4a.20 - Generering av rapporter for oversikt over elevdata

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Når du ønsker å generere rapporter for å ha oversikt over elevdata, har Visma InSchool flere ulike typer rapporter du kan generere. Du kan generere disse rapportene: Fraværsrapport, Karaktermatrise, Orden og atferdsrapport, Rapport over dag- og timefravær, Rapport over dagsfravær, Rapport over eksamensoppdrag, Rapport over eksamenspartier, Rapport over eksamensregistreringer, Rapport over elevers midlertidige læresteder, Rapport over læremidler, Rapport over sendte varselbrev, Rapport over tilganger, Rapport over tilgangsgrupper, Timetallsrapport og Vurderingsrapport. Dette er en funksjonalitet utviklet for skolelederrollen.

Hovedmeny > Rapporter

 

Generer rapport

Du må gå fra hovedmenyen og velge Rapporter. Øverst kan du filtrere maler med å skrive inn tekst på ønsket mal i feltet "Filtrer maler".

Velg hvilken type rapport du vil generere og trykk Generer rapport lengst til høyre for den type rapport du velger. Du vil nå komme til en side med standardvisning av alt som omhandler den rapporttypen. Her kan du velge handlinger som å laste ned rapport som PDF eller Excel, eller eventuelt lage en rapportmal for spesifikke filter du ønsker å få en oversikt over. Rapportmalen kan du da bruke for å lettere kunne innhente en oversikt med spesifikke ønsker innenfor hver rapporttype.

Lag rapportmal

For å lage en rapportmal trykker du på Lag rapportmal. Nå vil du først måtte skrive inn navn på rapportmal, deretter velge hvilke filtre du ønsker ha med i rapporten. Dette finner du til venstre i egen kolonne og kan bla i hver filters rullegardin eller skrive inn i feltet. For hvert valg du gjør, får du øyeblikkelig se en forhåndsvisning av hvordan rapporten ser ut i høyre kolonne med et antall på hvor mange totalt treff det eksisterer. Du kan også velge hvilke kolonner du ønsker å se i selve rapportoversikten ved å klikke på knappen Velg kolonner lengst til høyre. Når du er fornøyd med oversikten, trykker du på Lag rapportmal for å lagre denne som en mal du enkelt kan klikke deg på ved en senere anledning fra Rapporter. 

Knappen Lagre rapportmal brukes også når du endrer noe i malen som allerede er opprettet.

Last ned / utskrift av rapporter

I listen over rapporter vil du nå enkelt kunne finne igjen rapportene dine og lett klikke deg inn på disse for å hente ut det du trenger av opplysninger. 

Rapportfunksjonaliteten viser en forhåndsvisning med et lite utdrag av resultatet.

Merk! Resultater er begrenset til 100. For å oppnå ønsket resultat, prøv å forandre søket eller last ned rapport som Excel.

For å kunne sortere, filtrere eller gjøre de endringen til resultatet slik du ønsker er du nødt til å laste ned rapporten til Excel for videre behandling. Alle rapportene vil du alltid kunne laste ned i Excel eller PDF. Dette gjør du ved å klikke på Last ned rapport, deretter velger du mellom Last ned som Excel eller Last ned som PDF. 

Knappen Lagre rapportmal brukes når du endrer noe i malen som allerede er opprettet.

Legg merke til at du også har en handlingsknapp direkte på hver rapportmal du har opprettet, hvor du kan slette, redigere og laste ned som Excel/PDF under listen over rapporter oversikten.

De ulike rapportene du finner listet i oversikten:

(Klikk på lenken for å komme til avsnittet om den rapporttypen - disse ligger i alfabetisk rekkefølge)

• Fraværsrapport
• Karaktermatrise
• Orden og atferdsrapport
• Rapport over dag- og timefravær
• Rapport over dagsfravær
• Rapport over eksamensoppdrag
• Rapport over eksamenspartier
• Rapport over eksamensregistreringer
• Rapport over elevers midlertidige læresteder
• Rapport over læremidler
• Rapport over sendte varselbrev
• Rapport over tilganger
• Rapport over tilgangsgrupper
• Timetallsrapport
• Vurderingsrapport
• Rapport for offentlig journal

 

