4b.21 - Samtale om utvikling (Samtaler)

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Lærer
• Elev
• Foresatt

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til Samtaler
• Tilgang til å se elevsamtaler
• Tilgang til å se fagsamtaler
• Tilgang til å opprette/endre elevsamtaler (kun for kontaktlærer)
• Tilgang til å opprette/endre fagsamtaler (kun faglærer og kontaktlærer)

Merk! Tross for at disse tilgangene eksisterer, er det fortsatt relasjonen som styrer om du har tilgang. Lesetilgang til publiserte samtaler er også fortsatt låst til Rolle: Skoleleder. Ansatte med admin- og standardrolle vil fortsatt ikke kunne få tilgang til å se publiserte samtaler.

Innhold

• Introduksjon
• Samtaler
  • Hvordan redigere en samtale
  • Hvordan slette en samtale
• Samtale om utvikling og halvårsvurderinger uten karakter i fag (fagsamtaler)
  • Omgjøre publisering og redigere en fagsamtale
  • Slette en fagsamtale
• Samtale om utvikling og halvårsvurderinger uten karakter i orden og oppførsel (elevsamtaler)
  • Publiser en elevsamtale
  • Omgjøre publisering og redigere en elevsamtale
  • Slette en elevsamtale
  • Arkivering av elevsamtaler
    • Bevaring og kassasjon av elevsamtaler
    • Omgjort publisering og redigerte elevsamtaler i arkiv
    • Slettede elevsamtaler i arkiv
• Visning av samtaler for elev og kontaktpersoner med tilgang
• Visning av samtaler for skoleleder med tilgang

Introduksjon

I løpet av et skoleår har elevene et krav om å få minst en samtale om deres utvikling, i tillegg til de vanlige underveis-, halvårs- eller sluttvurderinger som gis. Dette kan gjøres ved å ha fagsamtaler med faglærere og elevsamtaler med kontaktlærer. 

I følge Forskrift til opplæringsloven § 9-6. Samtale om utvikling skal elevene gjennom hele skoleløpet få minst en samtale som skal gi veiledning om hvordan eleven kan øke kompetansen sin i faget. Det å dokumentere fagsamtalen, gir en dokumentasjon på at du har avholdt en samtale om elevens utvikling i faget. Dette vil også kunne dokumentere at du har gitt halvårsvurdering i fag uten karakter etter Forskrift til opplæringsloven § 9-13. Halvårsvurdering i fag. Dette kan også brukes for den individuelle vurderingen i grunnopplæring for voksne hvor man ønsker å dokumentere underveisvurdering og midveisvurdering i fag og moduler, slik det står i Forskrift til opplæringsloven § 15-8. Undervegsvurdering i fag og modular og Forskrift til opplæringsloven § 15-9. Midtvegsvurdering i fag og modular.

Det er også krav om underveisvurdering og halvårsvurdering i orden og oppførsel uten karakter i Forskrift til opplæringsloven § 9-12. Undervegsvurdering i orden og i oppførsel og Forskrift til opplæringsloven § 9-14. Halvårsvurdering i orden og i oppførsel. Dette skal også gjennomføres i hele skoleløpet. Det å dokumentere elevsamtalen gir en dokumentasjon på at halvårsvurdering i orden og oppførsel uten karakter er gjennomført.

Skoleleder med tilgang kan lese publiserte notater fra samtalene under hovedmenyen Samtaler. Kontaktlærer har tilgang til alle sine kontaktelevers elevsamtaler og alle kontaktelevers publiserte fagsamtaler, mens skoleleder har tilgang til alle elevers samtaler. Også eleven selv (og eventuelt kontaktpersoner til elever under 18 år dersom fylket har valgt å gi tilgang til dette), får tilgang til sine publiserte fag- og elevsamtaler.

Merk! Dette er tilgangsstyrt og vil variere ut i fra skoleeiers individuelle innstillinger. Det vil si du må ha bestemte tilganger og relasjoner for å ha lese- og skrivetilgang. I tillegg vil dette være avhengig av hvilke elever den ansatte har tilgang til. Les mer om tilganger i kurs 1 - Del 1: Bli kjent med Visma InSchool. 

