5a.16 - Allokering av eksamensrom

Relevant for rollen: 

• Skoleleder

Etter at eksamenstrekket er godkjent av fylket, kan du som skoleadministrator allokere eksamensrom og deretter vakter. I Visma InSchool er vakter knyttet til rom, så eksamenspartiene skal fordeles på rom før du kan tildele vakter. Rom og vakter kan endres frem til eksamensdagen. 

Du kan tildele rom til et utvalg av eller alle partier manuelt, eller du kan gjøre dette automatisk. Du kan også endre rom manuelt for noen eller alle elever i et eksamensparti.  Ved å tildele rom til partiene først, kan du etterpå fordele vakter på eksamensrommene. 

Hovedmeny > Eksamen > Partiplanlegging > Eksamenspartier

Tildele rom automatisk - til et utvalg partier

For å velge rom automatisk for et utvalg av partier, gå til Eksamen > Partiplanlegging og klikk på fanen “Eksamenspartier”. Søk deretter opp eksamenspartiene du ønsker å fordele på rom. Her kan du bruke filter og for eksempel velge alle skriftlige eksamenspartier.

Velg partiene du ønsker å fordele på rom, klikk på Handlinger og deretter Tildel rom.

Du får nå opp en liste over rom som er i bruk til eksamen. Hvis det ikke er ført eksamenstype eller -fag, betyr det at rommet kan brukes til alle eksamener. Velg ønskede rom, og huk av for “Grupper og alloker tilrettelegginger” hvis du ønsker å ivareta tilretteleggingstyper. Klikk deretter på Alloker.

Du får nå opp meldingen “Tildeling fullført”. Du kan se at rommene er tildelt ved at det i kolonnen for Rom er ført riktig rom.

Tildele rom automatisk - til alle partier som ikke har fått rom ennå

Hovedmeny > Eksamen > Partiplanlegging > Romtildeling

I fanen "Romtildeling" ligger en automatisk romallokering som forsøker å legge rom på alle partier som mangler rom. Alle partier må ha planleggingsstatus Rom/vakter for at den skal virke.

I kalenderen ser du hvor mange rom som er i bruk for eksamen på en aktuell dag.

For å ta hensyn til tilrettelegginger, huk av på “Grupper og alloker tilrettelegginger”. Klikk på “Alloker rom” for å allokere rom.

Systemet fordeler nå de resterende partiene på rom basert på rominnstillingene og eventuell utilgjengelighet du har definert under Innstillinger > Bygninger og rom.

Velge rom manuelt

Du kan legge et rom manuelt til et eksamensparti. For å gjøre dette, klikk på handlingsknappen ved siden av eksamenspartiet og velg detaljer 

I nedtrekksmenyen for “Rom” kan du velge et eksamensrom.

Klikk på Lagre endringer, og deretter Tilbake-knappen for å komme tilbake til oversikten.

 Til info

• Flere skriftlige partier kan knyttes til samme rom på samme tidspunkt så fremt de til sammen ikke overskrider rommets kapasitet.
• Ikke-skriftlige partier kan ikke knyttes til samme rom på samme tidspunkt

Endre rom for enkelte kandidater

For å endre rom for enkelte kandidater i et eksamensparti etter at du (manuelt eller automatisk) har satt rom, klikk på Kandidater-knappen ved siden av eksamenspartiet.

Du får da opp en liste over kandidater i partiet. Klikk på knappen Endre rom, og finn deretter kandidatene du ønsker å endre rom for. Dette kan være for eksempel kandidater med tilrettelegging. Velg et nytt rom i nedtrekksmenyen.

Rommet oppdaterer seg og lagres automatisk.

Når du har allokert ferdig rom, er du klar til å allokere vakter til rom og bygninger.

Neste artikkel