Fraværsrapport

Fraværsrapport er et verktøy for å få tilgang til fravær og få en effektiv oversikt over det registrerte fraværet. Det er nå forbedret med ny oversikt som viser totalfraværet adskilt i prosent og timer for første halvår og for hele året (H1 + H2) totalt. Du vil også kunne se hva som er udokumentert (X og M) og hva som er dokumentert fravær (D). Fraværet for en elev gruppert etter undervisningsgrupper vil vise:

• fravær totalt per undervisningsgruppe 1. halvår og hele året (H1 + H2)
• dokumentert (D) og udokumentert (X og M)
• kontaktlærer
• faglærer
• fraværende timer
• årstimer
• planlagte timer
• om eleven har sluttet på skolen

Fraværsrapport kan filtreres etter: Elev (utvalgte elever), Undervisningsgruppe, Klasse, Programområde, Kontaktlærer, Avbrudd i skoleåret, Lærer, H1 % udok. fravær (X,M) fra og til, H1+H2 % udok. fravær (X, M) fra og til.

Du kan i tillegg velge å huke av eller på hvilke av disse kolonnene du ønsker å se i oversikten:

Elev, Klasse, Fagnavn, Programområde, Hovedskole, Kontaktlærer, Lærer, Undervisningsgruppe, Årstimer, Planlagte timer H1, H1 % udok. fravær (X, M), H1 timer udok. fravær (X,M), H1 timer dok.fravær (D), H1+H2 timer udok. fravær (X,M), H1+H2 timer dok. fravær (D), H1+H2 % udok. fravær (X, M) og Avbrudd i skoleåret.

Karaktermatrise

Her kan du generere karaktermatrise per klasse. Du kan å få ut ulike typer matriser; en karaktermatrise med halvårskarakterene, standpunktkarakterene eller karakterene for underveisvurderingene.

Til venstre filtrer du på Klasse og Vurderingstyper (I1/H1, I2/H2, FINAL/Standpunkt og FORMATIVE/Underveis).

Denne rapporten gir en komplett oversikt over fagutviklingen i en klasse og kan gi en avdelingsleder en rask oversikt over karakternivået i en klasse og sjekke ut om noen elever trenger ekstra oppfølging. Dette kan brukes i møter med rådgiver, PPT, spes.ped.koordinator og andre om elevoppfølging. Den vil vise karakterer i vurderingstypene halvårs-, underveis- og standpunktvurderinger. Du kan se tydelig hvem som trenger ekstra hjelp, eller hvem man bør være oppmerksom på i forhold til det å komme gjennom og bestå utdanningen.

Orden- og atferdsrapport

Orden- og atferdsrapport gir deg en oversikt over elevenes orden- og atferdskarakter. Her kan du hente ut rapporter for ulike skoleår og halvår.

Merk! Som standard vil den automatisk hente opp data for inneværende skoleår. Du vil likevel måtte velge halvår i filteret for å se karakterene som er satt i kolonnene "Ordenskarakter" og "Atferdskarakter".

Orden og atferdsrapport kan filtreres etter: Elev, Skoleår, Halvår, Klasse, Kontaktlærer, Ordenskarakter og Atferdskarakter. 

Rapport over dags- og timefravær

Revisorrapport over dags- og timefravær er en rapport for å få en oversikt over dagsfravær, samt timefravær. Det er adskilte kolonner per halvår (halvår 1, halvår 2 og halvår 1 + 2), og det er adskilt mellom dokumentert (fraværskoden D) og udokumentert (fraværskoden X, M), i tillegg til å vise kolonner med totalen. Rapporten inkluderer alle elever, også de som ikke har fravær. Denne rapporten er utviklet med tanke på friskolenes behov for å hente ut en rapport når revisor kommer, men er også ment å gi de offentlige skolene en rapport over dags- og timefravær.

Merk! Standardvisningen viser alle elever for inneværende skoleår.

Du kan foreløpig kun filtrere med programområde eller klasse. 