Til informasjon

• Følg fylkets rutiner for bruk av samtaler.
• Minstekravet er registrering av halvår, dato og deltakere for minst en samtale i halvåret. Det er frivillig å legge inn notater. Grunnen til dette er at det er lovkrav om at møtet skal holdes, men ikke krav om at innholdet i samtalen skal skrives ned.
• Funksjonaliteten for opprettelse av fag- og elevsamtale er knyttet til relasjon, dvs. fagsamtaler kan opprettes av faglærere og elevsamtaler kan opprettes av kontaktlærere.
• For andre ansatte med tilgang til å se publiserte samtaler, er du nødt til å ha skoleleder-rolle. Dette vil ikke fungere med admin-rolle.
• Elevsamtaler er automatisk arkivert i Visma InSchools innebygde arkiv.
• Fagsamtaler er per dags dato ikke koblet til det innebygde arkivet.

Tilbake til toppen

Samtaler

Samtalen kan registreres i Visma InSchool ved å gå på Samtaler i hovedmenyen. Her velger du enten fanen “Fagsamtale” eller “Elevsamtale”:

Hovedmeny > Samtaler

Klikk Ny samtale.

Velg halvår, (og fag hvis det er fagsamtale), elev og eventuelt andre deltakere. Sett inn dato for samtalen. Skriv samtalenotater. Når alle obligatoriske felter er fylt ut, blir Lagre-knappen blå. Klikk Lagre.

En pop-up boks med spørsmål om du er sikker på at du vil lagre samtalen vil dukke opp, og du kan trykke Lagre om du er sikker på at samtalen skal lagres.

Merk! "Andre deltakere" er et felt hvor du kan velge kontaktpersoner som er knyttet til elev. 

Hvordan redigere en samtale

1. Klikk på hovedmenyen Samtaler.
2. Velg fane Fagsamtale eller Elevsamtale. 
3. Fra oversikten velger du hvilken samtale du vil redigere og kan klikke handlingsknappen ved samtalen og deretter Rediger.
4. Du får da opp notatene fra samtalen og kan gjøre de endringer du ønsker.
5. Klikk Lagre.
6. En pop-up boks med spørsmål om du er sikker på at du vil lagre samtalen vil dukke opp, og du kan trykke Lagre om du er sikker på at samtalen skal lagres med de redigerte endringene.
   

Hvordan slette en samtale

1. Klikk på hovedmenyen Samtaler.
2. Velg fane Fagsamtale eller Elevsamtale. 
3. Fra oversikten velger du hvilken samtale du ønsker å slette og kan klikke handlingsknappen ved samtalen og deretter Slett.
4. En pop-up boks med spørsmål om du vil slette samtalen vil dukke opp, og du kan trykke Lagre om du er sikker på at samtalen skal slettes.
   

Tilbake til toppen

 

Samtale om utvikling og halvårsvurderinger uten karakter i fag (fagsamtaler)

Faglærer oppretter fagsamtaler med elevene. Samtalen kan registreres i Visma InSchool ved å gå på hovedmenyen Samtaler. Her velger du fanen “Fagsamtale” og trykker på “Ny samtale” for å starte å skrive inn fagsamtalen om utviklingen og halvårsvurderingen i et fag uten karakter. 

Du velger først hvilket fag det gjelder, deretter halvår og elev. Eventuelt legger du til foresatte eller kontaktpersoner under “Andre deltakere”. Dette vil være kontaktpersoner/foresatte som er knyttet til elev. Velg deretter dato for når fagsamtalen er. Disse feltene er obligatoriske (*). Når alle obligatoriske felter er utfylt, blir Lagre-knappen aktiv og blå.

1. Fag *
2. Halvår *
3. Elev *
4. Andre deltakere
5. Dato *
6. Faglig tilbakemelding
7. Framovermeldinger

Skriv samtalenotater vedrørende progresjon og fagstatus under “Faglig tilbakemelding” og skriv råd om faglige forbedringer gitt til eleven og eventuelle notater om veien videre under “Framovermeldinger”’. Faglærer noterer først fra fagsamtalen og fyller alle felter, deretter lagrer. Faglærer må bekrefte med å trykke Lagre igjen. 

Når samtalen blir lagret, får du en bekreftelsesmelding og må trykke Lukk.

Du som faglærer vil kunne se de upubliserte notatene under Fagsamtale oversikten med status "Ikke publisert". Klikk på informasjonsikonet for å se informasjonen skrevet eller trykk x eller Lukk for å komme tilbake til oversikten hvor du finner handlingsknappene for å redigere eller slette. Hvis du er fornøyd med samtaleinformasjonen, kan du nå publisere ved å klikke på Klikk for å publisere.

