4a.03 - Ajourhold av elever med konfidensielle data

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

I Visma InSchool kan du gjøre flere opplysninger om elev til konfidensielle. Du kan maskere elevens fornavn, etternavn og fødselsdato/fødselsnummer under elevens undermeny Personalia. Du kan gjøre den folkeregistrerte adressen konfidensiell, men kan også legge til konfidensiell bostedsadresse/hybeladresse under elevens undermeny Kontaktopplysninger.

Merk! Dette er tilgangsstyrt. For å kunne administrere konfidensielle data har du behov for tilganger som omhandler dette.

Når du skal oppdatere opplysninger om en elev med konfidensielle data, søker du opp aktuell elev i søkefeltet.

Tilsvarende gjelder for kontaktpersoner som kobles til en elev. Du har også mulighet til å gjøre adressen konfidensiell på kontaktpersoner.

Merk! Dette forutsetter egne tilganger for å kunne ha muligheten til å administrere konfidensiell data på kontaktpersoner.

Personalia: Hemmelig info

Merk! Dette er nå fjernet for alle offentlige videregående skoler. Det vil heller ikke lenger være mulig å redigere elevens fornavn eller etternavn i elevens Personalia. Det er fortsatt tilgjengelig og mulig å bruke for friskoler. 

Du kan maskere deler av elevens personalia. For å lagre konfidensielle data går du på elevens Personalia og klikker Handlinger, og deretter Hemmelig info.

Her vil du få opp en boks med todelt inndeling; en for “Reelle data” til venstre og en for “Fiktive data” til høyre. Begge sider vil ha lik informasjon på begge kolonner. Feltene vil være fylt ut med de reelle dataene for fødselsnummer, fornavn, etternavn og fødselsdato. Under “Fiktive data” kan du endre på feltene for ‘Fornavn’, ‘Etternavn’ og ‘Fødselsdato’. Feltet for fødselsnummer vil ikke kunne endres når du bruker handlingen Hemmelig info. Hvis FREG-integrasjonen er aktivert og fiktiv data er ulik reell data, vil elev bli unntatt for oppdatering mot FREG. Les mer om hvordan Visma InSchool håndterer automatisk innhenting av data fra FREG integrasjonen i artikkelen Kurs 4a - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon.

Merk! Denne endringen av reelle data til fiktive data er en handling du kun kan utføre en gang. Når du har lagret de fiktive dataene, kan du ikke gjøre om eller endre til noe annet igjen. Kontakt support ved behov om du har feilført. 

Trykk Lagre for å lagre endringene.

Du vil nå øyeblikkelig se endringene i elevens personalia. Fornavn, etternavn og fødselsdato er endret til det fiktive. Fødselsnummeret vil forbli uendret. 

Kontaktopplysninger: Konfidensiell adresse på elev

Adressen som du ser i standardvisningen er den folkeregistrerte adressen. En importert adresse kan settes som konfidensiell.

For å sette folkeregistrert adresse som konfidensiell, klikk på Rediger. Du kan nå velge om den folkeregistrerte adressen skal være konfidensiell ved å markere i boksen ‘Gjør adresse konfidensiell’. Da dukker det opp felter nedenfor hvor du kan fylle ut hva den fiktive (synlige) adressen skal være. Fyll inn gateadresse og postnummer. Poststed og kommune hentes automatisk.

Under Kontaktopplysninger kan du legge til ny adresse på elev. For å legge til en ny kontaktadresse, trykker du på Handlinger og Legg til adresse. Du kan da legge inn en ny kontaktadresse. Skriv den reelle adressen med å fylle inn gateadresse og postnummer. Automatisk genereres det poststed og kommune. Klikk om dette skal være hovedkontaktadresse, hybeladresse eller begge deler. Denne adressen kan du sette som konfidensiell. Markere i boksen ‘Gjør adresse konfidensiell’ og skriv inn den fiktive adresse i tillegg. Trykk Lagre.

Sperret adresse

Dersom elever har sperret adresse hentes ikke den reelle adressen fra folkeregisteret, men vi får sendt over den kunstige adressen (Skattedirektoratet eller Kripos). Som standard vil det automatisk være avhuket for "Gjør adresse konfidensiell" og gateadressen viser "SPERRET ADRESSE" og er synlig under elevens undermeny Kontaktopplysninger, hvis du ikke foretar noen andre handlinger.

Merk! Dette vises ulikt. Visma InSchool presenterer kun dataene slik de kommer fra FREG.

Hvis du har tilgang til konfidensielle adresseopplysninger, kan du velge å redigere adressen på eleven med å sette inn en fiktiv adresse eller velge å vise den kunstige adressen (Skattedirektoratet eller Kripos) som ligger oppført under reell adresse. Klikk Rediger.

Her vil du se den kunstige adressen, "Gjør adresse konfidensiell" markert på og "SPERRET ADRESSE" (eller tilsvarende - dette vil kunne variere med utgangspunkt i årsak) i feltet for gateadressen. Her kan du ta vekk markeringen for å la den kunstige adressen som står under reell adresse være synlig som adresse for elev. Eventuelt kan du skrive inn en fiktiv adresse som skal være synlig fremfor teksten "SPERRET ADRESSE".

Klientadresse

Elever med kode 4 vises som Klientadresse. 

Merk! De som har tilgang til å redigere konfidensiell adresse vil se at elever med "Klientadresse" (kode 4) ikke vil ha den reelle adressen markert med Gjør adresse konfidensiell. Disse elevene må derfor likevel håndteres manuelt når det gjelder utsending av varselbrev via SvarUt.

Kontaktopplysninger: Konfidensiell adresse på kontaktpersoner

Når du er i gang med å legge til nye kontaktpersoner manuelt, vil du kunne gjøre deres adresse konfidensiell ved å markere boksen ‘Gjør adresse konfidensiell’. Du vil da få opp felter for å registrere den fiktive (synlige) adressen. Klikk Lagre for å registrere kontaktpersonen. For å legge til ny kontaktperson manuelt, se artiklene: Kurs 4a - Manuell registrering av kontaktpersoner og Kurs 4a - Ajourhold av elevopplysninger.

Dette kan du også gjøre på allerede opprettede kontaktpersoner ved å klikke på Rediger ved kontaktpersonen i elevens Kontaktopplysninger. Se avsnittet om Sperret adresse i denne artikkelen for mer informasjon om hva som kommer inn som standard og hvilke redigeringsmuligheter du har for å endre kontaktpersoners sperret adresse som kommer fra folkeregisteret.

Merk! Dersom elev eller kontaktperson blir oppdatert med informasjon fra FREG via FREG-integrasjonen og har adresse i kategori 6 (strengt fortrolig) eller kategori 7 (fortrolig), vil de bli registrert uten adresse i Visma InSchool. Du kan likevel legge til en fiktiv adresse med å huke for 'Gjør adresse konfidensiell', slik at det vil se ut som eleven eller kontaktpersonen ikke mangler eller har en synlig indikasjon på at de har konfidensiell data. 

(Video er utdatert - ny kommer fortløpende)

Neste artikkel