3.19 - Ny generering av fastlønn ved endringer gjennom skoleåret.

Relevant for rollene:

• Skoleeier
• Skoleadministrasjon
• Skoleleder

Etter skolestart vil mange skoler ha behov for endring i timeplan, som kan påvirke lærerens beskjeftigelse/fastlønn. Det kan også være feil som må rettes opp. Fordeling av beskjeftigelse/fastlønn kan derfor genereres på nytt flere ganger gjennom skoleåret. Dette kan gjøres fortløpende når behovet oppstår, og en gang  i måneden før ny fastlønn skal attesteres, anvises og sendes til økonomi/lønnssystem i henhold til fylkeskommunens frister. Vær oppmerksom på at for hver endring skapes det endring i fordelingen som et "brudd", med endrede poster, - se nedenfor. Man bør kun generere fastlønn for de lærere som har endringer.

Husk at det er arbeidsplanen til den enkelte som er grunnlaget for fordeling av beskjeftigelse/fastlønn, overtid og mertid.

Først må du sjekke at alle poster er overført med status Sendt (Vellykket) på alle lærerne. Gå gjennom hele lista, og sjekk at alle har denne statusen. Hvis du er i tvil, må du gå inn på den enkelte og sjekke årsaken til at denne statusen ikke er der. Denne statusen kreves for å kunne lage et brudd senere i skoleåret.

Først trykker du på tannhjulet og deretter Fjern filter. Da vil du få opp alle lønnspostene i systemet.

Da vil du få et tomt statusfelt. Du scroller nedover lista og sjekker at alle postene har status Sendt (Vellykket):

Hvis status er noe annet, må du klikke på det blå forstørrelsesglasset og undersøke hvorfor postene ikke er sendt med vellykket som status.

På slutten av lista vil du finne en del poster med status Ingen betalinger tilgjengelig. Dette vil sannsynligvis være ansatte som ikke skal ha arbeidsplan i Visma InSchool og der fastlønn ikke konteres her. Kontroller hver enkelt av dem og se at det stemmer:

Når du så skal generere ny fordeling av beskjeftigelse/fastlønn, velger du de aktuelle lærerne, og trykker på Generer fastlønn for valgte ansatte:

En forutsetning for å generere ny fordeling av beskjeftigelse/fastlønn, er at timeplanen til den tilsatte er endret slik at allokert lønn for vedkommende er endret. Timeplanen må først publiseres, - deretter kan ny fastlønn genereres ved endringer. Man bør bare generere ny fastlønn for de lærere der sammensetning av stilling, eller endring av stilling skjer som følge av endringer i timeplanen, eller der konteringen skal endres. Dette må da først gjøres i undervisningsgruppene, for så å publisere, og deretter generere ny fordeling av beskjeftigelse/fastlønn ut fra en ny arbeidsplan.

Ny generering av fordeling av beskjeftigelse/fastlønn gir endrede lønnsposteringer, med en sluttdato dagen før generering av lønn og en startdato samme dag som generering av lønn. Programmet scanner alle fastlønnspostene og registrerer eventuelle endrede poster som gis status Endret. Se bildet nedenfor:

Systemet sorterer og viser oss de postene som er endret, øverst, men for sikkerhets skyld bør du fjerne filteret, og bare ta frem postene med status Endret. Du bør kontrollere at dette stemmer, at alle postene som skal være endret, ligger i listen.

Vi ser i tilfellet overnfor, at det er to lønnsposter som er endret for denne læreren der data er utfylt og som er klare for attestering. Vi klikker da på forstørrelsesglasset og får et detaljbilde:

Vi ser at det er både et fag og en funksjon som er endret. Ringene er satt rundt den allokerte lønnsposten til faget som har fått en ny komponent, det vil se at det er allokert flere timer til faget. Fagets og funksjonens første kontering har en startdato 01.08.20, og en sluttdato 09.09.20.

Denne sluttdatoen kan endres ved å trykke på blyanten under datoen. Da setter vi riktig sluttdato. Her setter vi sluttdato til 14.09:

OBS: Dato lagres ved å trykke på haken!  Når du attesterer, attesterer du på at sluttdato er riktig. Hvis du ikke trykker på haken før du attesterer, vil ikke datoen du skrev inn, bli registrert.

Startdato i den nye linjen øverst, må da bli 15.09.2020. Dette setter du ved å trykke på den blå blyanten. Du kommer da inn i detaljvinduet:

Her setter du startdato til den 15.09.2020, kontrollerer konteringen, og trykker på lagre. Du attesterer ved å trykke på den grønne firkanten med en hake.

Hvis den første posten er feil fra første dag i skoleåret, kan vi sette Sluttdato til 01.08.2020, hvis dette var noe som ble generert i begynnelsen av skoleåret 2020/2021. Den riktige posten må da få en Startdato som settes til 02.08.2020.

Både de gamle postene som har fått en sluttdato, og de nye endrede postene, må attesteres.

Den som skal anvise, kan finne alle poster som er attestert ved å fjerne filteret i oversikten, se bildet nedenfor, og deretter søke alle postene som har status Attestert. 

Her søker du opp alle postene med status Attestert, det vil si alle som er klar for anvisning:

Da kan du anvise posten ved å trykke på papirflyet.

Det er også mulig å søke opp poster med navn, - da skriver du inn hele eller deler av navnet i søkefeltet for navn. Da finner du riktig post, som du kan anvise ved å trykke på papirflyet:

Endring av poster med feil kontering.

Av og til er det et behov for å rette feil i en kontering. Først finner du den læreren det gjelder. Du bør fjerne filter, for så å søke opp læreren, se ovenfor. Deretter klikker du på det blå forstørrelsesglasset for å se de enkelte lønnspostene. For å skape et brudd, klikker du på blyanten under sluttdato på den posten det gjelder:

Du skriver inn 01.08.2020 hvis konteringen skal endres fra begynnelsen av skoleåret:

OBS: Husk å trykke på haken merket med rød ring i bildet ovenfor. Dette lagrer datoen du registrerer. 

Deretter går du tilbake til oversikten over ansatte og genererer ny fastlønn for bare denne læreren. Da får du et brudd, og du kan redigere den nye lønnsposten. Startdato settes til 02.08.2020, og du kan registrere riktig kontering:

Både den gamle og den nye linjen må attesteres:

Ved anvisning overføres lønnspostene til HRM-systemet med riktig kontering.

OBS: Denne siste prosedyren med endring av fastlønn må ikke utføres på ansatte med mertid, pr. 23.09.20, da det må gjøres noen justeringer i Visma HRM. Ny melding blir gitt når dette er OK. 

Denne artikkelen har ingen video.