Når du har publisert, vises notatene for eleven og eventuelt kontaktpersoner med tilgang når eleven er under 18 år, hvis samtaler er tilgjengeliggjort for kontaktpersonrollen og kontaktpersontilgangen. Dette vil nå få status "Publisert" og også være synlig for både kontaktlærer og andre ansatte med tilgang.

Omgjøre publisering og redigere en fagsamtale

Du kan gjøre om publisering og redigere videre før du publiserer på nytt. Dette gjør du ved å utvide fagsamtalen på gjeldende elev du ønsker å endre, trykke Klikk for å omgjøre publiseringen og gjøre endringer ved å klikke på blyanten.

Slette en fagsamtale

Fra oversikten over alle fagsamtaler i fanen Fagsamtale, velger du hvilken samtale du ønsker å slette. Klikk handlingsknappen ved samtalen og deretter Slett. 

En pop-up boks med spørsmål om du vil slette samtalen vil dukke opp, og du kan trykke Bekreft om du er sikker på at samtalen skal slettes.

Merk! 

• Når du sletter en fagsamtale, blir den permanent slettet fra Visma InSchool.

Tilbake til toppen

Samtale om utvikling og halvårsvurderinger uten karakter i orden og oppførsel (elevsamtaler)

Kontaktlærer skal ha oversikt over alle elevenes publiserte notater fra fagsamtaler faglærere har hatt. I tillegg skal kontaktlærer ha oversikt over alle notater fra egne elevsamtaler. Rektor og andre ansatte med tilgang skal også ha oversikt over alle publiserte samtaler.

Som kontaktlærer vil du vanligvis være ansvarlig for å opprette elevsamtalene med dine kontaktelever. Dette gjør du under hovedmenyen Samtaler, velger fanen "Elevsamtale" og trykker på Ny samtale. 

Du velger halvår, elev og eventuelt andre deltakere. Andre deltakere er kontaktpersoner/foresatte som er knyttet til elev. Velg deretter dato for når elevsamtalen er. Disse feltene er obligatoriske.

1. Halvår
2. Elev
3. Andre deltakere
4. Dato
5. Faglig tilbakemelding
6. Orden og oppførsel
7. Sosial utvikling

Du kan skrive notater fra en elevsamtale under feltene "Faglig tilbakemelding", "Orden og Oppførsel" og "Sosial utvikling".

• Under “Faglig tilbakemelding” kan du skrive vedrørende generell progresjon og fagstatus.
• Under “Orden og oppførsel” kan du skrive skriftlig tilbakemeldinger om hvordan det ligger an med tanke på orden og oppførsel.
• I tillegg kan du skrive kommentarer fra samtalen om elevens sosiale utvikling under “Sosial utvikling”. 

Når alle obligatoriske felter er utfylt, blir Lagre-knappen aktiv og blå.

Klikk Lagre for å få opp et bekreftelsesvindu. Du må bekrefte med å trykke Lagre igjen.

Samtalen er nå lagret og du vil se den i oversikten over alle dine elevsamtaler. Status på denne vil foreløpig være “Ikke publisert”. Dette er en kladd som mellomlagres.

Du kan trykke på handlingsknappen for å redigere eller slette:

Merk! Du kan ikke redigere "Andre deltakere" når du har opprettet et utkast. Dersom en samtale opprettes uten andre deltakere, er det ikke mulig å legge til deltakere i etterkant, selv om samtalen ikke har blitt publisert. For å inkludere flere deltakere, må samtalen slettes og opprettes på nytt.

Publiser en elevsamtale

Du kan nå velge å trykke på info-ikonet (1) ved den enkelte elev og se samtaleinformasjonen i et sidevindu.

Her vil du også finne en knapp ‘Klikk for å publisere’ (2). Når du er sikker på at du ønsker å publisere elevsamtalen, kan du klikke ‘Klikk for å publisere’.

Omgjøre publisering og redigere en elevsamtale

For å omgjøre publiseringen trykker du på info-ikonet og får opp sidevinduet med samtaleinformasjonen. Trykk på Klikk for å omgjøre publiseringen.

Hvis du da ønsker å redigere, så kan du klikke på handlingsknappen og Rediger. Du kan deretter redigere videre på elevsamtalen. Merk! Du kan ikke redigere på publiserte samtaler uten å omgjøre publiseringen. 