Kolonner du kan velge mellom: Elev, Programområde, Klasse, H1 dager dok (D), H1 timer dok (D), H1 dager udok (X,M), H1 timer udok (X,M), H1 dager dok+udok (X,M,D), H1 timer dok+udok (X,M,D), H2 dager dok (D), H2 timer dok (D), H2 dager udok (X,M), H2 timer udok (X,M), H2 dager dok+udok (X,M,D), H2 timer dok+udok (X,M,D), H1+H2 dager dok (D), H1+H2 timer dok (D), H1+H2 dager udok (X,M), H1+H2 timer udok (X,M), H1+H2 dager dok+udok (X,M,D) og H1+H2 timer dok+udok (X,M,D).

Rapport over dagsfravær

Rapport over dagsfravær gir deg en oversikt over elevenes dagsfravær og har nå muligheten til å skille mellom fraværskoder. Standardvisning viser deg elever med dagsfravær med fraværskoden X (udokumentert fravær).

• Kolonnen “Dagsfravær” viser deg totalt antall dagsfravær.
• Kolonnen “Fraværsføringer” viser deg totalt antall registrert oppmøte.
• Kolonnen “Fraværsprosent” viser deg totalt fraværsprosent.

Rapport over dagsfravær kan filtreres etter: Elev, Programområde, Klasse, Dagsfravær fra og til, Fraværsføringer fra og til, Fraværsprosent fra og til, samt Fraværskoder.

Rapport over eksamensoppdrag

Rapport over eksamensoppdrag er en rapport over hvilke ansatte som er ute på oppdrag. Dette gjelder da sensorer som er ansatt på skolen du ønsker rapport fra.

Standard kolonner viser inneværende skoleår. For å filtrere halvår må du velge høst eller vår i filteret til venstre. Du vil også se hvilken lærer det er snakk om, hvilket fag de er utnevnt til sensor i, hvilken skole oppdraget utføres på, om de er sensor 1, sensor 2 eller forberedelse under assignment type (oppdragstype) og til slutt, datoen for sensoroppdraget.

I forhåndsvisningen ser du kolonner for halvår, lærer, e-post, mobiltelefon, fag, eksamensskole, oppdragstype og dato. Kolonnene kan justeres slik at du bare får enkelte eller alle de ovennevnte kolonnene. Du kan også velge å vise fra ett, eller begge halvår i det inneværende skoleåret ved å bruke filteret.

Rapport over eksamensoppdrag kan filtreres etter: Halvår (Høst / Vår).

Rapport over eksamenspartier

Rapport over eksamenspartier gir en oversikt over hvilke eksamenspartier som er opprettet. Du får en rapport som viser antall kandidater, eksamensdatoer og eksamensform for partiene, samt annen relevant informasjon for eksamensplanlegging.

Rapport over eksamenspartier kan filtreres etter: Eksamenspartinavn, Kandidattyper, Eksamensplanleggingstatus, Sensor 1, Sensor 2, Størrelse, Klasse, Halvår, Fagnavn, Eksamenstype, Publiseringsdato elev, Fagkode, Eksamensform, Startdato, Starttidspunkt, Varighet, Kapasitet, Sentral/lokal, Publiseringsdato sensor og Publiseringsdato privatist.

Rapport over eksamenspartier kan filtreres etter: Fagkode, Eksamensform, Halvår, Sentral/lokal, Kandidattyper og Eksamensplanleggingstatus.

Rapport over eksamensregistreringer

Rapport over eksamensregistreringer er en ny rapport man kan laste ned som gir oversikt over alle eksamensregistreringer til alle elevene ved skolen. Her kan man også se hvilke elever som skal ha privatisteksamen, enten ved egen skole, eller ved en annen skole. 

Rapporten inneholder informasjon om eksamensregistreringer for elevene ved den valgte skole, og man kan derfor ikke se elever ved andre skoler som skal avholde en privatistskole ved denne skolen. Rapporten inneholder blant annet kandidatnavn, navn på eksamensparti, skole hvor eksamen skal avholdes, dato for eksamen, kandidattype, PAS-kandidatnummer og romnavn.

Man kan laste ned rapporten som en PDF eller Excel-fil, slik at man kan ha en backup av eksamensregistreringer ved behov.

