3.15 - Beregning av beskjeftigelse ved endring av fastlønn etter at vikartimer er gjennomført

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Innhold:

• Bakgrunn
• Konsekvens
  1. Når beskjeftigelsen ikke øker mer enn gjenværende undertid
  2. Når beskjeftigelsen øker mer enn gjenværende undertid
• Hvordan løse denne situasjonen?
• Hvis læreren er tilsatt i delstilling

Bakgrunn

En hovedregel er at lærernes beskjeftigelse ved skoleårsplanleggingen skal ligge nærmest mulig stillingsstørrelsen som læreren er tilsatt i. 

Eksempel:

Når en lærer er tilsatt i hel stilling (100%), kan det skje at beskjeftigelsen ligger noe under, slik at teknisk undertid oppstår:

1. Planlagt differanse = teknisk undertid ved skoleårets start
2. Gjenstående differanse = teknisk undertid ved dags dato

I eksemplet her er det ikke ennå påløpt noen vikartimer for denne læreren.

Denne undertiden vil nedskrives når læreren tar vikartimer. Systemet vil holde rede på denne nedskrivingen, og automatisk beregne overtid for vikartimene etter at sum fast beskjeftigelse og medgåtte timer til nedskriving av undertid når 100%. Vikartimer som skal nedskrive undertid, blir automatisk merket med betalingstype Bruk av undertid og lønnsposten vil bli liggende i boksen Ingen utbetaling kreves i oversikten over variabel lønn.

Av og til kan man ha en lærer som er tilsatt i 100% stilling, og som mottar lønn for hele stillingen, men der den faste beskjeftigelsen i begynnelsen av skoleåret ligger noe under 100%. Denne læreren kan ha gjennomført flere vikartimer med nedskrivning av deler av undertiden, og senere få justert opp sin faste beskjeftigelse gjennom en timeplanendring, fordi det har blitt lagt til flere timer senere i skoleåret.

Obs!

• Tilfeldige vikartimer vises ikke i timeplanfila inne i modulen Skoleårsplanlegging.

På tidspunktet timeplanendringen skal skje kan dermed beskjeftigelsen til læreren over ha endret seg noe, som vist her:

Det gjenstår nå kun 2,2 prosentpoeng undertid.

Konsekvens

Når du justerer opp beskjeftigelsen til en lærer som i utgangspunktet hadde undertid bør du samtidig undersøke hvor mye av undertiden som allerede er nedskrevet. Selv om justeringen i beskjeftigelse inne i timeplanfila ikke overstiger lærerens lønnsprosent (som er 100% i det omtalte eksemplet over), kan det hende summen av den nye beskjeftigelsesprosenten og de opparbeidede vikartimene til sammen gjør det. Vi har altså to muligheter:

1. Når beskjeftigelsen ikke øker mer enn gjenværende undertid

Dersom økningen i beskjeftigelse ikke er større enn den gjenværende undertiden til læreren vil denne justeringen gå fint, og konsekvensen vil bare bli at lærerens gjenværende undertid brått blir en del mindre. Læreren vil fortsette å nedskrive undertid på vanlig måte når vikartimer tas, men vil være ferdig med dette tidligere enn først antatt.

2. Når beskjeftigelsen øker mer enn gjenværende undertid

I dette tilfellet kan situasjonen fortsatt se tilforlatelig ut i modulen Skoleårsplanlegging, som vist her:

Når denne timeplanfilen publiseres vil det imidlertid oppstå en problematisk situasjon, ettersom summen av fast beskjeftigelse og vikartimene læreren allerede har tatt (uten å motta variabel lønn eller overtidsgodtgjørelse) overstiger lærerens lønnsprosent. Dette ser vi i oversikt over beskjeftigelse:

Gjenværende differanse kan være et negativt tall, men skal ikke overstige 0%. 0% gjenværende undertid betyr at læreren har nedskrevet nøyaktig den undertid som forelå.

Hvordan løse denne situasjonen?

