3.15 - Skoleleder/økonomiansvarlig konterer og attesterer variabel lønn

Siste oppdatering: 

09.03.20: Informasjon om ny funksjonalitet for eksport av lønnsposter til Excel

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Skoleadministrasjon

Attestasjon av variabel lønn kan kun gjøres av personell med autorisasjon gitt i skoleeiers HR-system. Dette kan sjekkes ved følgende sti:

Hovedmeny > Ansatte > Velg ansatt > Autorisasjoner

Kontering vil si å angi hvordan utbetalt lønn eller andre utgifter skal bokføres i regnskapet. Det dreier seg blant annet om hvilken type lønn (eller utgift) dette er, og hvilken aktivitet (utdanningsprogram og skole) som gir denne kostnaden. Dette overføres fra InSchool til lønns- og regnskapssystemet i form av en "kontostreng" som består av følgende elementer:

• Kontoart (eller bare Art) - Hva utgiften gjelder, for eksempel fastlønn for undervisningspersonell
• Lønnsart - Hvilken type lønn eller utbetaling dette er
• Funksjon - Hvilket utdanningsprogram utbetalingen skal bokføres på
• Prosjekt - Om det skal bokføres et bestemt prosjekt som skolen har fått bevilgninger til
• Ansvar - Hvilken enhet som har fått delegert ansvar for denne delen av budsjettet/regnskapet og som utbetalingen skal bokføres på. Kodene for ansvar kan være videre inndelt, slik at det fremgår hvilket område av skolen dette gjelder, eller hvilken avdeling ved skolen dette gjelder.
• Startdato
• Sluttdato

Skoleeier setter hvilke standardverdier som er aktuelle for den enkelte skole.

Som skoleleder eller økonomiansvarlig må du kontere og attestere gjennomførte vikartimer som skal utbetales som variabel lønn, eventuelt avskrives fra undertid. Verdiene i kontostrengen skal være angitt i undervisningsgruppen og dette vil som regel gjelde både for ordinær fastlønn og for vikartimer. Det må likevel kontrolleres før utbetalingene attesteres og godkjennes. 

Gå til Lønn > Variabel lønn i hovedmenyen.

Her finner du en liste over variabel lønn i skolen eller for din avdeling. Oversikten viser hvor mange poster som er klare for kontering, eventuelt attestering eller anvisning:

Alle undervisningsgruppene i skolen skal ha informasjon om kontering som skal nyttes ved avlønning av lærers undervisning. Hvis alle feltene for kontostrengen er utfylt, vil postene bli liggende som Klar for attestering. Det bør ved attestering likevel tas en rask kontroll slik at man ser at dette er riktig.

Se kurs 3.18 om detaljer rundt kontering av undervisningsgruppene.

Ved å trykke på Vis innhold, vil du få en liste over postene. Her er det fullt mulig å oppdatere flere poster på en gang. Én post kan oppdateres ved å trykke på redigeringsknappen med tre prikker til høyre i bildet. Da kan du redigere, slette eller splitte betalingen. Ved å trykke på Rediger,  kommer du inn i et detaljbilde for denne posten:

 

En detaljert gjennomgang av dette bildet finner du i kurs 3.16.

Ønsker du å splitte betalingen, klikker du på valget for dette og fyller inn for riktig splitt før du trykker lagre. 

Trykk på avhukningen til venstre på linjen og deretter Handlinger > Masseoppdatering for å vise at du oppdaterer posten og gjør den klar for attestering.

Det er fullt mulig å masseoppdatere flere/mange poster på en gang:

Du fyller da ut informasjonen i vinduene som dukker opp i arbeidsflyten.

Ved å gå tilbake til oversiktsbildet Lønn > Variabel lønn vil du få en oversikt over postene som er klare for attestering:

Ved å klikke på Vis innhold, kan du markere de postene du vil attestere for og trykke på Handlinger > Masseoppdater. Du vil da attestere for at timene er gjennomført og at lønn skal betales ut.

De postene du attesterer for, vil da gå til anvisning:

Det er en annen skoleleder, gjerne rektor eller en administrasjonsansvarlig, som må anvise lønnsutbetalingen, - det vil si endelig godkjenne den fra skolens side. Dette gjøres på samme måte som attestering, og blir deretter automatisk overført til fylkeskommunens lønnssystem.

I arbeid gjennom skoleåret kan det bli mange poster som skal konteres, attesteres eller anvises. For å få et utvalg, etter å ha trykket på Vis innhold, kan det settes opp et filter ved å trykke på "trakten" som er symbolet for filtrering:

Når du har trykket på filtersymbolet, får du et vindu der du kan sette ulike parametre for filtrering for å lage det utvalget du ønsker å se nærmere på:

Her kan du velge en bestemt ansatt, en undervisningsgruppe, et tidsvindu, eller parametre fra konteringen. Du kan se hvilke filter som er satt øverst til høyre i bildet:

Du kan slette filtrene enkeltvis ved å trykke på krysset inne i hver av filterangivelsene. I dette tilfellet har vi fått et utvalg av to poster: En bestemt lærer på en bestemt dato. Hvis du ikke får noe utvalg, altså null poster, bør du slette enkelte filter inntil du får et utvalg du kan arbeide videre med.

OBS: Variabel lønn som vikartimer utbetales som "kalkulert tid". Det betyr at antall undervisningstimer regnes om til timer og minutter som "standard arbeidstid", det vil si den tiden som en undervisningstime utgjør inkludert undervisning og for- og etterarbeid. Dette beregnes ut fra formelen:

Kalkulerte timer= (Antall undervisningstimer x 1400)/Årsramme for faget

Formelen er hentet fra Hovedtariffavtalen, og tallet 1400 er et forhandlingsresultat.

I eksempelet nedenfor har en lærer undervist fra kl. 12:30 til kl. 13:15. Det er 45 minutter, eller 0,75 klokketimer. Årsrammen for faget REA3024 er 496. Da blir kalkulert tid:

0,75 timer * (1400/496) = 2,12 timer

Omregnet til minutter:  2,12 timer * 60 = 127 minutter, ~ det vil si 2 timer og 7 minutter:

Det er kalkulerte timer som kommer på en lærers lønnsmelding, og timelønn tilsvarende ordinært arbeid i denne tiden. Timelønn for undervisningstimer vil ikke lenger synes.

En ny funksjonalitet for eksport av lønnsposter til Excel er beskrevet under "Ny funksjonalitet".

Klikk her for å gå til artikkelen.