2b.10 - Ajourhold og publisering av fagvalg i forbindelse med skolestart

Relevant for rollen:

• Skoleleder 

I forbindelse med skolestart skal du overføre elever som har gjort fagvalg om våren til undervisningsgrupper i henhold til slik de er fordelt i steg 4 i Fagvalg. I tillegg er det gjerne nye og andre elever på skolen som skal gjøre et nytt fagvalg eller omvalg nå.

Fagvalg > Fagvalg skolestart

Gå til det kommende skoleåret og Fagvalg skolestart. Du vil da få to valg:

• Overfør elever (1)
• Gjennomfør fagvalg skolestart (2)

Har du ikke benyttet fagvalgsmodulen i vår, kan du hoppe rett til Fagvalg skolestart. Har du derimot gjort det, anbefaler vi at du først overfører elevene til fagvalgsgruppene, særlig dersom de samme gruppene skal brukes til fagvalget nå ved skolestart.

Overføre elever fra fagvalgsmodulen

Fagvalg > Fagvalg skolestart > Overfør elever

Merk! Før du overfører elever, er det viktig at du forsikrer deg om at undervisningsgruppenavnene i den løsningen du skal bruke i Fagvalg > Fagvalg > Steg 4 i det forrige skoleåret og i Undervisningsgrupper i det kommende skoleåret er helt identiske. Overføringen vil kun skje når systemet finner en gruppe med helt likt navn i neste skoleår. Dersom elevene gjorde fagvalg med gamle fagkoder, skal du endre til nye fagkoder på gruppene først etter elevoverføringen (les mer om endring til ny fagkode her).

Klikk på Overfør elever.

Her får du muligheten til å velge løsning fra fagvalgsmodulen fra nedtrekksmenyen. Velg ønsket løsning (i de fleste tilfeller vil dette være den løsningen du tidligere overførte for å få opprettet gruppene). 

Klikk Overfør (Alloker).

Elevene blir så overført til sine respektive grupper dersom de oppfyller følgende fire kriterier:

• eleven er tatt inn i det kommende skoleåret
• eleven er lagt til i en undervisningsgruppe i steg 4 i Fagvalg i det forrige skoleåret og det finnes en undervisningsgruppe med identisk navn i det kommende skoleåret
• eleven har gjennomført fagvalg på samme skole
• eleven har blitt tatt inn på samme programområde som han/hun står med i fagvalgsmodulen

I den grønne boksen i popup-vinduet får du informasjon om
- hvor mange gruppemedlemskap som har blitt opprettet som følge av overføringen (Overførte gruppemedlemskap) - eksempel: en elev har blitt overført til tre grupper - eleven har dermed fått opprettet tre gruppemedlemskap og tallet tre inngår i summen av overførte gruppemedlemskap (810 i eksemplet under)
- hvor mange elever av de som gjorde fagvalg i vår, som ikke har blitt overført (Ikke overførte elever som har gjort fagvalg) - 47 elever i eksemplet under.

Elevene som inngår i "Ikke overførte elever som har gjort fagvalg", vil komme opp i steg 2 i Fagvalg skolestart. De har ikke blitt overført fordi de ikke oppfyller de fire kriteriene. De elevene som skal fortsette å gå på skolen, må da enten gjennomføre et nytt fagvalg via Fagvalg skolestart eller legges til manuelt i undervisningsgrupper for fagene eleven skal ta.

Klikk Utført når overføringen er ferdig.

Fagvalg skolestart

Fagvalg > Fagvalg skolestart > Gjennomfør fagvalg skolestart

Klikk på Gjennomfør fagvalg skolestart.

Steg 1

I steg 1 - Blokker skal du velge hvilke blokker og undervisningsgrupper som elevene skal kunne velge fra, samt legge inn en frist for når elevene må ha gjennomført fagvalget.

Start med å velge de blokkene du skal inkludere i Fagvalg skolestart fra nedtrekksmenyen "Blokker elevene kan velge fra” (1). Har du valgt en blokk og ønsker å fjerne den fra tilbudet, klikk på Fjern blokk fra tilbud (2).

