4a.21 - Persongrupper

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Hovedmeny > Persongrupper

Under hovedmenyen Persongrupper vil du finne grupper som er opprettet med personer fra skolens elever eller ansatte. Disse gruppene kan brukes til å sende interne meldinger og sms til spesifikke persongrupper, og på sikt vil du også kunne bruke gruppene til blant annet å opprette avtale. 

Det er to ulike gruppetyper:

1. Gruppe | med personer (det som tidligere het statiske - persongrupper med valgte personer)
2. Gruppe | med filtre (det som tidligere het dynamiske - persongrupper med personer fra filter)

"Gruppe | med personer" består av konkrete personer som er valgt ut til å være medlem i gruppen, mens "Gruppe | med filtre" består av personer som er knyttet til et filter. Disse kan settes med utgangspunkt i en klasse, undervisningsgruppe eller programområde der medlemmene kan variere avhengig av tilhørigheten til det utvalget du setter opp et filter for. 

Merk! Du kan bare sende melding eller sms til statiske grupper foreløpig. Du kan velge ut personer til en statisk gruppe ved hjelp av filter, men du må krysse av for å velge konkrete personer etter at de eventuelt er søkt opp ved hjelp av et filter.

Dynamiske grupper nyttes for å gi en eller flere ansatte tilgang til andre elever enn de som de har tilgang til gjennom en undervisningsgruppe, noe som for eksempel vil gjelde rådgivere.

• For å opprette persongrupper trenger du et sett med bestemte tilganger. Se mer informasjon om hvilke tilganger du trenger i kurs 1 - Gi tilgang til elevdata gjennom persongrupper eller les mer generelt om roller og tilganger i kurs 1 - Roller og tilganger - Tilgangsstyring i Visma InSchool.

Gruppe | med personer

For å opprette en gruppe med personer, velger du:

Hovedmeny > Persongrupper > Opprett gruppe

Du skriver inn navn på gruppen og en beskrivelse, og velger "Velg personer" for at dette skal være en statisk gruppe med faste medlemmer:

Du kan bruke filter og finne de medlemmene du ønsker skal være en del av gruppen. Gruppene oppdateres ikke automatisk, men består av de du fysisk legger til eller fjerner, dermed begrepet “statisk”.

Valget “Gi tilgang til å se informasjon om medlemmer” kan for eksempel gjelde rådgivere som skal ha tilgang til elevinformasjonen til elevene i gruppen som vedkommende er rådgiver for. Dette forklares nærmere under dynamiske grupper (se mer under avsnittet Gruppe | med filtre).

Merk! Disse gruppene følger ikke hvert skoleår. Du må opprette tilsvarende grupper til hvert skoleår og vil kun se disse i det skoleåret den er opprettet på. 

Du trykker på Neste og kommer til bildet der du velger medlemmene av gruppen. I dette tilfellet skal vi ha alle elever på Vg1 Helse- og oppvekstfag. Du skriver inn 1HS i søkefeltet og får opp skolens fire klasser på Vg1:

Deretter trykker du på hver klasse for å finne utvalget av elever. Du haker av for å velge alle elevene i utvalget:

Du trykker på Neste for å komme til oversiktsbildet av gruppen som du lager. Her kan du kontrollere at du har riktig antall medlemmer:

Du trykker på Fullfør og Close.

Da vil alle lærerne kunne finne denne gruppen når de skal sende sms eller meldinger:

Hovedmeny > Kommunikasjon > Meldinger (eller SMS) > Skriv ny 

Du vil se de statiske gruppene ved å fjerne andre uaktuelle valg:

Mottakere for meldingen, blir da alle elevene i gruppen. På denne måten kan du lage hensiktsmessige grupper for rask kommunikasjon.

Gruppe | med filtre

Gruppe med filtre brukes nå for tilgangsstyring. Sammensetningen endres ut i fra om brukere tas bort eller legges til i denne gruppen, dermed begrepet "dynamisk".

Merk! Dynamiske grupper er uavhengig av skoleår og er synlige uansett hvilket skoleår du er i. Dette betyr også at disse persongruppene fungerer og er synlige på tvers av skoleår. Du trenger ikke opprette tilsvarende grupper for hvert skoleår, men elevutvalget vil variere fra år til år og baserer seg på det skoleåret du er i. Foreløpig er disse kun mulig å bruke for tilgangsstyring, og ikke for sms eller interne meldinger. 

Du starter på samme måte som en gruppe med personer:

Hovedmeny > Persongrupper > Opprett gruppe

Første steg i å opprette gruppen er å definere detaljer. Du skriver inn navn på gruppen og en beskrivelse. Under "Medlemmer" markerer du "Velg personer med filter". Du kan også angi at du vil gi gruppen tilgang til å se informasjon om medlemmer med å huke for dette. Dette kan for eksempel være en lærer som skal fungere som rådgiver for en del av elevene ved skolen, og kan da få tilgang til informasjon om elevene gjennom en slik dynamisk gruppe. 

Deretter setter du et filter for å søke opp de elevene som skal inngå i denne dynamiske gruppen. Det betyr at hvis det kommer til flere elever i dette utvalget, vil de automatisk inngå i gruppen. I dette tilfellet gjelder det utdanningsprogrammet idrettsfag, der vi søker opp programområdene for Vg1, Vg2 og Vg3 idrettsfag:

Du trykker på hvert programområde du vil skal inngå i utvalget. Du kan også søke på de andre tilgjengelige filtre, om ønskelig.

Da har du satt filtrene som i dette tilfellet gjelder idrettsfag. Her ser du at alle som er koblet til dette filteret blir listet opp nedenfor og automatisk avhuket.

Trykk på knappen Neste for å velge hvem som skal ha tilgang til dette utvalget. Dette vil da gi deg en liste hvor du kan søke etter ansatte som skal ha tilgang til de medlemmene du har valgt i steg 2 VELG MEDLEMMER. Du skriver inn et søkebegrep og trykker på aktuelt filter (i dette tilfellet Fornavn for å bruke filteret:

Du vil da se at filteret er aktivt, og du finner den personen som du søker etter. Den personen avhukes. Det kan i andre tilfeller dreie seg om flere personer.

Du trykker på Neste og vil komme til et oversiktsvindu:

Her kan du se at det er valgt ut et filter som automatisk henter elever koblet til utdanningsprogrammet for idrettsfag, og den ansatt som har fått tilgang til elevinformasjonen, er i dette tilfellet Haakon Gulbrands. Hvis dette er riktig, kan du trykke på Fullfør. Hvis noe må endres, kan du trykke på Tilbake for å gå tilbake og endre. Når du trykker på Fullfør, kommer du til et avslutningsvindu der du trykker på Close (Lukk).

Du vil til slutt se at du har opprettet en persongruppe med filter, og i dette tilfellet er det én person som er gitt tilgang til gruppen.