5a.10 - Automatisk eksamenstrekk

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Skolene foretar eksamenstrekk i Visma InSchool ved hjelp av en automatisert løsning. Dette kan sees på som et førsteutkast til eksamensplanen, og du bør regne med å gjøre manuelle endringer. Se mer om dette i kurs 5a - Manuell registrering av eksamenspartier. Du kan legge til partier manuelt både før og etter du trekker partier automatisk.

Hovedmeny > Eksamen > Partiplanlegging

Klikk på Eksamen og deretter Partiplanlegging. Her vises en linje med en firedelt arbeidsflyt for planlegging av eksamen. 

Velge eksamenstermin

Du velger eksamenstermin ved å klikke på Inneværende halvår til høyre på denne linjen. Velg ønsket halvår fra nedtrekksmenyen og klikk Bekreft i dialogboksen. I høsthalvåret planlegger du Ny/Utsatt/Særskilt-eksamener (NUS-partier), og i vårhalvåret trekkes eksamener for elever samt utsatt eksamen hvis aktuelt. Knappene du ser er avhengige av hvilke elever som finnes tilgjengelig. Når elever om høsten har takket ja til tilbud om NUS-eksamen, dukker også knappen Opprett NUS-partier opp. Les mer om planlegging i kurs 5a - Forberedelse til NUS-eksamen . 

Hvis elever avslutter fag etter første halvår, må ordinær eleveksamen for høsthalvåret eventuelt legges inn manuelt.

Innstillinger for eksamenstrekk

Det automatiske eksamenstrekket baserer seg på Utdanningsdirektoratets trekkreglement, elevenes programområde, fritak, tidligere beståtte fag og medlemskap i faggrupper.

 Obs!

• Det skal ikke opprettes egne faggrupper med eksamensfagkoder, for eksempel for tverrfaglig eksamen. Elevmedlemskap i faggrupper for programfagene på yrkesfag gjør at det opprettes tverrfaglige partier automatisk.
• For ikke-skriftlige partier har trekkmotoren en regel som sier at den kun kan opprette ett parti per faggruppe. Hvis skolen har lagd store faggrupper (les: flere elever enn en standard klassestørrelse på ca. 30 på studieforberedende og ca. 16 på yrkesfag), vil dette ha konsekvenser for det automatiske trekket.

Når eksamenstermin er valgt, kan du velge flere innstillinger for å avgrense eller utvide hva trekkmotoren skal ta høyde for:

1. Velg nivå: Her velger du hvilket nivå du ønsker å trekke for. Dersom alle er valgt, vil automatikken trekke etter programområde og nivå. 
2. Velg eksamensform: Her velger du eksamensform. Du kan velge å trekke alle eller bare en eller flere.
3. Velg fagtype: Om du ønsker, kan du kun kjøre trekket på fellesfag eller valgfrie programfag.
4. Kandidater per eksamensparti: Her setter du hvor mange som skal være i partiene i et spenn. Minimumsantallet styrer du selv, men du kan ikke overskride maksantallet som fylket har satt, kun det samme eller lavere. 
5. Maks antall partier per lærer: Her setter du hvor mange partier en enkelt faglærer skal få som sensor 1. Det kan bli færre enn makstallet, men automatikken vil aldri tildele flere. 
6. Elever/Voksne: Her har du mulighet til å trekke for kun elever, eller kun voksne eller begge samtidig. Voksne defineres for trekkmotoren som elever hvor det er huket av for Videregående opplæring for voksne, § 18-3 under Skoleinformasjon på Elever > Personalia.

Kjør eksamenstrekket

Klikk på Start Trekk når du har lagt inn innstillingene du vil bruke. Trekkmotoren vil da begynne å jobbe, og etter noen minutter (avhengig av størrelse på skolen) vil den stoppe av seg selv. Vil du avbryte, klikk Avbryt trekk. Ingen partier vil da bli generert automatisk.

Vil du prøve å trekke på nytt igjen med andre innstillinger, kan du slette trekket ved å klikke på søppelbøtta til høyre under Trekk - detaljer. Klikk Bekreft. 

Obs!

• Hvis du sletter trekket, uansett hvilken planleggingsstatus partiene har, blir alle partier som ble automatisk generert i akkurat det trekket, slettet permanent.

Oversikt over trekket

Under Trekk - detaljer finner du opplysninger om det enkelte trekket.

Under Trekk - oversikt får du statistikk om trekket, for eksempel hvor mange partier med trekkfag som er generert, hvor mange partier som er obligatoriske eksamener, hvordan trekket har fordelt kandidater, eksamensform, partistørrelse og lignende. Dette gjør det enklere å se hvordan trekket fordeler seg etter trekkreglementet. 

Videre arbeid med eksamenstrekket

Klikk på Eksamenspartier for å se informasjon om de genererte partiene. Det er her du foretar størstedelen av eksamensplanleggingen, legger til nye partier og endrer elevgruppen i trekket.

Du kan enkelt se automatisk trukkede partier, med en tryllestav til høyre for navnet, slik at de skilles fra de manuelt opprettede eksamenspartiene.

