3.24 - Sammenhenger i systemet - administrasjon av ansatte - en oversikt

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Skoleadministrasjon.

Dette er en oversiktsartikkel om administrasjon av ansatte som sikter på å gi en oversikt over sammenhengen i Visma InSchool rundt ansatte. Da dette er en oversiktsartikkel, inneholder den ingen video.

Registrering og vedlikehold av ansatte

Alle registreringer av ansatte skjer i skoleeiers HR-system. Vedlikehold av personalia, adresse, telefon etc, skjer derfor direkte i HR-systemet. Data vil kontinuerlig overføres mellom HR-systemet og Visma InSchool.

Alle som skal bruke systemet som lærer eller som en annen ansatt ved skolen, må derfor være registrert i HR-systemet uansett om vedkommende er reelt tilsatt eller ikke. Dette gjelder også tilfeldige ekstra-ansatte som skal bruke systemet.

Det kan for eksempel være:

• En elev som engasjeres som lærer
• Studenter som har praksis ved skolen som ledd i pedagogisk utdanning og som skal ha undervisning som en del av den praktiske treningen i studiet
• Lærere som lønnes fra andre. Det kan for eksempel være lærere som er kommunalt tilsatte og som lønnes fra skolen, og som underviser ungdom med kort botid i Norge i grunnskolefag, og som er lokalisert til en videregående skole og som skal nytte Visma InSchool.
• Vakter som skal ha lønn fra skolen
• Sensorer som for eksempel er ansatt ved en privat skole, må være registrert i fylkeskommunens HR-system

Registrering og vedlikehold av fast lønn

Arbeidsflyten ved anvisning/tilvisning av fast lønn kan i korte trekk forklares slik:

• Verdier i kontostrengen for lønn (art, lønnsart, funksjon, prosjekt, ansvar) overføres fra HR-systemet til Visma InSchool
• Skoleeier setter forhåndsinntillinger i kodeverket for Visma InSchool ved tilgjengeliggjøring av verdier for de ulike dimensjonene i kontostrengen for lønn
• Skolen setter forhåndsinnstillinger for hver undervisningsgruppe 
• Timeplan legges av skolen og “publiseres”
• I det en timeplan publiseres, vil lærerens beskjeftigelse oppdateres
• Kontering av fast lønn skjer automatisk ved “Generering av fast lønn”. Da genereres lønnsposter som inngår i en lærers beskjeftigelse, og disse legges klar for attestering og anvisning.
• Kontering sjekkes ved attestering
• Anvisning skjer av rektor eller skolens administrasjonsleder
• Poster for fast lønn overføres fra Visma InSchool til skoleeiers HR-system
• Ny generering må skje ved endringer i timeplanen gjennom skoleåret, gjerne én gang pr. måned. Kan skje for enkelte lærere, et utvalg av lærere eller for alle. Endrede lønnsposter må attesteres og anvises. Det er mulig å endre lønnsposter med feil kontering innen utløpet av regnskapsåret.
• All lønnsberegning vil skje i skoleeiers lønns- og personalsystem (HR-systemet). Det er konteringen som overførers fra Visma InSchool til HR-systemet.

Endringer i timeplanen vil skje gjennom skoleåret. Ved hver publisering av timeplanen vil lærernes beskjeftigelse oppdateres. Historikk vil lagres. Generering av endrede eller nye lønnsposter vil gjerne skje en gang pr. måned ved at lønn genereres. Dette kan gjøres for enkelte lærere, en gruppe av lærere eller for alle. Attestering og anvisning vil skje som ovenfor beskrevet.