Dersom det er valgfritt for elevene å velge et fag fra blokka, lar du det være en hake i boksen “Er dette en valgfri blokk?” (3). Dette vil gi elevene mulighet til å huke av for “Jeg skal ikke registrere et fagønske i denne valgfrie blokken” istedenfor å velge en undervisningsgruppe i den valgfrie blokka. Hvis elevene derimot er nødt til å ha et fag i blokka, fjerner du haken. Elevene vil da måtte velge en undervisningsgruppe fra den obligatoriske blokka når de registrerer sine fagønsker.

Så skal du velge hvilke undervisningsgrupper som skal inkluderes i den enkelte blokk. Merk at ingen grupper vil være forvalgt når du har lagt til en blokk. Med utgangspunkt i ledig kapasitet (tallene i parentes viser faktisk antall elever/maks antall elever i gruppa), huker du av for hvilke undervisningsgrupper du ønsker at elevene kan velge blant. 

Til slutt velger du en frist under “Frist”. Startdato er første skoledag. Fagvalget vil være stengt fra og med datoen du legger inn. Legger du for eksempel inn 25. august, vil fagvalget være åpent helt til kl. 23.59 den 24. august.

Når du er ferdig, går du til neste trinn.

Steg 2

I steg 2 - Velg elever skal du velge hvilke elever som skal gjøre fagvalg skolestart. Siden Elever > Fagvalg > Fagvalg skolestart vil åpnes utelukkende for elever som er varslet herfra - for alle andre vil siden være stengt. Dette er for at skolen skal ha kontroll på hvilke elever som skal få muligheten til å gjennomføre fagvalget i forbindelse med skolestarten.

I tabellen får du opp alle elevene som mangler fag, av de elevene som går på programområdene knyttet til blokkene du har inkludert. Alle elevene som ikke ligger i en undervisningsgruppe i en tilbudt blokk som programområdet deres er knyttet til, vises her. Elever som gjorde fagvalg i fjor og som ikke ble overført fordi de ikke oppfylte de fire kriteriene, vil komme opp i denne listen.

Avhengig av hvordan skolens blokkoppsett er, kan det hende at det kommer opp elever som ikke skal gjøre fagvalg nå. Har du for eksempel fire programfagsblokker, og elevene skal bare ligge i tre av disse, vil elevene likevel komme opp med at de mangler et fag. I dette tilfellet lar du være å varsle disse elevene - kun elever som blir varslet vil kunne gjennomføre fagvalg skolestart.

Oversikten viser følgende kolonner hvor du kan filtrere frem det resultatet du er ute etter:

- navn (1)
- programområde (2)
- klasse (3)
- fagkode for (4) og hvor mange blokkbaserte undervisningsgrupper (5) eleven er medlem av i de inkluderte blokkene (her inngår både eksisterende og ønskede medlemskap jf. steg 3)
- antall blokker eleven ikke er medlem i (6) blant blokkene som er inkludert i steg 1 (både obligatoriske og valgfrie) og knyttet til elevens programområde
- om en elev har blitt varslet eller ikke (7)

Du kan varsle elevene i flere omganger. Filtrer frem de eleven du ønsker å varsle samtidig. Huk av for aktuelle elever og klikk Varsle elever. 

Skriv inn et emne og en melding. Her kan det blant annet være lurt å fortelle elevene i hvor i systemet de skal gå, og hva de skal gjøre samt innen hvilken frist. Klikk Send. Ved å gjøre dette åpnes Fagvalg skolestart på den enkelte elevs side - kun elever som er varslet her, vil kunne gjennomføre fagvalg skolestart. Dette er altså et nødvendig steg for å komme videre i prosessen.

Når elevene har blitt varslet, kan de gå inn på Elever > Fagvalg > Fagvalg skolestart og foreta fagvalg. Elevene vil se undervisningsgruppene du har huket av for i blokkene som er knyttet til deres programområde. I obligatoriske blokker skal de velge én gruppe, i valgfrie skal de velge en gruppe eller “Jeg skal ikke registrere fagønske i denne valgfrie blokken”:

Så skal de klikke Send inn. Fagvalget kan kun gjøres én gang.

