4a.08 - Fraværsoppfølging

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Skoleledelsen må kunne ha oversikt over skolens fraværsføring. Det kan også oppstå situasjoner der skoleledelsen må registrere fravær for undervisning som er gjennomført der læreren ikke fikk registrert oppmøte. Det kan blant annet være dersom det har blitt registrert en frist for lærere å registrere oppmøte, som ikke har blitt overholdt. Hvor mange dager det skal gå fra undervisningstimen er avholdt til skoleledelsen får melding i denne boksen, er en innstilling opprettet enten av skoleeier eller rektor på skolen. Les mer om dette i Kurs 1 - Fraværsinnstillinger (skole). Denne fristen gjelder kun for lærere, så skoleledere kan likevel registrere fravær. Du kan både registrere og korrigere time- og dagsfravær.

Oppmøte som ikke er ført

Lærere som ikke har ført fravær innen et visst antall dager vises på startsiden din under “Oppmøte som ikke er ført”:

Klikk på Se alt: for å få å se en fullstendig liste, samt få tilgang til å registrere oppmøte for aktuelle undervisningstimer/aktiviteter via handlingsknappen til høyre. 

Du kommer nå til undervisningsøkten du skal registrere oppmøtet for.

Merk! Hvis timen er sammenkoblet vil du se en rute for alle timene som er koblet sammen for denne økten, tross for at tiden i "Forfalt fravær"-oversikten viser en linje per time. Du kommer til en visning med alle sammenkoblede timer uavhengig av hvilken av timene du trykker deg videre fra (i skjermbildet over).

Du vil se navn på gruppe og antall elever, i tillegg til dato. Du vil se et søkefelt for å skrive inn navn på elever du skal følge opp. Så vil du også se to glidebrytere 'Vis elevfoto' og 'Vis udokumentert fravær' som er standard avslått. Klikk på glidebryteren hvis du ønsker å se elevfoto eller elevenes udokumenterte fravær. Du vil se en liste med alle elever som tilhører denne økten og en rute for hver time i en sammenkoblet økt. Tidspunktet vil stå over hver kolonne, som representerer hver time i den sammenkoblede økten.

For å registrere fravær, klikk på en av de grønne rutene for utvalgt elev eller huk av foran elevens navn for å markere alle timene for den ene eleven. Merk! Du kan velge å avhuke foran flere elever og/eller markere flere ruter samtidig, men disse vil da få den samme fraværskoden.

Du får nå opp en nedtrekksmeny for å redigere fraværskode. 

Velg riktig fraværskode og alle de markerte feltene vil få denne fraværskoden. Velg deretter nye felter og elever hvis det er andre fraværskoder som skal registreres. Når du har gjort endringer for alle elever i denne økten klikker du på Registrer oppmøte.

Merk! Det er også her du registrerer anmerkninger knyttet til undervisningstime/aktivitet via Legg til-knappen ved hver elev.

Se mer om de ulike fraværskodene i Kurs 4b - Forklaring på fraværskoder. 

Registrer fravær fra elevens timeplan

Du kan registrere fravær ved å gå inn på elevers timeplan.

Merk! Du kan både søke opp elev direkte i det globale søket, men også finne elever via Elevoversikt eller ved å gå inn i selve faggruppen og klikke på navnet.

1. Søk opp aktuell elev du skal endre fravær på via søkefeltet, gruppen eller fra Elevoversikt.
2. Klikk på Timeplan i elevens undermeny.
3. Naviger deg til aktuell dato ved å enten bla mellom ukene eller å velge en dato i kalenderen ved å klikke på datofeltet. 
4. Finn aktuell time og klikk på handlingsknappen for timen.
5. Velg Registrer oppmøte.
6. Nå kan du føre fraværet som ikke ble ført eller som skal korrigeres med aktuell fraværskode. 
   Merk! Hvis det gjelder en dobbel- eller trippeltime, så er det naturlig at du trykker på alle timene det gjelder og deretter velge fraværskode.
7. Deretter klikker du på Registrer oppmøte.

Da kommer du direkte til den økten og kan følge opp fraværet på lik måte som nevnt ovenfor:

Registrer fravær fra lærerens timeplan

Du kan også registrere fravær ved å gå inn på lærers timeplan.

1. Søk opp aktuell lærer.
2. Ved å klikke på ansattes navn utvides undermenyer for Ansatte i hovedmenyen.
3. Klikk på Timeplan.
4. Gå til aktuell uke der fravær ikke ble ført eller der fravær skal korrigeres.
5. Finn aktuell time og klikk på handlingsknappen for timen.
6. Velg Registrer oppmøte.
7. Nå kan du føre fraværet som ikke ble ført eller som skal korrigeres med aktuell fraværskode. 
   Merk! Hvis det gjelder en dobbel-, trippeltime eller en økt med mange sammenkoblede timer, så er det naturlig at du avhuker foran eleven det gjelder, slik at alle timene blir markert for den samme fraværskoden du endrer til.
8. Deretter klikker du på Registrer oppmøte.

