport over eksamensregistreringer (Exam registration report)

Rapport over eksamensregistreringer er en rapport som viser hvilke elever på skolen som er meldt opp til eksamen. Det er totalt 13 kolonner som utgjør den fullstendige rapporten:

• Kandidatnavn: navn på elev
• Halvår: høst eller vår i det inneværende skoleåret
• Fagkode: viser hvilken fagkode eleven har eksamen i
• Fagnavn: en mer utdypende forklaring på hvilket fag det gjelder
• Eksamenspartinavn: hvilket parti eleven er registrert i
• Skole: hvilken skole som avholder eksamen
• Startdato: dato for eksamen
• Starttidspunkt: klokkeslettet eksamen begynner
• Eksamensform: muntlig, skriftlig, praktisk eller muntlig/praktisk eksamen
• Kandidattype: om dette er en eleveksamen eller om det er en privatisteksamen
• PAS-kandidatnummer: dersom det er et skriftlig parti, og kandidatene i partiet har blitt oversendt til PAS, vil kandidatnummer vises
• Rom: hvor eksamen avholdes
• Klasse: hvilken klasse denne eleven eventuelt tilhører

Du kan også sortere utvalget etter halvår, hvilken klasse du ønsker å se, kandidattype, eller eksamenspartinavn. Kolonnene kan også skjules eller vises etter ønske.

Rapport over eksamensregistreringer kan filtreres etter: Halvår (Høst/Vår), Klasse, Kandidattyper (Privatist/Elev) og Eksamenspartinavn.

Fraværsrapport

Fraværsrapport er et verktøy for å få tilgang til fravær og få en effektiv oversikt over det registrerte fraværet. Det er nå forbedret med ny oversikt som viser totalfraværet adskilt i prosent og timer for første halvår og for hele året (H1 + H2) totalt. Du vil også kunne se hva som er udokumentert (X og M) og hva som er dokumentert fravær (D). Fraværet for en elev gruppert etter undervisningsgrupper vil vise:

• fravær totalt per undervisningsgruppe 1. halvår og hele året (H1 + H2)
• dokumentert (D) og udokumentert (X og M)
• kontaktlærer
• faglærer
• fraværende timer
• årstimer
• planlagte timer
• om eleven har sluttet på skolen

Fraværsrapport kan filtreres etter: Elev (utvalgte elever), Undervisningsgruppe, Klasse, Programområde, Kontaktlærer, Avbrudd i skoleåret, Lærer, H1 % udok. fravær (X,M) fra og til, H1+H2 % udok. fravær (X, M) fra og til.

Du kan i tillegg velge å huke av eller på hvilke av disse kolonnene du ønsker å se i oversikten:

Elev, Klasse, Fagnavn, Programområde, Hovedskole, Kontaktlærer, Lærer, Undervisningsgruppe, Årstimer, Planlagte timer H1, H1 % udok. fravær (X, M), H1 timer udok. fravær (X,M), H1 timer dok.fravær (D), H1+H2 timer udok. fravær (X,M), H1+H2 timer dok. fravær (D), H1+H2 % udok. fravær (X, M) og Avbrudd i skoleåret.

Karaktermatrise

Her kan du generere karaktermatrise per klasse. Du kan å få ut tre typer matriser; en karaktermatrise med halvårskarakterene, standpunktkarakterene eller karakterene for de underveisvurderingene.

Til venstre filtrer du på Klasse og Vurderingstyper (INTERIM/Halvårs, FORMATIVE/Underveis, FINAL/Standpunkt). 

Orden og atferdsrapport

Orden og atferdsrapport gir deg en oversikt over elevenes orden- og atferdskarakter. Her kan du hente ut rapporter for ulike skoleår og halvår.

Merk! Som standard vil den automatisk hente opp data for inneværende skoleår. Du vil likevel måtte velge halvår i filteret for å se karakterene som er satt i kolonnene "Ordenskarakter" og "Atferdskarakter".

Orden og atferdsrapport kan filtreres etter: Elev, Skoleår, Halvår, Klasse, Kontaktlærer, Ordenskarakter og Atferdskarakter. 

Rapport over dagsfravær

Rapport over dagsfravær gir deg en oversikt over elevenes dagsfravær og har nå muligheten til å skille mellom fraværskoder. Standardvisning viser deg elever med dagsfravær med fraværskoden X (udokumentert fravær).

• Kolonnen “Dagsfravær” viser deg totalt antall dagsfravær.
• Kolonnen “Fraværsføringer” viser deg totalt antall registrert oppmøte.
• Kolonnen “Fraværsprosent” viser deg totalt fraværsprosent.