Det er totalt 13 kolonner som utgjør den fullstendige rapporten:

• Kandidatnavn: navn på elev
• Halvår: høst eller vår i det inneværende skoleåret
• Fagkode: viser hvilken fagkode eleven har eksamen i
• Fagnavn: en mer utdypende forklaring på hvilket fag det gjelder
• Eksamenspartinavn: hvilket parti eleven er registrert i
• Skole: hvilken skole som avholder eksamen
• Startdato: dato for eksamen
• Starttidspunkt: klokkeslettet eksamen begynner
• Eksamensform: muntlig, skriftlig, praktisk eller muntlig/praktisk eksamen
• Kandidattype: om dette er en eleveksamen eller om det er en privatisteksamen
• PAS-kandidatnummer: dersom det er et skriftlig parti, og kandidatene i partiet har blitt oversendt til PAS, vil kandidatnummer vises
• Rom: hvor eksamen avholdes
• Klasse: hvilken klasse denne eleven eventuelt tilhører

Du kan også sortere utvalget etter halvår, hvilken klasse du ønsker å se, kandidattype, eller eksamenspartinavn. Kolonnene kan også skjules eller vises etter ønske.

Rapport over eksamensregistreringer kan filtreres etter: Halvår (Høst/Vår), Klasse, Kandidattyper (Privatist/Elev) og Eksamenspartinavn.

Rapport over elevers midlertidige læresteder

Rapport over elevers midlertidige læresteder gir deg mulighet til å hente ut en rapport med oversikt over alle elevers midlertidige læresteder med organisasjonsnummer og navn på organisasjon. Dette er hvor du kan se en rapport med historisk oversikt over midlertidige læresteder, som du ikke lenger vil se i elevens personalia ettersom den ikke er gjeldende nå.

Rapport over elevers midlertidige læresteder kan filtreres etter: Elev, Klasse, Organisasjonsnummer, Navn på organisasjon, Startdato fra og til og Sluttdato fra og til. 

Rapport over læremidler

Rapport over læremidler gir deg en mulighet for å kunne lage rapporter om undervisningsmateriale for å få en oversikt over mengden materiale som er nødvendig på din skole. Dette kan være til hjelp for at biblioteket skal få en oversikt over aktuelle læremidler (bøker) med ISBN nummer. ISBN er nøkkelen til at vi ikke får dubletter av samme bok i rapporten. For eksempel hvis forskjellige lærere legger til samme bok, vil boken bli identifisert ved hjelp av felles ISBN i rapporten. 

Kolonner som vises i rapporten er navn på lærebok, beskrivelse av lærebok, om det er obligatorisk eller om det er tilleggsmateriell, maks antall studenter og skoleår. 

Rapport over læremidler kan filtreres etter: Obligatorisk læremiddel, Programområde og Skoleår. 

Rapport over sendte varselbrev

Rapport over sendte varselbrev gir deg en oversikt over hvor mange varselbrev som er sendt ut av de fire ulike typer varselbrev. Det vil si du skal kunne se antall varselbrev sendt ut for orden og atferd, karakter, fravær og en for totale varselbrev en elev har fått.

Rapport over sendte varselbrev kan filtreres etter: Elev, Klasse, Kontaktlærer og Har varselbrev.

Rapport over tilganger

Rapport over tilganger er en rapport som skal gi deg muligheten til å finne ut hvem som har en gitt tilgang, eller sett med tilganger. Du vil kunne se hvilke roller og tilgangsgrupper som er tildelt til hvem.

Kolonner viser navn på bruker, VIS-ID, rolle, tilgangsgruppe, skole, brukertypen skole/skoleeier og om de er aktive brukere.

Rapport kan filtreres etter: Navn, Rolle, Tilgangsgruppe og Aktiv.

Merk! Begge disse rapportene som handler om tilganger "Rapport over tilganger" og "Rapport over tilgangsgrupper"  krever tilgangen som heter "Tilgang til å se og laste ned rapporter med tilgangsoversikter". Denne gir tilgangen gir deg muligheten til å se en rapport over roller/tilganger. Den kan legges til rollen skoleeier, som kan da opprette en rapport på enten skole- eller fylkesnivå. Den kan også legges til en skoles rolle/tilgangsgrupper, slikt at brukere kan opprette rapporter på skolenivå.