Det er to muligheter:

1. Omgjøre et antall vikartimer fra betalingstype Bruk av undertid til betalingstype Overtid. Dette gjøres ved å søke opp lærerens avholdte timer meg nevnte betalingstype og endre betalingstype på et tilstrekkelig antall timer til Overtid. Timene finner du ved å søke under Lønn > Variabel lønn i boksen Ingen utbetaling kreves. Omgjør så betalingstype på ønsket antall timer, lagre og attester og anvis disse. Dersom du omgjør en time for mye vil det gjenoppstå en liten undertid som systemet så vil håndtere normalt ved neste vikartimeoppdrag for læreren, slik at læreren automatisk får overtid når 100% grensen passeres. Tallene i oversikt over beskjeftigelse vil være korrekte i fortsettelsen.
2. Etterbetale variabel lønn tilsvarende 0,39% med betalingstype Overtid. Dette gjøres ved å legge inn overtidstimer manuelt som beskrevet i artikkel Kurs 3 - Manuell registrering av variabel lønn Ved denne framgangsmåten blir utbetalt lønn også korrekt, men lærerens oversikt over beskjeftigelse vil beholde tallet 0,39% på Gjenstående differanse og således gi inntrykk av at feilen ikke har blitt rettet. Læreren må derfor få en forklaring av hvordan situasjonen er løst.

Til toppen

Hvis læreren er tilsatt i delstilling

Hvis utgangspunktet i eksemplet over hadde vært en deltidsansatt lærer med tilsetting gjennom hele skoleåret, men med litt teknisk undertid, ville prinsippene ha vært de samme, men løsningen litt annerledes.

Eksempel:

Ved skoleårets start kan situasjonen se slik ut -

• Lønnsprosent: 70%
• Tildelt beskjeftigelse: 68,5%
• Planlagt differanse: -1,5%
• Gjenstående differanse: -1,5%

Etter noe tid har læreren opparbeidet deler av undertiden og vi har da:

• Gjenstående differanse: -0,5%

I oktober oppstår et behov for en ekstra lærer, det vil si ikke et vikariat. Behovet beregnes til 5% på årsbasis. Ettersom det ikke er et vikariat vil det ikke være mulig å benytte vikarmodulen. Behovet må da løses gjennom en endring i timeplanen i modulen Skoleårsplanlegging. Det oppstår da 2 utfordringer:

1. Ved å publisere en timeplan med de nye timene (beregnet på årsbasis) uten å ta hensyn til undertiden vil dette gjøre at lærerens nye tildelte beskjeftigelse blir (68,5 + 5)% = 73,5%. Systemet ser ikke/hensyntar ikke den opprinnelige undertiden ved publisering, slik at den nye tildelte beskjeftigelsen til læreren blir for lav.
   • Løsningsforslag: For at dette skulle ha blitt riktig, måtte systemet ha tatt utgangspunkt i den til dags dato opparbeidede beskjeftigelsen, det vil si (70 - 0,5)% = 69,5%. Da ville lærerens nye tildelte beskjeftigelse ha blitt (69,5 + 5)% = 74,5%. For at dette skal bli resultatet må skoleårsplanleggeren legge til den opparbeidede undertiden i allokeringen for de nye timene. Allokeringen blir da (5 + 1)% = 6%. Når timeplanen publiseres blir total tildelt beskjeftigelse = (opprinnelig tildelt beskjeftigelse + ny beskjeftigelse) = (68,5 + 6)% = 74,5%. Det vil ikke lenger foreligge undertid for læreren, men lærerens lønn må økes (se neste punkt).
2. Endringen over har gitt læreren en ny lønnsprosent på 74,5%. Denne er beregnet på årsbasis, altså som om den hadde blitt utbetalt fra 01.08. i det aktuelle skoleåret, men en eller flere måneder har kanskje allerede blitt utbetalt i den opprinnelige lønnsprosenten på 68,5%. Læreren må nå få rapportert inn ny lønnsprosent (og ev. få justert sin tilsettingsprosent i samsvar med dette), og en etterbetaling for de tilbakelagte månedene er nødvendig.

En konsekvens av denne løsningen vil være at læreren i ettertid vil se sin nye (korrekte) lønnsprosent og tildelte beskjeftigelse, men i detaljoversikten på Undervisning vil det se ut som skolen har tildelt timer tilsvarende 1% for mye beskjeftigelse. Samtidig vil de opprinnelige gjennomførte "undertidstimene" foreligge under Vikaroppdrag og under Ansatt > Variabel lønn med betalingstype Fyll opp undertid.

Til info

• I eksemplet over har vi kun tatt for oss situasjonen der den deltidsansatte har en tilsetting for hele skoleåret, og der de ekstra timene beregnes på helårsbasis. Dersom skolen i stedet ønsker å gi læreren en økt lønnsprosent gjennom en kortere periode henviser vi til bruk av kalkulator for beregning av periodebeskjeftigelse. Se kurs 2a - Periodebeskjeftigelse: Hvordan få riktig beskjeftigelse for langtidsvikarer som ikke er ansatt hele skoleåret.

Til toppen

Neste artikkel