Du har to valg:

1. Marker foran elev for å gi samme fraværskode for alle sammenkoblede timer.
2. Klikk på en enkel time, dvs. hver rute som skal få endret fraværskoden. 
   Merk! Hvis det er en aktivitet, vil du kun se en rute for hele aktiviteten. 

Eventuelt kan du lese mer om hvordan du registrerer fravær for en undervisningsøkt i Kurs 4b - Registrering av oppmøte i undervisningsøkter (ny versjon) eller en aktivitet i Kurs 4b - Registrering av oppmøte i aktiviteter (ny versjon).

Registrer heldagsfravær som kontaktlærer

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til dagsfravær (avansert)

Denne tilgangen skal gis til skoleledere og admin, og eventuelt kontaktlærere som skal ha tilgang til elever utover egne kontaktelever. Merk! Dette er nå mulig å tilgangsstyre til de elevene den ansatte skal ha tilgang til. Det er flere måter å justere på tilgang til elevdata:

• • • gi tilgangen "Tilgang til å få fram alle skolens elever i elevoversikten" til den ansatte via rolle/tilgangsgruppe
    • gi tilgang til elevdata gjennom persongrupper
      • Velg personer: brukes til å gi tilgang til enkeltelever
      • Velg personer med filter: bruker til å gi tilgang til alle elever eller velge ulike filter som f.eks. alle i et programområde, alle i en klasse, alle i en faggruppe eller alle i en gruppe.

Hovedmeny > Dagsfravær

For å registrere heldagsfravær må du ha riktig tilgang. Skoleledere/admin eller andre brukere med tilgangen “Tilgang til dagsfravær (avansert)” vil ha muligheten til å følge opp, registrere og redigere heldagsfravær med en avansert visning. Klikk på hovedmenyen Dagsfravær. 

Her ser du at du vil kunne filtrere i søkefeltet på klasse og kontaktlærer. Du får da opp et Filter-felt hvor du kan søke ved å skrive inn navn på klasse eller kontaktlærer. Trykk inn i Filter-feltet og skriv det du søker etter å følge opp.

Når du har valgt noe i filter-feltet vil du da automatisk få opp elever som tilhører det treffet. Eksempelet i skjermbilder tar for seg filtrering av en kontaktlærer. Når du har valgt klasse eller kontaktlærer, så du i tillegg se Søk elever-feltet dukke opp. Her kan du søke opp enkeltelever ved å skrive inn tekst med deres navn, for å avgrense søket enda mer.

Du vil nå ha den samme visningen som en kontaktlærer har. Det betyr at kontaktlæreren sin kontaktelevers uke vil vise de dager elevene i klassen har undervisning. For å følge opp dagsfravær på vegne av en kontaktlærer, kan du nå velge å registrere dagsfravær i Uke-fane eller i Detaljert uke-fane. For å registrere eller redigere en fraværskode på en undervisningstime eller aktivitet, anbefaler vi å bruke Detaljert uke-fane:

For å registrere eller redigere dagsfravær på vegne av en kontaktlærer, anbefaler vi at du bruker Uke-fane:

Finn gjeldende uke og dag, klikk deretter på ruten som du skal redigere og velg fraværskode. Eventuelt kan du fjerne fraværet på en time, en aktivitet eller en dag ved å klikke inn på den og velge Fjern fraværskode. 

Nullstille fraværskode satt på en avholdt time

I denne ruten ser du at timen har vært avholdt. For en avholdt time med fraværskode satt av faglærer, hvor du redigerer til en fraværskode og deretter ønsker å nullstille, vil Fjern fraværskode endre ruten tilbake til å være Til stede. Merk! Du vil aldri kunne nullstille en avholdt time eller aktivitet til å bli nullstilt. Du kan kun redigere på fraværskoden eller få den tilbake til Til stede. 

Nullstille fraværskode satt på en ikke avholdt time

I denne ruten ser du at timen ikke har vært avholdt. Når du legger til en fraværskode i en blank rute som ikke har vært ført oppmøte av faglærer enda, vil du både kunne legge til en fraværskode i den timen/aktiviteten og eventuelt fjerne fraværskode som er lagt til i hovedmenyen Dagsfravær. For å nullstille, klikker du på Fjern fraværskode. Da vil den fraværskoden som er satt i ruten for time/aktivitet, bli blank/hvit og er nå nullstilt, så lenge faglærerne fortsatt ikke har registrert oppmøte. 

Nullstille fraværskode satt på dagsfravær

Ved å trykke på Fjern fraværskode på et dagsfravær, så vil den nullstille og gjøre ruten for dagsfravær blank/ hvit. 

Merk! Det er kun ruten for dagsfravær som blir tatt bort. Alle endringer som ligger på hver time eller aktivitet vil forbli og må redigeres i hver enkel rute for time og aktivitet for dagen.

