3.18 - Kontering og generering av fast lønn

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Skoleadministrasjon

Det er egne tilganger for å kunne generere fastlønn og faste tillegg:

Disse tilgangene ligger som standard tilgang i rollen som skoleleder. Andre lønnsmedarbeidere må gis disse tilgangene.

Kontering vil si å angi hvordan utbetalt lønn eller andre utgifter skal bokføres i regnskapet. Det dreier seg om hvilken type lønn (eller utgift) dette er, og hvilken aktivitet (utdanningsprogram og skole) som gir denne kostnaden. Dette overføres fra InSchool til lønns- og regnskapssystemet i form av en "kontostreng" som kan bestå av følgende elementer:

• Kontoart (eller bare Art) - Hva utgiften gjelder, for eksempel fastlønn for undervisningspersonell
  • OBS: Denne utledes av lønnsarten og vil ikke kunne settes lenger i skjermbildene som vises i denne artikkelen.
• Lønnsart - Hvilken type lønn eller godtgjøring dette er
• Funksjon - Hvilket utdanningsprogram det gjelder
• Prosjekt - Om lønn skal bokføres et bestemt prosjekt som skolen har fått bevilgninger til
• Ansvar - Hvilken enhet som har fått delegert ansvar for denne delen av budsjettet/regnskapet, det vil si hvem som har fått delegert ansvar fra fylkeskommunen. Dette er gjerne skolen selv, eller en budsjettmessig selvstendig avdeling ved skolen, som for eksempel et kurssenter. Det er også mulig å finmaske denne konteringen, ved at man har verdier for både skole og avdeling ved skolen. Da kan man få laget avdelingsregnskap.
• Startdato
• Sluttdato

Noen fylkeskommuner har et utvidet sett med konteringsdimensjoner. Disse kan være:

• Prosjekt
• Diverse
• Ramme
• Løpenummer

Skoleeier setter hvilke standardverdier som er aktuelle for den enkelte skole, se kurs 1 - Tilgjengeliggjøre verdier for kontering.

Det tilstrebes størst mulig automatikk ved oppsett av de ulike konteringsdimensjonene.

Nedenfor er en "arvetabell" hvor det går frem fra hvilke felter de ulike konteringsdimensjonene blir hentet fra i det automatiske oppsettet. Valg nr. 1 er standardvalg, mens valg 2 eller 3 blir valgt hvis det ikke er utfylt et første standardvalg.

Eksempel:

For kontering av fastlønn for undervisning, hentes Ansvar fra undervisningsgruppen. Hvis den ikke er kontert, hentes konteringen fra Ansatt > Stilling.

*) Med «Tilsyn» menes at lærer har tilsyn med en undervisningsgruppe mens læreren underviser i egen gruppe. Fylkene har ulik praksis rundt honorering av "Tilsyn". Noen har egne avtaler rundt dette og egne lønnsarter for dette.

**) Med "Aktivitet" menes undervisning der undervisningsøktene er planlagt forskjellig fra standard oppsett av timeplan.

Lønn konteres ut fra hver undervisningsgruppe, da det skal føres regnskap over hvor mye hvert utdanningsprogram koster:

Hovedmeny > Undervisningsgrupper

Merk: Funksjonaliteten på dette punktet er enn så lenge som beskrevet nedenfor, men endrer seg litt i overgangen til skoleåret 2023/2024. Se nærmere beskrivelse i artikkel 1.42d - Nytt skoleåret 2023/24: Registrere konteringsverdier på undervisningsgrupper.)

Det lønner seg å masseoppdatere undervisningsgrupper med lik kontering.  Hvis du for eksempel ønsker å velge ut alle undervisningsgruppene på første år innen utdanningsprogram for elektrofag, skriver du 1EL i søkefeltet og trykker Enter.
Da får du et utvalg på skjermen, og kan trykke på Handlinger og Masseoppdater. 

Følgende vindu kommer da frem:

Her setter du riktige verdier for konteringen.

Når timeplanen er "noenlunde stabil" i første halvdel av september, kan du gjøre en sjekk av lærernes beskjeftigelser:

1. 1. Riktig(e) funksjon(er) på den enkelte lærer?
   2. Riktig ressurs i prosent for funksjonene?
   3. Riktige fag på lærer?
   4. Riktig ressursberegning på fagene?
   5. Sjekk særlig ved sammenslåtte undervisningsgrupper at beregningen er riktig.
   6. Riktige aktiviteter med riktig ressursberegning?
   7. Riktig ressursberegning på aktivitetene?

