4a.08 - Fraværsoppfølging

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Skoleledelsen må kunne ha oversikt over skolens fraværsføring. Det kan også oppstå situasjoner der skoleledelsen må registrere fravær for undervisning som er gjennomført der læreren ikke fikk registrert oppmøte. Det kan blant annet være dersom det har blitt registrert en frist for lærere å registrere oppmøte, som ikke har blitt overholdt. Hvor mange dager det skal gå fra undervisningstimen er avholdt til skoleledelsen får melding i denne boksen, er en innstilling opprettet enten av skoleeier eller rektor på din skole. Les mer om dette i Kurs 1 - Fraværsinnstillinger (skole). Denne fristen gjelder kun for lærere, så skoleledere kan likevel registrere fravær. Du kan både registrere og korrigere times- og dagsfravær.

Oppmøte som ikke er ført

Lærere som ikke har ført fravær innen et visst antall dager vises på startsiden din, under “Oppmøte som ikke er ført”:

Klikk på Se alt: for å få å se en fullstendig liste, samt få tilgang til å registrere oppmøte for aktuelle undervisningstimer via handlingsknappen til høyre. 

Du kommer nå til undervisningsøkten du skal registrere oppmøtet for. I fanen "Oppmøte" ser du hvilken undervisningsgruppe, dato og tidspunkt det gjelder for, og du får samme elevliste som læreren i det faget. For å registrere fravær, klikk på det grønne feltet for utvalgt elev og få opp et nytt vindu hvor du kan velge hvilken fraværskode fra nedtrekksmenyen "Fraværskode" som eleven skal registreres med. Her kan du velge en eller flere timer ved sammenkoblede timer. Du kan også legge til notater i feltet nedenfor før du klikker på Registrer oppmøte. 

Se mer om de ulike fraværskodene i Kurs 4b - Forklaring på fraværskoder. 

Registrer fravær fra elevens timeplan

Du kan registrere fravær ved å gå inn på elevers timeplan.

1. Søk opp aktuell elev du skal endre fravær på via søkefeltet, undervisningsgruppen eller fra Elevoversikt.
2. Klikk på Timeplan i elevens undermeny.
3. Naviger deg til aktuell dato ved å enten bla mellom ukene eller å velge en dato i kalenderen ved å klikke på datofeltet. 
4. Finn aktuell time og klikk på handlingsknappen for timen.
5. Velg Registrer oppmøte.
6. Nå kan du føre fraværet som ikke ble ført eller som skal korrigeres med aktuell fraværskode. 
   Merk! Hvis det gjelder en dobbel- eller trippeltime, så er det naturlig at du trykker på alle timene det gjelder og deretter velge fraværskode.
7. Deretter klikker du på Registrer oppmøte.

Registrer fravær fra lærerens timeplan

Du kan også registrere fravær ved å gå inn på lærers timeplan.

1. Søk opp aktuell lærer.
2. Ved å klikke på ansattes navn utvides undermenyer for Ansatte i hovedmenyen.
3. Klikk på Timeplan.
4. Gå til aktuell uke der fravær ikke ble ført eller der fravær skal korrigeres.
5. Finn aktuell time og klikk på handlingsknappen for timen.
6. Velg Registrer oppmøte.
7. Nå kan du føre fraværet som ikke ble ført eller som skal korrigeres med aktuell fraværskode. 
   Merk! Hvis det gjelder en dobbel- eller trippeltime, så er det naturlig at du trykker på alle timene det gjelder og deretter velge fraværskode.
8. Deretter klikker du på Registrer oppmøte.

Eventuelt kan du lese mer om hvordan man registrerer fravær for en undervisningsøkt i Kurs 4b - Registrering av oppmøte i undervisningsøkter eller en aktivitet i Kurs 4b - Registrering av oppmøte i aktiviteter.

Registrer heldagsfravær som kontaktlærer

Du finner to steder hvor du kan registrere heldagsfravær.

1) Rektorrollen har nå en egen menyknapp i hovedmenyen:

Hovedmeny > Registrer dagsfravær

I fanen "Før oppmøte" har du to bokser. Under "Filter" kan du søke opp kontaktlærer, klasse eller undervisningsgruppe og under "Velg dato" velger du ønsket dato for når du skal føre dagsfraværet. Når du for eksempel søker opp kontaktlæreren, så får du automatisk opp alle kontaktlærerens kontaktelever.

Nå får du opp et nytt søke felt "Søk elever" og kan eventuelt velge om du skal søke etter enkeltelever. Dra i glidebryteren for å registrere dagsfravær. Du vil nå se at glidebryteren går fra "Til stede - dag" til å vise "Heldagsfravær". Alle timer vil nå være markert med "Udokumentert fravær (X)" som standard. Endre fraværskode hvis det er en annen fraværskode som er gjeldende. Trykk deretter Lagre oppmøte.

Du får nå en bekreftelsesmelding om at dagsfraværet er lagret og kan se at alle felter for dagen er markert.

Heldagsfraværet du har satt, finner du under elevens undermeny Fravær i fanen "Totaltoversikt fravær". Utvid for mer informasjon om gjeldende dagsfravær.

2) Ved å søke opp en kontaktlærer, kan du i undermenyen til den ansatte klikke på Kontaktelever. Her kan du trykke på Handlinger og deretter Merk fravær som 'kontaktlærers navn'. 

Du vil da komme til den samme visningen som nevnt ovenfor.  Følg samme prosedyre:

1. Søk kontaktlærer, klasse eller undervisningsgruppe og velg dato.
2. Søk eventuelt etter elev når nytt søkefelt dukker opp. 
3. Dra i glidebryteren fra "Til stede - dag" til å vise "Heldagsfravær" for å registrere dagsfravær på elev.
4. Alle timer vil nå være markert med "Udokumentert fravær (X)" som standard.
5. Endre fraværskode hvis det er en annen fraværskode som er gjeldende.
6. Trykk deretter Lagre oppmøte.
7. Du får nå en bekreftelsesmelding om at dagsfraværet er lagret og kan se at alle felter for dagen er markert.
8. Heldagsfraværet du har satt og du finner den igjen under elevens undermeny Fravær i fanen "Totaltoversikt fravær".
9. Utvid for mer informasjon om gjeldende dagsfravær.

Oversikt over elevfravær

For å få informasjon om fraværet til en elev kan du klikke på “Fravær” i undermenyen til venstre. Her vil fraværet vises innunder hvert fag. Ved å utvide et fag vil du se en mer detaljert visning for fraværet, blant annet fraværsprosenten for udokumentert fravær.

Merk! Det er kun elevene selv som kan registrere søknad om fratrekk av fravær. Kontaktlærer eller rektor kan altså ikke gjøre det på deres vegne.

Elever kan kun få trukket fra dokumentert dagsfravær.

Siden elever ikke kan få trukket fra fravær som ikke er dokumentert, vil systemet heller ikke la de opprette søknad dersom de ikke har dokumentert fravær. Det samme gjelder for timefravær, siden man ikke kan søke om fratrekk for annet enn dagsfravær. Les mer om dette i Kurs 4a - Behandle søknad om fratrekk av fravær på vitnemål/kompetansebevis.

Fravær med fraværskoder ! og  R skal ikke inkluderes på fagfraværet og føres heller ikke på vitnemålet.

Du kan finne forklaring av fraværskoder i  Kurs 4b - Forklaring på fraværskoder. 

(Video utdatert - ny video kommer)