Fraværslogikk mellom fraværskoder satt for fagfraværet og dagsfravær

Systemet vil nå oppdatere til korrekt fraværskoder på timefraværet. Tidligere ville alle timene få den samme fraværskoden som kontaktlærer har endret til via dagsfravær, men nå vil den følge denne logikken:

• Ved udokumentert dagsfravær som registreres med fraværskode X, vil undervisningstime/aktivitet hvor det er ført fravær med fraværskode D, M, R eller ! beholdes på timefraværet.
  Timer hvor det ikke er ført fravær (V - VENTER) eller det er ført Til stede registreres/endres med fraværskode X på timefraværet.

• Ved meldt dagsfravær som registreres med fraværskode M, vil timer hvor det er ført fravær med fraværskode D, M, R eller ! beholdes.
  Timer med X-fravær overskrives til M.
  Timer hvor det ikke er ført fravær (V - VENTER) eller det er ført Til stede registreres/endres med fraværskode M.

• Ved å legge til dagsfravær med fraværskode D, R, ! eller Til stede vil funksjonaliteten forbli slik den er nå. Det vil si at når du setter dagsfravær:
  • Dagsfravær med fraværskode D får alle timene den dagen fraværskode D.
  • Dagsfravær med fraværskode R får alle timene den dagen fraværskode R.
  • Dagsfravær med fraværskode ! får alle timene den dagen fraværskode !.

Hvis du vil se en tydeligere tabell for dette, kan du se i artikkelen kurs 4b - Endre timefravær til dagsfravær (kontaktlærer) under avsnittet om "Logikk mellom fraværskoder og dagsfravær".

Merk! Når du fører dagsfravær vil dette påvirke all skolerelatert aktivitet som foregår på denne datoen, også aktiviteter som arrangeres på kveldstid.

Oversikt over dagsfravær

Heldagsfraværet du har satt, finner du under elevens undermeny Fravær i fanen "Totaltoversikt fravær". Klikk på Se detaljer for mer informasjon om gjeldende dagsfravær.

Når du ser på detaljene vil du fra den oversikten kunne navigere deg tilbake til selve økten for den ene timen du klikker på:

Da har du muligheten til å se at dette er et dagsfravær registrer av deg, med ditt navn i info-ikonet på gjeldende elev:

Registrer fravær som 'Navn på kontaktlærer'

Ved å søke opp en kontaktlærer, kan du i undermenyen til den ansatte klikke på Kontaktelever. Her kan du trykke på Handlinger og deretter Registrer fravær som 'kontaktlærers navn'. 

Merk! Dette er ikke noe vi anbefaler ettersom du kun kommer til samme menypunkt som nevnt ovenfor og må foreta deg valgene med å søke opp klasse eller denne kontaktlæreren.

Du vil da komme til den samme visningen som nevnt ovenfor.  Følg samme prosedyre:

1. Søk kontaktlærer eller klasse og velg dato.
2. Søk eventuelt etter elev når nytt søkefelt dukker opp. 
3. Velg fane: Uke eller Detaljert uke.
4. Klikk på ruten for dagsfravær på gjeldende dag for elev.
5. Velg fraværskode for dagsfravær og lagre.
6. Du får nå en bekreftelsesmelding om at dagsfraværet er lagret og kan se at alle felter for dagen er oppdatert i begge faner.
7. Heldagsfraværet du har satt og du finner den igjen under elevens undermeny Fravær i fanen "Totaltoversikt fravær".
8. Utvid for mer informasjon om gjeldende dagsfravær.

Oversikt over elevfravær

For å få informasjon om fraværet til en elev kan du klikke på Fravær i elevens undermenyen til venstre og velge fanen Fravær per faggruppe. Her vil fraværet vises innunder hvert fag. For å se en mer detaljert visning for fraværet klikker du på Se fravær ved faget du vil se. 

Det vil da åpne seg et nytt vindu med informasjon om undervisningsøkter knyttet til fagfraværet. Du vil se navn på undervisningsgruppe, fraværskode, beskrivelse av fraværskode, hvem fraværet er ført av, dato, tid, varighet og eventuelle notater knyttet til fraværsføringen. Her kan du klikke direkte på datoen for å føre deg videre til gjeldende økt. I tillegg har du muligheten til å slette fraværsføringen ved å klikke på papirkurv-ikonet, hvis du har tilgang.

Under Totaloversikt fravær så har du en linje som viser deg totalfraværet til eleven i 1. halvår og hele skoleåret. Det som er utregnet er antall dager og timer med vitnemålsfravær, altså dager og timer ved X-, M- og D-fravær fra faggrupper eleven er medlem av på nåværende tidspunkt. Fravær fra grupper som eleven ikke lenger er med i, vises ikke i denne oversikten. 

Fravær med fraværskoder ! og R skal ikke inkluderes på fagfraværet og føres heller ikke på vitnemålet. I fagdokumentasjon vil du se alt fravær som eleven har fått fraværskode D, X og M.

Du kan finne forklaring av fraværskoder i  Kurs 4b - Forklaring på fraværskoder. 

(Video utdatert - ny video kommer)

Neste artikkel