3.26 - Skoleleder/lønnsmedarbeider konterer og attesterer variabel lønn

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se lønn og betalinger
• Tilgang til å behandle lønn og betalinger

For å kunne utføre alle oppgaver relatert til ansattes stilling og lønn kreves det en rekke flere tilganger som normalt ligger i rollen Skoleleder. Disse tilgangene er samlet i tilgangsgruppa Admin-Lønn i vårt veiledende standardoppsett for tilganger.

Den som skal generere lønn må også ha nødvendig autorisasjon. Dette settes i HR-systemet og overføres derfra til Visma InSchool. Du ser dine autorisasjoner under 

Ansatte > Autorisasjoner

Innhold:

• Generelt
• Arbeidsflyt ved behandling av variabel lønn
• Oversikt over siden Lønn > Variabel lønn
• Kontering av variabel lønn
• Attestering av variabel lønn
• Retur til attestant
• Feilede lønnsposter
• Eksport av variabel lønn til Excel
• Arvetabellen for variabel lønn

Generelt

Visma InSchool genererer lønnsposter for variabel lønn knyttet til vikartimer, sensor- og vaktavlønning. Disse viderebehandles på en av to måter avhengig av skoletype:

• Offentlige skoler som har integrasjon mot et HR-system: Timene attesteres og anvises i Visma InSchool. Ved anvisning oversendes de til HR-systemet for beregning av lønn og utbetaling.
• Privatskoler uten integrasjon mot et HR-system: Timeoversikten kan eksporteres til regneark (Excel) og deretter importeres direkte til skolens lønnssystem for å unngå manuell innlegging der. Disse skolene har hverken kontering, attestering eller anvisning i Visma InSchool.

Personer som skal jobbe med variabel lønn ved de offentlige skolene må ha autorisasjon for å gjøre dette. Autorisasjon defineres i skoleeiers HR-system og synkroniseres til Visma InSchool derfra.

Du ser dine autorisasjoner under

Ansatte > Autorisasjoner

Arbeidsflyt ved behandling av variabel lønn

Det kreves 2 personer for å henholdsvis attestere og anvise en lønnspost. Normalt skjer dette i denne rekkfølgen:

Person 1 attesterer > Person 2 anviser > Lønnsposten sendes automatisk til HR-systemet

Dersom Person 2 oppdager en feil som må rettes vil korrigeringen kreve ny attestering, og lønnsposten vil måtte returneres til Person 1. Da skjer følgende:

Person 2 korrigerer lønnsposten og returnerer den > Person 1 attesterer > Person 2 mottar på nytt og anviser > Lønnsposten overføres til HR-systemet

Advarsel!

• En korrigert lønnspost vil alltid bli returnert til opprinnelig attestant. Dette kan ikke overstyres.
• Autorisasjoner er knyttet til ansvar. Det er derfor særs viktig at nødvendige forhåndsinnstillinger beskrevet i artikkel 1 - Skolens innstillinger for skoleinformasjon er gjort riktig. Dette sikrer at lønnsposter blir generert med riktig ansvar.
• Dersom en lønnspost er generert med feil ansvar er det mulig å havne i følgende situasjon: en bruker har attestert en lønnspost som ble generert med feil ansvar og den som skal anvise oppdager dette, korrigerer det og returnerer den for ny attestering. Opprinnelig attestant har imidlertid ikke autorisasjon for attestering knyttet til det nye (korrekte) ansvaret som har blitt satt. Det vil da være umulig for vedkommende å attestere lønnsposten, samtidig som det er umulig for den som skal anvise å "hente den tilbake". Situasjonen er da fastlåst. Den som skal attestere kan eventuelt (midlertidig) gis autorisasjon til å attestere knyttet til det aktuelle ansvaret. Dette gjøres i HR-systemet. Alternativt kan det lages en helt ny lønnspost som så håndteres av den rette personen.

Oversikt over siden Lønn > Variabel lønn

Gå til

Lønn > Variabel lønn

Du får opp denne siden der genererte lønnsposter er sortert i en rekke bokser som er nærmere forklart lenger ned:

1. Knapp for manuell innlegging av variabel lønn. Normalt skal all variabel lønn komme inn via vikarmodulen eller eksamensmodulen, men det er også mulig å opprette variable lønnsposter manuelt via knappen her.
2. Variable lønnsposter som ikke krever utbetaling og derfor ikke kommer til å bli overført til HR-systemet. Dette gjelder i første rekke lønnsposter med betalingstype Bruk av undertid.
3. Lønnsposter som helt eller delvis mangler kontering.
4. Lønnsposter som har blitt attestert, men er returnert til attestant på grunn av feil.
5. Lønnsposter som er kontert og klare til attestering.
6. Lønnsposter som er attestert og klare for anvisning.
7. Lønnsposter som er anvist og overført til HR-systemet.
8. Lønnsposter som har feilet ved overføring til HR-systemet.
9. Knapp for å få opp en komplett tabell over alle variable lønnsposter som er generert innenfor det aktuelle skoleåret.

