3.03 - Manuell registrering av ansatte (inkl. fiktive)

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Offentlige skoler

Offentlige skoler oppretter nye ansatte i HR-systemet, og via integrasjon kommer disse inn i Visma InSchool.

Privatskoler

Privatskoler kan bruke fremgangsmåten under når de skal legge inn nye ansatte. Legg inn reelt fødselsnummer og ikke huk av for "midlertidig ansatt for skoleårsplanleggging". Deretter oppretter dere den ansattes stilling slik som beskrevet i kurs 3 - Registrering av ny stilling og redigering av stilling, - for privatskoler.

Fiktive ansatte

Ved skoleårsplanlegging for neste skoleår kan det være nødvendig med fiktive ansatte når man har ledige stillinger som skal besettes før sommeren. Vi anbefaler at man har et sett med fiktive ansatte som gjenbrukes fra år til år. Disse bør gis et navn som et lett gjenkjennelig når man planlegger det nye skoleåret. Det kan for eksempel være NN1 - Språkfag, NN2 - norsk, NN - realfag, osv.

Fremgangsmåte

Gå til hovedmenyen, og velg menypunktet Legg til ny ansatt: 

Hovedmeny > Legg til ny ansatt

Huk først av for "midlertidig ansatt for skoleårsplanlegging".

Fyll deretter ut de feltene som er obligatoriske. Det kan være en fordel å merke denne læreren med et fiktivt navn som gjør at den kan gjenbrukes fra år til år i skoleårsplanlegging. Man bør ikke bruke et navn som kan forveksles med en reell ansatt.

Klikk "Registrer ny ansatt"

 

Det er viktig å legge på kompetanse på den fiktive ansatte for å kunne finne vedkommende igjen når du skal skoleårsplanlegge.

Skjul den fiktive ansatte fra ansattlisten

Søk opp denne "personen" i ansattoversikten og klikk på navnet for å komme inn i visningen av personalia.

 

Ved å klikke på Handlinger, kan du skjule den ansatte fra ansattlisten. Den fiktive ansatte vil deretter kun være søkbar fra det globale søkefeltet i toppen av skjermbildet. Klikk Vis ansatt for å vise den i ansattlisten igjen ved behov. Den fiktive ansatte kan ikke slettes, fordi det kan være koblinger til timeplan og andre data. 

 

Erstatt den fiktive ansatte med en reell ansatt

Når tilsetting har skjedd og den reelle ansatte skal erstatte den fiktive, gjøres det på følgende måte:

1. Gå til Skoleårsplanlegging og Fag- og timefordeling.
2. Søk opp den fiktive læreren
3. Kopier navnet på en av undervisningsgruppene
4. Gå til Undervisningsgruppe - Lærer
5. Lim inn navnet på undervisningsgruppen i søkefeltet
6. Klikk på undervisningsgruppenavnet
   For den aktuelle komponenten:
7. Klikk på Handlinger
8. Velg Rediger allokert lærer
9. Velg den reelle læreren som skal ha denne komponenten
10. Gjenta for alle aktuelle undervisningsgrupper/komponenter
11. Publiser timeplanen når du har tatt alle undervisningsgruppene/komponentene

Den reelle læreren skal nå ha fått denne komponenten/undervisningsgruppen inn i sin beskjeftigelse og timeplan. 

Neste artikkel