4a.07 - Manuell registrering av kontaktpersoner

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se elevens kontaktopplysninger
• Tilgang til å legge til ny kontaktperson på elev
• Tilgang til å redigere kontaktperson på elev
• Tilgang til å slå opp i elevoversikt (grunnleggende visning)
• Tilgang til å se elevoversikten (Elever - Elevoversikt)
• Tilgang til Elev - Personalia

Til informasjon

• For at brukere skal se menypunktet Kontaktopplysninger, må de ha tildelt "Tilgang til å se kontaktopplysninger om elev"
• For å kunne legge til nye kontaktpersoner på elever, trenger man tilgangen "Tilgang til å legge til ny kontaktperson på elev".
• "Tilgang til å redigere kontaktperson på elev" kan gis til de som skal kunne redigere elevens adresse under menypunktet Kontaktopplysninger. Merk! Redigeringstilgangen gir deg en Rediger-knapp ved elevens adresse. Uten denne tilgangen vil du ikke kunne redigere elevens adresse.
• Når elever slutter, fjernes kontaktpersoner automatisk over natten.

Hovedmeny Elever > Kontaktopplysninger

Det vil være behov for å registrere kontaktpersoner manuelt selv om integrasjonen mot Modernisert Folkeregisteret (FREG) er kommet på plass. Dette vil du måtte gjøre hvis du ikke har aktivert FREG integrasjonen som automatisk henter kontaktpersoner med foreldreansvar automatisk, eller hvis man har behov for å koble til kontaktpersoner ved andre grunner hvor du ikke ønsker at det skal oppdateres av Folkeregisteret. 

Merk! Kontaktpersoner som er lagt til elev manuelt vil fortsette å ligge på eleven uavhengig av skoleår og du skal ikke trenge å registrere dette på nytt på samme skole, men om en elev bytter skole vil du måtte registrere kontaktpersoner på nytt på grunn av at de ikke følger med på ny skole. 

Registrere elevers kontaktpersoner i Visma InSchool

I Visma InSchool logger kontaktpersoner seg på med MinID. For at dette skal la seg gjøre, må imidlertid kontaktpersoner først legges inn manuelt med fødselsnummer.  Merk! Dette innebærer derfor at kontaktpersonen har gyldig norsk fødselsnummer eller D-nummer.

Muligheten til å gjøre dette er tilgangsstyrt, og er tilgjengelig for skoleledere med tilgang og medlemmer av den tilpassede tilgangsgruppen “Kontaktlærer”.

For å legge inn en elevs kontaktperson følger du følgende steg:

1. Søk opp elev
2. Klikk på Kontaktopplysninger i undermenyen
3. Klikk Handlinger og deretter Legg til ny kontaktperson

Du får nå opp dialogboksen nedenfor:

Her må du skrive inn kontaktpersoners fødselsnummer. Fødselsnummeret er vedkommendes kobling inn mot ID-porten, og dette er dermed et påkrevd felt for at vedkommende skal få logget seg på.

Merk! Manuell registrering av kontaktpersoner har ingen innhenting av informasjon fra Folkeregisteret. Les mer om FREG integrasjon hvis du ønsker automatisk innhenting av informasjon i kurs 4a - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon.

Dersom vedkommende allerede er registrert i systemet, for eksempel hvis kontaktpersonen også er ansatt ved skolen eller tidligere er registrert i tilknytning til andre barn, vil felter for personalia, adresse og kontaktinfo automatisk fylles ut. Du kan nullstille feltene ved å trykke på Nullstill.

Ved førstegangsregistrering, må imidlertid disse feltene fylles inn manuelt i vinduet som kommer opp. Etter at du har skrevet inn et fødselsnummer vil du få opp teksten "Ingen kontaktperson med fødselsnummeret funnet. Vennligst registrer feltene.". 

Fornavn og etternavn er obligatoriske felter. Fyll inn informasjon om kontaktpersonens fornavn, etternavn og ønsket kontaktinformasjon (adresse/fasttelefon/mobilnummer, telefon arbeid/e-post).

“Prioritet” er et felt for å angi om denne kontaktpersonen skal være primærkontakt eller sekundær osv. Prioriteringen du setter her, har ingen øvrige konsekvenser i Visma InSchool.

Du har også mulighet til å angi vedkommendes forhold til eleven i feltet "Forhold", altså om kontaktpersonen er elevens mor, far, stemor, bestefar osv. Det du velger i nedtrekksmenyen her vil viser seg i parentes ved kontaktpersonens navn når du ser dem i oversikten over kontaktpersoner.

Tilsvarende har du et eget felt "Foreldreansvar (Mottaker SvarUt)" for informasjon om hvorvidt kontaktpersonen er elevens foresatt. Ved å sette avhuking på dette feltet blir personen eksponert som foresatt ut i FINT utdanningsmodellen. I tillegg vil dette feltet også avgjøre om kontaktpersonen for elever under 18 år skal få forsendelser (varselbrev og fritak) utsendt via SvarUt når funksjonaliteten er aktivert.  Merk! Denne må alltid krysses vekk om en kontaktperson ikke skal motta forsendelser via SvarUt. Denne påvirkes ikke av deaktivert tilgang for kontaktpersonen. 

Du kan også markere en av kontaktpersonene som elevens nærmeste pårørende ved å huke foran feltet "Nærmeste pårørende". Når du huker av for dette, blir denne kontaktpersonen markert med teksten "Nærmeste pårørende" og vises øverst på listen over alle kontaktpersoner. 

Merk! Du kan kun ha en nærmeste pårørende per elev. Når du velger å huke på dette for en kontaktperson, vil denne ligge øverst og fjerne markeringen på den andre kontaktpersonen som hadde dette markert.  

Dersom kontaktpersonen har behov for tolk i videre kommunikasjon med skolen, kan du huke for “Trenger tolk”. Dette vil ikke være synlig ellers i løsningen.

Til slutt, ser du avhukingsboksen for “Inkluder mobilnummer i SMS-meldinger”. Ved å huke på “Inkluder mobilnummer i SMS-meldinger” vil du kunne sende ut sms til kontaktperson via Send kun til kontaktpersoner-funksjonaliteten.  Dette kan du lese mer om i kurs 4a - Kommunikasjon: Send SMS til kontaktpersoner.

Pass på at du huker av for “Gi tilgang til Visma InSchool” dersom den kontaktpersonen skal ha mulighet til å logge seg på. Når du er ferdig med registreringen, klikker du Lagre.

Kontaktpersonen vil nå stå oppført under Kontaktopplysninger på elevens profil, markert med "Manuelt opprettet", og vil kunne logge seg på ved hjelp av ID-porten. Legg merke til at du kan redigere og slette disse opplysningene senere.

(Video er utdatert mtp ny oversettelse for "Foreldreansvar (Mottaker SvarUt) - ny kommer fortløpende)

Neste artikkel