4a.07 - Manuell registrering av kontaktpersoner

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer

Det vil være behov for å registrere kontaktpersoner manuelt selv om integrasjonen mot Modernisert Folkeregisteret (FREG) er kommet på plass. Dette vil du måtte gjøre hvis du ikke har har aktivert FREG integrasjonen som automatisk henter kontaktpersoner med foreldreansvar automatisk, eller hvis man har behov for å koble til kontaktpersoner ved andre grunner hvor du ikke ønsker at det skal oppdateres av Folkeregisteret. 

Merk! Kontaktpersoner som er lagt til elev manuelt vil fortsette å ligge på eleven uavhengig av skoleår og du skal ikke trenge å registrere dette på nytt på samme skole, men om elev bytter skole vil du måtte registrere kontaktpersoner på nytt pga de ikke følger med på ny skole. 

Registrere elevers kontaktpersoner i Visma InSchool

I Visma InSchool logger kontaktpersoner seg på med MinID. For at dette skal la seg gjøre, må imidlertid kontaktpersoner først legges inn manuelt med fødselsnummer. Muligheten til å gjøre dette er tilgangsstyrt, og er tilgjengelig for skoleledere med tilgang og medlemmer av den tilpassede tilgangsgruppen “Kontaktlærer”.

For å legge inn en elevs kontaktperson følger du følgende steg:

1. Søk opp elev
2. Klikk på Kontaktopplysninger i undermenyen
3. Klikk Handlinger og deretter Legg til ny kontakt

Du får nå opp dialogboksen nedenfor:

Her må du skrive inn kontaktpersoners fødselsnummer. Fødselsnummeret er vedkommendes kobling inn mot ID-porten, og dette er dermed et påkrevd felt for at vedkommende skal få logget seg på.

Merk! Manuell registrering av kontaktpersoner har ingen innhenting av informasjon fra Folkeregisteret. Les mer om FREG integrasjon hvis du ønsker automatisk innhenting av informasjon i 4a - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon.

Dersom vedkommende allerede er registrert i systemet, for eksempel hvis kontaktperson også er ansatt ved skolen eller tidligere er registrert i tilknytning til andre barn, vil felter for personalia, adresse og kontaktinfo automatisk fylles ut. Du kan nullstille feltene ved å trykke på Nullstill.

Ved førstegangsregistrering, må imidlertid disse feltene fylles inn manuelt i vinduet som kommer opp. Etter at du har skrevet inn et fødselsnummer vil du få opp teksten "Ingen kontaktperson med fødselsnummeret funnet. Vennligst registerer feltene.". 

Fornavn og etternavn er obligatoriske felter. Fyll inn informasjon om kontaktpersonens fornavn, etternavn og ønsket kontaktinformasjon (adresse/fasttelefon/mobilnummer, telefon arbeid/e-post).

“Prioritet” er et felt for å angi om denne kontaktpersonen skal være primærkontakt eller sekundær osv. Prioriteringen du setter her, har ingen øvrige konsekvenser i Visma InSchool.

Du har også mulighet til å angi vedkommendes forhold til eleven i feltet "Forhold", altså om kontaktpersonen er elevens mor, far, stemor, bestefar osv. Det du velger i nedtrekksmenyen her vil viser seg i parantes ved kontaktpersonens navn når du ser de i oversikten over kontaktpersoner.

Tilsvarende har du et eget felt "Foresatt" for informasjon om hvorvidt kontakpersonen er elevens foresatt. Ved å sette avhuking på dette feltet blir personen eksponert som foresatt ut i FINT utdanningsmodellen. I tillegg vil dette feltet også avgjøre om kontaktpersonen for elever under 18 år skal få varselbrev utsendt via SvarUt når funksjonaliteten er aktivert. 

Du kan også markere en av kontaktpersonene som elevens nærmeste pårørende ved å huke foran feltet "Nærmeste pårørende". Når du huker av for dette, blir denne kontaktpersonen markert med teksten "Nærmeste pårørende" og vises øverst på listen over alle kontaktpersoner. 