Rapport over tilgangsgrupper

Rapport over tilgangsgrupper gir deg oversikt over hvilke tilganger som ligger i en gitt tilgangsgruppe, evt. hvilke tilgangsgrupper som inneholder en spesifikk tilgang.

Kolonner viser navn på tilgangsgruppe, beskrivelse, navn på tilgang, kategori, beskrivelse og nivå.

Rapport kan filtreres etter: Navn på tilgangsgrupper og Tilganger.

Timetallsrapport

Timetallsrapport er en rapport som dokumenterer hvor mange elevtimer som er planlagt og hvor mange timer som er gjennomført. 

Timetallsrapport kan filtreres etter: Elev, Fagkode, Gjennomført minutter fra og til, Fraværsminutter fra og til, Gjennomført timer fra og til, Fraværstimer fra og til, Tilstedeværelse dato fra og til, Undervisningsgruppe, Lærer, Undervisningsgruppe, Programområde, Fraværsprosent fra og til, Varselsgrense nådd, Varselsgrense overskredet, Fagnavn, Beskrivelse av fag, Klasse, Kontaktlærer, Skoleår, Halvår, Hovedskole.

Vurderingsrapport

Vurderingsrapport er et analyseverktøy for de offisielle registrerte karakterer hvor den offisielle karakterskala "V" er brukt. Dette gjelder vurderingstypen halvårs- og standpunkt, eksamen og PAS eksamen. Dette skal gi skoleadministrasjon en samling registrerte vurderinger, slik at du kan gjøre en analyse av skolens elevvurderinger. Dette skal bistå prosessen med å få elever til å gjennomføre utdanningen og vise behovet for tilrettelegginger for å følge opp elever og undervisning.

Merk! Det anbefales å velge skoleår i vurderingsrapporten. Som standard vil du se en oversikt med elever uten avbrudd i historikken. Ønsker du å se alle elever, må du velge riktig skoleår.

Vurderingsrapport kan filtreres etter: Elev (utvalgte elever), Eksamensparti, Undervisningsgruppe, Kontaktlærer, Vurderingstype, Vurderingsnavn (Assessment name) (Merk! Dette er et fritekstfelt ettersom den inneholder både standpunkt, halvårsbegrepene H1 og H2, samt navn på eksamenspartier for eksamen og PAS eksamen. Skriv inn det du ønsker å filtrere etter.), Fagkode, Karakter, Skoleår, Halvår, Dato fra og til, Klassekode og Programområde.

Rapport for offentlig journal

Rapporten gir deg muligheten til å hente et Excel dokument for innsyn av arkiv. Denne kan tildeles på skoleeier- og/eller skolenivå.

1. Fylke: Under “Fylke” vil du alltid se fylkesnavnet.
2. Underarkiv: Deretter kan du velge hvilken skole du ønsker å se rapport over under “Underarkiv”. Hvis du er på skolenivå, får du kun opp den skolen under dette feltet. Hvis du er på skoleeiernivå kan du velge mellom alle skoler som tilhører fylket. 
   Merk! Hvis du ønsker å se en rapport for offentlig journal over alle skoler, lar du være å velge en skole. Dette innebærer at alle skoler automatisk er valgt i rapporten hvis du lar feltet stå tomt.
3. Arkivdel: Foreløpig har vi kun et valg under “Arkivdel”, og dette er “ELEV”. ELEV er det som brukes i innebygget arkiv om arkivdelen for elever/studenter.
4. Periode: Deretter må du velge en periode du ønsker å hente en rapport ut i fra. 

Den kan benyttes hvis eksterne ber om å få offentlig journal for en periode. Den inneholder til enhver tid det som er journalført i det innebygde arkivet. Per nå er det kun varselbrev for de fylker og skoler som er med i pilot. Rapporten ivartar krav til skjerming av opplysninger unntatt offentlighet som navn på elev og kontaktpersoner.

Merk! Hvis rapporten skal tas ut basert på forespørsel fra presse eller publikum, så må den tas ut av en som har rettigheter til alle elever på skolen/fylket da rapporten kun gir innhold iht. de elever du har tilgang til slik at den blir komplett.

Se mer informasjon om denne rapporten i kurs 4a - Offentlig journal i Visma InSchool (NB! IKKE I PRODUKSJON ENDA).