Faste tillegg som kontaktlærertillegg, vil legges på som funksjonstillegg når funksjon legges på lærer i timeplanlegging. Funksjonstillegget vil bli generert som en lønnspost når fast lønn genereres. Det er også mulig å legge på faste tillegg under Lønn > Faste tillegg > Handlinger > Opprett fast tillegg

Registrering av variabel lønn

Arbeidsflyten for variabel lønn kan i korte trekk forklares slik:

• Forhåndsinnstillinger av kontostreng og tilgjengeliggjøring av verdier for kontering utføres av skoleeier. Innstillingene for variabel lønn vil være de samme som for fast lønn bortsett fra det som er spesifikt for variabel lønn og som settes i tillegg til innstillingene for fast lønn
• Fraværende ansatt registrerer selv eget fravær. Både lærere og andre ansatte kan selv registrere eget fravær, men vikaradministrasjonen vil kun fungere for de med timeplan i systemet.
• Det er mulig for en skoleleder å registrere fravær for en ansatt 
• Skoleledere kan også registrere sitt fravær
• Avdelingsleder engasjerer vikar for fraværende lærer. Dette skjer i Visma InSchool's vikaradministrasjon.
• Vikar gjennomfører timen og registrerer oppmøtet. Vikaren har full tilgang til vikartimenes elever fra og med tidspunkt for engasjement, til og med siste dag for vikariatet.
• Avdelingsleder kontrollerer kontering og attesterer for vikartimene. Dette er kun mulig etter at vikarlærer har registrert oppmøte for timene.
• Visma InSchool vil holde rede på om medgått tid til vikariatet skal være nedskriving av eventuell undertid, eller om det er mertid eller overtid.
• Anvisning av rektor eller skolens administrasjonsleder
• Grunnlaget for variabel lønn overføres til skoleeiers økonomisystem når dette anvises. Det er medgått tid, lønnsart og konteringsdimensjonene som overføres, og lønnsssystemet vil beregne lønn og utbetaling skjer derfra.

Muligheter for forenkling av administrative rutiner 

Gjennom bruk av Visma InSchool kan skolene og skoleeier oppnå forenklede rutiner på følgende måte:

• Fast og variabel lønn vil konteres automatisk ved riktige forhåndsinnstillinger
• Lærers beskjeftigelse vil beregnes automatisk og oppdateres automatisk ved hver ny publisering av timeplanen
• Vikaradministrasjon vil kunne forenkles ved at en skoleleder vil få øyeblikkelig oversikt over tilgjengelige lærere med og uten kompetanse for undervisning i faget
• Vikarer får automatisk tilgang til elevinformasjon for de vikarierende timene
• Skoleledere og skoleeier får en enklere oppfølging og oversikt over vikartimer, variabel lønn og informasjon om ansattes eventuelle fravær.

Hva overføres mellom skoleeiers HR-system og Visma InSchool? 

• Konteringsinformasjon vil overføres fra HR-systemet til Visma InSchool som en del av kodeverket. Alle tabeller som er overført, vil være merket FINT og tabellnavn i menyen i kodeverket.
• Ansattes personalia og stillingsinformasjon overføres fra HR-systemet til Visma InSchool. Dette er en kontinuerlig integrasjon og endringer i for eksempel stillingsstørrelse vil øyeblikkelige overføres til InSchool. Dette skjer i sykluser hvert 30. minutt.
• Ansattes fraværstyper overføres fra HR-systemet til Visma InSchool, men skoleeier setter hvilke fraværstyper som skal valideres i HR-systemet.
• Fravær som skal valideres, overføres fra Visma InSchool til HR-systemet
• Grunnlaget for fast og variabel lønn konteres i Visma InSchool og attesteres, anvises og overføres til HR-systemet
• Unntaket er ansatte som ikke skal ha beregnet beskjeftigelse (ikke skal ha "arbeidsplan"). Da vil ingen lønnsinformasjon genereres for overføring til HR-systemet. Dette kan for eksempel gjelde ledere. Da må lønn konteres direkte i HR-systemet. Det kan også gjelde lærere som er ansatt og lønnes av andre, for eksempel kommunalt tilsatte lærere, eller studenter som ikke skal ha lønn. I disse to siste eksemplene er det ingen lønn som skal konteres.

Det er utarbeidet en egen guide om sammenhengen mellom ulike felter i HR-systemet og tilsvarende felter i Visma InSchool og hvordan data vil flyte mellom systemene. Denne er til bruk for de som setter opp integrasjonene og kan fås ved henvendelse til Visma.

Det er ingen video til denne artikkelen.