Husk! Du må publisere elevsamtalen på nytt for at eleven skal se dine endringer.

Slette en elevsamtale

Du kan slette en elevsamtale som er publisert og også de som ikke er blitt publisert enda.

Du får da en pop-up melding som spør om bekreftelse på sletting. Trykk Bekreft.

Tilbake til toppen

Arkivering av elevsamtaler

Elevsamtaler vil nå være knyttet til arkivering. Merk! Det arkiveres ved hver publisering. Foreløpig vil det kun være elevsamtaler som arkiveres. Fagsamtaler er satt på vent.

Det opprettes automatisk en mappe i elevmappen med tittel Elevsamtaler skoleåret <skoleår>. Dette skjer når første registrering arkiveres.

Det opprettes automatisk en registrering når lærer publiserer (via knappen ‘Klikk for å publisere’) en elevsamtale hvor innholdet fremgår som virksomhetsspesifikke metadata med tittel “Elevsamtale”. I de tilfeller hvor det gjøres endringer i informasjonen i en publisert elevsamtale og denne blir publisert på nytt, lagres det en ny registrering.

Informasjon som blir lagret fra elevsamtalen:

• Halvår *
• Elev * (fremgår av elevmappen)
• Andre deltakere
• Dato *
• Lærer
• Faglig tilbakemelding
• Orden og atferd
• Sosial utvikling

De virksomhetsspesifikke metadataene fra elevsamtalen er knyttet til elev, og vil fremgå av XML-skjema for arkivuttrekk. Registreringens arkivertDato settes umiddelbart ved lagring til arkiv. Mappen avsluttes automatisk når neste skoleår i Visma InSchool åpnes. Dette vil da være 01. august hvert år.

Merk! Det er mulig å publisere en elevsamtale uten utfylte felt, kun med de obligatoriske feltene som her er markert med (*), dvs. halvår, elev og dato.

Grunnen til dette er at det er lovkrav om at møtet skal holdes, men ikke krav om at innholdet i samtalen skal skrives ned.

Bevaring og kassasjon av elevsamtaler

• Kassasjonsvedtak (M450): Bevares
• Kassasjonshjemmel (M453): <ikke relevant>
• Bevaringstid (M451): <ikke relevant>

Omgjort publisering og redigerte elevsamtaler i arkiv

Det er mulig å avpublisere en publisert elevsamtale. Merk! Alle publiserte elevsamtaler arkiveres som egne registreringer. 

Elevsamtaler som avpubliseres i Visma InSchool får også status “Utgår” i elevmappen i arkivet. For å omgjøre publiseringen, må du gå til oversikten din med alle elevsamtaler og finne den du skal endre. Klikk på info-knappen (1) foran den publiserte elevsamtalen du vil omgjøre publiseringen for, og trykk på ‘Klikk for å omgjøre publiseringen’ (2).

Da vil den ikke lenger være publisert og du kan gjøre de endringer som trengs. Elevsamtaler som endres, men ikke publiseres, arkiveres ikke. Ny publisering av en endret elevsamtale vil dermed bli en ny registrering i elevens elevmappe. 

Slettede elevsamtaler i arkiv

Elevsamtaler som slettes i Visma InSchool får status “Utgår” i elevmappen i arkivet.

Tilbake til toppen

Visning av samtaler for elev og kontaktpersoner med tilgang

Elev (og eventuelt kontaktpersoner til elever under 18 år med kontaktpersontilgang til Samtaler) skal ha tilgang til publiserte notater som omhandler eleven. Eleven kan sjekke samtalenotatene ved å klikke på Samtaler i toppmenyen.

Her kan eleven finne en oversikt over alle de publiserte fag- og elevsamtalene under fanen "Fagsamtaler" eller "Elevsamtaler".

Ved å trykke på informasjonsikonet ved gjeldende samtale, kan eleven lese samtalenotatene. Eleven kan trykke x eller Lukk for å komme tilbake til oversikten.

Tilbake til toppen

Visning av samtaler for skoleleder med tilgang

Skoleleder med tilgang kan sjekke notatene fra samtalene under hovedmenyen Samtaler. Skoleleder med tilgang kan kun lese, og har ikke redigering- eller publiseringsmuligheter for samtalene.

 

 

 

 

Neste artikkel