Rapport over dagsfravær kan filtreres etter: Elev, Programområde, Klasse, Dagsfravær fra og til, Fraværsføringer fra og til, Fraværsprosent fra og til, samt Fraværskoder.

Rapport over eksamenspartier

Rapport over eksamenspartier gir en oversikt over hvilke eksamenspartier som er opprettet. Du får en rapport som viser hvor mange elever, hvilke datoer og hva slags eksamensformer det er i de ulike fagkodene.

Rapport over eksamenspartier kan filtreres etter: Fagkode, Eksamensform, Halvår, Sentral/lokal, Kandidattyper og Eksamensplanleggingstatus.

Rapport over elevers midlertidige læresteder

Rapport over elevers midlertidige læresteder gir deg mulighet til å hente ut en rapport med oversikt over alle elevers midlertidige læresteder med organisasjonsnummer og navn på organisasjon. Dette er hvor du kan se en rapport med historisk oversikt over midlertidige læresteder, som du ikke lenger vil se i elevens personalia ettersom den ikke er gjeldende nå.

Rapport over elevers midlertidige læresteder kan filtreres etter: Elev, Klasse, Organisasjonsnummer, Navn på organisasjon, Startdato fra og til og Sluttdato fra og til. 

Rapport over læremidler

Rapport over læremidler gir deg en mulighet for å kunne lage rapporter om undervisningsmateriale for å få en oversikt over mengden materiale som er nødvendig på din skole. Dette kan være til hjelp for at biblioteket skal få en oversikt over aktuelle læremidler (bøker) med ISBN nummer. ISBN er nøkkelen til at vi ikke får dubletter av samme bok i rapporten. For eksempel hvis forskjellige lærere legger til samme bok, vil boken bli identifisert ved hjelp av felles ISBN i rapporten. 

Kolonner som vises i rapporten er navn på lærebok, beskrivelse av lærebok, om det er obligatorisk eller om det er tilleggsmateriell, maks antall studenter og skoleår. 

Rapport over læremidler kan filtreres etter: Obligatorisk læremiddel, Programområde og Skoleår. 

Rapport over sendte varselbrev

Rapport over sendte varselbrev gir deg en oversikt over hvor mange varselbrev som er sendt ut av de fire ulike typer varselbrev. Det vil si du skal kunne se antall varselbrev sendt ut for atferd, orden, oppmøte og en for totale varselbrev en elev har fått. 

Rapport over sendte varselbrev kan filtreres etter: Elev, Klasse, Kontaktlærer og Har varselbrev.

Timetallsrapport

Timetallsrapport er en rapport som dokumenterer hvor mange elevtimer som er planlagt og hvor mange timer som er gjennomført. 

Timetallsrapport kan filtreres etter: Elev, Fagkode, Gjennomført minutter fra og til, Fraværsminutter fra og til, Gjennomført timer fra og til, Fraværstimer fra og til, Tilstedeværelse dato fra og til, Undervisningsgruppe, Lærer, Undervisningsgruppe, Programområde, Fraværsprosent fra og til, Varselsgrense nådd, Varselsgrense overskredet, Fagnavn, Beskrivelse av fag, Klasse, Kontaktlærer, Skoleår, Halvår, Hovedskole.

Vurderingsrapport

Vurderingsrapport er et analyseverktøy for de offisielle registrerte karakterer hvor den offisielle karakterskala V er brukt. Dette gjelder vurderingstypen halvårs- og standpunkt, eksamen og PAS eksamen. Dette skal gi skoleadministrasjon en samling registrerte vurderinger, slik at du kan gjøre en analyse av skolens elevvurderinger. Dette skal bistå prosessen med å få elever til å gjennomføre utdanningen og vise behovet for tilrettelegginger for å følge opp elever og undervisning.

Merk! Det anbefales å velge skoleår i vurderingsrapporten. Som standard vil du se en oversikt med elever uten avbrudd i historikken. Ønsker du å se alle elever, må du velge riktig skoleår.

Vurderingsrapport kan filtreres etter: Elev (utvalgte elever), Eksamensparti, Undervisningsgruppe, Kontaktlærer, Vurderingstype, Assessment name (Merk! Dette er et fritekstfelt ettersom den inneholder både standpunkt, halvårsbegrepene H1 og H2, samt navn på eksamenspartier for eksamen og PAS eksamen. Skriv inn det du ønsker å filtrere etter.), Fagkode, Karakter, Skoleår, Halvår, Dato fra og til, Klassekode og Programområde.