6.09 - Utstede vitnemål og kompetansebevis

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Før du kan utstede vitnemål og kompetansebevis er det viktig at du har kontrollert fagdokumentasjonen og vært gjennom trinnene Kontroll av programområde, Kontroll av fag og Øvrige feilmeldinger. Alle kontroller skal være kjørt med karakterer. Du kan via fanen Oversikt se en samlet oversikt over resultatene, samt forhåndsvise vitnemål og kompetansebevis. 

Fagdokumentasjon > Velg elever > Oversikt

 

Sette fullførtkoder

Merk! Du skal ikke sette fullførtkoder før alle karakterer er ført for den eleven. Les mer om fullførtkoder i Udirs Registreringshåndbok - Fullførtkode.

Etter at karakterer er ført, skal fullførtkoder beregnes. Dette gjøres for større utvalg av elever via fagdokumentasjonssiden. 

Fagdokumentasjon > Velg klasse > Kontroll av programområde

Fra fanen Kontroll av programområde velger du Handlinger og deretter Sett fullførtkoder automatisk. Nå kalkuleres fullførtkoder for elevene i utvalget. Hvis ingen fullførtkode settes, er det sannsynligvis fordi noen karakterer ikke er ført. 

Kalkuleringen benytter samlet omfang elevens undervisningsgrupper har i inneværende år (sett opp mot programområdet), og karakterene som er ført i år, for kalkulering av fullførtkode. 

I tilfeller der alle karakterer er ført, men fullførtkode er H og skal være noe annet, eller at fullførtkode ikke er ført, kan dette justeres manuelt: 

1. Utvid visningen for en elev ved å klikke på pilen ved navnet
2. Klikk på de tre prikkene til høyre for programområdet du skal endre
3. Klikk på Rediger  programområdet du skal endre

Klikk i nedtrekksmenyen for fullførtkode, og deretter velg riktig fullførtkode. Klikk så Lagre

Merk at for elever som har fag fra flere skoler, kan dette også være noe du må sette manuelt. Da setter du fullførtkode for programområdet eleven skal ha på sin dokumentasjon. 

Når fullførtkoder er satt, kontrollerer dere fullførtkodene manuelt før dere utsteder fagdokumentasjon. 

Masseutstedelse og utskrift av fagdokumentasjon

For å utstede fagdokumentasjon, gå til Fagdokumentasjon, velg gruppene du ønsker å utstede dokumentasjon for i fanen Elevutvalg, og klikk på fanen Ferdigstill. Du vil her se hvilket dokument som er foreslått for eleven. Hvis alle kontroller er kjørt og det ikke er feilmeldinger for vitnemål, vil "Vitnemål" vises, ellers vil "Kompetansebevis" vises.  

For å utstede vitnemål og kompetansebevis til alle elever i utvalget, klikker du på handlingsknappen øverst til høyre og deretter Utsted vitnemål. 

Du får nå opp en oversiktsskjerm over dokumentene du er i ferd med å utstede. Selv om du har markert mange elever, vil vitnemål kun utstedes til elever som skal ha dette - informasjon vises i oversikten. Klikk Neste for å bekrefte. Deretter klikker du Utsted vitnemål (x), hvor x er antall vitnemål du utsteder. 

Du skal ikke foreta deg noe mer. Du får beskjed når du kan lukke vinduet, og utstedete dokumenter vises nå også som Utstedt i oversikten. Du kan lukke siden når du er ferdig, og blir da tatt med tilbake til Ferdigstill-fanen i massehåndteringen. 

Når du har utstedt dokumenter, skal du skrive de ut. Klikk på handlingsknappen, og velg Last ned vitnemål.

I dialogboksen som dukker opp, klikk Last ned (x). Nå lastes det ned en pdf-fil med alle vitnemålene i utvalget. 

Du gjør det tilsvarende med kompetansebevis. Klikk på handlingsknappen, og velg Utsted kompetansebevis. Kun elever du ikke allerede har utstedt vitnemål for vil få kompetansebevis utstedt. Forøvrig er trinnene like for vitnemål og kompetansebevis. 

Når du har lastet ned dokumentene, skriver du de ut på riktig formular. Merk at et vitnemål må lastes ned før det kan bli overført til NVB og rapportert til VIGO. Se https://regbok.udir.no/felt/?B22_Bevistype&Id=1015042 for mer informasjon om bevistype.

TIPS!

 

• Finnes det elever med forskjellige målformer, sorter etter Dokumentspråk og skriv ut etappevis slik at målform på formularen stemmer med dokumentspråket (bokmål/nynorsk). 

Utstedelse av dokumentasjon for noen elever i en klasse/et utvalg

I stedet for å massehåndtere utvalget, kan du også behandle én og én elev i elevutvalget. Dette gjør du også fra fanen Ferdigstill. Under kolonnen Utsted dokument ser du knappen for hvilket dokument som utstedes. 

Muligheten for å skrive ut aktiveres først når du har utstedt et dokument. Klikk på "Kompetansebevis" for å utstede dokumentet. Du får da opp en dialogboks og velger termin, for eksempel Vår, og klikker Utsted dokument. Klikk deretter på Dokument-symbolet for å laste ned filen. Du vil nå få en pdf-fil lastet ned, som du lagrer og åpner lokalt på din PC. 

 

Manuell godkjenning av vitnemål

Det kan være tilfeller hvor du må godkjenne vitnemål manuelt før du kan utstede vitnemål. Dette gjelder alle vitnemål der kontroller mangler i kontrollmotoren, for eksempel flyfag eller TAF. For å gjøre dette kan du via Ferdigstill-fanen klikke på handlingsknappen og deretter Godkjenn vitnemål manuelt. Du får da spørsmål om du er sikker på at du vil godkjenne vitnemålet manuelt og må bekrefte med å trykke på Lagre. Det vil nå være mulig å utstede dette vitnemålet og skrive ut. 

Dersom du har gjort en feil og godkjent et vitnemål manuelt, kan du tilbakekalle denne godkjenningen ved å klikke Tilbakekall manuell godkjenning. Vitnemålet vil da ikke kunne utstedes. 

Vær oppmerksom at denne knappen kun bør brukes unntaksvis. Disse vitnemålene vil fortsatt ikke godkjennes når de importeres i NVB. 

Behandling av allerede utstedte dokumenter

Du kan via fanen Dokumenter utstede språkkopier eller duplikater. 

Standardvisning er gruppert etter elever; klikk på handlingsknapp, deretter Dokumenter listevisning for å vise utstedte dokumenter i liste. 

Hvis det er behov for å utstede vitnemål eller kompetansebevis på ulike språk, kan du gjøre dette via handlingsknappen og deretter Utsted språkkopi. Språkene tilgjengelig i InSchool er bokmål, nynorsk, engelsk og samisk. Du kan også velge Annuller dokument via denne handlingsknappen.

For mer informasjon om hvordan du annullerer dokumenter og utsteder duplikater, se separate videoer. 

Du har nå utstedt dokumentet. Merk at du må laste ned filen med vitnemål for at skoleeier skal kunne overføre dokumentene til NVB/Samordna opptak. 

Neste artikkel