Merk! Du kan kun ha en nærmeste pårørende per elev. Når du velger å huke på dette for en kontaktperson, vil denne ligge øverst og fjerne markeringen på den andre kontaktpersonen som hadde dette markert.  

Dersom kontaktpersonen har behov for tolk i videre kommunikasjon med skolen, kan du huke for “Trenger tolk”. Dette vil ikke være synlig ellers i løsningen.

Til slutt, ser du to avhukingsbokser for “Inkluder i e-post” og “Inkluder mobilnummer i SMS-meldinger”. "Inkluder i e-post" har ingen funksjon per dags dato. Ved å huke på “Inkluder mobilnummer i SMS-meldinger” vil du kunne sende ut sms til kontaktperson via Send kun til kontaktpersoner-funksjonaliteten. 

Pass på at du huker av for “Gi tilgang til Visma InSchool” dersom den kontaktpersonen skal ha mulighet til å logge seg på. Når du er ferdig med registreringen, klikker du Lagre.

Kontaktpersonen vil nå stå oppført under Kontaktopplysninger på elevens profil, og vil kunne
logge seg på ved hjelp av ID-porten. Legg merke til at du kan redigere og slette disse
opplysningene senere.

Gi kontaktlærere tilgang til å registrere kontaktpersoner

For å gi kontaktlærere tilgang til å registrere kontaktpersoner er det nødvendig å opprette en ny, tilpasset tilgangsgruppe for kontaktlærere og gi denne gruppen ekstra tilganger som er nødvendige for å registrere foresatte. Opprett en tilpasset tilgangsgruppe som du navngir “Kontaktlærer” på skoleeiernivå og legg til disse tilgangene:

• Tilgang til å registrere og redigere oppmøte etter tidsfrist er passert
• Tilgang til å sende SMS til kontaktpersoner av elever ved bruk av avhukingsboks
• Tilgang til å legge til ny kontaktperson/foresatt på elev
• Tilgang til å se kontaktopplysninger om elev
• Tilgang til å laste opp elevbilde
• Tilgang til å redigere kontaktperson på elev

Merk! Dette eksempelet er tatt fra den eksisterende tilgangsgruppen "Kontaktlærer" som allerede ligger i systemet for noen.

Kontaktlærere ved de ulike skolene må dermed legges til i denne tilpassede tilgangsgruppen for å kunne registrere kontaktpersoner. Les mer om fremgangsmåten for hvordan du oppretter ny tilpasset tilgangsgruppe, legger til tilganger og hvordan du legger til medlemmer i artikkelen: 1 - Roller og tilganger.

Merk! Det at tilgangsgruppen heter "Kontaktlærer" har ingenting med hvordan du kobles som kontaktlærer og gir ikke tilgangen som kontaktlærer. Dette er kun et navn på en tilgangsgruppe som skal gi ekstra tilganger nevnt ovenfor til kontaktlærere (eller andre du kobler til når du legger til medlemmer).
Les mer om hvordan du blir kontaktlærer her: 1 - Legg til, endre eller slette klasser.

Kontaktlærere ved de ulike skolene må dermed legges til i denne tilgangsgruppen for å kunne registrere kontaktpersoner. Dette gjøres av en rektorbruker på følgende måte:

1. Klikk på hovedmenyen Innstillinger, og deretter Tilganger.

2. Finn tilgangsgruppen som heter “Kontaktlærer” og klikk på handlingsknappen, deretter Rediger medlemskap.

3. Gå til fanen “Medlemskap” og klikk på Rediger. 

4. Du ser nå alle brukere. Velg standardrolle "Lærer" i nedtrekksmenyen. Eventuelt søk opp lærere ved navn i feltet "Legg til navn". 

5. Marker så de lærerne som skal bli en del av denne tilpassede tilgangsgruppen med å huke for avhukingsboks ved siden av navnet.

6. Til slutt må du oppdatere medlemskapet i tilgangsgruppen ved å klikke Oppdater medlemskap nederst på siden. Her vil du også se en gul boks som angir hvor mange brukere du nå velger å legge inn i gruppen.

• Det kan være lurt å trykke på Oppdater medlemskap for mindre grupper av gangen, slik at du lettere holder oversikt og kan kontrollere hvem som får denne tilgangen.