5b.14 - Allokering av eksamensrom og vakter (privatisteksamen)

Relevant for:

• Eksamenskontor
• Privatistskoler

Rom kan tildeles eksamenspartiene automatisk, eller du kan velge rom manuelt. Vakter fordeles på rom, så det er viktig at eksamenspartiene plasseres i rom først. Før du kan fordele eksamenspartier på rom og vakter, skal planleggingsstatusen være Rom/vakter. 

For skriftlige partier er dette status fra partiet blir opprettet. For muntlige, muntlig-praktiske og praktiske eksamener må du endre status manuelt. Dette gjør du etter at du har satt sensor og dato på partiene. 

Klikk på Eksamen, velg Partiplanlegging og deretter Eksamenspartier. Endre status på eksamenspartiene ved å markere partier du ønsker å jobbe med, og velg Handlinger og Endre status til vakter/rom. 

Tildele rom til et utvalg av partier

Nå markerer du partiene du ønsker å fordele på rom. Klikk på Handlinger og velg nå Tildel rom.

Du får nå opp en liste over eksamensrom. Marker ønskede rom. Merk at det kan være begrensninger på hvilke rom som kan brukes til hvilke fag/eksamensform. Du må også ta stilling til om du ønsker at elever med tilrettelegging blir plassert i andre rom automatisk - hvis du ønsker dette, huk av for Grupper og alloker tilrettelegginger. Klikk Alloker når du er ferdig. Du kan alltid endre eksamensrom for hele partier eller enkelte kandidater senere. 

Standardvisning er foreløpig at eksamensrom ikke vises i partioversikten - klikk på tannhjulet og huk av for Romnavn for å vise allokerte rom. 

Endre rom for enkeltelever 

Hvis du ønsker å endre rom for noen elever i et parti, for eksempel på grunn av tilrettelegging, klikker du på de tre prikkene ved siden av partiet, velger Kandidater.

I kandidatlisten, klikk på Handlinger og Endre rom.

Du kan nå velge nytt eksamensrom i nedtrekksmenyen. 

Rommet lagres for kandidatene automatisk, og du kan nå se at eksamensrommet avviker fra . Klikk på Tilbake når du er ferdig. 

Velge samme rom for flere eksamenspartier

Skriftlige eksamenspartier på samme dag kan planlegges i samme rom. For å gjøre dette, klikk på de tre prikkene ved siden av eksamenspartiet, og velg Detaljer.

I valget for Rom velger du et eksamensrom i nedtrekksmenyen. Klikk Lagre når du er ferdig. Gjenta dette for flere eksamenspartier samme dag.

Antallet kandidater i eksamenspartiene til sammen kan ikke overstige rommets kapasitet. Du mottar valideringsmeldinger hvis samlet antall kandidater overstiger rommets kapasitet. 

Fordele vakter på rom

Når du har plassert alle partiene i eksamensrom, kan du fordele vakter på rommene. Dette gjør du ved å velge fanen for Vaktallokering.

Finn en eksamensdag i kalenderen og klikk på denne. Klikk nå på utvid-knappen til venstre for bygningsnavnet (1). Du ser nå hvor mange vakter som er estimert basert på skoleeiers forslag (2) - for å endre dette, klikk på forstørrelsesglasset (3).

Du kan nå slette et vaktkompetanseforslag, endre antall foreslåtte vakter, eller legge til flere vakter. Gå over alle eksamenspartiene og gjør endringer om ønsket. 

 

Gå tilbake til fanen Vaktallokering når du er ferdig. Vakter kan nå legges til manuelt eller automatisk. For å legge til vakter automatisk, klikk på Tildel automatisk. Nå plasseres vakter på alle rom, gitt at det finnes nok vakter i systemet. 

For å legge til vakter manuelt, finn eksamensdagen i kalenderen og klikk på den. Klikk på utvid-knappen til venstre for bygningsnavnet, og deretter forstørrelsesglasset for å åpne rommet. Du kan nå legge til vakter ved å krysse av for tilgjengelig vakt, og velge Tilordne.

Velg deretter tidspunkt og rolle, og klikk på haken når du har valgt.

Vakten ligger nå tilknyttet eksamenspartiet. Du kan også se en grønn hake for Fullført, som betyr at eksamenspartiet har oppfylt antall vakter ut fra estimert antall. 

Bruk av kalenderen

Fanene Romtildeling og Vaktallokering viser eksamenspartiene i en kalender. Du får oversikt over antall partier, rom, vakter og liknende. Farger på partiene er enten røde, blå eller grønne. Rød farge betyr at du ikke har tilordnet det som trengs. Blå betyr at deler av allokeringen er gjennomført. Grønn betyr at eksamensdagen er ferdig planlagt. 

Fargekodene for rom baserer seg på i hvilken grad enten Romtildeling eller Vaktallokering er fullført.

I fanen Romtildeling baserer fargene seg på om alle eksamenspartier og kandidater har blitt fordelt på rom. Fanen Vaktallokering bruker antall tildelte vakter som guide. Hvis du ønsker å markere en dag som fullført, kan du gjøre dette ved å finne eksamensdagen, og klikke Marker allokering som fullført.

Nå blir denne grønn i kalenderen for Vaktallokering.