Tallene i boksene angir antall lønnsposter i boksen. Klikk på Vis innhold for å få opp en tabell over innholdet i boksen.

Her har du mulighet til filtrering ved å søke på fritekst i alle felt (1) eller filtrering på spesifikke felt når du velger avansert søk (2) og får opp boksen nedenfor:

Til toppen

Kontering av variabel lønn

Kontering skjer automatisk basert på innstillinger som er gjort for kontering av undervisningsgrupper, for funksjoner, eller innstillinger som er overført fra skolens HR-system. Dette er nærmere forklart i artikkel 3 - Kontering og generering av fastlønn og faste tillegg. Artikkelen beskriver også den innebygde automatikken for å legge til kontering der dette måtte mangle. Se nærmere forklaring av konteringslogikken i samme artikkel, avsnittet Konteringslogikk og arvetabellen.

Obs!

• Det er en egen arvetabell for variabel lønn. Du finner denne nederst i artikkelen her.
• Selv om den innebygde logikken sikrer at de aller fleste lønnspostene får korrekt kontering kan det forekomme at en innstilling som er gjort fører til at en lønnspost får uønsket kontering. Det er derfor tilrådelig å se over alt før attestering.
• Det kan også forekomme at lønnsposter ikke blir fullstendig kontert, som regel på grunn av innstillinger som ikke er gjort.

Korriger manglende kontering

Lønnsposter som mangler konteringsinformasjon befinner seg i boksen Klar for kontering. Klikke på Vis innhold for å få opp innholdet i en tabell der du kan gjøre de nødvendige endringene:

Her har du mulighet til å redigere, splitte eller slette lønnsposter (1). Du kan også behandle flere lønnsposter samtidig ved å huke av ønskede til venstre (2) og deretter gjøre ønsket valg under Handlinger øverst i bildet.

Kontroller ferdig kontering

Alt som er ferdig kontert befinner seg i boksen Klar for attestering. 

Velg Vis innhold i denne boksen og kontroller at alt stemmer. Rediger enkeltposter eller grupper av poster, som beskrevet over, ved behov.

Til toppen

Attestering av variabel lønn

Gå til boksen Klar for attestering og Vis innhold.

Du kan attestere en enkeltpost ved å klikke på knappen Attester:

Det er også mulig å attestere flere poster samtidig ved å velge disse først og deretter klikke på Attester øverst i bildet:

Til toppen

Retur til attestant

Når du har attestert går lønnspostene videre til den som har autorisasjon for å anvise, typisk rektor. Hvis anviser oppdager feil skal hen returnere lønnsposten til attestant for korrigering og ny attestering. I slike tilfeller vil lønnsposten(e) dukke opp i boksen Returnert attestant. Gjør nødvendige endringer og attester på nytt.

Obs!

• En lønnspost som returneres til attestant vil alltid gå til den opprinnelige attestanten. Det er kun denne som kan gjøre rettelsen og attestere på nytt, og lønnsposten er ikke tilgjengelig for andre før den på nytt er attestert.

Til toppen

Feilede lønnsposter

Lønnsposter som har feilet i overføringen til HR-systemet vil dukke opp i boksen Feilet. Vis innhold i boksen for å se disse. 

En mulig årsak til at en post kan feile er at den allerede er registrert i HR-systemet. Hvis dette skjer kan du redigere den aktuelle posten og sette Betalingstype til Uten lønn. Legg også inn et notat som forklarer posten. Husk å lagre til slutt. Når posten er lagret, vil den være fjernet fra oversikten over "Variabel lønn".

Til toppen

Eksport av variabel lønn til Excel

Privatskoler kan spare inntastingsarbeid ved å eksportere oversikten over variabel lønn til Excel og deretter importere denne i skolens lønnssystem.

Gå til 

Lønn > Variabel lønn

og klikk Vis alle poster nederst på siden:

Her kan du enten eksportere alt til Excel, eller gjøre et utvalg og deretter velge Handlinger > Eksporter utvalg til Excel:

Til toppen

Arvetabellen for variabel lønn

Last ned arvetabellen for variabel lønn via lenken nederst. Tabellens oppbygging er forklart i artikkel Kurs 3 - Kontering og generering av fastlønn og faste tillegg, avsnittet Konteringslogikk og arvetabellen

Arvetabellen finner du her.

Til toppen

Neste artikkel