5a.10 - Automatisk eksamenstrekk

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Skolene foretar eksamenstrekk i Visma InSchool ved hjelp av en automatisert løsning. Dette kan sees på som et førsteutkast til eksamensplanen, og du bør regne med å gjøre manuelle endringer. Se mer om dette i kurs 5a - Manuell registrering av eksamenspartier. Du kan legge til partier manuelt både før og etter du trekker partier automatisk.

Hovedmeny > Eksamen > Partiplanlegging

Innlogget som rektor klikker du på Eksamen og deretter Partiplanlegging. Her vises en linje med en firedelt arbeidsflyt for planlegging av eksamen.

Du velger eksamenstermin ved å velge blyanten til høyre i denne linjen. Velge ønsket termin fra nedtrekksmenyen, og trykk på velg-knappen. Klikk Bekreft i dialogboksen for å bekrefte valget av eksamenstermin. I høstterminen planlegger du Ny/Utsatt/Særskilt-eksamener (NUS-partier), og i vårterminen trekkes eksamener for elever. Knappene du ser er avhengige av hvilke elever som finnes tilgjengelig. Når elever om høsten har takket ja til tilbud om NUS-eksamen, dukker også knappen Trekk NUS-partier opp. 

Hvis elever avslutter fag etter første halvår, må ordinær eleveksamen for høstterminen eventuelt legges inn manuelt.

Når eksamenstermin er valgt, kan du velge hvilke årstrinn det skal trekkes eksamen for under "Velg nivå". For hele skolen velges alle tre årstrinn. VG3 dekker også påbygging til generell studiekompetanse etter yrkeskompetanse. Trykk på Start trekk eller Trekk NUS-partier for å gjøre et automatisert eksamenstrekk.

Du får nå opp en oversikt over trukkede partier under Trekk. Her kan du se informasjon om trekket, for eksempel hvor mange partier med trekkfag som er generert og hvor mange partier som er obligatoriske eksamener.

Klikk på Eksamenspartier for å se informasjon om de genererte partiene. Det er her du foretar størstedelen av eksamensplanleggingen, legger til nye partier og endrer elevgruppen i uttrekket.

Du kan enkelt se automatisk trukkede partier slik at de skilles fra de manuelt opprettede eksamenspartiene.

Et statusbanner vises over listen med eksamenspartier. Banneret er enten grønt eller rødt, og sortert på kandidater og eksamensparti. Det er viktig at du som eksamensplanlegger har gått gjennom alle feil- og advarselmeldingene og vet hvorfor de er der, før du kan anse trekket som ferdig. 

• Et grønt banner med meldingen “Vellykket” vises hvis trekket er validert og de automatisk trukkede partiene gjør at alle elevene oppfyller kravene til antall eksamener for sitt studieprogram. 
• Et gult banner med meldingen “Advarsel”, som vises ved ikke-kritiske meldinger som bør løses. Ved å klikke på banneret vil du se meldinger om for eksempel partier som er større enn preferansen satt av skoleeier, slik at dette kan endres manuelt.
• Et rødt banner med meldingen “Feil” vil vises ved feilmeldinger som må løses før trekket ansees som ferdig, for eksempel elever som ikke har det forventede antall eksamener, kollisjon i eksamensdatoer eller liknende. Har en elev fått for få eller for mange eksamener i forhold til nivå og programområde, utløses denne feilmeldingen. For elever som går TAF-løp eller av andre årsaker ikke følger ordinær trekkordning knyttet til programområdekoden, må du manuelt kontrollere at de får rett antall eksamener.

Som eksaminator velges automatisk faglærer. I eksamener der faglærer ikke er gitt, for eksempel tverrfaglig eksamen for yrkesfag, må du velge eksaminator manuelt. For å gjøre dette og se detaljer om et eksamensparti, velg handlingsknappen og deretter Rediger til høyre for et parti i listen.

Her ser du informasjon om eksamenspartiet, og velger eksaminator ved å klikke på Finn sensor ved siden av sensor 1. 

Nå får du opp en liste over tilgjengelige lærere, hvilken kompetanse de har og hvor mange oppdrag de allerede har fått. Velg ønsket eksaminator ved å klikke på Velg. 

Du kan også endre for eksempel oppmøtetidspunkt og starttidspunkt for lokalgitt eksamen, eller knytte eksamenspartiet til et bestemt rom. Klikk på Lagre når du er ferdig. 

Fra detaljer-visningen kan du også se elever i partiet ved å klikke på Se kandidater i parti.

Huk av for boksen til venstre for elevens navn, og velg Endre eksamensparti hvis du vil endre elevenes eksamensparti. Nå får du opp en liste over andre eksamenspartier som du kan legge eleven til i. Klikk på pluss-tegnet ved det eksamenspartiet du ønsker å for å legge til valgt elev.

Du kan også velge Fjerne fra parti hvis valgt elev skal fjernes fra eksamenspartiet.

For å legge til elever i eksamenspartiet, klikk på Legg til kandidater. Du får da opp en liste over elever som har faget og som kan trekkes ut til den aktuelle eksamenen. Marker ønskede elever og klikk på Legg til for å legge til i eksamenspartiet.

Mens du jobber med skolens eksamensplan, vil statusbanneret oppdatere seg og gi deg informasjon om status for eksamenstrekket. Eksamenstrekket prøves løpende mot gjeldende trekkregler. Utfør manuelle endringer i eksamenstrekket ved behov, slik at du får meldingen “Vellykket”. På denne måten kan du planlegge hele skolens eksamensplan.