Feil og advarsler

Over listen med eksamenspartier kan du se en oversikt over feil og varsler for ditt eksamenstrekk. Klikker du på "Se" kommer du til en liste. Listen er sortert på kandidater og eksamensparti. Det er viktig at du som eksamensplanlegger har gått gjennom alle feil- og advarselmeldingene og vet hvorfor de er der, før du kan anse trekket som ferdig. 

Klikk på en av pilene for enten eksamensparti eller kandidater for å utvide visningen. Du kan også søke i feltet over for å finne eksakte feil eller sortere på nøkkelord. Deretter kan du velge et eller flere punkt på listen for å huke dem av. Klikk til slutt på "Ignorer" for å ekskludere feilene og varslene. En valideringhandling skjer etter du har klikket, og oppdaterer listen over feil og varsler. Du får deretter også opp en fane i denne visningen med de elementene du nettopp ignorerte. 

For å inkludere de ignorerte elementene igjen, gjør du samme handling som over. Du utvider visningen, huker av for elementene som skal inkluderes og klikker til slutt på "Avignorer" for å igjen få dem i oversikten over feil og varsler som du må ta stilling til. 

Når du har ingorert eller avignorert de feil og varsler du ønsker på dette tidspunktet, klikker du på "Lukk". Du tas med tilbake til partioversikten, og listen over feil og varsler er oppdatert. Du kan når som helst i planleggingen gå tilbake til listen over feil og varsler og jobbe videre med valideringen. 

• "Varsel”: vises ved ikke-kritiske meldinger som bør løses. Ved å klikke på banneret vil du se meldinger om for eksempel partier som er større enn preferansen satt av skoleeier, slik at dette kan endres manuelt.
• “Feil” vises ved feilmeldinger som må løses før trekket ansees som ferdig, for eksempel elever som ikke har det forventede antall eksamener, kollisjon i eksamensdatoer eller liknende. Har en elev fått for få eller for mange eksamener i forhold til nivå og programområde, utløses denne feilmeldingen. For elever som går TAF/YSK-løp, BUSK eller HASK eller av andre årsaker ikke følger ordinær trekkordning knyttet til programområdekoden, må du manuelt kontrollere at de får rett antall eksamener.
• "Ignorert" vises ved feilmeldinger som du aktivt har valgt å ignorere. Dette løser ikke problemet, men kan brukes for å sortere bort feil som ikke egentlig er en feil, men som kan være akseptert dobbelbooking av sensor, kolliderende privatist- og eleveksamen, overskredet kapasitet eller lignende. Altså ting dere på skolen har valgt aktivt. 

Mens du jobber med skolens eksamensplan, kan du klikke på "Oppdater". En ny validering vil kjøres og gi deg informasjon om status for eksamenstrekket. Eksamenstrekket prøves mot gjeldende trekkregler, men ignorerte feil vil ikke berøres.

Sensor 1

Som sensor 1 velges automatisk faglærer i faggruppa. I eksamener der faglærer ikke er gitt, for eksempel tverrfaglig eksamen for yrkesfag, må du velge eksaminator manuelt. For å gjøre dette og se detaljer om et eksamensparti, velg handlingsknappen og deretter Rediger til høyre for et parti i listen.

Her ser du informasjon om eksamenspartiet, og velger eksaminator ved å klikke på Finn sensor ved siden av sensor 1. 

Nå får du opp en liste over tilgjengelige lærere, hvilken kompetanse de har og hvor mange oppdrag de allerede har fått. Velg ønsket eksaminator ved å klikke på Velg. 

Du kan også endre for eksempel oppmøtetidspunkt og starttidspunkt for lokalgitt eksamen, eller knytte eksamenspartiet til et bestemt rom. Klikk på Lagre når du er ferdig. 

Kandidater

Fra detaljer-visningen kan du se elever i partiet ved å klikke på Se kandidater i parti.

Endre parti for en kandidat

Huk av for boksen til venstre for elevens navn, og velg Endre eksamensparti hvis du vil endre elevenes eksamensparti. Nå får du opp en liste over andre eksamenspartier som du kan legge eleven til i. Klikk på pluss-tegnet ved det eksamenspartiet du ønsker å for å legge til valgt elev.

Fjerne kandidat fra parti

Du kan også velge Fjerne fra parti hvis valgt elev skal fjernes fra eksamenspartiet.

Til info

• Dersom en elev blir fjernet fra en faggruppe som er knyttet til et parti den samme eleven er kandidat i, vil kandidaten fjernes automatisk fra partiet.

Legge til kandidater

For å legge til elever i eksamenspartiet, klikk på Legg til kandidater. Du får da opp en liste over elever som har faget og som kan trekkes ut til den aktuelle eksamenen. Marker ønskede elever og klikk på Legg til for å legge til i eksamenspartiet.

Under Handlinger > Legg til øvrige elever får du mulighet til å legge til elever som ikke ligger i aktuelle faggrupper for eksamenspartiet dersom det er behov for det.

Elev som tar eksamen på sekundærskole

Når en elev skal ha eksamen på sin sekundærskole, er det sekundærskolen som planlegger og gjennomfører eksamen. Publisert informasjon om eksamensparti på sekundærskolen vil synes på hovedskolen. Informasjon om elevens eksamenspartier på hovedskolen, vil ikke synes på sekundærskolen.

Neste artikkel