5a.07 - Registrering og ajourhold av vaktkompetanse og utilgjengelighet + innstillinger for vakttildeling

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer

Ansatte må registreres som vakter i Visma InSchool før disse kan brukes som eksamensvakter. Hos offentlige skoler må alle ansatte som skal være vakter dessuten være registrert i HR-systemet slik at de kommer inn via integrasjonen. Private skoler registrerer disse ansatte direkte i Visma InSchool (se mer i kurs 3 - Manuell registrering av ansatte (inkl. fiktive)).

Før vaktene kan tildeles oppdrag, må skoleeier opprette vaktkompetansetyper slik at skoleleder kan definere vaktkompetanse for den enkelte vakt. Vaktene skal også registrere antall ønskede vaktoppdrag og utilgjengelighet slik at dette kan bli hensyntatt i vakttildelingen som beskrives i kurs 5a - Allokering av vakter. Før vakttildelingen gjør skoleeier også innstillinger for beregningen av kandidater per vakt.

Klikk her for å komme til hva følgende rolle skal gjøre:

Skoleeier

Skole

Eksamensvakt

Skoleeier

Kandidater per vakt

Skoleeier > Eksamen > Innstillinger > Kandidater per vakt

Kandidater per vakt-fanen lar deg som skoleeier endre hvor mange kandidater per vakt systemet benytter i automatisk allokering av vakter. Du kan endre kapasitet for eks “Seksjonsvakt” ved å klikke på redigeringssymbolet til høyre for vakttypen, og deretter fylle inn det ønskede antall kandidater. Klikk på Lagre-knappen når du er ferdig.

Registrering av vaktkompetansetyper

Skoleeier > Kodeverk > Vaktkompetanse

Skoleeier registrerer hvilke vaktkompetanser som skal kunne registreres på eksamensvaktene. Dette gjøres ved å logge inn som skoleeier, og klikke på Kodeverk og deretter Vaktkompetanse. 

Her ligger det allerede tre standard vaktkompetanser:

• Datakompetanse
• Hovedvakt
• Seksjonsvakt

For å legge til ytterligere kompetanser dersom det er behov for dette, klikk på Opprett ny vaktkompetanse. Fyll inn feltene og pass på å huke av for privatist dersom kompetansen skal gjelde for privatisteksamen i tillegg til eleveksamen. Når du er ferdig, klikk Lagre. Du vil da vil se den nye vaktkompetansen i oversikten.

Skole

Registrering av eksamensvakt, vaktkompetanse og forespørsel om tilgjengelighet

Skole > Ansatt > Kompetanse > Eksamensvaktkompetanse

For at du som skoleadministrator skal kunne allokere eksamensvakter, må de ansatte først registreres som vakter og deretter bli registrert med vaktkompetanse.

Registrering av eksamensvakt

Gå til den ansattes undermeny Kompetanse og fanen Eksamensvaktkompetanse. Under Eksamensvaktkompetanse, klikk på Ja for å registrere at den ansatte skal være eksamensvakt.

Registrering av vaktkompetanse

For å registrere hvilken type vaktkompetanse vakten har, klikk på Legg til ny til høyre på skjermen. Du får da opp et vindu med en nedtrekksmeny hvor du kan velge vaktkompetanse. Velg hvilken vaktkompetanse den ansatte har, for eksempel "Hovedvakt" og "Seksjonsvakt". Klikk Lagre når du er ferdig.

For å slette en kompetanse, klikk på søppelbøtten til høyre for kompetansen.

Sende forespørsel om tilgjengelighet

Når du har registrert riktig type vaktkompetanse for de ansatte, velger du Ansatte, deretter Ansattoversikt i hovedmenyen. Huk av for alle ansatte og eventuelt marker i kolonnen for vakt "Er vakt". Du kan legge til "Vakt" som egen kolonne ved å trykke på tannhjulet til høyre. Klikk på Handlinger og velg Be om tilbakemelding på vakt- og sensortilgjengelighet.

Du velger deretter halvår, for eksempel “Vår”, og skriver inn en frist for tilbakemelding. Klikk på Bekreft for å sende ut forespørsel til den ansatte.

Oversikt over vakter

Etter du har registrert eksamenvaktkompetanse på ansatte, vil du få en oversikt over alle ansatte du har registrert vaktkompetanse på under:

Hovedmeny > Eksamen > Ansatte > Vaktoversikt

Her kan du filtrere på navn, tilgjengelighet, kompetanser og tildelte oppdrag. Du har også oversikt over hvor mange vakter som har blitt tildelt hver ansatt.

Du kan gå inn på en enkelte ansatte og se hvilke vakter som har blitt tildelt. Dette gjør du ved å søke opp den aktuelle ansatte og klikke på Vaktoppdrag i den ansattes undermeny. Velg mellom Alle eksamensoppdrag eller Fremtidige eksamensoppdrag. Du får da opp alle tidligere og fremtidige oppdrag, avhengig av hvilken visning du velger.

 Til info

• Som skoleadministrator kan du når som helst redigere vaktens ønsker, og registrere ønsker på vegne av en vakt. Framgangsmåte ser du under.

 

Eksamensvakt

Gi svar på forespørsel om tilgjengelighet for vaktoppdrag

Når den ansatte logger inn i InSchool, har vedkommende fått en systemmelding med forespørsel om tilgjengelighet for vaktoppdrag. Klikk på lenken i meldingen Forespørsel om vakt- og sensortilgjengelighet for å gi tilbakemelding.

Ansatte > Kompetanse > Eksamensplan

Du blir da sendt direkte til fanen Eksamensplan hvor du kan legge inn tid for når du er utilgjengelig. Legg til blokkert tid ved å markere dager i kalenderen og klikke på Blokker tid. Velg mellom hele dager, eller spesifikke tidspunkt og klikk Lagre. 

Ansatte > Kompetanse > Eksamensvaktkompetanse

Registrer maksimalt antall vaktoppdrag for eleveksamen og privatisteksamen totalt for halvåret ved å klikke på Rediger, fyll inn et tall, og klikk Lagre når du er ferdig.

Klikk på Gi tilbakemelding under eksamensplanfanen og deretter Bekreft for å bekrefte informasjonen du har fylt inn. Du kan gjøre endringer i dine valg frem til fristen for innsending.

Se egne vaktoppdrag

Når du senere har fått tildelt vaktoppdrag, vil du kunne finne disse under Ansatte > Vaktoppdrag. Informasjon om eksamensparti vil dukke opp så snart trekket har blitt publisert for elevene.

Ansatte > Vaktoppdrag

Neste artikkel