4a.09 - Elevers fremtidige fravær

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer
• Elev

Artikkelen inneholder informasjon om:

• Fraværsinnstillinger for fremtidig fravær
• Hvordan registrere fremtidig fravær
• Oversikt over fremtidig fravær
• Redigere eller slette det fremtidige fraværet
• Håndtering av fremtidig fravær for kontaktlærere og faglærere
• Totalt antall timer/aktiviteter fraværende

Fraværsinnstillinger for fremtidig fravær

Hovedmeny > Innstillinger > Fraværsinnstillinger

For at elever skal kunne sende melding om sitt fremtidige fravær, må skoleeier aktivere innstillingen på skoleeiernivå. Du finner dette under Innstillinger i hovedmenyen, og klikker på Fraværsinnstillinger. 

Her finner du en glidebryter under “Tilgang til å registrere fremtidig fravær” for å aktivere om elever skal ha tilgang til å registrere sitt fremtidige fravær. Dette er som standard deaktivert.

Ved å aktivere dette, vil alle elever samt skoleledere med tilgang og kontaktlærere på skoler under dette skoleeiernivået ha mulighet til å registrere fravær frem i tid. Som kontaktlærer vil du kunne registrere fremtidig time- og dagsfravær for elevene dine. Som skoleleder med tilgang vil du kunne registrere fremtidig time- og dagsfravær for elevene på skolen din. Det er ingen tidsbegrensninger for når denne registreringen kan skje. Både kontaktlærer og skoleleder med tilgang kan legge til en kommentar for fraværet.

Hvordan registrere fremtidig fravær

Hvis du har tilgang til å registrere fremtidig fravær på vegne av en elev, kan du gjøre dette på to ulike måter: 

1. Fra elevens timeplan på valgt oppsatt økt (tilknyttet en undervisningstime/aktivitet)
2. Opprette fra fanen “Fremtidig fravær” (uavhengig av undervisningstimer/aktiviteter - føre inn eget tidsrom)

Til informasjon

• Vi anbefaler at elevene selv oppretter disse fremtidige fraværene, men påpeker at det er mulig for deg som skoleleder eller admin med tilgang å opprette dette på vegne av dine kontaktelever.

1) Fra elevens timeplan på valgt oppsatt økt (tilknyttet en undervisningstime/aktivitet)

Hovedmeny > Elever > Timeplan

Du må først søke opp hvilken elev det gjelder. Dette kan du gjøre ved å bruke søkefeltet eller gå til Elevoversikt under Elever i hovedmenyen og bruke filtre for å finne riktig elev.

Gå til elevens undermeny Timeplan og finn ønsket undervisningstime eller aktivitet. Klikk på timen det meldes fremtidig fravær for og deretter Opprett fremtidig fravær.

1. Startdato og tid/Sluttdato og tid: Når du har klikket på Opprett fremtidig fravær kommer du til et sidevindu for det fremtidige fraværet som skal opprettes, med startdato og -tid, og sluttdato og -tid som tilsvarer tidsrommet det ble klikket direkte fra timeplanen.
2. Velg fraværskode: Under "Velg fraværskode" vil det automatisk være synlig "M - Udokumentert fravær, melding gitt".
3. Beskrivelse: Legg gjerne til tekst i “Beskrivelse”-feltet. Dette er et obligatorisk felt.
4. Dokumentasjon: Last opp dokumentasjon som vedlegg.
   • Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf.
   • Maksimal filstørrelse er 5 MB. 
   • Filen kan ikke være passordbeskyttet.
5. Avbryt og Lagre: Knapper for å enten avbryte eller lagre.

Når du klikker Lagre for å opprette det fremtidige fraværet får du en bekreftelsesmelding og kan nå oppdatere siden. Du kan da klikke på den samme økten for å se at det nå står "Har fremtidig fravær" for denne eleven. 

Merk! Registrering av fremtidig fravær er tidsbasert, altså er det ikke basert på undervisningsøkter. Dette er fordi at timeplanen forandres hele tiden. Denne vil kun hente opp tidsrommet for den enkelte timen du har klikket på via timeplanen. Når eleven registrerer fremtidig fravær vil systemet alltid hente frem og foreslå kun den éne timen eleven klikker på. Dersom varigheten på fraværet blir mer enn denne enkelttimen må eleven selv spesifisere sluttidspunktet. Eventuelle etterfølgende timer (uavhengig av fag) vil da komme med i det varslede fraværet.

2) Opprette fra fanen “Fremtidig fravær” (uavhengig av undervisningstimer - føre inn eget tidsrom)

Hovedmeny > Elever > Fravær > Fremtidig fravær-fanen

Den andre måten er å klikke på Elever i hovedmenyen, og velge Fravær fra undermenyen. Klikk deretter på fanen “Fremtidig fravær” og for å se knappen Opprett fremtidig fravær.

Merk! Knappen er inaktiv om det er deaktivert for denne funksjonaliteten på skoleeiernivå.

Ved å klikke på knappen Opprett fremtidig fravær åpnes et sidevindu med blanke felter der startdato og tid, sluttdato og tid må føres inn, pluss mulighet til å legge inn tekst under “Beskrivelse”-feltet. Standard fraværskode "M - Udokumentert fravær, melding gitt vil automatisk være satt". Last opp dokumentasjon som vedlegg og klikk Lagre.