Steg 3

I Steg 3 - Undervisningsgrupper skal du jobbe med elevfordeling i undervisningsgrupper. Du har her oversikt over elever som allerede ligger i de ulike undervisningsgruppene, samt elevenes innsendte fagønsker. Disse kan du filtrere på ved å klikke på henholdsvis Eksisterende medlemskap og Ønsket fag i øvre høyre hjørne.

Elevene legges automatisk i den undervisningsgruppa de har ønsket seg, uavhengig av maks antall elever registrert på gruppa. Arbeidet i Fagvalg skolestart vil dermed bestå i å kontrollere om gruppene fylles opp og eventuelt flytte elever til andre grupper. En sentral del av arbeidet med fagvalget vil også bestå i å kontrollere om elevene har gyldige fagkombinasjoner. Fagvalg skolestart har ikke systemstøtte for dette per i dag, så kontrollen må utføres manuelt. Etter fagvalget er publisert, kan du benytte kontrollmotoren for fagdokumentasjon til å kontrollere fagsammensetning (se mer i kursene om kontroll av programområde og fagkombinasjon).

I eksemplet under ser vi undervisningsgruppa A/REA3011 hvor det allerede lå 23 elever med eksisterende medlemskap. 8 elever har ønsket seg dette faget. Gruppa har kapasitet på 30 elever. Hvis du publiserer fagvalget nå, vil alle de åtte elevene legges til i gruppa, og gruppa vil dermed ha 31 elever.

En av elevene som har ønsket seg faget, kan ikke få det, og vi skal dermed flytte eleven til et annet fag i samme blokk. Dette gjøres ved å klikke på eleven og dra hen til den nye gruppa:

Alternativt kan du klikke på pluss-tegnet til gruppa hen skal flyttes til:

I boksen “Unassigned learners” vil du se alle elevene som er tatt inn på programområder som er knyttet til undervisningsgrupper som er inkludert i steg 1, men som ikke ligger i en gruppe i den valgte blokka. Du kan flytte elever herfra til andre undervisningsgrupper ved behov. Det er imidlertid ikke mulig per i dag å flytte elever til denne boksen, altså å fjerne en elev fra en undervisningsgruppe uten å flytte hen til en annen. Skulle du i et sjeldent tilfelle har behov for å gjøre dette, må dette utføres i Undervisningsgrupper etter publisering.

I tillegg til å administrere elevenes fagvalg her inne, kan du flytte om på elever som allerede ligger i grupper dersom du har behov for det. Merk at dersom en elev allerede har blitt lagt til en gruppe utenfor Fagvalg skolestart (og dermed er kategorisert som Eksisterende medlemskap) og du flytter denne til en annen gruppe, vil han/hun bli kategorisert i Ønsket fag når du har lagret utkastet. Dette er fordi bytting av gruppetilhørighet skjer etter ønske fra eleven.

Når du har gjort en endring for en valgt blokk, klikk Lagre utkast for blokk. Merk! Du må lagre utkast etter hver gang du har gjort en endring for valgt blokk - dersom du har gjort en endring for blokk A og gått videre til blokk B uten å lagre, vil endringene være tapt.

Når du er ferdig, kan du klikke Publiser. Elevene vil da bli lagt i undervisningsgruppene i henhold til fordelingen i steg 3, alle blokker inkludert, og du vil få en melding om at overføring av elever til undervisningsgrupper var vellykket.

Du kan republisere fra denne oversikten flere ganger. Hvis ønskelig har du dermed mulighet til å først gjennomføre fagvalg skolestart for én elevgruppe, ved å kun varsle denne gruppa, få inn fagønskene deres og publisere, for så å gjennomføre fagvalg skolestart for en annen elevgruppe etterpå.

Merk! Vi henviser til artikkelen når du jobber med fagvalg skolestart, da videoen nedenfor er ikke oppdatert med nyeste funksjonalitet.