Når alt er timeplanlagt og du skal generere fastlønn, går du til følgende menyvalg:

Hovedmeny > Lønn > Fastlønn > Generer fastlønn for alle ansatte

Du genererer da fastlønn for alle ansatte på skolen med arbeidsplan.

Det kan være gunstig å gjøre en kontroll, ved at du kun genererer for en lærer eller et utvalg av lærere. Da velger du Generer fastlønn for valgte ansatte.

Man velger Generer fastlønn når man skal generere fastlønn første gang for alle lærere ved skolen. Da blir fra-dato automatisk satt til 1. august i inneværende skoleår. 

Når genereringen er ferdig, får du opp et bilde med informasjon om status i prosessen:

Antall data som mangler, hvor mye som er utfylt, hvor mye som er attestert, antall gjennomførte betalinger og totalt antall betalinger. Her sjekker du konteringen for både undervisningsgrupper og funksjoner, altså for både fast ordinær lønn, og faste variable tillegg som funksjoner.

Når man skal generere fastlønn senere, vil fra-dato bli satt til dagens dato. Det kan derfor bli en del rot hvis man genererer fastlønn for alle på et tidlig stadium. I et slikt tilfelle vil man få en blanding av fra-datoer og det blir komplisert å rydde opp med riktig fra-dato for alle.

Merk:

Når det blir endringer i skoleårsplanen for enkelte lærere gjennom skoleåret, anbefales at man kun genererer fastlønn for de med endringer. Da velges Generer fastlønn for valgte ansatte. Hvis man genererer for alle, skal man teoretisk kun få de med endringer, men erfaring viser at det kan dannes en rekke poster med lav ressurs fordi man kan få avvik i avrundinger i mellomregninger.

Du kan redigere detaljinformasjon på hver ansatt, ved å trykke på det blå forstørrelsesglasset til høyre på linjen. Du kommer da inn i et detaljbilde:

Ved å trykke på blyanten til høyre på hver linje, får du et nytt detaljbilde der du foretar konteringen:

Du trykker på Lagre når du har kontrollert og registrert de riktige verdiene. Vær oppmerksom på at verdiene for hvert felt defineres av skoleeier, og kan variere mellom ulike skoleeiere. Når lagringen er vellykket, får du beskjed om det, og du kommer tilbake til oppdatert oversikt for denne læreren. Når alle linjene er kontert, går du tilbake til hovedoversikten. Du ser da at alt er ferdig utfylt for denne læreren.

Ved å velge en eller flere ansatte, kan du trykke på Handlinger og Attester eller Godkjenn avhengig av hva du vil utføre. Godkjenning gjøres av rektor eller en som rektor har delegert dette til, etter at en annen skoleleder eller økonomiansvarlig har attestert for at dette er riktig:

Status kan ha følgende verdier:

• Konteringsinformasjon mangler. Da mangler ett eller flere felt som trengs for å ha fullstendig konteringsinformasjon.
• Kontert. Lønnsposten er ferdig kontert.
• Attestert. Lønnsposten er ferdig attestert. Når den er attestert, vil den automatisk bli oversendt til anvisning.
• Anvist. Lønnsposten er ferdig attestert og anvist. Når den er anvist, vil den automatisk bli oversendt til lønns/HRM-system.
• Sendt (påventer). Visma InSchool har sendt lønnsposten til lønns/HRM-system, men venter på kvittering på at overføringen var vellykket. Hvis man ser denne statusmeldingen, skal man kun vente på neste statusmelding, - det er ikke nødvendig å sende på nytt.
• Sendt (Vellykket). Visma InSchool har sendt lønnsposten til lønns/HRM-system, og har mottatt kvittering på at overføringen var vellykket.
• Sendt (Feilet). Visma InSchool har sendt lønnsposten til lønns/HRM-system, og mottatt tilbakemelding på at det skjedde en feil under overføringen. I dette tilfellet skal man sende på nytt. Det skal være en kontroll til stede slik at ikke dubletter (doble lønnsmeldinger) oppstår.

En ny funksjonalitet for eksport av lønnsposter til Excel er beskrevet under "Ny funksjonalitet".

Klikk her for å gå til artikkelen.

Denne funksjonaliteten kan være nyttig for kontroll eller revisjon. Neste artikkel beskriver hvordan man kan kontrollere at alt er sendt riktig til HR-systemet, og også hvordan man kan korrigere for eventuelle feil.