En bekreftelsesmelding på at dette er utført vises og fraværet vises i listen over fremtidig fravær. Elevene vil alltid kunne bruke handlingsknappen ved hver innsendte melding om fremtidig fravær og velge å redigere eller slette frem til det fremtidige fraværets tidspunkt er passert.

Merk! Denne anbefales å bruke hvis du skal registrere fremtidig fravær for flere sammenhengende timer eller dager. Dette henter da automatisk opp antall timer eleven er borte fra timeplanlagte timer. Du vil se antallet under kolonnen “Totalt antall timer fraværende” under fanen “Fremtidig fravær” i elevens undermeny Fravær. Denne fanen er uavhengig av totaloversikten - hvor fraværet faktisk teller.

Oversikt over fremtidig fravær

Du vil se det fremtidige fraværet i elevens timeplan når du oppdaterer nettleseren og går til den angitte økten:

Eventuelt kan du også finne denne i elevens Fremtidig fravær-fane under menypunktet Fravær:

Her ser du hvem som har opprettet det fremtidige fraværet, opprettelsesdato, tidspunkt for når det fremtidige fraværet gjelder og antall timer totalt fraværende for undervisningstimer/aktiviteter med standard fraværskode  M - Udokumentert fravær, melding gitt.

Hvis det fremtidige fraværet som er opprettet har et vedlegg, vil du se denne i kolonnen Dokumentasjon. Likevel vil du ikke kunne klikke på vedlegg eller se beskrivelsen uten å måtte trykke på blyant-ikonet for å redigere. Der vil du da se vedlegget ved å logge inn via ID-porten for å se dokumentene. Klikk på Verifiser med ID-porten.

Redigere eller slette det fremtidige fraværet

Du kan klikke på handlingsknappen for å velge Detaljer ved hver fremtidig fravær, hvis du har behov for å redigere eller Slett for å slette hele oppføringen. Du har muligheten til å redigere og slette frem til tidspunktet har passert.

Håndtering av fremtidig fravær for kontaktlærere og faglærere

Varsling via systemmelding

Kontaktlærer og faglærer får en systemmelding som varsler om at eleven har registrert nytt fremtidig fravær. Det er noen ulikheter mellom kontaktlærer og faglærer når de utvider informasjonen i meldingen. Les mer om funksjonalitet for lærere i kurs 4b - Redigere fraværskode på elevers fremtidige fravær (kontaktlærer).

Kontaktlærere

Kontaktlærere får slike systemmeldinger som varsel:

Kontaktlærere vil bli videresendt til elevens fane for Fremtidig fravær under menypunkt Fravær. Her ser de det fremtidige fraværet med dato og tidspunkt, totalt antall berørte timer/aktiviteter man blir fraværende på, og standard fraværskode "M (Udokumentert fravær, melding gitt)" hvis det ikke har vært endret til en annen fraværskode når ansatte gjør det på vegne av en elev. I tillegg vil de se vedlagt dokumentasjon hvis det er lastet opp i det fremtidige fraværet.

Faglærere

Faglærere derimot vil få mye mindre informasjon i systemmeldingen:

Merk! Faglærere vil kun ha tilgang til informasjonen om når det fremtidige fraværet er, både i systemmeldingen og i Fremtidig fravær-fanen. De har muligheten til å gå inn på elevens timeplan for å se "Har fremtidig fravær" markeringen på øktene det gjelder, eller når de kommer til oppmøteregistreringen vil de se fraværskoden M eller annet som kontaktlærer har endret til. 

De vil se et ikon som indikerer at det er varslet om et fremtidig fravær i elevens timeplan. Dette ikonet vil være synlig for alle brukere som har tilgang til elevens undermeny Timeplan. Merk! Ikon er synlig i timeplanen for lærere, ansatte med tilgang og elev som har meldt det fremtidige fraværet når man ser på elevens timeplan på angitt økt (gjelder både undervisningstimer og aktiviteter).

I tillegg vil man se at fraværskoden på den undervisningstimen som er registrert som fremtidig fravær automatisk får fraværskoden "M" når du skal registrere oppmøte. Fraværet er meldt, men ikke registrert som tellende fravær før du registrerer oppmøte.

Hvis fraværskoden er endret av kontaktlærer eller ansatt med tilgang, vil du se fraværskoden som er endret til. Det vil fortsatt stå "Oppmøte ikke registrert", men da en D hvis det har vært endret til "D - Dokumentert fravær".

Totalt antall timer/aktiviteter fraværende

Kontaktlærer og skoleledere med tilgang vil under elevens fane "Fremtidig fravær" finne en kolonne for “Totalt antall timer fraværende” hvor det står totalt antall timer eleven er fraværende for, og en kolonne for "Totalt aktiviteter fraværende" hvor det står totalt aktiviteter eleven er fraværende for. Kolonnen vil vise ulike antall timer ut ifra hvor mange timer eleven er fraværende på, i det angitte tidsrommet man har registrert for. Denne vil ikke ha påvirkning på fagfravær eller totaloversikten for fravær frem til dagen er gjennomført og læreren har registrert oppmøte.

I denne oversikten vil eleven kunne redigere og slette frem til startdato/tidsrom for undervisningstimen/aktiviteten hvor det fremtidige fraværet er meldt om.

Her ser du hvordan det ser ut for elevene:

Merk! Du kan ikke slette feilført fremtidig fravær som allerede er påbegynt. Feil som må slettes, sendes inn til support.

(Videoene er utdatert. Ny kommer fortløpende.)

Neste artikkel