5a.15 - Allokering av eksamensrom og vakter

Relevant for rollen: 

• Skoleleder

Etter at eksamenstrekket er godkjent av fylket, kan du som skoleadministrator allokere eksamensrom og vakter. I Visma InSchool er vakter knyttet til rom, så eksamenspartiene skal fordeles på rom før du kan tildele vakter. Rom og vakter kan endres frem til eksamensdagen. 

Merk! Siden vakter er knyttet til rom, og ikke til eksamensparti, vil vaktoppdraget forsvinne dersom du bytter rom på eksamenspartiet etter tildeling av vakt. 

Rom

Du kan tildele rom til et utvalg av eller alle partier manuelt, eller du kan gjøre dette automatisk. Du kan også endre rom manuelt for noen eller alle elever i et eksamensparti.  Ved å tildele rom til partiene først, kan du etterpå fordele vakter på eksamensrommene. 

Hovedmeny > Eksamen > Partiplanlegging > fanen "Eksamenspartier"

For å velge rom automatisk for et utvalg av partier, gå til Eksamen > Partiplanlegging og klikk på fanen “Eksamenspartier”. Søk deretter opp eksamenspartiene du ønsker å fordele på rom. Her kan du bruke filter og for eksempel velge alle skriftlige eksamenspartier.

Velg partiene du ønsker å fordele på rom, klikk på Handlinger og deretter Tildel rom.

Du får nå opp en liste over rom som er i bruk til eksamen. Hvis det ikke er ført eksamenstype eller -fag, betyr det at rommet kan brukes til alle eksamener. Velg ønskede rom, og huk av for “Grupper og alloker tilrettelegginger” hvis du ønsker å ivareta tilretteleggingstyper. Klikk deretter på Alloker.

Du får nå opp meldingen “Tildeling fullført”. Du kan se at rommene er tildelt ved at det i kolonnen for Romnavn er ført riktig rom.

Velge rom manuelt

Du kan du legge et rom manuelt til et eksamensparti, for eksempel for å velge samme eksamensrom for to eller flere eksamensparti samme dag. For å gjøre dette, klikk på rediger-knappen ved siden av eksamenspartiet.

I nedtrekksmenyen for “Rom” kan du velge et eksamensrom.

Klikk på Lagre endringer, og deretter Tilbake-knappen for å komme tilbake til oversikten.

For å endre rom for enkelte kandidater i et eksamensparti etter at du (manuelt eller automatisk) har satt rom, klikk på Kandidater-knappen ved siden av eksamenspartiet.

Du får da opp en liste over kandidater i partiet. Klikk på knappen Endre rom, og finn deretter kandidatene du ønsker å endre rom for. Dette kan være for eksempel kandidater med tilrettelegging. Velg et nytt rom i nedtrekksmenyen.

Rommet oppdaterer seg og lagres automatisk.

Du kan tildele eksamensrom til de resterende partiene (eller alle, hvis du ikke har tildelt noen rom allerede) ved å gå til fanen “Romtildeling”. Her ser du også hvor mange rom som er i bruk for eksamen på en aktuell dag.

For å ta hensyn til tilrettelegginger, huk av på “Grupper og alloker tilrettelegginger”. Klikk på “Alloker rom” for å allokere rom.

Systemet fordeler nå de resterende partiene på rom basert på rompreferansene du satte tidligere i kurset.

Vakter

Før du automatisk allokerer vakter, er det en god idé å se over om forslaget til antall vakter er passende, og justere dette etter behov. Dette gjør du ved å klikke på Vaktallokering og deretter velge en eksamensdag i kalenderen. Du kan også velge eksamensdag rett fra Romtildeling.

Vis alle rom som er i bruk til eksamen i en bygning denne dagen ved å klikke på pilen til venstre for bygningsnavnet. Klikk på forstørrelsesglasset ved siden av et rom eller bygning for å få opp en oversikt over forslag til antall vakter samt eventuelt allerede tildelte vakter.

Juster vaktbehovet ved å klikke på redigeringsblyanten ved siden av vakttypen, og skriv inn nytt antall. Hvis du ikke ønsker å bruke en av vakttypene for dette partiet, kan du også slette denne.

For deretter å fordele vakter på rommene, klikk på Vaktallokering og deretter Tildel automatisk. Nå fordeles vakter på partiene etter skoleeiers forslag til antall kandidater per vakt. Du kan også justere antallet vakter etter allokering ved å følge prosedyren over.

Når du er ferdig med å allokere vakter, kan du klikke på Vaktallokering og åpne den datoen du ønsker å fullføre. Klikk på Marker allokering som fullført øverst i bildet. Dette vil endre status på eksamenspartiene til fullført, uavhengig av hvor mange vakter du har tildelt.

Merk! Du vil fortsatt kunne gjøre endringer etter dette, dersom dette skulle være nødvendig. 

Med en kombinasjon av prosessene som til nå er beskrevet, skal du nå kunne tildele rom og deretter vakter til eksamenspartiene. Dermed er siste trinn i eksamensplanleggingen fullført. 

Merk at det ikke er noen handling du som skoleadministrator trenger å utføre for at eksamenstrekket skal bli publisert for elever og lærere - de får vite om trekket automatisk, og finner dette på sin profil under Lærer/Elev > Eksamenspartier. 

Planlegge forberedelsestid: 

Det er mulig å planlegge forberedelsestid for kandidater og ansatte i Visma InSchool. Dette vil blokkere tid i kalenderen til de ansatte, kandidatene og rommet man ønsker å bruke. 

Ved eleveksamen er det fagkoden som bestemmer om det skal være forberedelse eller ikke. Du kan likvel legge inn tid dersom du ønsker det, manuelt. 

Merk! Dette er ikke en visualisering av den faktiske varigheten av forberedelsestiden på 24 eller 48 timer, men brukes for å blokkere tid i kalenderen.

For å planlegge forberedelsestiden, velger du hvilken dato forberedelsestiden skal starte, og deretter varigheten og starttidspunkt. Velg deretter et eventuelt rom, og hvilken ansatt som skal være lærer i forberedelsestiden. Du kan også legge inn en kontaktperson. 

På lik linje med sensorer, vil kontaktinformasjonen til de ansatte i forberedelsestiden dukke opp på eksamenspartiet i sensorenes ansattmeny. 

Klikk Lagre for å lagre informasjonen. 

Ny video kommer.